+7(499)495-49-41

Архивариус: должностные обязанности

Содержание

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

Архивариус: должностные обязанности

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/arxivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса

Архивариус: должностные обязанности

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса – образец 2019 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-arhivarius

ІІ. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

1. Создает справочную систему документов.

2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.

3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.

5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.

6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.

7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.

8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.

9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.

10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.

11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.

12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.

13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.

14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.

15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.

16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.

17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.

19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.

ІІІ. Права

Архивариус имеет право:

1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.

2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.

3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.

4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.

6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.

7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.

8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.

9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.

10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.

12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.

ІV. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Направление руководству, клиентам заведомо недостоверной информации.

4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.

5. Качество ведения отчетной документации.

6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.

7. Последствия самостоятельных действий и решений.

8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.

9. Нарушение норм этикета, делового общения.

10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.

Источник: https://working-papers.ru/dolzhnostnaja-instruktsija-arhivariusa

Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом генерального директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

4. Архивариус должен знать:

  • Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
  • Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
  • Единую государственную систему делопроизводства.
  • Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
  • Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
  • Порядок ведения учета и составления отчетности.
  • Структуру предприятия.
  • Основы организации труда.
  • Правила эксплуатации технических средств.
  • Законодательство о труде.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности, производственной санитарии.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

–  Положением об архиве.

–  Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариус непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

8. К работе архивариуса допускаются  лица, прошедшие медосмотр, вводный и первичный инструктаж  по охране труда и пожарной безопасности и имеющие 1 группу по электробезопасности.

9. Архивариус обязан заботиться о личной безопасности и здоровье, а также о безопасности и здоровье окружающих людей в процессе выполнения любых работ; соблюдать осмотрительность при передвижении по всей территории речного порта, в здании административного корпуса, в помещении архива.

10. Архивариусу не прикасаться руками и предметами к токоведущим частям, проводам, кабелям и электрооборудованию, находящемуся под напряжением.

11. Работы выше 1 метра производить с применением исправных, испытанных и надежно установленных переносных лестниц или стремянок, применять для этой цели различные предметы (стулья, бочки, ящики) запрещается.

12. Лестницы-стремянки должны иметь на тетивах резиновые башмаки. Производить какие-либо работы с приставной лестницы, поддерживаемой другим работником, запрещается.

13. Категорически запрещается  отвлекать разговорами  лиц,  производящих работы на высоте, т.е.  на  переносных лестницах или стремянках.

14. Обеспечивать   устойчивую укладку  штабелей  архивных документов на верхних  полках.

15. Не следует допускать образование нагромождения архивных документов на верхних ярусах  во избежание их обрушения.

16. Запрещается подтаскивание архивных документов с соседних полок, находясь на лестнице или стремянке; также доставать документы с верхних полок, находясь внизу, во избежание их обрушения.

17. Не загромождать проходы различными архивными документами и другими предметами.

Обязанности

Основными задачами архивариуса являются:

1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

2. Создание справочного аппарата к ним.

3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов предприятия.

4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

9. Контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещении архива.

10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов, участвует в проведении инвентаризации, проводимую в отделе.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. При необходимости подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

14.  Рационально планирует  свой день.

Права

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела кадров о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, также создания надлежащих  условий для обеспечения нормальной работы.

6. Корректировать свою деятельность  в работе в зависимости от изменения обстоятельств.

Ответственность

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим законодательством.

4. Архивариус несет личную ответственность за нарушение требований,  изложенных в данной Инструкции согласно действующему законодательству, и лично отвечает за свои  действия  в части соблюдения требований техники и пожарной безопасности.

5. За полное материальное обеспечение сохранности вверенных  ему ценностей.

Квалификационные требования

1. Архивариус должен иметь начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Требования безопасности в аварийных ситуациях

  1. В случае возникновения аварийных ситуаций немедленно сообщить непосредственному руководителю, администрации или руководству порта и действовать в соответствии с их распоряжениями.
  2. При несчастном случае немедленно прекратить работу и сообщить о случившемся непосредственному руководителю.

Согласовано:

_______________________

_______________________

_______________________

_______________________

Источник: http://trudova-ohrana.ru/primery-dokumentov/primery-dolzhnostnyh-instrukcij/719-dolzhnostnaja-instrukcija.html

Должностные обязанности архивариуса – на предприятии, инструкция

Архивариус: должностные обязанности

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности архивариуса

Должность архивариуса является достаточно распространенной, особенно на крупных предприятиях, и поэтому многих соискателей и работодателей интересуют должностные обязанности архивариуса.

Обязанности архивариуса в архиве могут быть достаточно широкими, в зависимости от специфики деятельности конкретной организации.

При этом следует также понимать, что они могут расширяться и в зависимости от квалификации сотрудника – так, должностные обязанности архивариуса-делопроизводителя могут предусматривать и наличие дополнительных требований к работнику.

Должностные обязанности архивариуса на предприятии – общие сведения о должности

Ведение архивов для хранения документации является прямой обязанностью большинства субъектов хозяйствования в Российской Федерации.

И если в рамках небольшого предприятия с минимальным бумажным документооборотом с такими задачами легко может справиться руководитель, бухгалтер или кадровый сотрудник, то в крупных компаниях с большим документооборотом, архивной деятельностью может заниматься целый отдел. Наиболее часто востребованы архивариусы в следующих сферах деятельности:

  • Финансовые и банковские учреждения.
  • Страховые компании.
  • Государственные учреждения.
  • Крупные промышленные предприятия.
  • Корпорации национального и международного уровня.

Название «архивариус» в целом не является юридически значимым. Профессиональные специалисты по ведению архивов обучаются на профессию архивиста и называются соответствующим образом. Однако в разговорной речи и, соответственно, при поиске персонала и его подборе чаще всего в отношении любых работников архива применяется именно обозначение «архивариус».

Следует помнить, что законодательство во многих вопросах тщательно регулирует само архивное дело и регламентирует порядок и сроки хранения документации в архиве. И все эти нормативы также должны быть известны самому архивариусу, ведь их незнание может повлечь за собой привлечение к ответственности работодателя и самого сотрудника.

С юридической точки зрения основным регламентирующим подобную деятельность документом является ФЗ №125 от 22.10.2004, однако частные случаи могут предусматривать влияние на неё и иных нормативных документов и законодательных актов, в особенности в сфере государственной службы.

Обязанности архивариуса в архиве

Должностные обязанности архивариуса могут отличаться, в зависимости от конкретных особенностей организации труда на предприятии. Однако в обще случае, они включают в себя следующие задачи:

  • Получение корреспонденции и прием иных документов, подлежащих занесению в архив. Часто работники архива также выполняют функцию канцелярии.
  • Формирование архивной системы предприятия и механизмов её использования. При этом архивариус должен также иметь эффективные методы обучения использования данной системы иными работниками.
  • Ведение учета хранящихся документов. Архивариус должен всегда иметь точное понимание о том, как и где хранятся архивные документы, сколько их присутствует в архиве.
  • Предоставление доступа к архивной информации. Архивариус должен не только предоставлять доступ к архивам в соответствии с правилами внутреннего распорядка или нормами законодательства, но и уметь осуществлять поиск необходимой документации в кратчайшие сроки.
  • Контроль состояния архивных документов. В случае возможной порчи или старения материалов, архивариус должен обеспечить сохранность документации или перенос её на новый дополнительный носитель.
  • Обеспечение безопасности архива. Должностные обязанности архивариуса обычно предусматривают и охрану архива от проникновения посторонних лиц, а также обеспечение ограничений доступа к архиву.
  • Исполнение поручений руководства. В соответствии с локальными нормативными актами и системой субординации, принятой на предприятии, архивариус должен также исполнять и иные обязанности, предусмотренные трудовым договором, а также приказами и распоряжениями своих руководителей.

Спектр должностных обязанностей архивариуса-делопроизводителя может быть намного шире и включать в себя необходимость ведения деловой переписки, оформления документации и множество иных действий.

Кроме этого, часто должностные обязанности архивариуса по причине небольшого размера архива и объема работы могут предусматривать совмещение профессий или должностей.

Соответственно, у таких специалистов должностные обязанности будут еще шире.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса

Непосредственно должностные инструкции архивариуса также включают в себя и основные квалификационные требования, предъявляемые к сотрудникам и соискателям, претендующим на данную должность.

Эти требования также обычно устанавливаются работодателем с учетом особенностей деятельности субъекта хозяйствования, однако в большинстве ситуаций есть возможность установить общеприменимые требования.

Так, архивариус должен знать:

  • Положения нормативных документов и законодательных актов, обеспечивающих правовое регулирование архивного дела.
  • Установленные на предприятии локальные нормативные акты, которые касаются правил выдачи и получения дел и ведения архива.
  • Методы хранения и использования документации в порядке ведения архивного дела.
  • Порядок учета, описи, хранения и утилизации архивной документации.

Помимо определенных теоретических знаний, у архивариуса в соответствии с его должностными обязанностями на предприятии также должны присутствовать и некоторые практические навыки. А именно:

  • Архивариус должен обладать умениями использования компьютера и иной офисной техники для работы с архивами.
  • Сотрудники данной должности должны иметь практические навыки ведения делопроизводства.

Работодателям также следует обратить внимание на определенный спектр личных качеств, которые должны присутствовать у архивариуса:

  • Хорошая память.
  • Аналитический склад ума.
  • Внимательность.
  • Усидчивость.
  • Спокойствие.

Так как данная работа часто может являться рутинной и однообразной, необходимо особое внимание уделить именно психологическому комфорту работников и их мотивации. (12 голос., 4,40 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-arhivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса — общие положения

Архивариус: должностные обязанности

Профессия архивариуса подразумевает умение работать с огромными объемами информации. Вне зависимости от предприятия, работник осуществляет сортировку, хранение и учет документации поступающей в архив. Также, архивист должен обеспечивать своевременную выдачу необходимых документов, подготовку отчетов.

Общие положения должностной инструкции архивариуса заключаются в подчинении вышестоящему руководству, исполнению своих должностных обязанностей.

В случае, если специалист будет отсутствовать, он должен заранее уведомить начальство.

В своей профессиональной деятельности, архивист должен руководствоваться законодательными актами Российской Федерации, приказами и материалами руководителей учреждения.

Скачать образец должностной инструкции

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

  • пожар;
  • землетрясение;
  • химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.

Скачать образец акта

Права архивариуса

Права архивариуса в основном заключаются в модернизации его рабочего процесса. Специалист имеет право запрашивать при необходимости документы, материалы, нужную информацию у вышестоящего руководства.

Если у работнику архива необходимо содействие в выполнении своих должностных обязательств, он имеет право обратиться к представителю руководства за помощью. Также, он может запросить помощь в случае экстренных ситуаций, которые произошли не по вине архивиста.

В случаях, когда работник не имеет профильного образования, но уже некоторое время проработал в организации, он имеет право на повышение квалификации, специальные курсы.

Сотрудник имеет право быть в курсе предстоящих изменений, проектов руководства, которые целиком или частично затрагивают его профессиональную деятельность.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.