+7(499)495-49-41

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Содержание

Аудит кадровых документов своими силами

Аудит кадрового делопроизводства своими силами
22 Ноября, 2011 Светлана Домкина, Светлана Смирнова

22.11.2010. HRM.ru

Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта.

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

– при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
– при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
– при смене руководства организации;
– при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
– при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией.

Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Кто и как?

Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы.

В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации.

Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

Составляем план проверки.

1.составить план проверки;
2.составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3.определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1)) Пример 1

Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;
Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);
Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
Должностные инструкции;
Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
Графики отпусков;
Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;
Табели учета рабочего времени;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Положение об оплате труда и премировании;
Положение о защите персональных данных;
5.Подготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании – это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

– Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;
– Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление
– Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)

Источник: https://www.intercomp.ru/press-center/articles/publications-2011-11-22/

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Аудит кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Аудит кадрового учёта \ Правовой аудит трудовых отношений – это анализ документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании.

Аудит кадрового учёта поможет  Вам получить объективную информацию о возможных рисках, связанных с документационным обеспечением трудовых отношений на предприятии, позволит принять решение о корректировке кадровой документации, а также взвешенное управленческое решение относительно взаимодействия предприятия с персоналом.

Цель проведения аудита кадрового учёта – выявить нарушения ведения кадрового делопроизводства, которые могут повлечь штрафные санкции со стороны Налоговой инспекции, Инспекции по труду и других инспектирующих органов, а также повысить вероятность возникновения трудовых споров.

Когда необходим аудит кадрового делопроизводства?

  • если Вы провели «конфликтное увольнение» сотрудника (ов) и Вам необходимо подготовиться к возможной проверке инспектирующими органами.
  • если в действующие стати трудового законодательства были внесены изменения и требуется корректировка  документации, регулирующей правовые отношения на Вашем предприятии.
  • если Вы практикуете регулярный аудит кадрового учёта, то и проверке подлежит только документация текущего (или прошедшего) года \ периода.
  • если у Вас сменился «кадровик» или целая команда специалистов, ведущих кадровое делопроизводство, и Вам нужно зафиксировать положение кадрового документооборота «до и после».
  • если Вы получили от Инспекции по труду (или другой инспектирующей организации) предписание о плановой (или внеплановой) проверке и Вам требуется привести в соответствие с действующим законодательством кадровую документацию.
  • если на Вашем предприятии сменился руководитель (и \или команда топ –менеджмента) и Вам необходимо подготовить для руководства отчёт о настоящем состоянии дел документационного обеспечения трудовых отношений на предприятии.

Какие виды аудита кадрового делопроизводства есть?

Сплошной аудит кадрового делопроизводства – выявление всех ошибок, допущенных при ведении кадровой документации. Именно такой аудит поможет привести кадровый документооборот Вашего предприятия в полное соответствие действующему законодательству.

Выборочный аудит кадрового делопроизводства – анализируются только те кадровые документы, которые позволят получить обзор типичных ошибок и помогут представить текущую ситуацию состояния кадровой документации.

Экспертный аудит кадрового делопроизводства – анализу подвергают часть заявленного кадрового документооборота, для получения экспертной оценки по проверяемому участку.

Если Вы примите решение провести внутренний аудит кадрового учёта, т.е.

«своими силами», то Вам необходимо создать рабочую группу, в которую войдут сотрудники, обладающие экспертными знаниями в сфере кадрового делопроизводства, они будут не только проводить проверку, но отвечать за результаты проведённой проверки.  Не забудьте определить цели и задачи, сроки предстоящего аудита, а также издать приказ по предприятию о предстоящем аудите кадрового учёта.

Если же объем и сложность предполагаемого аудита велики и Вы не уверены, что справитесь «своими силами», Вы можете провести внешний аудит кадрового учёта силами сторонней экспертной организации. Внешний аудит кадрового учёта выполняют и эксперты  компании A-Range Solutions, имеющие многолетний успешный практический опыт работы.

Что в результате аудита кадрового учета?

  • понимание текущего состояния кадрового делопроизводства
  • анализ наличия кадровых документов, требуемых по трудовому законодательству РФ
  • анализ правового содержания локальных нормативных актов, необходимых по ТК РФ
  • список выявленных нарушений с указанием нарушенного норматива
  • описание возможных правовых рисков (возникновение трудовых споров, штрафных санкций со стороны инспектирующих органов) с ссылкой на нормативный правовой акт
  • рекомендации по устранению нарушений
  • приоритетность задач в последующей работе с кадровой документацией
  • план работ по устранению выявленных нарушений

Традиционно, эксперты – консультанты компании A-Range Solutions представляют Вам отчёт по итогам проверки, содержащий не только описательную часть, но и сводные систематизированные, аналитические данные в виде таблиц.  Кроме того, у Вас будет понимание о направлении корректировки кадровой политики предприятия и уровня компетентности сотрудников кадровой службы.

В идеальном варианте, после того как Вы проведёте исправление всех ошибок \ нарушений, мы рекомендуем Вам провести повторную проверку – сверку. Будет ли сверка проводиться «внутренними силами» или Вы привлечёте внешних провайдеров – решение остаётся за Вами.

Как проходит аудит кадрового делопроизводства?

Ниже представлен список ключевых блоков работ по проведению аудита:

  • установочная встреча с заказчиком правового аудита трудовых отношений
  • предварительная оценка условий проведения аудита кадрового учёта: утверждение цели и задач аудита, сроков, трудоемкость выполнения аудита, а также бюджет и состав команды экспертов — консультантов. При определении стоимости аудита сумма проекта сопоставляется с ожидаемым эффектом от внедрения мероприятий по совершенствованию системы кадрового учёта;
  • формирование и согласование программы и плана проведения аудита кадрового учёта;
  • получение от заказчика аудита разрешение на сбор и обработку информации, проведение собеседований с персоналом предприятия;
  • утверждение пакета документов кадрового делопроизводства, подлежащих аудиту;
  • проведение аудита, сбор, систематизация информации. Данный пункт работ осуществляется после определения основных источников получения информации от заказчика аудита. При необходимости, по предварительному согласованию с заказчиком аудита, экспертами – консультантами компании A-Range Solutions разрабатываются анкеты, опросные листы и отчётные формы;
  • анализ содержания документов на соответствие действующему законодательству. Для реализации данных работ важно, чтобы заказчик аудита предоставил проверенную, отражающую проблему исследования, достоверную информацию, обеспечив сопоставимость данных;
  • разработка рекомендаций по результатам проведенной проверки. Обобщаются все аналитические результаты проверки, формируется предварительный проект отчёта для обсуждения и согласования с заказчиком;
  • формирование итогового отчёта. Описывается весь ход работ по проведению правового аудита трудовых отношений,  полученные результаты, а также выводы и рекомендации;
  • согласование с заказчиком целей, задач, сроков и условий повторного аудита — сверки.

Какие кадровые документы подлежат проверке?

Список документов, напрямую упомянутых в нормативных актах, а, следовательно, и истребуемый проверяющими инстанциями, достаточно широк.

Вот лишь некоторые кадровые документы, регламентирующие трудовые отношения, которые должны быть на Вашем предприятии:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым Кодексом РФ порядок приёма \ увольнения работников, права, обязанности и ответственность работника и работодателя, время труда и отдыха, меры поощрения и наказания, применяемые к работникам предприятия и другие вопросы трудовых отношений;
  • Положение о защите персональных данных работников — локальный нормативный акт предприятия, регулирующий систему получения, обработки, защиты, передачи персональных данных работников. Персональные данные – это конфиденциальная информация, к которой нет свободного доступа и работодатель обязан получать подобную информацию непосредственно от самого работника;
  • Трудовые договоры – документы, устанавливающие взаимные права и обязанности работника и работодателя;
  • Инструкции по охране труда – документы, обеспечивающие систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе выполнения ими их трудовых обязанностей;
  • Штатное расписание — нормативный документ, отражающий штатную структуру и штатную численность предприятия, отражающий уровень заработной платы на соответствующие должности;
  • Приказы по основной деятельности (касающиеся работы кадровой службы) — регламентируют управленческие решения относительно основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.  Данные приказы издаются во исполнение распорядительных документов, законодательных, нормативных правовых актов;
  • Приказы по личному составу – регламентируют управленческие решения \ действия работодателя с точки зрения действующего законодательства;
  • Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, отражающий состояние о фактически отработанном времени работником. Именно на основании табеля учёта рабочего времени производится расчёт и начисление заработной платы работнику;
  • Трудовые книжки – персональный документ работника, в котором фиксируются записи о трудоустройстве, заполняется работодателем при оформлении трудовых отношений.
  • Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним – книга, созданная по специальной унифицированной форме, в которой производится регистрация создания, получения, отправления трудовых книжек на предприятии;
  • Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда – необходим для регистрации и учёта информации о лицах, прошедших инструктаж, сведения об ответственных лицах, проводивших инструктаж по охране труда;
  • Журнал учёта мероприятий по контролю – предназначен для фиксации и учёта проверок предприятия должностными лицами инспектирующих \ контролирующих органов.  Журнал оформляется по установленной типовой форме.

Аудит кадровых  документов может проводиться по таким основаниям как:

  • отсутствие \ наличие документа;
  • выявленные нарушения;
  • информация, которая в соответствии с действующим законодательством, должна содержаться в документе, но отсутствует.

Все кадровые работники прекрасно понимают значимость корректного ведения кадрового учета предприятия.

Когда есть порядок в кадровой документации, то можно не бояться проверок инспектирующими органами, более уверенно чувствовать себя в случае трудовых споров и — самое главное – уберечь руководство и предприятие в целом от штрафных санкций (которые могут быть весьма суровыми – вплоть до остановки деятельности предприятия).

Источник: http://a-range.ru/audit-kadrovogo-deloproizvodstva

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

  Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Основные вопросы

  Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html

Проводим внутренний кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

Что такое внутренний кадровый аудит?

            Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

  1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
  2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
  3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

  1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
  2. Выборочный.

При выборочном аудите проверяются:

  •  отдельные участки ведения КДП;
  • или документы по отдельным работникам;
  • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

  • направить работника кадровой службы на учебу;
  • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
  • перевести на другую работу;
  • расстаться с работником.

Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

МНЕНИЕ АВТОРА

Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

Положение об оплате труда

            Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

            При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

  • принципы формирования системы оплаты труда;
  • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
  • критерии и процедуру оценки труда.

            Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

[…]

Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

К СВЕДЕНИЮ 

Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

Штатное расписание

В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

Судебная практика

Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

Положение о защите персональных данных работников[3]

Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

  • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
  • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
  • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка

Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Другие документы

            График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

            График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

            Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

            Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.