+7(499)495-49-41

Автоматизация учета рабочего времени

Содержание

Системы учета рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени

Успешность работы любого предприятия зависит от дисциплинированности сотрудников.

Автоматизированная система учета рабочего времени (СУРВ) позволяет организовать эффективный контроль за персоналом и без дополнительных вложений повысить рентабельность бизнеса.

Как организовать

Существует множество вариантов организовать автоматизированный учет рабочего времени: от специального терминала для отметки персонала до программного обеспечения, отслеживающего активность пользователя персонального компьютера.

Стоимость подобных систем в Москве также разнообразна и может составлять от пары тысяч до нескольких миллионов рублей.

Но анализ большинства подобных предложений показывает, что наилучшим вариантом организации системы контроля учета рабочего времени, является интеграция её со СКУД.

Сотрудник получает пропуск (например, карту) и при входе, выходе проходит через точку прохода (дверь, турникет, шлагбаум) – оборудование которой и проводит учет времени нахождения на объекте.

Без систем контроля доступа, на сегодняшний день, не работает ни одно предприятие, поэтому организовать учет рабочего времени без лишних затрат можно на любом из них. Большинство сетевых систем контроля доступа поддерживает такую возможность даже в базовых версиях.

Как работает

Программное обеспечение СКУД позволяет учитывать не только факты прохода на объект и выход с него, но и рассчитывать время нахождения сотрудника на объекте. Например, работник прошел через турникет в 9.00, а в 16.00 покинул здание.

Система обработает данные и покажет, что данный работник находился на рабочем месте семь часов. При развитом контроле доступа, когда отдельные блоки здания или корпуса на территории имеют свои режимы пропуска, возможен более детальный контроль т.к.

в анализе будет учитываться длительность нахождения сотрудника в той или иной части предприятия.

Различные настройки позволяют задавать необходимые параметры, например, исключить из расчета интервалы, когда работник покидал здание, либо, напротив, рассчитывать часы только по первому входу и по последнему выходу в заданный период.

Типовое решение №1 – система контроля доступа + учет отработанного времени

Типовое решение №2 – УРВ на основе считывателей без СКУД

Типовое решение №3 – УРВ с помощью специального терминала

Какие задачи решает

Комплексы учета рабочего времени позволяют решать множество задач:

  • Фиксация прихода, ухода сотрудников;
  • Автоматический учет количества отработанных часов;
  • Фиксация опозданий и других нарушений трудовой дисциплины;
  • Анализ работы сотрудников различных подразделений.

Данная информация в дальнейшем может анализироваться кадровой службой, бухгалтерией, службой безопасности объекта для выработки предложений по совершенствованию производственных процессов.

Кроме того, наличие и эффективная работа системы позволяет избежать многих спорных ситуаций.

Например, при почасовой оплате персонала программа четко фиксирует время прихода и ухода конкретного сотрудника и показывает количество отработанных часов, что полностью исключает человеческий фактор из расчета заработной платы.

Практика показывает, что установка СКУД с поддержкой системы учета рабочего времени, позволяет поднять эффективность производственных процессов на всех уровнях до 25-30 процентов в течение первых трех-четырех месяцев работы. Таким образом, затраты на внедрение комплекса контроля окупаются примерно за год, не учитывая при этом повышение уровня безопасности объекта.

Как поставить

Как было отмечено выше – оптимальным вариантом формирования системы учета рабочего времени является её интеграция с системами контроля доступа. Поэтому доверять мероприятия по внедрению необходимо тем же специалистам, что и монтаж СКУД.

Кстати, опытные монтажники всегда расскажут о возможностях оборудования по контролю доступа учитывать рабочее время. Это еще один дополнительный довод в сторону необходимости сотрудничества с профессиональными установщиками.

Необходимость организации мониторинга времени работы персонала должна приниматься в расчет еще при проектировании системы контроля доступа. Исходя из этой потребности строится выбор оборудования с необходимым функционалом. Большинство современных комплексов контроля доступа ведут обработку данных о проходе и позволяют формировать различные реестры.

Однако специальные возможности по учету позволяют получать данные необходимые конкретным подразделениям компании.

Например, информация об уходе с работы раньше времени может незамедлительно поступить в отдел кадров для фиксации нарушения дисциплины, а общее количество отработанных за день часов по сотрудникам в виде табелей поступит в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Современные системы контроля доступа – это не только средство обеспечения безопасности объекта, но и возможность повышения эффективности бизнес-процессов за счет грамотной работы с персоналом.

Автоматизированный учет работы которого, позволяет контролировать дисциплину и своевременно пресекать недобросовестные действия сотрудников, а также значительно сокращать время на стандартные операции, например, расчет заработной платы.

Источник: https://aronasb.ru/skud/sistema-ucheta-rabochego-vremeni/

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников | Автоматизированная система учета рабочего времени и контроля персонала на предприятии

Автоматизация учета рабочего времени

Офисные сотрудники минимум треть рабочего времени тратят на общение, развлечения и отдых, например, компьютерные игры и социальные сети. Все это снижает эффективность и результативность труда.

Учет рабочего времени сотрудников лежит в основе эффективного управления персоналом. Это необходимая мера для любого компании или организации.

Добиться трудовой дисциплины помогут современные технологии, контролирующие рабочее время и занятость персонала.

Что такое система учета рабочего времени?

Система учета рабочего времени (СУРВ) – это комплекс аппаратных и программных мер, которые используются для контроля деятельности сотрудников фирмы в автоматическом режиме.

Первые данные о том, сколько сотрудники тратят часов на работу и сколько – на сторонние задачи, доступны всего через несколько дней после внедрения автоматизированной системы учета времени.

Какие данные контролируются?

Учет рабочего времени сотрудников включает запись и анализ:

  • контроля доступ (время прихода на работу и ухода домой);
  • нахождения на рабочем месте (позволяет выявить сотрудников, которые без причины покидают рабочее место);
  • отработанных часов (отслеживаются больничные, отпускные дни, отгулы);

Все эти данные сопоставляются с реально проведенными на рабочем месте часами.

Контроль доступа

В качестве варианта системы учета рабочего времени используют СКУД – системы учета и контроля доступа. Помимо функции контроля СКУД является необходимой мерой безопасности, так как позволяет контролировать доступ посторонних к объекту и обеспечивает сохранность корпоративного имущества.

Задача СКУД – зафиксировать точное время появления на рабочем месте и время ухода. Системы позволяют легко контролировать опоздания или момент завершения рабочего дня, даже когда начальства нет на месте. СКУД используют не только на крупных промышленных объектах, но и на частных предприятиях и отдельных секретных помещениях.

Возможности системы

Работа всех компонентов системы направлена на учет, регистрацию, обработку, анализ и хранение данных о деятельности предприятия. Основная возможность СКУД – это контроль прихода и ухода персонала. Функция реализуется с помощью автоматизированной системы, которая устанавливается на вход и не позволяет пройти без электронного ключа доступа.

Механизм ограничения доступа включает в себя систему видеонаблюдения, турникеты, усиленные замки с электронным ключом и другие элементы, которые запрещают свободный вход/выход в здание или офис.

Электронный ключ чаще всего представляет собой магнитную или пластиковую карту, которую сканируют для доступа к объекту. У каждого сотрудника свой идентификатор, который «вшивается» в электронный ключ. В качестве ключа доступа могут выступать документы, удостоверения или биометрия (считывание фото, отпечатков пальцев, сетчатки глаза, голоса и других особенностей).

Данные ключей считываются и записываются в общий электронный журнал учета, который хранится на облачном или локальном сервере.

Программный модуль СУРВ отслеживает активность каждого пользователя. В зависимости от версии ПО, типа подписки и стоимости, программа документирует данные о работе с установленным набором программ. Иногда в программе учета есть возможность контроля телефонных звонков, просмотр рабочего стола пользователя в режиме реального времени, контроль почтового ящика.

Установка

Процесс установки аппаратной части системы контроля включает прокладку кабелей для установки аппаратных компонентов; монтаж исполнительных модулей: замков, защелок, дверей и прочих элементов; установку и настройку центрального ПК для обработки данных учета.

Далее начинается работа с программной оболочкой СУРВ, которая предусматривает внедрение системы контроля для центрального компьютера, установку необходимого для работы СУРВ программного обеспечения.

Завершающая стадия – настройка параметров контроля и разработка схемы отображения отчетов по работе каждого сотрудника.

Фирма может устанавливать системы контроля доступа и учета рабочего времени как вместе, так и отдельно.

Преимущества СУРВ и СКУД

Внедрение СУРВ и СКУД помогает:

  • Повысить уровень контроля за счет полного исключения человеческого фактора, когда всю работу по учету выполняет компьютер, и сотрудники смогут подменять или «прикрывать» друг друга.
  • Наладить непрерывную работу с возможностью запуска системы в режиме 24/7.
  • Совместить поддержку ограничения доступа, учета рабочего времени, видеонаблюдения и других функций.

Система учета рабочего времени – это удобный способ проконтролировать регламент работы и продуктивность сотрудников фирмы. СУРВ служит инструментом для оценки персонала, который помогает принимать взвешенные кадровые решения.

Источник: https://searchinform.ru/kontrol-sotrudnikov/uchet-rabochego-vremeni/avtomatizirovannyj-uchet-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Автоматизация учета рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени

Шутки шутками, но и в 2018 году многие компании продолжают использовать этот устаревший метод для того, чтобы контролировать продуктивность персонала.  Но постойте на минуточку, о какой продуктивности может идти речь, если вы или ваши коллеги заполняете табель учета рабочего времени от руки? 

Если вы не хотите, чтобы ваша компания застряла в 90-х, пришло время воспользоваться решениями, которые позволяют автоматизировать эту функцию. В зависимости от потребностей современные компании используют следующие комплексы мер. 

Система контроля и управления доступом (СКУД)

СКУД предназначена для управления доступом персонала на заданную территорию.

С помощью средств идентификации (таких как, например, ключ-карта) можно осуществлять и учет рабочего времени, которое сотрудник провел в офисе, фиксировать прогулы или опоздания.

 Внедрив СКУД, вы всегда будете знать, когда человек пришел на работу, сколько раз за день и куда выходил, когда вернулся с обеда и т.д. Но на практике есть несколько способов обмануть систему, и работники это часто используют.

Во-первых, свою ключ-карту можно передать постороннему лицу или другому сотруднику. В этом случае вы никогда не узнаете, кто на самом деле покинул свое рабочее место и зачем. Во-вторых, выйти из кабинета или здания можно в момент открытия дверей другим сотрудником. Точно так же можно и вернуться обратно. А ваша система будет «думать», что человек все время был на рабочем месте. 

Кроме того, система фиксирует лишь сам факт присутствия сотрудника на работе. Это хорошо для дисциплины, но вовсе не гарантирует продуктивность. Да, человек может сидеть на своем рабочем месте с 9 до 18, но при этом играть в онлайн-игры или сидеть . Увы, СКУД вам об этом не расскажет. Для полноценной автоматизации учета рабочего времени этот способ не идеален.

Биометрические системы учета рабочего времени сотрудников

Биометрические системы также предназначены для контроля и управления доступом персонала на заданную территорию, однако этот способ является более совершенным.

Для идентификации работников здесь применяются считыватели, которые распознают индивидуальные биометрические характеристики. Чаще всего контроль и управление доступом в таких системах осуществляется путем сканирования отпечатка пальца.

В этом случае у сотрудников остается меньше шансов обмануть систему, поскольку захватить с собой палец коллеги,  как ключ-карту теперь не получится.

Однако и в случае установки биометрических СКУД остается вариант выйти из кабинета при открытии дверей другим сотрудником. Кроме того, наиболее предприимчивые работники могут сделать фальшивый отпечаток из гипса и силикона всего за несколько минут, посмотрев видеоинструкцию на . 

Есть ли альтернативы?

К счастью, да. Автоматизированная система учета рабочего времени за компьютером  KickIdler отслеживает активность сотрудников за компьютером, включая всю историю посещенных сайтов и запущенных программ.

Кроме того, наш программный комплекс предоставляет детальную статистику по перерывам, прогулам и другим отклонениям от рабочего процесса, а по каждому сотруднику программа формирует подробные отчеты, которые позволяют руководителю полностью автоматизировать процесс учета рабочего времени и проконтролировать эффективность работы своих сотрудников. 

Учет рабочего времени онлайн

Автоматизация учета рабочего времени – одна из основных функций нашего программного комплекса. Данная функция включает в себя следующее:

Детали дня

В данный отчет собирается общая информация о работе сотрудника за компьютером в течение дня. Вы получаете полную картину активности сотрудника.

Используя эти данные, можно увидеть, опоздал ли сотрудник или ушел раньше графика, в какие часы был максимально продуктивен, а в какие позволил себе ничего не делать.
Данные отчеты расположены только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.

У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

Отчет по эффективности

В данном отчете выводится статистика по использованию программ, приложений или сайтов в зависимости от их эффективности. К примеру, работа в 1С может считаться эффективной, а посещение сайта с фильмами – неэффективным видом деятельности.

В отчете по эффективности также выводится время простоя приложения, что исключает возможность обмана со стороны сотрудника.

Теперь нельзя просто открыть рабочее приложение или сайт, а самому выйти на перекур, все простои и остановки в работе система автоматически зафиксирует и отобразит в отчете.

Отчет по динамике

В данном отчете выводится распределение активности сотрудников в зависимости от выбранного периода и группы эффективности. Полученные данные позволяют эффективно распоряжаться человеческими ресурсами компании, выбирая наиболее продуктивное время каждой из выбранных групп для решения важных задач.

Отчет по рабочему времени

Данный отчет отображает информацию о рабочем дне сотрудника, а также об отклонениях от графика работы. Над основной таблицей с данными отображается и сводная таблица с суммарным временем и общим количеством прогулов, опозданий и ранних уходов. 

Данный отчет расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера. У сотрудников нет доступа к данной информации, следовательно, подделать данные о своей работе и обмануть систему невозможно.

Табель рабочего времени

В табеле отображается информация по отработанным часам за каждый рабочий день, а также данные об общем количестве прогулов за период и количестве отработанных дней и часов. Данный отчет также расположен только в веб-интерфейсе Центрального Сервера.

Отчет по времени

В данном отчете отображаются все программы и сайты, которые открывали сотрудники, по каждому из приложений собирается время работы, активность и время простоя. Выводится ТОП-5 наиболее часто используемых приложений. При формировании отчета можно также учесть графики рабочего времени, что позволит отображать информацию по использованию приложения только в рабочее время.

KickIdler – это новый взгляд на работу персонала

Следует отметить, что функционал KickIdler не ограничен только  учетом рабочего времени за компьютером. Это не очередная программа для простого подсчета рабочих часов. В данном программном комплексе реализован ряд уникальных функций, которые позволяют вывести контроль за работой сотрудников на новый уровень.

  • Онлайн-мониторинг компьютеров позволяет наблюдать (и записывать видео) за мониторами сотрудников в режиме онлайн и выявлять нарушения рабочего распорядка;
  • Система контроля нарушений позволяет оперативно выявлять  нарушения сотрудников и предотвращать утечку информации;
  • Функция удаленного доступа к рабочим столам позволяет осуществить дистанционное управление компьютерами сотрудников всего за 1 клик;
  • Функция кейлоггера запоминает все нажатия клавиш сотрудником, позволяя посмотреть, что набирал работник параллельно с историей действий за ПК;
  • Контроль удаленных сотрудников позволит зафиксировать, сколько часов отработал фрилансер, что важно при начислении зарплаты. Онлайн-мониторинг и анализ эффективности покажут, насколько продуктивно сотрудник на аутсорсе использовал свои рабочие часы. Функция удаленного доступа позволит также осуществить удаленное администрирование ПК сотрудников.

Зачем вести учет рабочего времени вручную, когда можно воспользоваться расширенным функционалом KickIdler? Автоматизация учета рабочего времени онлайн освободит вас от рутинной работы. С помощью нашего программного комплекса вы сможете легко проконтролировать эффективность работы своих сотрудников и найти слабые места в работе персонала. 

Читать “Кадровое дело”

Источник: https://www.kickidler.com/ru/about/media-about-us/automation-of-accounting-of-working-time.html

Как автоматический учёт рабочего времени меняет компании

Автоматизация учета рабочего времени

80% американских компаний используют приложения для учёта рабочего  времени или таймтрекеры (time tracker). В жёстком мире капитализма, где время — это деньги и нет ничего личного, работодатель не хочет платить за недоработку, а сотрудник скрупулёзно считает каждый предназначенный ему доллар.

В России более адекватного определения этому подходу, чем «автоматическая система учёта рабочего времени», ещё не придумали.

Как это работает?

Автоматическая система учёта рабочего времени — это компьютерная программа для управления человеческим капиталом и повышения продуктивности работы.

Агент программы устанавливается на компьютер и автоматически собирает информацию о том, какими программами и сайтами пользовался владелец компьютера. Время работы в каждом приложении или на сайте считается по нажатиям на клавиши и кликам мыши. Если не кликать больше 5 минут, система начнет учитывать время как «некомпьютерное».

Пример интерфейса программы по тайм-трекингу (в данном случае CrocoTime): показано общее рабочее время сотрудников. Можно просмотреть статистику компании в целом, каждого отдела и каждого сотрудника

Научись управлять digital-проектами всего за 16 недель!

Реклама

Администратор разделяет программы и сайты на «Продуктивные» и «Непродуктивные» для каждого отдела или сотрудника. Фиксируя время работы в разных типах программ, система показывает, сколько сотрудник работал продуктивно, и выявляет отвлекающие факторы.

В России такие программы не очень популярны. Не более 15% компаний сейчас используют автоматические решения для учёта времени, и почти никто не устанавливает такое ПО при открытии компании или на старте проекта.

1. Нужно узнать, на что уходит рабочее время

Большинство владельцев компаний лишь в общих чертах знают, чем занимаются их сотрудники: дизайнеры делают дизайн, сейлзы продают.

На самом деле, сотрудник каждый день делает десяток разных задач, а у срыва сроков может быть несколько разных причин.

Когда менеджмент думает, что проект постигла неудача из-за нехватки или неграмотного распределения времени, кому-то поручают найти программу для учёта времени.

2. Нужно понять структуру бизнес-процесса и определить объём вклада каждого члена команды в стоимость проекта

Если над одной и той же задачей работают несколько членов команды, важно понять, кто делает больше, — не только для справедливой оплаты, но и для понимания уровня квалификации. Таймтрекер покажет, что у двух сотрудников со схожими задачами может уходить на их закрытие разное количество времени.

Один программист может работать на C++ и Java, но оплата этих работ будет совершенно разной. Таймтрекер в этом случае помогает разделить время на «дорогое» и «дешёвое».

Синие полоски — задачи, которые внёс сотрудник. Можно посмотреть, сколько времени команда проекта работала над разными этапами и задачами. Отфильтровать треки можно по результату или типу задачи

Если продолжать аналогию программиста, то в конце месяца он сможет посмотреть, сколько он разрабатывал на каждом из языков и сравнить количество времени, потраченного на проекты, со своей прибылью.

Несмотря на разные цели, изменения в компании, которая автоматизировала учёт рабочего времени, должны начинаться с первого дня.

Первый месяц: узнаём, кто в компании не работает

Вначале 100% менеджеров увлечены идеей контроля. Каждую минуту поступает огромное количество новой информации о работе офиса.

Один из наших пользователей нашел сотрудника, который играл в «шарики» по 5-6 часов в день. В другой компании в офисе работал полноценный онлайн-кинотеатр (фильмы смотрели целыми отделами). Среднее количество времени, которое сотрудники тратят на работе впустую, варьируется от 15% до 30%.

Система показывает время работы с каждой программой, приложением или документом

Список отвлекающих факторов типичен: первое место в 90% случаев занимают «ВКонтакте» и , на втором — интернет-магазины и новости.

Изучать и анализировать тут особо нечего.

Через пару месяцев: осваиваем инструмент управления процессом

Когда тяга к контролю ослабнет (это происходит уже через месяц), в компаниях задумываются над тем, что делать с этими данными.

Дизайнер уверен, что не справляется и ему нужен помощник. Менеджер проекта посмотрит статистику работы за 1-2 месяца. Если, кроме своих «профильных» программ, он много работал с ТЗ, это может означать, что он делал не свою работу и причина «завала» в том, что технические задания недостаточно детальны и дизайнерам приходится часто обращаться за консультациями.

Отдел разработки сдаёт все проекты в срок. Само по себе это хорошо, но с помощью системы учёта и анализа рабочего времени можно узнать, что из трёх сотрудников отдела 80% рабочих операций делает лишь один человек. Зачем вам ещё два программиста?

Отпадёт необходимость постоянно отвлекать сотрудников вопросами о том, чем они в данное время занимаются. Теперь вся информацию доступна онлайн круглосуточно.

Чёткое понимание, кто сколько времени работал, повышает степень удовлетворенности сотрудников зарплатой и снижает риск штрафных санкций, которые стали бичом больших компаний.

Через год: точно знаем, на что потратить время, чтобы получить больше прибыли

Устанавливать систему на короткое время бесполезно. Глубокий анализ ценности разных процессов для итоговой стоимости продукта возможен только при использовании большого объёма данных.

Только после её использования в течение более одного года, сравнив показатели, можно получить вполне исчерпывающие сведения о работе бизнеса:

  • понять сезонность в продуктивности работы;
  • определить резервы времени и людей;
  • узнать себестоимость работы по каждому проекту и по каждому этапу проекта;
  • детально подсчитать вклад каждого сотрудника в ключевые процессы бизнес-модели компании;
  • знать, какой процесс самый важный для достижения результата, и посвящать ему максимум времени;
  • отказаться от бессмысленных трат времени на социальные сети и ;
  • повысить уровень доверия клиентов к вашей команде через более точные отчеты о затраченных на работу ресурсах.

Что дальше?

В 2016 году спрос на автоматический учёт рабочего времени может вырасти на 20–25%. В условиях низких цен на нефть при снижении потока доходов компаниям придется всеми силами оптимизировать рабочий процесс. И речь тут уже не идёт о сокращениях персонала. Всех, кого нужно, уже сократили в 2008 и 2015 годах.

Всё больше компаний переводят сотрудников на удалённую работу. Переход на такую модель без учёта времени не возможен. 70% российских работодателей с радостью перевели бы своих сотрудников на удалённую работу, чтобы экономить на аренде офисов, но они сомневаются в том, будут ли удалённые сотрудники работать так же продуктивно, как в офисе.

Более того, общее решение сотрудника и работодателя использовать систему учёта рабочего времени повысит уровень взаимного доверия и поможет избежать авралов и стресса.

Через 30 лет понятие «рабочее место» исчезнет навсегда. Массив облачных технологий на стыке IT и HR сделает любой непроизводственный труд «удалённым» (хотя само это понятие тоже исчезнет). Цифровое предприятие будущего — не точка на карте или комната в бизнес-центре.

В рамках этой трансформации основной задачей станет не исполнение рутинных функций вручную, а создание и модификация автоматически исполняемых процессов. Этот процесс будет нарастать с большей скоростью в первую очередь в секторе услуг и сервиса.

Чтобы не отстать от общего для всего мира процесса, российским компаниям уже сейчас нужно задуматься о включении этих технологий в свои бизнес-модели.

Опыт компаний по внедрению тайм-трекинга

       Дмитрий ИзосимовРуководитель отдела по работе с партнерами TimeInformer

«Мы используем собственную систему учета рабочего времени, и все сотрудники, естественно, это знают. Конечно, внедрение подобных систем не всегда проходит гладко. Сотрудников, и наших в том числе, можно условно разделить на две группы. Одних крайне напрягает мониторинг их ПК, другие воспринимают этот факт равнодушно — „я работаю, что плохого может показать система?“.

Думаю, эффективность контроля рабочего времени можно показать только на примере. У нас был случай, когда сейлы до 3 часов рабочего времени в день тратили на игру World of Tanks. С „танкистами“ провели беседу, ситуация улучшилась.

Когда беседы не помогают, приходится наказывать „рублем“ — депремировать. Если и это не помогает специалисту, ему остается искать другое место работы. Ведь подобное отношение к рабочим обязанностям вредит в целом продуктивности и отношениям в коллективе.

Конечно, онлайн-игры — не единственная проблема, и помимо этого хватает таймкиллеров: соцсети, развлекательные ресурсы, чаты и форумы. Можно говорить о том, что человеку не хватает интересных задач и потому он тратит время на посторонние дела.

Но будем честны, есть люди, которые делают это сознательно, с мыслью „никто все равно не узнает“».
       Сергей ВартHead of B2B, Masterzen

«Мы делаем выездной ремонт iPhone, и для нас очень важно, чтобы каждый мастер приезжал к каждому следующему клиенту вовремя.

Мы используем софт, который позволяет совмещать местонахождение мастера с изменением статуса заказа, и таким образом понимаем, что, если, например, мастер задерживается на одном заказе и проводит там больше времени, чем установлено средним регламентом, то следующий заказ этого мастера переносится на другого свободного. А если свободного нет, то автоматически формируется задача в CRM в колл-центр о том, что надо предупредить клиента об опоздании мастера. Таким образом, мы автоматически трекаем исполнение тайминга со стороны мастеров. Также собираем еженедельно статистику и на основе этих данных оптимизируем бизнес-процессы».

       Евгений КарюкИсполнительный директор агентства «Биплан»

«Мы долго воспринимали тайм-трекинг как вспомогательный инструмент в работе, рассчитывая на трудолюбие и ответственность специалистов.

Но со временем пришло понимание, что автоматический учёт помогает контролировать бизнесы-процессы в целом, не ставя под сомнения профессионализм сотрудников. Следующим шагом стало внедрение Prima ERP.

Сложно понять прибыльность проекта, если ты не знаешь, сколько уходит времени на выполнение задач.

Благодаря системе отчетности и показателям затраченных часов, мы получили ответы на два важных вопроса:

1. Сколько мы тратим времени на проект Х?
2. Чем занимается сотрудник Y?

Эта информация помогла нам оптимизировать рабочее время специалистов — какими делами им стоит заниматься, а какие можно отложить на потом. Теперь мы можем видеть всю картину целиком, если пойдем чуть дальше и сведем данные по времени работы с показателями выручки и дебиторской задолженности. В итоге, это нововведение привело к созданию полноценного Dashboard по клиентам.

В первый день внедрения было множество вопросов — „Зачем это? Всем ли нужно заполнять отчет? Как правильно ставить задачи? Принципиальна ли разница в 10-15 минут“?

Мы объяснили, что это не жесткий регламент или суровый контролер, а наш помощник в работе, который всем сэкономит время. Донесли до сотрудников задачи и цели тайм-трекинга. Им понравилось нововведение. Спустя всего неделю специалисты начали заполнять отчеты на автомате, а также использовать информацию и учёт времени для обсуждений внутри команды проекта».

       Андрей ТушовИсполнительный директор FreshDoc.ru

«Мы давно используем системы для автоматического учета рабочего времени сотрудников, было рассмотрено (а порой и опробовано) множество сервисов, но в данный момент остановились на Redmine. Мы ведем учет рабочего времени сотрудников компании с большой точностью, время проставляется в задачах и потом суммируется на этапы проектов.

Как итог мы видим полную картину расхода человеческих ресурсов компании. Это действительно здорово — понимать, на каком этапе „стопорится“ проект и куда нужно приложить усилия, чтобы возобновить полноценный рабочий процесс.

А также на чем остановился сотрудник и где ему нужно повысить предметную квалификацию или „дать волшебного пенделя“.

У нас сотрудники самостоятельно заполняют данные по затраченному времени на своих проектах, контроль за своевременностью внесения данных и их точностью осуществляют руководители отделов.

А если задачи разных сотрудников пересекаются, или несколько сотрудников работают над одной задачей, интерфейс программы позволяет оценить загруженность каждого из них.

Прогресс не стоит на месте, сегодня бизнесу доступно множество инструментов для мягкого контроля задач и выявления „слабых мест“ проектной работы. Научитесь правильно использовать их, и результаты не заставят себя долго ждать!

Мы знаем, что у юристов и адвокатов в юридическом бизнесе в целом подход более прокачанный, например, при помощи специальных программ, таких как ProjectMate, Jeffit и CasePro и других, полностью отслеживается время, потраченное юристами на работу по клиентскому поручению, и выставляется счёт клиентам на оплату. Там возможны корректировки в ручном режиме, но юристы — это тот пример, где фактически клиенту продается время специалиста».

От редакции

Вопрос к читателям: кто из вас использовал учёт времени или работал в таких компаниях? Был ли бизнес-эффект? Как такой контроль воспринимается сотрудниками? Бывали ли ошибки интерпретации?

А если ещё не сталкивались, то как бы отнеслись к тому, что у вас в компании будут эту систему внедрять? Или, например, вы рассматриваете вакансию и узнаёте, что в этой компании есть автоматический мониторинг времени. И что это для вас? Добро, зло или нечто несущественное?

Источник: https://www.cossa.ru/152/137608/

Установка системы учета рабочего времени: попробовать на себе

Автоматизация учета рабочего времени

Начну с предыстории. В компании руководитель хотел знать, чем занимаются подчиненные в рабочее время. Следить за компьютерами сотрудников поручили сисадмину, но делать это приходилось топорно и не всегда этично. Наконец, терпение админа лопнуло и он предложил установить систему учета рабочего времени.

Да не простую, а такую, чтоб сама анализировала, сколько времени сотрудники “балду пинают”, а сколько “делом заняты”. Да-да, согласен с вами, недобрый то был сисадмин. Испортил жизнь сотрудникам, теперь начальство узнает, сколько времени они проводят в любимых ЖЖешечках и соцсеточках. Но это другая история.

Исходные требования к системе: – чтоб не тормозила на большом количестве ПК (к примеру, 200 машин с перспективой добавления еще около 100); – чтоб была максимально автоматизированна; – чтоб данные хранились на внутреннем сервере (не любит руководство облака ни в каком виде); – чтоб удобно работать и не долго учить менеджеров пользоваться; – ну и “соль-перец по вкусу”, то есть другие полезные функции не возбраняются.

“Поехали!” (с)

Итак, решили ставить систему. Поскребли по сусекам Google-поиска, нашли пять кандидатур. Первыми в поиске выскакивают CrocoTime и Yaware, затем с переменным успехом пытаются обойти друг друга Офис-метрика и Дисциплина, а вот пятую систему – Стахановец, взялся тестировать из-за тоски по Союзу.

Yaware

На сайте, чтобы “попробовать Yaware бесплатно”, нужно заполнить анкетку и зарегистрироваться. Не нашел ничего о Standalone-версии, написал в техподдержку. Ответили оперативно, попросили зарегистрироваться на сайте, менеджер дал ссылку на скачивание. Standalone-версия Yaware, товарищи, весит почти 4 гига. Запаситесь попкорном и терпением. В пакете нашел инструкцию и образ операционной системы с установленной программой. Во избежание утечки данных, на время тестирования прикрыл интернет. Установил виртуальную машину VMware, запустил программу, загрузил образ ОС вместе с Yaware. При попытке запустить образ, вышла ошибка. Установить VMWare на гостевую систему VirtualBox не удалось. Пробую установить на компьютер, получилось за пару минут. Выполнил рекомендованные Yaware настройки виртуальной машины, запустил, не смог получить IP адрес для входа в интерфейс. Написал в поддержку, отправлял всевозможные скрины, но в течение 3-х часов так ничего и не добился. Решил работать через NAT, адрес появился, вошел в веб-интерфейс. Чтобы сгенерировать ключ активации, нужно перейти по ссылке. Я послушный, пошел. Дальше нужно войти в учетную запись на сайте. Войти не смог, после пары десятков попыток пришлось снова писать в техподдержку. Попросил выслать ключ напрямую, после небольшого спора, мне поменяли пароль. Война войной, как говорится, а обед… Пошел есть, машину при этом не выключал. Вернулся, открываю вкладку, пишу адрес в веб-интерфейсе, и получаю… ничего. По сложившейся традиции пишу в техподдержку, просят прислать скрин. Думали час, попросили прислать логи. Прочитал инструкцию, понял, что сделать это можно только через веб-интрефейс, который не запускался. Подумал плохо про техподдержку, написал им добрых слов. Спустя пол часа, они предложили все сносить и начинать сначала. При этом регистрироваться на сайте заново, дистрибутив получать новый, ключи тоже новые. Смеркалось. Решил подумать об этом завтра.

CrocoTime

После мучений с Yaware, отложил вторую попытку напоследок. Перешел к установке другого лидера поисковиков – CrocoTime. Пришлось заполнить трехкилометровую форму на сайте: требуют название организации, должность, номер телефона, количество ПК. Наврал обо всем, кроме имени и количества ПК (подумал, что видимо на указанное количество выдается пробная лицензия). Скачался обычный exe файл, запустил стандартную установку. В браузере система открывается на странице инструкции. Выбрал способ получения агента сбора статистики вручную, так как решил сначала попробовать систему на трех компах. После установки агентов, через 5-6 минут с двух пришла статистика. Один, видимо, уснул. Позвонил в техподдержку, объяснили, что проблема в сетевом доступе к машине. Пошел дальше. Странно, что на сайте нет мануала по настройке системы, но техподдержка по просьбе выслала pdf. Получилось все довольно легко, затормозил на этапе настройки обновлений. Нет возможности настроить прокси-сервер. Позвонил в техподдержку, сказали, что нужно поставить исключения на прокси-сервере для компа, на котором установлен сервер программы. Долго настраивал регламент, все логично, но временные затраты существенные. Понравилось, что есть разделение расписаний на рабочее время и обеденное, статистика выдается как продуктивное время и непродуктивное. Мониторит опоздания, прогулы, ранние уходы. Предоставляет API для интегрирования системы со сторонними программными продуктами, можно устанавливать через групповые политики, импортировать сотрудников из Active Directory. Фишка системы – оповещения о нарушениях на почту руководителя, чтоб каждый раз не заходить в программу. Начальнику понравилось. Для 7 пользователей ПО бесплатно. Зачем? Руководитель за 7-ю сотрудниками не проследит? Если только для удаленных работников.

Дисциплина

На сайте снова требуют личных данных (я вообще заметил, что это “стайл” разработчиков подобных систем – ничего не давать без контактов). Кому лениво заполнять форму, можно пролистать вниз страницы, там еще одна менюшка, демка запускается сразу, без анкеты. По поводу серверной версии информации не нашел, опять беспокоил техподдержку (первая компания у которой номер не бесплатный, поэтому решил общаться по скайпу). Менеджер предложил установить программу удаленно через Teamviewer, я отказался ради чистоты эксперимента. Договорился, что вышлют дистрибутив. Из минусов: куча дополнительного ПО для работы системы, включая IIS. Потом потребовалась Postgres, пакет ASP.NET MVC4, последнее обновление Windows, .Net Framework 4. Скачал целый дистрибутив, потом оказалось половина пакета не нужна.

После безуспешного ковыряния в доп. программах, все же решил установить прогу через удаленный доступ. С установкой они возились где-то час, я пил текилу кофе и наблюдал это кино. Возникли проблемы с активацией программы, выдавалась ошибка. На том конце провода решили перекомпилиповать дистрибутив, но проблема сохранилась.

В итоге остановились на том, что я буду тестировать на 10 машинах, которые поддерживаются по умолчанию. Если понравится, техподдержка установит лицензию на большее количество ПК сама. Итак, тестим на 10 ПК. Не понравилось, что пользователей нужно добавлять вручную. Интерфейсом неудобно пользоваться, данные статистики наезжают друг на друга. Понравилось, что можно изменять тип учетной записи сотрудников – можно присвоить права администратора любому сотруднику. Есть рассылка отчетов (в определенное время выбранному сотруднику на e-mail отправляется отчет об активности сотрудника или отдела; параметры настраиваются) и настройка прав доступа менеджеров и сотрудников.

Офис-метрика

Снова не нашел Standalone-решение, написал в техподдержку. Прислали ссылку на скачивание программы и ключ на 5 лицензий. Обычный экзешник, при установке пакета дополнительно устанавливается Firebird. Слегка подвисла, секунд на 40. Сразу предлагает ввести ключ, необходим еще мейл. При генерации модуля слежения, вышло сообщение: “не найден файл модуля сбора данных в папке Программы”. Написал в техподдержку. Рекомендовали переименовать файлы в папке. После этого получил модуль слежения, правда со второго раза. В первый раз папка оказалась пустой. Установил модули слежения на компьютеры, статистика приходит раз в 30 минут (по сравнению с той же CrocoTime – нереально долго). Интерфейс удобный и понятный. Есть сортировка сотрудников по отделам, можно посмотреть активность пользователя как в графическом виде, так и в таблице. Только кнопка “показывать график” самопроизвольно блокируется, не понятно почему. Можно задать опоздания и уходы. Есть прикольная галка “компенсировать опоздание более поздним уходом”.

Стахановец

Есть три вида продукта: Домашний Стахановец, Облачный и просто Стахановец. Серверный Стахановец – наш вариант. Устанавливается как обычный экзешник, для функционирования нужен MS SQL Server 2008 и одновременно (!) MySQL. На сервер приходит инфа о времени прихода/ухода сотрудника, список сайтов, использование программ. Нет деления на полезное и непродуктивное время. Перехватывает все: картинки, скрины, переписку, тексты, графику, буфер обмена, данные с веб-камеры и даже прослушивать с микрофона может. Концлагерь, а не офис получится. Есть фишка: программа собирает конфигурацию железа, т.е. если кто-то сопрет что-то, система это отобразит. Интерфейс не удобный, но заработала сразу. Проблема – нельзя посмотреть данные онлайн, нужно обязательно выгружать отчет.

Разбор полетов

Yaware – ПО на любителя. Кто готов заморочиться и установить-таки Standalone-решение, милости просим. Со второго раза я ее установил: делает скриншоты, есть возможность сотрудникам писать “объяснялки” – почему они не были за компьютерами в рабочее время.

По мне, это немного глупо: написать, что был на совещании я могу всегда, даже если пил чай на самом деле. Из подходящего по функционалу: автоматическое деление времени на полезное и нет, учет опозданий и прогулов. Не устроила скорость работы на 50 ПК, что будет на 200 – боюсь представить.

скрин системы

CrocoTime добротно написана, установилась сразу, не тормозит (позже установил агентов на 50, а потом и на все 200 компьютеров, скорость выдачи отчетов не изменилась).

Соответствует требованию автоматизации (установка через GPO, импорт сотрудников через Active Directory, автоматический расчет продуктивного и непродуктивного времени по сотрудникам и подразделениям). Не делает скринов, не перехватывает переписку. Ложка дегтя – проблемы с прокси-сервером, долгая настройка регламента.

скрин системы

Дисциплина вызвала сомнения: если спецы компании не справились с установкой и бросили это дело, под предлогом “тестируйте пока на 10 ПК”, то что будет, если программа, будучи уже купленной, заглючит? Не добавили ей очков и занесение пользователей вручную, корявый интерфейс и странная градация полезности программ – от 1 до 3-х звезд.

скрин системы

Офис-метрика порадовала простотой установки, графическим представлением данных и оперативной поддержкой. Cущественный минус – статистика приходит раз в 30 минут, программа не делит время на продуктивное и непродуктивное. Вместо этого есть статистика по количеству нажатия клавиш, скроллинга и кликов мышью. И что с этим делать?

скрин системы

Стахановец – программа, откровенно заточенная под шпионаж. Я, конечно злой сисадмин, но не настолько, чтобы порекомендовать ее начальству. К тому же, по критериям автоматизации и удобства Стахановец уступает другим решениям.

скрин системы

Источник: https://habr.com/post/234611/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.