+7(499)495-49-41

Cрок хранения документов по заработной плате

Содержание

Сроки хранения документов отдела труда и заработной платы

Cрок хранения документов по заработной плате

В статье мы представили ответы Росархива на актуальные вопросы организаций, а также привели информацию о сроках хранения отдельных видов бухгалтерских документов по учету труда и заработной платы. Чем руководствоваться при определении сроков хранения документов негосударственной организации?

При определении сроков хранения своих архивных документов негосударственная организация должна руководствоваться кодексами и федеральными законами РФ, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, подзаконными актами, нормативными документами специально уполномоченного Правительством РФ органа исполнительной власти, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, отраслевым перечнем по профилю организации.

Основные услуги

Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.

К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее.

Обычно изготавливаются типографским способом. Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

№ 1 75 лет Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении 75 лет ч.

3 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним , , , ТК РФ 75 лет Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст , , , , , , ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст.

Сроки хранения документов

** Это следует из положений пункта 2.4.2 Указаний. *** При возникновении споров, разногласий документы сохраняются до вынесения окончательного решения. **** Если являются первичными учетными документами, их необходимо хранить не менее пяти лет (п.

1 ст. 55 НК РФ). По большинству налогов таким периодом является календарный год. Исключение составляет НДС, налоговый период по которому квартал.

Таким образом, срок хранения документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, нужно отсчитывать со дня, следующего за днем окончания налогового периода.

Необходимые сроки хранения кадровых документов

Хотя Перечень и является нормативным актом, его применение не всегда оправданно.

Если в организации действует положение о хранении документов, то в нем прописан и порядок передачи документов на хранение, и сроки хранения, а также указано лицо, ответственное за сбор и подготовку документов к передаче на хранение. Сотрудник, в чьи должностные обязанности входит организация процесса передачи документов, занимается сортировкой документов.

Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы (Демидов Г.И.)

Постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Разъяснения Росархива по наиболее часто задаваемым вопросам, связанным с деятельностью архивов негосударственных организаций Сколько архивных фондов может быть создано в организации? Как правило, в архиве негосударственной организации существует один фонд — ее собственный.

Самостоятельному фондированию подлежат документы негосударственной организации, включенные в состав Архивного фонда РФ, архивные документы организации или организаций — предшественников негосударственной организации, присоединенных организаций, филиалов (если по составу и содержанию последние существенным образом отличаются от архивных документов собственно организации).

Кадровая документация: сколько и как хранить?

Такие документы сохраняются до момента юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

  1. Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  2. Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем.

Cрок хранения документов по заработной плате

Особенно важны сведения о заработной плате. Их важность определяется тем, что при оформлении пенсии гражданам, работавшим в этой организации, нужно будет предоставить именно документы о заработной плате, помимо всего прочего.

Документы должны храниться должным образом в архиве. После, они должны быть переданы в государственный архив, в случае прекращения деятельности предприятия к тому времени. После того, как срок хранения документов истечет, руководителю необходимо издать приказ об утилизации перечня архивных документов.

После чего они будут уничтожены. Стоит помнить, что согласно законодательству, в случае недобросовестного ведения и сохранности кадровых документов, организацию будет ждать административная, а то и уголовная ответственность.

Акт о выделении к уничтожению документов,

Документы в кадрах обязательные

Доступ к информации имеет ограниченное число сотрудников.22.Личное дело75 летХранится в специально оборудованном помещении.

Источник: http://civilyur.ru/sroki-hranenija-dokumentov-otdela-truda-i-zarabotnoj-platy-92947/

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

Cрок хранения документов по заработной плате

По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом: 1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО).

Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины.

По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. 2.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

Табель рабочего времени — к нему прикладывала копии всех документов, которые были отмечены в табеле (больничные, командировки — делала это я для того, чтобы было проще искать в случае проверки); приказы о премировании и депримировании с приложенными к ним служебками (обязательно все подписанные руководителем и всеми указанными в них лицах, т.к.

в своей практике встречала, когда отсутствовали подписи должных лиц и в суде эти документы были недействительно); Расчетную ведомость по соответствующей форме, расчеты всех отпускных, каких либо доплат и т.д., т.е. все документы, по которым были сделаны доп. начисления, мат. помощь и т.д.

; расчетные листки; Платежные поручения и копии РКО как подтверждение выплат.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа: — на граждан — от 100 до 300 руб.; — на должностных лиц — от 300 до 500 руб. Статьей 13.

25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных законодательством об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, государственных и муниципальных унитарных предприятиях соответственно.

Документы по учету и начислению заработной платы

Документы хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (п. 2.4.5 Правил).

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Законодательством РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.

III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).

IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье “Бухгалтерские регистры. Историческое развитие понятия”). Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье “Порядок расчета заработной платы в 1С”.

В то же время условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ (например, акционеры имеют право доступа к документам предприятия, акциями которого они владеют), собственник или владелец таковых вправе устанавливать самостоятельно. Если организация решила передать свои документы, включая документы Архивного фонда РФ, на государственное хранение, чем ей следует руководствоваться при выборе архивного учреждения? Негосударственная организация вправе выбрать любой государственный или муниципальный архив, музей, библиотеку или организацию Российской академии наук для заключения с ним (с ней) договора о хранении документов Архивного фонда РФ (равным образом она вправе заключить договор о хранении иных архивных документов).

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/18/kakie-dokumenty-po-zarabotnoj-plate-neobhodimo-raspechatyvat-i-hranit/

Срок хранения расчетных листков по зарплате

Cрок хранения документов по заработной плате

> Трудовое право > Зарплата > Выплата > Как по закону производится выдача расчетных листков в бумажном, электронном виде – правила, порядок, штрафы

Расчетным листком называется официальное письменное уведомление работников о начислении им оплаты труда с указанием размера заработка, надбавок или взимаемых средств и общей суммы заработной платы за отработанный период.

Обязательно ли работодателю оповещать своих подчиненных о зарплате, и какие правила выдачи уведомительных листков предусмотрены действующим законодательством.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬЗадайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.Это быстро и бесплатно!

Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.

В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.

Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:

  • все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
  • иные начисления и компенсации;
  • размеры и причины удержаний из заработной платы;
  • общая сумма, зачисленная для оплаты труда.

Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.

Как передать работнику лист по заработной плате?

В Трудовом кодексе указано, что извещать подчиненных коллег необходимо в письменном виде. Зачастую это предписание выполняется путем оповещения сотрудников на бумаге.

Расчетный листок оформляется и распечатывается, после чего выдается в руки каждому работнику.

При этом статья 136 ТК РФ говорит, что форма расчетного уведомительного листа для выдачи работникам должна быть утверждена самим работодателем в локальном нормативном акте.

То есть надлежит создать приказ по утверждению формы расчетного листа, которое производится с учетом мнения органов, представляющих интересы трудового коллектива.

Отсутствие локальных актов и приказа об утверждении формы уведомительного листа по зарплате считается нарушением трудового законодательства и предусматривает уголовную ответственность для работодателя.

Не противоречит действующему законодательству и предоставление листков в электронном виде. Он может быть отправлен на электронную почту работающего или же внесен в базу специальной программы, в которой находятся зарплатные листы организации.

Такой порядок выдачи будет правомерным действием, если такая форма оповещения утверждена актом и приказом компании.

Таким образом, по закону листы по заработной плате можно выдавать следующими способами:

  • на бумаге под роспись лично в руки;
  • в электронном виде на почту;
  • в электронном виде посредством применения специального программного обеспечения.

Выбранный способ выдачи информации персоналу следует закрепить в локальных актах организации работодателя.

Срок предоставления по законодательству

Согласно Трудового кодекса, оплата за отработанный период в виде зарплаты должна происходить в установленные сроки не реже двух раз в месяц. Извещение о начислениях производится один раз в месяц при окончательной выдаче заработной платы за этот период.

Выдавать его за период аванса не рекомендуется, так как не полностью известны все составные части заработка за месяц.

Не нужно уведомлять о зачислении отпускных средств. Но во время увольнения следует произвести полный расчет и уведомить сотрудника обо всех полагающихся ему начислениях и удержаниях.

Порядок передачи под роспись

Чтобы обезопасить себя от привлечения к ответственности, назначении штрафов и разбирательств с сотрудниками работодатель может утвердить документальную форму зарплатных листков с выдачей их под роспись.

Для этого руководство составляет нормативный акт с утверждением формы расчетного листа, предусматривая при этом учет мнения органов, представляющих интересы сотрудников, профсоюза, к примеру.

Также создается приказ для ознакомления коллег с тем, в каком виде они будут получать такие листки – в бумажном под роспись, в электронном или ином виде.

Не обязательно распечатывать листы, чтобы получить подпись работника о получении сведений о его заработной плате.

Выдачу листков по зарплате под роспись можно осуществить несколькими способами:

  • утвердить форму документа с отрывной частью, на которой будет ставиться подпись сотрудника о его получении;
  • завести журнал или ведомость выдачи письменных листков, где служащие будут расписываться при их получении;
  • внести росписи сотрудников в платежную ведомость.

Однако закон не обязывает работодателя брать подписи от работающих о получении извещений по зарплате.

Можно ли по закону отказаться от бумажного варианта?

Закон не запрещает, в случае надобности, перехода от бумажного варианта расчетных листков к электронному.

Такие действия будут считаться правомерными, если иная форма, не в бумажном виде, будет утверждена в локальных актах компании и предоставлена на ознакомление сотрудникам под подпись.

Законно ли отправлять по электронной почте?

Согласно постановлению Министерства труда №14-1/ООГ-1560 от 2017 года направление сотрудникам электронных уведомлений о зарплате не противоречит законодательству.

Такие действия работодателя будут расцениваться правомерными, если электронный вид листов будет утвержден нормативным актом или указан в трудовом или коллективном договоре с ознакомлением в коллективе под подпись.

Может ли предприятие демонстрировать листки другим сотрудникам?

Статья 88 Трудового кодекса РФ говорит о поддержании конфиденциальности при передаче персональных данных сотрудников.

Работники, которые имеют доступ к персональным данным штата сотрудников, должны быть ознакомлены под роспись с положением о конфиденциальности персональных данных.

Демонстрация информации о сотруднике другим лицам без его письменного согласия запрещено законом.

Передача листков через третьих лиц, не подписывающих ознакомление с положением о поддержании конфиденциальности персональных данных, может быть расценена как не правомерное действие.

Срок хранения

Нужно ли по закону хранить в организации листы со сведения о составляющих частях заработной платы сотрудников?

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 расчетные листки хранятся при условии контрольных проверок пять лет, а при отсутствии лицевых счетов 75 лет.

При этом действующее законодательство не предусматривает надобности хранения копий расчетных листков.

Для предоставления инспекторам уведомления о зарплате следует создавать в двух экземплярах, и второй из них работодатель оставляет себе.

Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?

Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.

Источник: http://f-52.ru/srok-hraneniya-raschetnyh-listkov-po-zarplate/

Срок хранения документов по заработной плате

Cрок хранения документов по заработной плате

» Бухгалтеру » Хранение и оформление платёжной ведомости

Хранение и оформление платёжной ведомости

Вернуться назад на Платежная ведомость

Выдача заработной платы, больничных выплат, премий, отпускных и прочих денежных сумм, что были насчитаны служащему или работнику за месяц, отображается в бухгалтерской документации с помощью платежных и расчетно-платежных ведомостей.

Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму платежной ведомости Т-53. Согласно этой форме выплаты могут проводиться нескольким сотрудникам (отделу, цеху, филиалу) по одной ведомости.

Бланк платежной ведомости по своей структуре условно делится на три части. Первая – титульная часть — должна включать определенные реквизиты, перечень которых регламентирован Госкомстатом РФ постановлением №1. Вторая часть – табличная.

В ней формируется список сотрудников, которым будут сделаны выплаты.

Общепринятая форма таблицы – это порядковый номер, закрепленный по трудовому договору табельный номер, полностью ФИО сотрудника, подлежащая к выплате сумма (после всех необходимых взысканий), пустая графа для подписи получателя зарплаты.

Каждому документу свой срок хранения

Один год должны храниться месячные отчеты организаций о выполнении перспективных и текущих планов, анализы отчетов, материалы переписки с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статической отчетности.

Три года должны храниться квартальные отчеты, инвентарные карточки и книги учета основных средств, реестры договоров, материалы переписки об организации и совершенствовании учета и отчетности.

В течение 5 лет хранят первичные документы и приложения к ним, расчетные и расчетно-платежные ведомости, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.); полугодовые отчеты организаций.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Десять лет хранят годовые отчеты организаций, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, обязательные записки к ним. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей.

Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться 75 минус Влет, где В — возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Глава II. Основные требования к ведению бухгалтерского учета

Бухгалтерская документация и регистрация

Архивное дело в РФ регулируется федеральными законами, перечнями архивных документов, нормативно — правовыми актами. Обязанность хранения и ответственность за сохранность документов возлагается на учреждения или физическое лицо, в ведении которых находятся те или иные документы.

Сроки хранения архивных документов

Приказом Минкультуры РФ № 558 от25.08.10 г. утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. Установленные в Перечне сроки хранения архивных документов зависят от их значимости.

Они могут иметь различные сроки хранения:

  • хранение до 10 лет;
  • хранение свыше десяти лет;
  • хранение (определенное время) после замены новыми нормативными актами и т.д.;
  • хранение до востребования;
  • хранение постоянно.

Начало исчисления срока обычно начинается с начала следующего календарного года после окончания делопроизводства документа. Для ряда документов установлено иное исчисление сроков.

Один и тот же вид может иметь различные сроки хранения архивных документов. Табель (график) учета рабочего времени хранят 5 лет. Но в Перечне есть примечание, что данный документ хранят 75 лет, если ведется учет работников занятых во вредном производстве.

Такой подход гарантирует сотруднику досрочный выход на пенсию. Данное право необходимо подтверждать справкой о наличие льготного стажа, которая выдается на основании документов первичного учета

Сроки хранения кадровых документов

В существующем Перечне (раздел 8 «Кадровое обеспечение») обозначен срок хранения документов личного состава. Такие документы как графики отпусков и проведения аттестации хранятся один год.

3 года хранится переписка, связанная с переводом работника в другую организацию. Такой же срок хранения резюме и других документов соискателей вакансий не принятых в последствие на работу. Данные сроки хранения кадровых документов распространяются на переписки по ведению воинского учета и спискам военнообязанных.

Пять лет хранятся некоторые документы, не включенные в личные дела, такие как служебные записки, докладные, справки, выписки из приказов и др. Командировочные удостоверения имеют тот же срок хранения, за исключением удостоверений работников Заполярья и других северных районов.

На них распространяется срок в 75 лет. Такой подход обусловлен досрочным назначением пенсии.

Основная часть кадровых документов хранится 75 лет:

  • списки личного состава;
  • личные карточки сотрудников;
  • служебные контракты, трудовые договоры;
  • журналы и книги учета;
  • личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.

Имеют постоянные сроки хранения кадровых документов представления, характеристики к награждению, журналы учета наград. Постоянно хранятся документы, связанные с проверкой работы с кадрами, локально-нормативные акты по месту разработки, личные дела руководящих сотрудников, некоторые документы, связанные со службой гражданских и муниципальных служащих.

Невостребованные подлинники трудовых книжек, удостоверений, свидетельств, наград хранятся до востребования.

Сроки хранения документов по заработной плате

По истечении 75 лет уничтожаются.

Возникающие проблемы со сроками хранения документов

Определяя срок хранения, нужно руководствоваться не только утвержденными перечнями, но и другими юридическими документами. В ходе проверки, например, налоговые органы, могут запросить документы, которые уже уничтожены.

Их отсутствие повлечет наложение штрафов и пени, так как работодатель не сможет без них подтвердить правомерность некоторых финансовых операций.

При возникновении сложных ситуаций со сроками хранения документов можно обратиться за консультацией к специалистам.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам8732 юристов ждут Вас Быстрый ответ, бесплатно!

Источник: https://obd2bluetooth.ru/srok-hranenija-dokumentov-po-zarabotnoj-plate/

Сроки хранения документов в таблице

Cрок хранения документов по заработной плате

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить.

Приведем сроки хранения документов в таблице.

Cм. также статью “Сроки хранения документов в организации в 2017 году“.

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Скачать таблицу со сроками хранения бухгалтерских документов в Word >>

Вид документаСрок хранения 
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д5 лет после окончания периода, за который они составлены
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы
Акты сверок
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов)В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФОПостоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Учетная политика5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)5 лет
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убыткиПлательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи)В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения)В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними — 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Вид документаСроки хранения
Коллективные договорыНе менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании5 лет
Штатные расписания и изменения к нимПостоянно
Личные дела50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Графики предоставления отпусков1 год после окончания его действия

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Куда не представлен документШтраф для организацииШтраф для должностного лица
ИФНС200 руб. за каждый непредставленный документОт 300 до 500 руб.
ФСС или ПФР200 руб. за каждый непредставленный документОт 300 до 500 руб.
Трудовая инспекцияОт 30 000 до 50 000 руб. От 1 000 до 5 000 руб.

Как избавиться от старых документов

Источник: http://7267507.ru/?page_id=3885

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.