+7(499)495-49-41

Cрок хранения доверенностей в организации

Оформление журнала регистрации доверенностей

Cрок хранения доверенностей в организации

Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей. Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов. О том как правильно оформить журнал регистрации доверенностей, читайте в этой статье.

Что это такое?

Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника.

В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе. Таким образом работают многие предприятия в нашей стране.

Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.

Порядок, срок действия, а также правовые последствия выдачи и отзыва доверенностей описаны в статьях №185-189 ГК РФ. Учет поверенных актов производится кадровым сотрудником или бухгалтером предприятия. Для этого создается специальный журнал формы NNN-2 и M2-a. 

Журнал учета доверенностей — это разработанный и утвержденный организацией документ, в который вносятся сведения о выданных доверенностях, срок действия, продления, а также паспортные данные поверенного сотрудника. Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.

В наше время, для удобства предприятия допускаются следующие виды журнала учета доверенностей:

Во втором случае программа должна приобретаться с соответствующей лицензией. Для учета бухгалтерских доверенностей требуется обязательное разрешение налоговой.

Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет.

Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности. Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа.

Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.

Обязательно ли вести?

Учет поверенных актов, как и материальных ценностей, договоров и других ценных бумаг должен вестись главным бухгалтером предприятия или его заместителем. В некоторых случаях, письменные полномочия отмечаются в журнале юриста. Так как доверенность — это юридический документ, который подразумевает ответственность, предприятие обязано вести учет документов.

В соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», доверенность — это оформление права сотрудника выполнять трудовые действия в качестве поверенного лица:

  • принимать материальные ценности (товары, сырье, продукцию);
  • отпускать поставщикам или потребителям;
  • подписывать накладные, договора, счета и другие документы;
  • получать деньги и др.

При этом, обязательным для учета является предоставление поверенного акта под роспись. Независимо от статуса организации, особенно при условии, что факты получения материальных ценностей по доверенности носят массовый характер, при выдаче данных документов необходимо вести журнал учета доверенностей.

Выданные работодателем поверенные акты могут быть унифицированной формы или оформляться в соответствии с требованиями.

Если документы выдаются ежедневно, для систематизации записей, информация о письменных полномочиях вносится в регистрационный журнал.

Реестр может быть типовой формы или специального образца М-3. Такая форма была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 12 декабря 1989.

Скачать образец журнала регистрации доверенностей по ссылке.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием поверенных актов.

Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Законодательство не ограничивает время ведения реестра, таким образом, его можно заполнять до окончания страниц.

журнала учета поверенных актов:

  • в первой графе указывается порядковый номер письменного полномочия;
  • дата выдачи;
  • срок действия доверенности;
  • поверенное лицо — паспортные данные сотрудника, а также должность;
  • данные о поставщике, список переданного имущества (если выдаются материальные ценности);
  • роспись получившего поверенный акт;
  • отметка о поручении («выполнено»);

Неиспользованные доверенности требуется списать. Для этого, аннулированный документ зачеркивается в журнале или отмечается другим способом, удобным для регистратора.

Отзыв поверенных актов происходит следующим образом:

  • работодатель обязан оповестить поверенного сотрудника о прекращении полномочий заблаговременно;
  • об аннулировании документа также должны узнать задействованные в рабочем процессе третьи лица (например поставщики);
  • издается приказ об отзыве доверенности;
  • оригинал документа возвращается бухгалтеру (юристу);
  • в журнале учета поверенных актов ставится роспись и отметка об аннулировании.

Письменные полномочия, которые были выданы уволенным сотрудникам, также изымаются при оформлении приказа.

Образец заполнения журнала регистрации доверенностей

Последствия

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой фирме, в которой сотрудники уполномочены от имени компании совершать определенные трудовые действия.

Несмотря на то, что на данный момент законодательством не регламентировано конкретное требование как вести учет, однако, при проверке могут быть выявлены правонарушения.

За несоблюдение закона, на организацию и ответственное лицо возлагается штраф, а также привлечение к административной ответственности, вплоть до лишения лицензии и занятия должности от 2 до 10 лет.

Важно не только вести реестр доверенностей, но также вовремя отозвать документ по утратившим доверие, в том числе уволенным сотрудникам компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/doverennost/oformlenie-zhurnala-registracii-doverennostej.html

Сколько лет хранятся доверенности

Cрок хранения доверенностей в организации

В нем необходимо определить: виды документов, подлежащих обязательному хранению;структурные подразделения, которые будут обеспечивать хранение документов;порядок поступления документов на хранение;сроки хранения;порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;меры, обеспечивающие сохранность и конфиденциальность содержащихся в них сведений;порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними;другие вопросы.Организация собственного архива предполагает и создание соответствующей архивной службы, а также закрепление за определенным должностным лицом обязанностей по организации деятельности архива. Затем необходимо разработать Положение об экспертной комиссии, которая будет проводить экспертизу ценности документов, образовавшихся в организации (пункт 3.1 Указания по применению Перечня). Положение утверждается руководителем.

Специальными актами могут быть предусмотрены способы хранения в некоторых видах организаций, например, в банках. Организации малого и среднего бизнеса редко когда принимают локальные акты, регулирующие вопросы хранения документов и редко формируют специальные архивные подразделения. Обычно хранение осуществляется в архивных папках в офисах или сейфах.

Внимание

Если же создается архив, то необходимо разрабатывать и правила его ведения. Говоря о хранении, чаще всего имеется в виду хранение подлинников. Однако Перечнем предусмотрено и хранение доверенности в копиях.

Поэтому не стоит относиться к копиям этих документов несерьезно. Доверенность на ответственное хранение Особую группу представляет доверенность на ответственное хранение. Таким документом назначается сотрудник, в чьи обязанности будет входить обеспечение сохранности каких-либо ценностей (бланков, препаратов, имущества и т.д.).

Cрок хранения доверенностей в организации

Они располагаются в других разделах Перечня (‘Планирование деятельности’, ‘Финансирование деятельности’, ‘Статистический учет и отчетность’, ‘Правовое обеспечение деятельности’ и др.).

К ним относятся: учредительные документы;протоколы общих собраний акционеров;документы на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (свидетельствам, договорам),документы по регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.

;документы по аттестации, аккредитации, сертификации;реестры акционеров;реестры владельцев ценных бумаг;списки аффилированных лиц и лиц, имеющих право на дивиденды;и т. д. Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может.

В то же время, исходя из специфических особенностей своей работы, она может увеличить сроки хранения некоторых документов и хранить их дольше установленного Перечнем срока.

Как организовать хранение доверенностей

В графе 3 таблицы этого Перечня приведены сроки хранения документов, которые распространяются на все организации. При этом не имеет значения, передают ли они документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или хранят самостоятельно.

Обратите внимание! Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

По срокам хранения все бухгалтерские документы можно условно разделить на два вида: документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;документы, которые должны храниться постоянно.

Временные сроки хранения, то есть сроки хранения, установленные в годах (например, 1 год, 5 лет, 75 лет), используются абсолютно всеми организациями. Как правило, срок хранения бухгалтерских документов установлен Перечнем в размере 5 лет.

Новое в хранении документов

Если организации не удалось полностью списать все убытки за один год, то воспользоваться правом переноса убытка на будущее можно в течение 10 лет. Этот период рассчитывается со следующего года после получения убытка.

В течение всего срока переноса убытка на будущее организация обязана хранить документы, которые подтверждают объем понесенного убытка.
Речь идет не только о регистрах налогового учета, но и о первичных документах бухгалтерского учета.

Таким образом, в общем случае налоговое законодательство предусматривает меньший срок хранения бухгалтерских документов, а в случае переноса убытков на будущее — больший срок.

Сроки хранения документов в организации в 2018 году: таблица

Сложно назвать исчерпывающий перечень обстоятельств, при которых может понадобиться данный документ после истечения срока его действия. В любом случае, нормативные акты предписывают обеспечить хранение доверенности в организации в течение определенного периода времени.

Срок хранения доверенностей Для ответа на вопрос, какой срок хранения доверенностей в организации, обратимся к нормативным документам.

Сроки определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Проанализировав данный документ, увидим, что в нем упомянуты разные виды письменных уполномочий, а срок их хранения составляет от трех лет до постоянного хранения.

Статья 186. срок доверенности

Кроме того, обязанность организации обеспечить сохранность бухгалтерских документов предусмотрена статьей 17 Закона о бухгалтерском учете.

Первый и, пожалуй, наиболее важный вопрос, который возникает у бухгалтера, — сколько времени должны храниться бухгалтерские документы? Срок хранения бухгалтерских документов Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятся в течение периода, который установлен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете). Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов применяется перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 года (далее — Перечень).

Там срок хранения документов определен Примерной номенклатурой дел, которая согласована с Центральной экспертной комиссией Минюста РФ, Федеральной нотариальной палатой, Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.

Если речь идет об обычном предприятии с небольшим штатом сотрудников, то не думайте, что порядок и сроки хранения документов этого юр. лица не касаются.

Как правило, выдача письменных уполномочий, присвоение им номера, регистрация их в журналах в организациях как-то прописаны – либо имеется специальный локальный акт, либо сотрудники действуют по устоявшимся правилам.

Но вот что делать с теми, которые отозваны или срок которых истек – обычно в организации не регламентируют.

Закона об архивном деле архивным может быть признан материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который располагает реквизитами, позволяющими его идентифицировать, и подлежит хранению в силу своей значимости и в силу ценности содержащейся в нем информации для граждан, общества и государства.

Подробнее о хранении кадровых документов читайте здесь: Основной прикладной нормативный документ, используемый отделами кадров и бухгалтерией организаций при определении срока хранения и передачи на хранение или правомочности утилизации документации — это обновленный «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденный Приказом Министерством культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г. (далее — Перечень).

Сколько лет хранятся доверенности в архиве

Из этой статьи вы узнаете:

  • что такое архивный документ и какие Федеральные законы регулируют документооборот организации;
  • как следует вести учет доверенностей на предприятиях;
  • как осуществляется регистрация и что такое срок истечения действия доверенностей;
  • какие сроки хранения доверенностей в организации предусматривает действующее законодательство.

Что такое архивный документ и как действующее законодательство регулирует документооборот организации Вопросы, относящиеся к хранению, комплектованию, учету и использованию документации предприятий и организаций регулирует Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004. Требования в части обеспечения сохранности архивной документации устанавливает п. 1 ст. 17 этого закона. Согласно п. 2 ст.

Например: сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним;документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения);документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки);паспорта сделок;книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 ‘Бухгалтерский учет и отчетность’ Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше.

Источник: http://prodhelp.ru/skolko-let-hranyatsya-doverennosti/

Хранение доверенностей: технология и сроки

Когда все документы систематизированы и прошиты, составляется их опись, которая должны быть утверждена руководителем предприятия. Для хранения документов необходимо отвести специальное помещение.

Документы должны располагаться в архиве в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного тепла.

Для организации, которая имеет собственный архив, основные затраты по хранению документов включают расходы на аренду помещения, коммунальные услуги (поддержание необходимой температуры, влажности и т.д.) и на оплату труда работников архива.

Эти расходы связаны с управлением организацией. Поэтому в бухгалтерском учете они учитываются на счете 26 ‘Общехозяйственные расходы’. В целях налогообложения указанные затраты учитываются в составе прочих расходов организации (подпункт 18 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Доверенности срок хранения по перечню

Cрок хранения доверенностей в организации

Такие правила установлены в статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в Гражданского кодекса РФ. Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном .

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).

Как долго хранить документы

Вид документов Срок хранения Норма законодательства Бухгалтерская отчетность Годовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Статья 351 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ Сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет** Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года, а при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) или другим стандартам Не менее 10 лет** Статья 358 Перечня Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности Не менее 10 лет при условии проведения

Доверенности: правила оформления и обращения

Ранее мы рассмотрели различные варианты отзыва доверенностей.

Локальными нормативными актами необходимо предусмотреть тот из них, что вам более подходит.

Кроме того, следует четко прописать, в какие сроки должна быть возвращена доверенность, которая отозвана. Контроль за исполнением доверенностей возлагается на руководителя структурного подразделения, инициировавшего подготовку доверенности.

Сколько лет хранятся доверенности

Это значит, что бухгалтерские документы, по которым установлен срок хранения 5 лет, следует уничтожать не ранее этого срока, а в случае переноса убытков на будущее — увеличивать срок их хранения до 10 лет.

Как организовать хранение документов Организация может поручить ведение собственного архива специализированной организации (частному или государственному архиву). Для этого необходимо заключить специальный договор хранения.

В нем указываются срок, в течение которого архив обязуется хранить документы. Обычно он составляет 75 лет. В этом случае расходами организации по хранению документов будет оплата услуг архива по указанному договору.

Важно Читайте по теме: Виды доверенностей Все письменные уполномочия в организации можно разделить на две основные группы: выдаваемые для представления интересов организации; выдаваемые для получения товарно-материальных ценностей.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

ценность Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.

Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Источник: http://disk-shetka.ru/doverennosti-srok-hranenija-po-perechnju-80666/

Срок хранения доверенностей в организации

Cрок хранения доверенностей в организации

В статье рассмотрены некоторые спорные вопросы, возникающие при оформлении бухгалтерией организации доверенности на получение ТМЦ.

Правила оформления доверенностей одинаковы для всех организаций и индивидуальных предпринимателей независимо от форм собственности и применяемой системы налогообложения.

Доверенность — это документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьим лицом.

В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий принято различать генеральные (общие), специальные и разовые доверенности (рисунок 1).

Виды доверенностей

————————¬ ¦ Виды доверенностей ¦ L———————— —————————/———————-¬————-+————¬ ————————¬————+———-¬¦Генеральная доверенность¦ ¦ Специальная ¦¦ Разовая доверенность ¦¦ ¦ ¦ доверенность ¦¦ ¦L————————- L————————L———————— / / /——————/ ——¬—————/ ——¬—————/ ——¬¦имеет место тогда, когда ¦¦имеет место тогда, ¦¦выдается на совершени妦выдается доверенность ¦¦когда доверенность ¦¦какого-то одного ¦¦на совершение действий, ¦¦выдается на совершени妦действия, одной ¦¦охватывающих всю сферу ¦¦какого-то комплекса ¦¦конкретной сделки, ¦¦деятельности юридическогсвязанных между собой ¦¦и после его совершения¦¦лица, или на общее ¦¦юридических действий ¦¦она прекращает свое ¦¦управление всем ¦¦ ¦¦действие ¦¦имуществом гражданина ¦¦ ¦¦ ¦

L—————————L————————L————————

Рис. 1

В зависимости от того, для каких целей работнику организации выдается доверенность, в ней могут указывать разные полномочия. Так, доверенность можно оформить на совершение какого-то конкретного действия, например получить товар у поставщика. В данном случае это будет разовая доверенность на конкретную сделку, и срок ее действия будет составлять несколько дней.

Если представитель будет регулярно выполнять однородные действия, ему могут выдать специальную доверенность. Например, таковой является доверенность на получение в банке документов и наличных денег по чеку.

Третий вид — это генеральная доверенность, которая дает уже расширенный объем полномочий — к примеру, на заключение договоров или управление имуществом. Составляется любая доверенность всегда в одном экземпляре.

В соответствии с законодательством РФ доверенность может быть как в простой письменной форме, так и нотариально удостоверенной. Доверенность на совершение действий, требующих нотариального удостоверения, должна быть нотариально удостоверена. Доверенность на совершение действий, не требующих нотариального удостоверения, имеет силу и без нотариального удостоверения.

Доверенность является односторонней сделкой, в которой четко расписаны полномочия представителя представляемым. К доверенности применяются правила ст. 155 ГК, т.е. правила, применяемые к односторонней сделке, но действуют специальные условия относительно формы и срока доверенности.

Законодательством предусмотрены следующие требования к доверенности:

  1. письменная форма;
  2. доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (ст. 185 ГК);
  3. доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации (п. 5 ст. 185 ГК).

В организациях наиболее часто оформляют доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ могут возникнуть вопросы о том, когда можно передавать ценности без доверенности, нужно ли вести учет доверенностей и как его организовать, в каких случаях на обратной стороне доверенности можно не указывать весь ассортимент получаемых ценностей и др.

Выдача товарно-материальных ценностей представителю другой организации возможна, только если он предъявит доверенность, поскольку этот документ подтверждает полномочия данного лица.

Без доверенности от имени организации может действовать только ее руководитель, который вправе совершать любые сделки от имени компании и представлять ее интересы во всех учреждениях со всеми физическими и юридическими лицами. Однако руководителю необходим документ, подтверждающий его полномочия.

В соответствии с п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах” и пп. 1 п. 3 ст.

Правила заполнения доверенности

Источник: https://printscanner.ru/srok-hranenija-doverennostej-v-organizacii/

Срок хранения доверенностей в организации – Юридический справочник

Cрок хранения доверенностей в организации

— Конституционное право — Сколько лет хранятся доверенности

В данном случае основанием для отнесения поставок, услуг и работ к категории наиболее важных может быть закреплено на уровне локального нормативного акта организации. Менее рискованный вариант — использовать для всех доверенностей, оговоренных в п. 273 Перечня срок хранения «постоянно». Статья 273 Перечня.

Декларирует требование к хранению доверенностей-оригиналов, выданных организации-представительству, что вступает в противоречие со ст. 189 ГК РФ, согласно которой доверенность должна быть возвращена организации-доверителю.

В случаях, где имеет место явная двусмысленность трактовки с точки зрения действующего законодательства и там, где это возможно, мы рекомендуем использовать срок хранения «постоянно». Срок хранения доверенностей на получение ТМЦ устанавливается ст.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.