+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Действия при получении трудовой книжки работником

Содержание

Как завести трудовую книжку впервые и что делать при ее утере

Действия при получении трудовой книжки работником

Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.

Порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.

Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника.

Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных.

Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.

Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.

Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству.

Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника.

Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).

Приобретение трудовой книжки

Некоторая информация

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.

Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.

Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.

Работодатель также должен:

  • вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
  • хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
  • выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.

Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.

Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:

  1. паспорта нового работника либо ксерокопии;
  2. документа об образовании;
  3. приказа о приеме на работу.

Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.

Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.

На главном развороте указываются:

  • ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
  • дата рождения;
  • образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.

Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:

  • проверки внесенных данных;
  • постановки личной подписи.

Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.

Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:

  1. аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
  2. записать выше новые сведения;
  3. рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
  4. заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.

Важно: категорически недопустимы зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях (награждениях) сотрудника.

После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:

  1. порядковый номер записи;
  2. дату приема;
  3. «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
  4. наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.

Обратите внимание: работник, подавший письменно или устно заявление на выдачу трудовой книжки впервые, вправе потребовать от кадровика, чтобы тот сделал запись об учебе на стационарном отделении вуза, службе в Вооруженных силах либо ином периоде, включаемом в трудовой стаж, после которого гражданин нанимается на работу.

Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.

Хранение документа и выдача работнику

Интересная информация

В соответствии с правилами работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, на в некоторых случаях допустим прием несовершеннолетних с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки. При этом трудовая книжка обязательно должна быть оформлена при приеме сотрудника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.

Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.

Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.

Утеря трудовой книжки

Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:

  • выписать работнику дубликат трудовой;
  • восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.

При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.

Источник: https://otdelkadrov.online/5047-osobennosti-obrazets-zayavleniya-dlya-oformleniya-trudovoi-knizhki-vpervye

Работодатель потерял трудовую книжку, что делать, куда обратиться?

Действия при получении трудовой книжки работником
5/5 (3)

Трудовая книжка имеет значение для граждан, поскольку отражает не только должность, но и стаж работы. Соответственно, данный документ должен храниться согласно установленным правилам.

Помещаются книжки в сейф или специальный шкаф, назначаются ответственные за это лица, ведется книга учета трудовых книжек. Как только лицо поступает на работу, трудовая книжка передается работодателю.

Важно! Возвращается документ только в случае увольнения или выхода на пенсию.

В процессе работы книжку можно получить, причем на временной основе, только по письменному заявлению со стороны сотрудника. Для этого необходимы исключительные основания, например, гражданину необходимо обратиться в ПФ РФ для получения выплат.

Что делать работнику, если трудовая книжка была утеряна? Для этого потребуется совершить несколько действий, а именно составить заявление, предусматривающее обращение к работодателю с сообщением об утере трудовой книжки. После этого будет получен ответ не позднее пятнадцати дней, и выдан дубликат документа.

Также для получения дубликата нужно подготовить документы, которые подтвердят наличие трудового стажа до момента поступления на нынешнюю работу. Сюда можно отнести трудовые соглашения, приказы, справки, решения судов.

При этом собирать такие сведения работодатель должен сам, путем подачи запросов в соответствующие организации. Далее будут восстанавливаться все записи утерянной трудовой книжки, даже если организация уже не существует (здесь поможет городской архив).

Работодатель не может отказать в выдаче дубликата. Если такой ответ все же поступит, то можно обратиться в судебный орган, Архивную службу, ГИТ или Роскомнадзор. Также работник может самостоятельно обратиться в Пенсионный фонд, который с 2000 года хранит информацию о местах и периодах трудовой деятельности граждан.

Как правильно составить заявление на восстановление

Составлением заявления на получение дубликата трудовой книжки занимается работник. Документ пишется на имя работодателя или непосредственно организации. Заявление должно включать не только просьбу выдать дубликат, но и основание для проведения такой процедуры.

Заявление составляется на имя работодателя. Шапка документа предполагает внесение сведений и о самом работнике, и о руководителе такового. Важно понимать, что обозначается только руководство, поскольку начальником выступает работодатель. Писать заявление на имя сотрудника отдела кадров нельзя.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

В заявлении обязательно должна быть контактная информация, причина, по которой книжка была утеряна, подпись и точно сформулированная просьба о выдаче дубликата. Некоторые организации предлагают готовые банки для направления такого заявления. Следует избежать ошибок и зачеркиваний, нередко недочеты оформления приводят к отказу в принятии документа.

Допускается писать заявление ручкой либо формировать на компьютере. Однако подпись заявителя должна быть проставлена ручкой при любом варианте и только непосредственно владельцем трудовой книжки, а не третьим лицом.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец заявления работодателю на восстановление утерянной трудовой книжки:

Какие сведения отражаются в дубликате

Дубликат трудовой книжки предполагает отражение следующих важных для работника сведений:

  • стаж работника до того момента, как был заключен последний и действующий трудовой договор;
  • текущая должность, информация о награждениях.

 Как составить жалобу в Трудовую инспекцию на работодателя после увольнения.

Сведения о стаже работы формируются на основании бумаг, полученных со стороны предыдущего работодателя, Пенсионного фонда или Госархива, а также иных лиц, если таковые могут предложить необходимую информацию.

Несмотря на то, что реализация процедуры по подготовке бумаг и сбору сведений возлагается на работника, работодатель, виновный в пропаже трудовой книжке, обязан оказывать поддержку сотруднику, чтобы в кратчайшие сроки можно было оформить дубликат.

Об этом говорит Инструкция, утвержденная Министерством труда РФ. Кроме того, когда работодатель теряет трудовую книжку, то также применяются в отношении нарушителя специально установленные санкции.

Посмотрите видео. Как оформить дубликат трудовой книжки:



Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России

Чтобы восстановить трудовой стаж, гражданин может обратиться непосредственно в Пенсионный фонд РФ.

В ПФ РФ направляется письменное заявление независимо от того, лично лицо посещает орган власти или направляет документ по почте.

Внимание! Ответ должен прийти не позднее, чем через десять дней с момента обращения.

В итоге гражданину будет предоставлена справка, отражающая место работы и общий стаж.

Такой вариант восстановления стажа удобен тем, что ПФ РФ ведет полный учет работающих граждан, фиксируя места трудоустройства, начиная с 2000 года.

Кроме того, предоставляется такая услуга бесплатно.

Однако для некоторых лиц информация может быть предоставлена в неполном виде ввиду отсутствия ряда данных.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец заявления в ПФР на восстановление трудовой книжки:

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

Еще один способ получить информацию о стаже работы и местах предыдущего трудоустройства. Речь идет об обращении в Государственный архив. Данный вариант более трудоемкий, но надежнее. Госархив предоставит полную информацию об истории трудоустройства гражданина с отражением общего стажа работы.

 Ответственность работодателя за невыплату зарплаты по УК РФ.

Как восстановить трудовую книжку через суд

Чтобы восстановить юридический факт, а именно осуществление трудовой деятельности, можно обратиться в судебный орган, решение которого стопроцентно подтвердит факт наличия необходимого стажа работы.

Суд самостоятельно будет направлять запросы по предыдущим местам работы гражданина, чтобы установить факт трудовой деятельности такового. Помимо запросов, судебный орган может использовать свидетельские показания, которые также смогут разъяснить ситуацию и установить факт труда конкретного субъекта.

ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец искового заявления об установлении факта трудовых отношений:

Массовая утрата трудовых книжек

Практика знает такие ситуации, как массовая потеря трудовых книжек сотрудников, что обычно связано с форс-мажорами. Что делать в такой ситуации, при этом знает не каждый кадровик. Однако подобное явление считается исключительным и связано с такими событиями, как пожар, ограбление и так далее.

Если был установлен факт пропажи сразу нескольких трудовых книжек, то кадровая служба обязана тут же зафиксировать данный факт, а именно обратиться в полицию, МЧС или иную службу, которая уполномочена разрешать возникшую непредвиденную ситуацию.

Как только соответствующий орган подтвердит факт того, что книжки потеряны в результате форс-мажора, можно приступать к восстановлению документов и выдаче дубликатов. В данной ситуации занимается этим вопросом специальная комиссия.

Заметьте! Законодатель предусматривает меры ответственности на случаи утери трудовой книжки:

  • штрафы. Сумма таковых варьируется с учетом статуса работодателя. Если таковым выступает юридическое лицо, то размер взыскания определяется в пределах от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Если же работодатель существует в статусе директора фирмы или же индивидуального предпринимателя, то сумма штрафа ниже, а именно в пределах одной-пяти тысяч рублей. Если нарушение совершается повторно, то размер взыскания увеличивается для организаций — до семидесяти тысяч рублей, а для ИП и директоров — до двадцати тысяч рублей. Также указанные штрафы могут быть применены на случай, если при оформлении дубликата работодатель совершает грубые ошибки;
  • возмещение морального вреда. Размер штрафа на сумму возмещения влиять не будет. Однако применяться такая мера может только по решению судебного органа;
  • выплата заработной платы по факту неработающему, а формально еще не уволенному лицу. Эти случаи предполагают, что книжка потеряна или просто не была выдана в процессе увольнения.

Для предотвращения неприятностей при получении трудовой книжки и сдачи таковой новому работодателю, рекомендуется делать ксерокопию документа при каждой смене места работы, чтобы на случай форс-мажоров и ошибок работодателя была возможность быстро подтвердить стаж работы и определить предыдущие места трудовой деятельности.

Ошибки работодателей, связанные с хранением и ведением трудовых книжек, на практике встречаются очень часто. Однако некоторые руководители ищут выходы из подобных ситуаций, но не во благо сотрудника, а только с целью избежать мер ответственности.

 Иск в суд на работодателя.

Обычно такие действия связаны с тем, что работодатель перекладывает всю процедуру на сотрудника, используя следующие методы:

  • отсылка на услуги почтовой связи. Здесь важно помнить, что давать согласие на получение при возврате трудовой книжки по почте, не следует, потому работодатель может сослаться на то, что книжка не поступает лицу по вине почты. В подтверждение организации даже показывают документ, подтверждающий факт отправки письма. Если сотрудник не дал согласие на использование такового метода, то и подобная отговорка действительная не будет;
  • утверждение о том, что книжка выдана, но без подписи сотрудника. В получении трудовой книжки обязательно нужно расписаться. Работодатели нередко говорят, что подписи нет просто потому, что лицо забыло проставить таковую, а на самом деле факта выдачи не было;
  • отсылка к проблемам с документацией и оборотом таковой. Здесь единственный способ – привлечение юриста, поскольку самостоятельно сотрудник не добьется ничего кроме потерянного времени и денег ведь за факт отсутствия на работе, который не может расцениваться как увольнение ввиду отсутствия трудовой книжки, лицо может получить прогулы или вынужденный отпуск без сохранения зарплаты. В такой ситуации кадровый отдел сначала принимает заявление на увольнение, потом сообщает, что трудовая потеряна, лицо не ходит на работу, поскольку оформление увольнения должно было быть уже осуществлено, и начинается путаница с днями, которые считаются либо прогулами, либо неоплаченным отпуском. Подобные действия выступают прямым нарушением прав работника.

Даже при указанных выше проблемах есть возможность попасть на новую работу, однако для этого лицу понадобятся копии трудового соглашения и трудовой книжки, чтобы подтвердить опыт, должность и факт осуществления работы. Однако не каждый работодатель пойдет на такое, поскольку восстановление трудовой книжки может занять длительное время.

Посмотрите видео. Что делать при утрате или порче трудовой книжки?



Источник: https://potreb-prava.com/trudovoe-pravo/rabotodatel-poteryal-trudovuyu-knizhku-chto-delat.html

Что делать, если утеряна трудовая книжка — порядок восстановления документа

Действия при получении трудовой книжки работником

Трудовая книжка – это документ, в котором содержится вся информация об официальной трудовой деятельности с первого места работы до последнего.

А именно: название организации, даты зачисления в штат и увольнения, должность, переводы на другую постоянную работу, награды.

Она часто требуется при смене места работы и для подтверждения общего, непрерывного и специального трудового стажа при выходе на пенсию. Согласно статье 66 ТК РФ она «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Сейчас начинающие работники, часто пренебрежительно относятся к данному документу.

Ими не учитывается тот факт, что при трудоустройстве трудовая книжка является первым доказательством прошлого опыта работника, и она может повлиять на конечный выбор работодателя в пользу соискателя.

Бывают ситуации, когда трудовая книжка потеряна, и дальнейшие действия будут зависеть непосредственно от того, по чьей вине это произошло – самого работника или работодателя.

Документ потерял сам владелец

Если документ был потерян по вине владельца, то поступить он может одним из следующих способов:

  • Смириться с потерей и никак на нее не реагировать, так как в настоящее время закон не принуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки (ч. 5, ст. 65 ТК РФ). Либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
  • Обратиться ко всем предыдущим работодателям, которые ставили отметку о трудоустройстве с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.

Такое заявление подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. По нему работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

После восстановления в дубликате будет запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного необходимыми документами. В записи будет указано общее количество лет без уточнения мест работы и должностей.

В случае ликвидации прошлого работодателя, дубликат можно сделать у нового работодателя, однако следует учитывать, что он не обязан это делать.

Документ потерял работодатель

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Случается так, что по каким-то причинам работодатель может потерять трудовую книжку своего сотрудника.

В такой ситуации работник должен действовать в зависимости от сложившейся ситуации:

  • Если вас уволили, а трудовую книжку не выдали, то можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.
  • Если вы хотите восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае необходимо написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

Заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления. Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Куда обращаться?

Кто занимается восстановлением документа? Восстановление трудовой книжки возможно через Пенсионный фонд и другие инстанции, если есть такая необходимость.

Для оформления дубликата у нового работодателя можно обратиться в следующие структуры:

  • Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
  • В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
  • В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.
  • В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.

Порядок восстановления трудовой книжки при утере

Восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем происходит примерно по одной и той же схеме.

Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему.

Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой?

Как происходит восстановление записей в случае утери трудовой книжки?

В дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат.

Вывод

Итак, восстановление трудовой книжки — дело довольно непростое.

Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать — утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.

Единственная разница в том, что если вы сами потеряли документ, то писать запросы, обходить предыдущие места работы и архивы придется вам, а если утрата произошла по вине работодателя, то необходимые документы должен собрать представитель организации.

Но для того, чтобы это было легче сделать, заранее, на всякий случай, держите дома ксерокопию, которую стоит обновлять всякий раз при смене работы, заверяя ее у начальника отдела кадров.

А если опыт работы был небольшой, можно оформить новую трудовую книжку, и не мучить себя бюрократическими процедурами. В конце концов, пенсия сейчас зависит не от трудового стажа, а от пенсионных отчислений, и если вам не более 30 лет, то трудовая книжка (или ее отсутствие) на размер будущей пенсии не повлияет.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 350-74-42, Санкт-Петербург +7 (812) 309-71-92 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Источник: http://lawyer-guide.ru/trudovoe-pravo/prava-rabotnikov/chto-delat-esli-uteryana-trudovaya-knizhka.html

В каком порядке производят выдачу трудовой книжки

Действия при получении трудовой книжки работником

Согласно статье 66 Трудового кодекса, трудовой книжкой называют основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, а также фиксирует его трудовой стаж. У молодых людей, еще не имеющих опыта работы, часто отсутствуют какие-либо знания касательно того, в каком порядке производится выдача трудовой книжки. А это важно знать каждому.

Кто отвечает за работу с трудовыми книжками?

Трудовую книжку выдает работодатель. Соответственно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, принятым в 2003 году, именно на работодателя возлагается полная ответственность за хранение, ведение, а также выдачу и учет трудовых документов сотрудников.

Если в организации отсутствует специальное должностное лицо, в обязанности которого входит работа с персоналом, эта ответственность возлагается на работника, назначенного начальством с помощью приказа. Это может быть секретарь, бухгалтер или менеджер, который способен совместить эту работу со своей основной деятельностью, установленной трудовым договором.

Предприятия, имеющие в распоряжении кадровые службы, не издают приказы, а включают работу с трудовыми книжками в должностные обязанности работников службы.

При этом работники обязаны удостовериться, что в распоряжении организации имеются запасные бланки вкладышей и самих книжек даже тогда, если на данный момент оформление новых работников не требуется.

Однако для этого необходимо оформление книги выдачи трудовых книжек, куда заносятся сведения об операциях получения и расходования бланков трудовых книжек с указанием номера, а также серии всех бланков.

Нужно ли платить за трудовую книжку?

Выдавая сотруднику трудовую книжку или вкладыш в нее, работодатель может взимать плату в размере, соответствующем расходам организации на приобретение книжки. Этот момент закреплен пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Но если в случае чрезвычайной ситуации организация утратила несколько или все трудовые книжки работников, приобретение и оплата новых документов целиком ложится на работодателя.

Работник также освобождается от оплаты за трудовую книжку в случае ее неправильного заполнения или же порчи по вине работодателя.

По закону бесплатное оформление трудовых книжек не предполагается, однако этот пункт можно внести во внутренние правила трудового распорядка предприятия. Все трудовые книжки, заполняемые кадровыми службами, должны быть официально внесены в книгу учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Для чего нужна книга выдачи и учета?

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что книга учета трудовых книжек, как и книга по учету бланков и вкладышей должны заверяться подписью руководителя предприятия, затем пронумеровываться и прошнуровываться, после чего их необходимо скрепить печатью или опломбировать. Столь серьезные меры против фальсификации вполне оправданы, однако вызывают некоторые трудности при ведении книг. Поэтому в практике кадровых служб и бухгалтерий для заверки всех учетных форм используют оттиск печати предприятия.

Должностное лицо, работающее с трудовыми книжками, должно, прежде всего, принять все имеющиеся в кадровой службе книжки работников, проверить наличие книги выдачи и учета книжек, а также правильность ее заполнения.

Обязательной является также проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей. Нужное количество бланков можно определить, исходя из потребностей организации в рабочей силе, а также учитывая категории людей, принимаемых на работу.

К примеру, если организация активно работает с выпускниками вузов, бланков потребуется больше.

Если при проверке обнаружилось отсутствие отдельных трудовых книжек, нужно выявить причину, а затем организовать поиск, результаты которого вносятся в соответствующий акт с описанием всех проведенных мероприятий.

Правила выдачи трудовой книжки работнику

  • Выдача трудовой книжки человеку, который устраивается на работу первый раз, должна производиться не позднее, чем через 5 дней после начала трудовой деятельности, и в присутствии самого работника.
  • Бланк трудовой кадровик получает из бухгалтерии предприятия.

    Однако, несмотря на предусмотренную законодательством процедуру оформления, нередко бывают случаи, когда работник приносит бланк в кадровый отдел с просьбой его заполнить.

    Здесь стоит подчеркнуть, что законодательство запрещает приобретение бланка трудовой книжки самим работником, поэтому представителям кадровых служб организаций запрещено оформлять и заполнять подобные документы.

  • В журнал учета движения трудовых книжек должны вноситься лишь те документы, которые прежде были внесены в книгу учета бланков и вкладышей, имеющуюся в бухгалтерии предприятия.
  • Неправильное ведение трудовых книжек может привести к административному штрафу, который достигает 50 минимальных зарплат. Штраф налагается на должностное лицо, нарушившее порядок заполнения документа.

Документы, необходимые для оформления трудовой

Все лица, поступающие на работу, обязаны предъявить руководителю следующие документы:

  1. Паспорт (допускается любой другой документ, подтверждающий личность).
  2. Свидетельство об образовании, квалификации и специальных знаниях.
  3. Обязательно предъявление медицинской справки.
  4. Справка об отсутствии или наличии судимости, уголовного преследования или освобождения.
  5. Страховое свидетельство о пенсионном страховании (если человек устраивается на работу впервые, этот документ не требуется).
  6. Документ о постановке на учет в государственной налоговой инспекции (можно предъявить как подлинный документ, так и копию).
  7. Если лицо имеет несовершеннолетних детей, необходимо предъявить их свидетельства о рождении.
  8. Военнообязанным и лицам, подлежащим призыву, необходимо предъявить документы воинского учета.

Процесс выдачи трудовой книжки при расторжении трудового договора

В соответствии с Трудовым кодексом, любой гражданин имеет право распоряжаться своими способностями к труду. Это проявляется именно в договорном характере осуществления трудовой деятельности, а также равноправии всех граждан при вступлении в трудовые отношения. В случае разрыва трудового договора, книжка выдается в следующем порядке:

  • Чтобы инициировать расторжение трудового договора, работник обязан предупредить руководителя о своем увольнении письменно, не позднее, чем за 14 дней до ухода.
  • Работодатель обязан рассчитаться с работником, а также вернуть ему трудовую книжку в день расторжения договора.
  • Если работник предоставляет письменное заявление, работодатель должен выдать заверенные копии документов о работе.
  • Если произошла задержка выдачи трудовой книжки и виноват в этом работодатель, а именно в случае неправильного ее заполнения, организация должна выплатить работнику компенсацию заработка, не полученного им за все время задержки.
  • Днем расторжения трудового договора является день выдачи трудовой книжки, даже если произошла задержка. Новый день увольнения указывается в специальном приказе работодателя, а также вносится в трудовую книжку с аннулированием ранее внесенной записи о дате увольнения.
  • Если по просьбе работника трудовая книжка была отправлена по почте, возмещению подлежит только промежуток времени со дня увольнения до отправки документа. Время пересылки трудовой книжки не учитывается, так как работодатель не несет за него ответственность.
  • За задержку трудовой книжки с работодателя может быть взыскана сумма за причинение морального вреда в результате лишения работника возможности трудиться.
  • В случае, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку, работнику следует обратиться в трудовую инспекцию либо подать в суд.

Ошибки в оформлении трудовых книжек

Ведение кадровой документации является довольно сложным процессом, а порядок заполнения трудовых книжек доставляет больше всего проблем. Ошибки в заполнении трудовых книжек могут иметь отрицательные последствия как для работника, так и для работодателя. Итак, какие ошибки встречаются чаще всего и к чему они могут привести?

Во время первичного оформления документа

При оформлении трудовой книжки нужно помнить, что работодатель, являющийся физическим лицом, не имеет права вести записи в трудовых книжках работников.

Самой распространенной ошибкой при ведении записей является игнорирование сведений об образовании работника и невнесение этих важных данных в документ.

Также следует помнить, что любая информация, вносимая в трудовую книжку, должна быть подтверждена документально. Сведения со слов работника заносить в документ запрещено.

В процессе ведения книжки

Больше всего ошибок допускается при записи сведений о работе, прежде всего речь идет о трудовой функции работника, утвержденной договором. Запись о приеме на работу должна содержать следующую информацию:

  • дата приема,
  • наименование профессии, должности или специальности, при этом должна быть указана квалификация.

Серьезной ошибкой считается отсутствие в книжке полного и сокращенного наименования организации, или же в записях есть какие-либо сокращения слов, что также запрещено.

Подобные ошибки можно исправить по старому или новому месту работы, в соответствии с официальным заявлением организации, допустившей ошибку.

Раздел книжки, где содержатся данные о работе, не должен содержать какие-либо исправления или зачеркивания, поэтому записи изменяются путем признания их недействительными и внесением новых данных.

Довольно часто встречается ошибка работодателя, который при переводе на новую должность вносит запить в трудовую книжку сотрудника, заверяя ее печатью организации и подписью директора. Однако такое заполнение книжки некорректно, так как печать и подпись должны ставиться лишь после того, как была внесена запись об увольнении работника. Такую ошибку исправить невозможно.

Во время оформления копии трудовой книжки и вкладыша в нее

Дубликат – это документ, который оформлен таким образом, чтобы по содержанию соответствовать оригиналу книжки, в то же время исключая все неверные записи и исправления.

Отсутствуют в дубликате и сведения, которые невозможно подтвердить документально. Вкладыш же является составной частью трудовой книжки, который вшивается в тех случаях, когда в самой книжке заполняется один из разделов.

Вкладыш необходимо оформлять так же, как и трудовую книжку.

Итак, основными ошибками, которые допускаются во время оформления дубликата, считаются следующие:

  • отсутствие отметок об оформлении дубликата}
  • перенос в дубликат записей, не основанных на каких-либо документах}
  • перенос записей, которые были признаны недействительными}
  • перенос записей оригинала не в полном объеме.

При утере трудовой книжки сотрудник обязан немедленно обратиться по последнему официальному месту работы, поэтому если новый работодатель сталкивается с просьбой о выдаче копии книжки, он обязан отказать.

При оформлении вкладыша могут возникнуть следующие ошибки:

  • отсутствует отметка об оформлении вкладыша}
  • заполнение титульного листа не в полном объеме}
  • внесение сведений, не имеющих документальной основы.

Последствия неправильного оформления трудовой книжки

Вследствие неправильно оформленных вкладышей и трудовых книжек работник может столкнуться со следующими проблемами и трудностями:

  1. Если в трудовой книжке указана некорректная причина увольнения, работник может столкнуться со сложностями при устройстве на новое место работы. Может возникнуть ситуация, при которой работник не сможет подтвердить работу на какой-либо должности.
  2. Серьезным последствием ошибок в трудовой книжке может стать невозможность доказать свой истинный трудовой стаж, когда придет время оформлять пенсию. На практике известно множество случаев, когда. Пенсионный фонд отказывался выплачивать гражданам пенсию лишь на том основании, что некоторые данные, внесенные в трудовую книжку, не соответствуют паспортным данным работника, из чего следует вывод, что данная трудовая книжка принадлежит другому человеку.
  3. Самой распространенной является ситуация, когда ФИО работника немного расходится с вариантом записи в паспорте, к примеру, в имени Наталья вместо «ь» указана буква «и». Чтобы подтвердить, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику, ему придется добыть многочисленные архивные справки, но чаще всего люди восстанавливают право на пенсию через суд.

Ошибки в заполнении трудовых книжек сулят проблемы не только самим работникам, но и их работодателям, а также работникам кадровых отделов, которые отвечают за процедуру ведения книжек. Халатность должностных лиц по закону карается административной ответственностью:

  1. В случае нарушения законодательства о труде работодателя ждет наложение огромного административного штрафа, объем которого может составлять от 30000 до 50000 рублей. Штраф может быть заменен приостановлением деятельности организации сроком на 2 месяца.
  2. При задержке работодателем выдачи сотруднику трудовой книжки при увольнении на работодателя налагается ответственность за выплату работнику компенсации за каждый день неоправданной задержки. Таковой считается и задержка по причине несвоевременных исправлений ошибок в записях.

Следует обратить внимание на следующую деталь: уже было сказано, что оформляя работнику впервые трудовую книжку, работодатель взимает с работника плату за ее покупку. Однако существуют случаи, когда плату брать запрещено:

  • В случаях массовой потери трудовых книжек, например, в случае катаклизмов или любой другой чрезвычайной ситуации.
  • Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя.
  • Если вследствие халатности работников кадровой службы трудовая книжка была изначально заполнена неверно.
  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/v-kakom-poryadke-proizvodyat-vydachu-trudovoy-knizhki

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.