+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Документы, содержащие коммерческую тайну

Содержание

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну

Документы, содержащие коммерческую тайну

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.М. ГУБКИНА

Факультет экономики и управления    

Реферат по курсу «Документирование управленческой деятельности  и деловая корреспонденция» на тему: 

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну  

Выполнила:

магистрант гр. ЭММ-11-01

Ким Евгения

   Приняла:

Доцент Калашникова С.Е.    

Москва 2011

План 

Введение 3

Понятие и сущность коммерческой тайны 4

Защита документов, содержащих коммерческую тайну 7

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 8

Реализация режима коммерческой тайны на примере ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» 12

Заключение 17

Литература 18

Приложение 1 19

Приложение 2 20

Введение

 

     Кто владеет информацией, тот владеет миром

     Уинстон Черчилль

     В современных рыночных условиях всё большее значение приобретает защита информации, позволяющей компании поддерживать конкурентоспособность своей продукции, организовывать защиту материальных ценностей, снижать риск корпоративного захвата и т.д.

     Одним из эффективных средств защиты коммерчески значимой информации является введение в организации режима коммерческой тайны, т.е. принятие правовых, организационных, технических и иных мер по охране конфиденциальности информации.

     Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) Однако они не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

     В связи с актуальностью рассматриваемой темы целью написания данной работы является изучить организацию работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

     В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:

  • раскрыть понятие термина «коммерческая тайна»;
  • изучить делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну;
  • рассмотреть реализацию режима коммерческой тайны на примере конкретной организации.

Понятие и сущность коммерческой тайны

 

      Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. 

     Коммерческая тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

     К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно–техническая, технологическая, производственная, финансово–экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

     К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п.

     Информация предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии следующих условий:

  • Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;
  • Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
  • Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

     Обеспечение сохранности такой информации требует соблюдения следующих условий:

  • Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
  • Обеспечение порядка их защиты;
  • Обеспечение строго контроля над допуском персонала к секретным документам;
  • Точное установление того, кто организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;
  • Разработка инструкции по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;
  • Контроль над принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;
  • Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;
  • Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;
  • Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.

     Сведения коммерческой тайны предприятия можно условно разделить на два крупных блока (Табл. 1):  

Таблица 1 – Классификация коммерческой тайны

Научно–техническая  информацияДеловая информация
-сведения  о конструкциях машин и оборудования;-сведения  о наиболее выгодных формах  использования денежных средств,  ценных бумаг, акций;
-чертежи; 
-схемы;-сведения  о размере прибыли, себестоимости  произведённой продукции;
-используемые  материалы; -рецептуры;
-планы  развития предприятия;
-методы  и способы производства (особенно  о вновь разрабатываемых изделиях);-планы и объёмы  реализации продукции;
– анализ конкурентоспособности производимой  продукции, эффективность импорта  и экспорта, предполагаемое время  выхода на рынок;
-новые  технологии, направления модернизации  известных технологий, процессов  и оборудования;-планы  рекламной деятельности; -списки  торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения  о взаимоотношениях с ними, их  финансовом положении, проводимых  операциях и объёмах, условиях  действующих и заключаемых контрактов;
-программное  обеспечение ПК, пароли, ключи, коды  и процедуры доступа к информации;
-структура  и методы управления, связи внутри  фирмы и вне её, распределение  обязанностей и их содержание;
-организация  системы безопасности предприятия.
-кадровый  состав и его формирование;
-сведения  из деловой переписки.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

 

     Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку к конкурентам. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

     Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

-разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

-ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

-ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

-использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

-осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

     Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

     Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

     Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении Перечня сведений, содержащих КТ предприятия, мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

     Если сведения из Перечня переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

 

     Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

     Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

     Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

     На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

     Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

     Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

     Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

     Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом.

При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

     Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело или дела. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ».

Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

Источник: http://stud24.ru/records-management/poryadok-raboty-s-dokumentami-soderzhashhimi/204578-598290-page1.html

Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Кто может работать с документами имеющими коммерческую тайну

Документы, содержащие коммерческую тайну

ДокументКто может работать с документами имеющими коммерческую тайну

Понятие коммерческой тайны присутствует и в Трудовом, и Гражданском кодексе РФ.

Следовательно, работодатель имеет законное право на защиту информации, составляющей коммерческую тайну, а работник, разгласивший ее, может привлекаться к ответственности, поскольку в государстве существуют инструменты регулирования отношений, связанных с данным понятием. Но далеко не любая информация может признаваться коммерческой тайной.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какая информация не может быть отнесена к коммерческой тайне;
  • кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну;
  • какая предусмотрена ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Согласно Федеральному закону от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», составлять коммерческую тайну могут только сведения, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности третьим лицам. При этом в статье 5 Закона содержится перечень сведений, в отношении которых режим коммерческой тайны не вводится. К ним относятся, в частности, данные:

  • о численности и составе работников предприятия, условиях их труда, охране труда, показателях производственного травматизма;
  • о составе имущества и использовании бюджетов государственных или муниципальных учреждений и предприятий;
  • о загрязнении окружающей среды, общем состоянии экологии, радиационной и санитарно-эпидемиологической обстановке и других факторах, способных оказать влияние на безопасность граждан;
  • о задолженности работодателя по заработной плате и социальным выплатам.

Важную информацию о режиме коммерческой тайны вы найдете в материале здесь.

Это далеко не полный перечень сведений, которые при всем желании работодателя не могут признаваться коммерческой тайной.

Многих работодателей волнует вопрос: является ли бухгалтерская отчетность коммерческой тайной в 2016 году? В отличие от бухгалтерских регистров и других сведений, генерируемых в системе бухгалтерского учета, в отношении которых организация вправе установить режим конфиденциальности, бухгалтерская отчетность не может составлять коммерческую тайну. Об этом ясно говорится в п.11 статьи 13 Федерального закона от 6 ноября 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности не может быть установлен режим коммерческой тайны.

О том, как осуществляется организация работы с персональными данными и что представляет собой коммерческая тайна (секрет производства), читайте в специальном приложении к журналу

Кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну, в 2016 году?

Ответственность за нарушение коммерческой тайны наступает только при условии, что ее законный обладатель устанавливает в отношении ценных сведений режим конфиденциальности, характеризующийся, прежде всего, наличием соответствующих локальных актов (инструкций, распоряжений, положений и т. д.). Целесообразно разработать отдельное «Положение о коммерческой тайне» и отразить в нем перечень всех данных, представляющих ценность и охраняемых работодателем, применяемые методы ограничения доступа к ним, а также меры ответственности за разглашение информации.

Также в Положении необходимо указать, кто может работать с документами, имеющими коммерческую тайну, и в каком порядке используются охраняемые данные.

Все работники, по роду деятельности применяющие конфиденциальную информацию или получающие к ней доступ, должны ознакомиться с локальными нормативными актами о режиме коммерческой тайны под роспись.

Стоит включить соответствующий пункт в трудовой договор, заключаемый с таким сотрудником, и организовать точный учет лиц, использующих в работе конфиденциальные данные. Если произойдет утечка информации, установить и наказать виновника будет проще.

Как правильно оформить увольнение за разглашение коммерческой тайны, расскажет эксперт

Ответственность за нарушение коммерческой тайны в 2016 году

Действующим законодательством Российской Федерации предусмотрена дисциплинарная, административная, гражданско-правовая и уголовная ответственность за разглашение коммерческой тайны.

Если сотрудник, в обязанности которого входит работа с документами, содержащими коммерческую тайну, в 2016 году разгласит конфиденциальную информацию, к нему можно будет применять меры дисциплинарной ответственности (при отсутствии в его действиях или бездействии состава преступления).

Меры дисциплинарной ответственности применяются даже к работникам, разгласившим конфиденциальные данные по неосторожности.

Узнайте, как составить приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных

Органы государственной власти и местного самоуправления, представители которых получили доступ к составляющим коммерческую тайну сведениям в связи со служебной деятельностью и разгласили (или незаконно использовали) конфиденциальную информацию, несут гражданско-правовую ответственность перед ее обладателями. Но использование составляющей коммерческую тайну информации лицами, которые не имели достаточных оснований считать ее распространение незаконным, не преследуется законом. Поэтому привлечь к ответственности работника, который совершенно случайно получил доступ к коммерческой тайне и не знал, что имеет дело с охраняемыми законом данными, не получится. Чтобы избежать столь досадных случайностей и ошибок, следует установить эффективную систему контроля доступа к конфиденциальным данным и своевременно маркировать носители секретной информации соответствующим грифом.

www.kdelo.ru

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и “чужих” коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

  • разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;
  • ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;
  • ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;
  • использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;
  • осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальной информации и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомится с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Коммерческая тайна

Экз. № 1 или Экз. № 1

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

Печатание документов с грифом “КТ” производится централизовано в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документов уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: “Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата”.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в “Журнале регистрации документов с грифом “КТ”. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).

Движение (выдача и возврат) документов с грифом “КТ” должно своевременно отражаться в “Журнале учета выдачи документов с грифом “КТ”.

Все дела с грифом “КТ” и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

  • проверяет наличие всех документов с грифом “КТ”;
  • отбирает документы с грифом “КТ” для архивного хранения;
  • отбирает документы с грифом “КТ” для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом “КТ” по решению руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом “КТ” немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.

Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается комиссия. На утеренные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт.

В “Журнал регистрации документов с грифом “КТ” вносятся соответствующие отметки об утрате.

При передаче дел в архив на документы с грифом “КТ” составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом “КТ”, отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом “КТ”, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

при прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен а КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

studfiles.net

Производство Кто может работать с документами» имеющими коммерческую тайну?

просмотров – 65

Какие бывают номенклатуры дел?

В случае если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько крайне важно подготовить экземпляров этого документа?

37.1. Четыре;

37.2. Два;

37.3. Три.

38.1. Конкретная;

38.2. Примерная;

38.3. Типовая;

38.4. Все вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов;

39.2. По содержанию;

39.3. По срокам хранения;

39.4. Все вышеперечисленные.

40.1. Только руководитель;

40.2. Все работники организации;

40.3. Руководители структурных подразделœений, организаций;

40.4. Количество работников, определяемых руководителœем.

Литература

Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М., 1989.

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М., 1990.

Веселов П.В. Вы – секретарь. – М., 1993.

Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. – М., 1961.

Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. – 1986. – № 2.

Глушков В.М.Основы безбумажной информации. – М., 1982.

ГОСТ Р 6.30-97.Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт

Российской Федерации. – М., 1997.

Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М., 1975.

Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. – Л., 1991.

Закон Новосибирской области № 22 от 09.06.95 “Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области”.

Источник: https://legion-development.ru/dokument/kto-mozhet-rabotat-s-dokumentami-imeyucshimi-kommercheskuyu-tajnu.html

Положение о коммерческой тайне в 2017 году

Документы, содержащие коммерческую тайну

Понятие коммерческой тайны определяется Федеральным законом № 98-ФЗ от 29.07.2004 как режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Как видно из определения, закон не устанавливает перечень конкретных сведений, относящихся к коммерческой тайне, а лишь называет некоторые критерии такого рода сведений. Согласно закону № 98-ФЗ, к коммерческой тайне может быть отнесена информация, которая:

  • имеет действительную или потенциальную ценность (может прямым или косвенным образом влиять на прибыль или убытки);
  • неизвестна третьим лицам;
  • недоступна на законном основании.

Стоит обратить внимание на то, что права обладателя информации, представляющей коммерческую тайну, возникают с момента установления для нее режима коммерческой тайны. Зачастую с этой целью организации разрабатывают локальный нормативный акт — Положение о коммерческой тайне.

Что включить в структуру документа

Законодательство строго не указывает, какими должны быть форма и содержание документа. Организация вправе сама определять нюансы отношений с работником, которые стоит внести в Положение.

При этом работодатель должен учитывать требования ст. 10 Федерального закона № 98-ФЗ от 29.07.2004.

Статья указывает меры, которые следует реализовать в отношении конфиденциальных сведений, а значит, они должны найти свое отражение в Положении о режиме коммерческой тайне.

Итак, меры по охране конфиденциальности информации:

  • определить перечень «секретной» информации и порядок отнесения/исключения тех или иных сведений к разряду конфиденциальных;
  • ограничить доступ к «секретной» информации, установить порядок обращения с ней и меры контроля;
  • определить список лиц, которым будет дан доступ к конфиденциальной информации;
  • регулировать отношения с работниками и контрагентами в части информации, составляющей коммерческую тайну;
  • нанести гриф «Коммерческая тайна» на материальные носители, содержащие конфиденциальную информацию, или включить этот гриф в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию.

Печатайте Соглашение о неразглашении коммерческой тайны прямо из программы Контур-Персонал.

Узнать больше

С учетом этих требований структура документа может выглядеть следующим образом:

1. Общие положения. Данный раздел содержит перечень основных понятий, определяет цель и значимость его составления. В него должны быть включены:

1.1. Основные термины и определения.

1.2. Сведения об организации и ее руководителе.

1.3. Сведения о структурном подразделении, ответственном за защиту информации.

1.4. Законодательные акты, на которые опирается организация в работе с коммерческой тайной.

2. Порядок отнесения сведений к коммерческой тайне. В этом разделе следует указать:

2.1. Список сведений, составляющих коммерческую тайну, с уточнением сроков ограничения доступа. Чаще всего список оформляют приложением к Положению.

2.2. Порядок присвоения и снятия грифа конфиденциальности.

3. Порядок использования информации, составляющей коммерческую тайну. Данный раздел описывает порядок предоставления, обращения и прекращения доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

4. Обязанности сотрудников, получивших доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Тут следует указать порядок регулирования отношений с сотрудниками, ответственность за несоблюдение мер безопасности или разглашение конфиденциальных сведений.

Раздел определяет роли и ответственность лиц/подразделений, которые реализуют режим коммерческой тайны, например подразделения физической и информационной безопасности.

5.Обеспечение безопасности конфиденциальной информации. Раздел устанавливает порядок применения необходимых средств и методов защиты сведений, составляющих коммерческую тайну.

6.Заключительные положения. В разделе указывается порядок утверждения Положения и приложения к нему, алгоритм внесения изменений, порядок решения спорных вопросов или иные моменты, не включенные в основную часть документа.

Структура Положения о коммерческой тайне не ограничена, работодатель может вынести некоторые позиции в отдельный раздел, например, перечень сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальной информации в случа, когда документ распространяется не на весь штат организации, а на какое-то из подразделений или несколько сотрудников.

Важно! Получить доступ к конфиденциальным сведениям организации имеют право правоохранители, налоговики и прокуратура, но только по решению суда.

Как составить приложение к Положению

В крупных коммерческих и производственных организациях список сведений, относимых к коммерческой тайне, может быть очень объемным. В таких случаях его оформляют приложением к Положению о коммерческой тайне.

В перечень охраняемых сведений может быть включена производственная, научно-техническая или технологическая информация, данные о разработках или исследованиях предприятия и пр.

Часто к коммерческой тайне относят сведения финансово-экономического характера, например информацию о применяемых оригинальных методах управления, планах расширения географии присутствия или увеличения объемов продаж, планируемых инвестициях или ценные данные о конкурентах.

К конфиденциальной может быть отнесена та информация, что представляет потенциальный коммерческий интерес. Впрочем, есть сведения, которые никак не могут составлять коммерческую тайну организации (ст. 5 Федерального закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»):

  • сведения из учредительных документов юридического лица и документов, которые подтверждают право на предпринимательскую деятельность;
  • данные об имуществе государственного или муниципального унитарного предприятия/учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
  • сведения об активах и пассивах, имуществе, численности сотрудников некоммерческих организаций;
  • данные о размере штата, составе работников, о системе оплаты труда, об условиях работы, наличии вакансий и пр.;
  • список лиц, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;
  • данные о задолженности работодателя перед сотрудниками по заработной плате и/или иным выплатам социального характера;
  • информация о влиянии предприятия на окружающую среду, факторах, оказывающих негативное воздействие и представляющих определенные риски для безопасности каждого гражданина и населения в целом;
  • факты нарушения законодательства, меры ответственности, примененные к организации за эти нарушения;
  • информация об условиях проводимых конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной/муниципальной собственности;
  • иные сведения, раскрытие которых регламентировано иными федеральными законами.

Для каждого из видов информации, причисляемой к коммерческой тайне, следует указать срок действия установленного режима: постоянно, до публикации сведений в открытых источниках, в течение срока действия документа, до окончания срока исковой давности по договору и пр.

Обязательно ли соглашение о неразглашении

Это еще один обязательный документ при работе с конфиденциальной информацией. Он оформляется как дополнение к трудовому договору.

Сотрудник, чья работа не связана непосредственно с доступом к сведениям конфиденциального характера, Соглашение о неразглашении подписывает на добровольной основе (п. 2 ст. 11 Федерального закона № 98-ФЗ).

Сотрудники, которым доступ к такой информации необходим для выполнения трудовых функций, обязаны не только подписать Соглашение, но и пройти соответствующий инструктаж.

Утвержденного образца соглашения законодательство не предлагает, документ чаще всего определяет порядок допуска работника до информации, составляющей коммерческую тайну, меры ответственности в случае нарушения соглашения и пр. Документ подписывается сотрудником при поступлении на работу, а иногда — при назначении на новую должность или изменении трудовых функций и пр.

Подписывая Соглашение, сотрудник дает согласие на доступ к информации, составляющей коммерческую тайну организации, обязуется выполнять требования Положения, подтверждает знание мер безопасности, принятых в организации, и последствий, которые могут наступить для сотрудника в случае разглашения коммерческой тайны. В Соглашении также оговаривается срок действия ограничительного режима для данного сотрудника.

Кто составляет и утверждает Положение

Документ затрагивает сразу несколько сфер деятельности организации, поэтому в его разработке в зависимости от штата организации участвуют представители нескольких отделов: экономического отдела, юридической службы, отдела кадров, службы безопасности и др. Принимает Положение (и приложение к нему) руководитель или коллегиальный орган. Штамп с подписями, датой утверждения и номером протокола должен появиться на титульном листе документа.

Принятые Положением нормы следует отразить и в других документах организации: в уставе предприятия, коллективном договоре, должностных инструкциях, правилах внутреннего трудового распорядка.

И не забудьте под роспись ознакомить с Положением о коммерческой тайне всех сотрудников, кто подпадает под действие документа, это обезопасит вас от возможной утечки ценной информации.

Материал подготовлен в сотрудничестве с экспертами компании СКБ Контур Максимом Малкиевым, Андреем Нестеровым, Максимом Войциком.

Источник: https://kontur.ru/articles/4838

Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну

Документы, содержащие коммерческую тайну

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Организацияработы с документами, содержащимикоммерческую тайну

Введение 2

1. Обязанности и права обладателя информации 3

2. Режим коммерческой тайны 8

3. Делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну 12

Заключение 18

Список литературы 20

Введение

В условияхразвивающейся рыночной экономики исамостоятельности субъектов рынка всёбольшее значение приобретает защитаинформации, позволяющей компанииподдерживать конкурентоспособностьсвоих товаров на рынке, организовыватьзащиту материальных ценностей, снижатьриск корпоративного захвата и т.д.

Одним изэффективных средств защиты коммерческизначимой информации является введениев организации режима коммерческойтайны, т.е. принятие правовых,организационных, технических и иныхмер по охране конфиденциальностиинформации.

Актуальностьтемы не вызывает сомнения, так какосновная цель защиты конфиденциальнойинформации, в том числе коммерческойтайны, состоит в том, чтобы, предотвратитьее утечку, овладение ею конкурентами.

В ряде случаев требуется защита и «чужих»коммерческих секретов, которые могутбыть доверены предприятию другимилицами, организациями.

Отсутствие такойзащиты может лишить предприятие выгодныхпартнеров, клиентов.

В связи сактуальностью рассматриваемой темыцелью написания данной работы являетсяизучить организациюработы с документами, содержащимикоммерческую тайну

В соответствиис целью работы поставлены следующиезадачи:

  • рассмотреть обязанности и права обладателя информации;

  • описать режим коммерческой тайны;

  • изучить делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну.

Цели и задачиопределили структуру работы, котораясостоит из введения, трех разделов,заключения и списка литературы.

1.Обязанности и права обладателя информации

Вусловиях жесткой конкуренции оченьважно сохранять сведения, содержащиекоммерческую тайну предприятия.

29июля 2004 г. Президентом РФ был подписанЗакон РФ «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ.

Закон регулирует отношения, «связанныес отнесением информации к коммерческойтайне, передачей такой информации,охраной ее конфиденциальности в целяхобеспечения ба­ланса интересовобладателей информации, составляющейкоммерче­скую тайну, и других участниковрегулируемых отношений, в том числегосударства, на рынке товаров, работ,услуг и предупреждения недобро­совестнойконкуренции, а также определяет сведения,которые не мо­гут составлять коммерческуютайну. Положения Федерального зако­нараспространяются на информацию,составляющую коммерческую тайну,независимо от вида носителя, на которомона зафиксирована». ЗаконодательствоРоссийской Федерации о коммерческойтайне со­стоит из Гражданского кодексаРоссийской Федерации, Федерально­гозакона о коммерческой тайне, другихфедеральных законов.1

Основныепонятия, связанные с коммерческойтайной, определены в законе следующимобразом:

  1. коммерческая тайна — конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных рас­ходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

  2. информация, составляющая коммерческую тайну, — научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая сек­реты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвест­ности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны;

  3. режим коммерческой тайны — правовые, организационные, технические и иные принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, меры по охране ее конфиденциальности;

  4. обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, —лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, которое ограничило доступ

    к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны;

  5. доступ к информации, составляющей коммерческую тайну,— ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином за­конном основании при условии сохранения конфиденциально­сти этой информации;

  6. передача информации, составляющей коммерческую тайну, —передача информации, составляющей коммерческую тайну и зафиксированной на материальном носителе, ее обладателем контрагенту на основании договора в объеме и на условиях, которые

    предусмотрены договором, включая условие о принятии контрагентом установленных договором мер по охране ее конфиденциальности;

  7. контрагент — сторона гражданско-правового договора, которой
    обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, передал эту информацию;

  8. предоставление информации, составляющей коммерческую тайну, — передача информации, составляющей коммерческую тайнуи зафиксированной на материальном носителе, ее обладателеморганам государственной власти, иным государственным органам, органам местного самоуправления в целях выполнения их

    функций;

  9. разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, — действие или бездействие, в результате которых информация,составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме(устной, письменной, иной форме, в том числе с использованиемтехнических средств) становится известной третьим лицам без

    согласия обладателя такой информации либо вопреки трудовому или гражданско-правовому договору.

Согласност. 139 ч. 1 Гражданского кодекса РоссийскойФедерации, лица, незаконными методамиполучившие информацию, которая сос­тавляетслужебную или коммерческую тайну,обязаны возместить причиненные убытки.

Такая же обязанность возлагается наработни­ков, разгласивших служебнуюили коммерческую тайну вопреки тру­довомудоговору, в том числе по контракту, и наконтрагентов, сделав­ших это вопрекигражданско-правовому договору.2

Обладательинформации, составляющей коммерческуютайну, обя­зан предоставлять набезвозмездной основе информацию,составля­ющую коммерческую тайну, помотивированному требованию органагосударственной власти, иногогосударственного органа, органа мест­ногосамоуправления.

Мотивированное требованиедолжно быть под­писано уполномоченнымдолжностным лицом, содержать указаниецели и правового основания затребованияинформации, составля­ющей коммерческуютайну, и срок предоставления этойинформации, если иное не установленофедеральными законами.

Вслучае отказа обладателя информации,составляющей коммер­ческую тайну,предоставить ее органу государственнойвласти, иному государственному органу,органу местного самоуправления данныеорганы вправе затребовать эту информациюв судебном порядке.

Обладательинформации, составляющей коммерческуютайну, а также органы государственнойвласти, иные государственные органы,органы местного самоуправления,получившие такую информацию в соответствиис ч. 1 ст.

139 ГК РФ, обязаны предоставитьэту информа­цию по запросу судов,органов прокуратуры, органовпредваритель­ного следствия, органовдознания по делам, находящимся в ихпроизводстве, в порядке и на основаниях,которые предусмотрены за­конодательствомРоссийской Федерации.3

Обладательинформации, составляющей коммерческуютайну, име­ет право:

  1. устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны в соответствии с настоящим Федеральным законом и гражданско-правовым договором;

  2. использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законода­тельству Российской Федерации;

  3. разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;

  4. вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;

  5. требовать от юридических и физических лиц, получивших дос­туп к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране ее конфиденциальности;

  6. требовать от лиц, получивших доступ к информации, составля­ющей коммерческую тайну, в результате действий, осуществлен­ных случайно или по ошибке, охраны конфиденциальности этой информации;

  7. защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использо­вания третьими лицами информации, составляющей коммерче­скую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причи­ненных в связи с нарушением его прав.

Обладателеминформации, составляющей коммерческуютайну, полученной в рамках трудовыхотношений, является работодатель.

Вслучае получения работником в связи свыполнением своих трудовых обязанностейили конкретного задания работодателярезульта­та, способного к правовойохране в качестве изобретения, полезноймодели, промышленного образца, топологииинтегральной микросхе­мы, программыдля электронных вычислительных машинили базы данных, отношения междуработником и работодателем регулируют­сяв соответствии с законодательствомРоссийской Федерации об ин­теллектуальнойсобственности.

2.Режим коммерческой тайны

Праваобладателя информации, составляющейкоммерческую тайну, возникают с моментаустановления им в отношении такойинформа­ции режима коммерческойтайны.4

Мерыпо охране конфиденциальности информации,принимаемые ее обладателем, должнывключать в себя:

  1. определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

  2. ограничение доступа к информации, составляющей коммерче­скую тайну, путем установления порядка обращения с этой ин­формацией и контроля за соблюдением такого порядка;

  3. учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и/или лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

  4. регулирование отношений по использованию информации, со­ставляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

  5. нанесение нематериальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Ком­мерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отче­ство гражданина, являющегося индивидуальным предпринима­телем, и место жительства).

Источник: https://works.doklad.ru/view/-_gry04H7b8.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.