+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

Содержание

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

Автор : Ольга СЕВЕРСКАЯ, кандидат исторических наук, консультант по кадровому делопроизводству, эксперт журнала «Кадровое дело»

Источник : Кадровое дело

Об эффективности кадровой службы принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы – это гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке. Давайте поговорим о бумагах, которые используются в работе службы персонала. Выясним, какие из них обязательны, а какие оформляются по инициативе кадровика.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу компании.

Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так.

Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Сегодня мы дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить.

Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным.

Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают.

В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст.

189, 190 ТК РФ).

В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа – приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая – приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы.

Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии – трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении.

От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха.

Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Внутренняя служебная переписка

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку.

А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Документы кадровой службы

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.

Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны?

Мы назвали основные виды документов, с которыми работают кадровые службы. Теперь нам предстоит ответить на такой вопрос: все ли из них нужно вести в обязательном порядке? Это очень важный вопрос. Почему? Представьте себе ситуацию.

В отдел кадров приходит с проверкой правовой инспектор. Он требует от кадровика представить ему целый пакет документов. Не обнаружив среди них важную (на его взгляд) бумагу, он делает замечание кадровому специалисту, а возможно, и принимает решение штрафовать его.

Но поскольку инспектор живой человек и тоже может ошибиться, кадровик должен быть уверен, что «досталось» ему справедливо. А для этого он должен твердо знать, что такое обязательный, а что такое рекомендательный документ.

А если правовой инспектор затребует лишнюю бумагу, он сможет с уверенностью доказать, что такой документ кадровая служба иметь не обязана.

Итак, отвечаем на вопрос: все ранее перечисленные нами внутренние документы организации делятся на три блока: обязательные, условно обязательные (зависящие от специфики организации) и рекомендательные.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания – из статьи 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 Трудового кодекса.

Рекомендательные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций.

Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

В следующий раз мы расскажем о том, как правильно разработать и утвердить в организации схему ведения всех кадровых документов, которая называется номенклатура дел.

Источник: http://hr-portal.ru/article/kadrovyy-pasyans-ili-klassifikaciya-vnutrennih-dokumentov

Какие из перечисленных можно назвать кадровыми документами

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

  • объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
  • располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
  • снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.

Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.График сменности Ст.

103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работыДокументация по личному составу Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.

Какие категории приказов существуют и по каким признакам они различаются?

Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке), примерная форма которого приведена в приложении 3. Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня.

Важно

В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса.

Организация работы с личными делами работников

Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы: Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации. Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Кадровый пасьянс, или классификация внутренних документов

При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.

Подбор персонала

Внимание

Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Отдельные наиболее важные документы при необходимости могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.

[10] Листы документов, приобщенных к личному делу, но не подшитых в него, не нумеруются и учитываются во внутренней описи на общих основаниях с отметкой в графе «Примечание» о фактическом местонахождении документа в составе дела.

[11] Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников — 75 лет.

[12] При этом содержание сводной описи наряда должно отражаться в сводной описи личных дел работников. [13] При выдаче за пределы предприятия — также с составлением акта.

Согласование и подпись проекта приказа Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами.

Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями.
При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел[12]. ВЫДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива.

Эта процедура включает:

  • подшивку (переплет) дела[14];
  • уточнение нумерации листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление (уточнение) внутренней описи;
  • внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69.

А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны? Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:- обязательные,- рекомендованные,- зависящие от специфики организации.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе.

Источник: http://grazhdanin-rf.ru/kakie-iz-perechislennyh-mozhno-nazvat-kadrovymi-dokumentami/

Классификация документов в делопроизводстве

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

   Классификация документов в делопроизводстве – это необходимая система документооборота, когда всё лежит на своих местах – по срокам и надобности.

С некоторыми документами кадровик работает ежедневно, например, с входящей-исходящей документацией, а некоторых касается изредка.

Чтобы в делах был порядок, и в случае чего не кадровик, а другой заинтересованный сотрудник быстро смог найти нужную бумагу, все документы нужно упорядочить.

Классификация документов

Как известно порядок любит системность. В нашем мире почти всё систематизировано – флора, фауна, даже химические элементы.

Документы тоже можно вписать в систему, которая разбита на подсистемы, отделы и разновидности.

Вся кадровая документация относится к организационно-распорядительной, и все ваши кадровые бумаги можно разбить на шесть основных подсистем:

Основные подсистемы кадровой документации

  • ЛНА;
  • распорядительные документы;
  • документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников;
  • информационно-расчётные документы;
  • внутренняя переписка;
  • журналы учёта и регистрации.

К локальным актам можно, например, отнести:

  • колдоговор;
  • положение об оплате;
  • положение об отделе кадров;
  • должностные инструкции.

К распорядительным бумагам относятся:

  • приказы по основной деятельности фирмы;
  • и по персоналу (о приёме, переводе, по дисциплине и т.д.).

Трудовая деятельность сотрудников задокументирована:

  • трудовыми книжками;
  • договорами;
  • справками о трудовой деятельности.

Информационно-расчётные документы у вас такие:

  • личные карточки Т-2;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • табель;
  • графики сменности;
  • личные дела сотрудников.

К внутренней переписке можно отнести:

  • служебные записки;
  • докладные;
  • представления (по итогам аттестации либо самостоятельные бумаги).

Кроме того по срокам хранения документы можно разделить:

  • оперативного хранения;
  • временного;
  • и постоянного.

Документы оперативного хранения

Это такие бумаги, которые ещё не сформированы в дела для сдачи в архив или для уничтожения. То есть – не заполненные пока папки с делами. В свою очередь оперативное хранение разделяется на подвиды:

  • хранение документов на исполнении;
  • хранение уже исполненных документов.

Исполненные – это значит всеми завизированные, согласованные и зарегистрированные.

Документы, находящиеся на исполнении, в одной папке хранить неудобно, ведь их за день-два может достаточно много накопиться. Лучше их разделить и разложить по разным папкам, например по таким:

  • «на подпись»;
  • «на исполнение»;
  • «на отправку»;
  • «на согласование».

Из исполненных документов можно формировать дела.

Формирование дела

Любой кадровый документ проходит через процедуры:

  • регистрации;
  • издания;
  • исполнения.

Наглядно это можно показать на примере приказа о трудоустройстве:

  • в журнале регистрации новому приказу присваивается номер;
  • приказ распечатывается и исполняется (визируется директором и работником, выдаётся копия работнику на руки);
  • подписанный приказ вкладывается в папку с приказами.

Все исполненные документы вкладываются в папки в соответствии с номенклатурой дел. В каждую папку нельзя вложить больше 250 листов, поэтому, если нужно, заводится второй том с тем же номенклатурным номером. Но с пометкой – с номером тома!

Вот и получаем, что формирование дела – это наполнение папки документами одного вида по номенклатуре. При этом на самой папке должен быть приклеен заголовок:

  • с номенклатурным номером;
  • с номером тома;
  • с названием;
  • с датой начала (дата окончания вписывается после закрытия дела).

Внимание!

Важно:в дела вкладываются только оригиналы документа в единственном экземпляре!Копии или дубликаты в делах – нонсенс.

Дела до передачи их в архив должны храниться по правилам.

Правила хранения документов

При формировании дел учитывайте нюансы:

Нюансы формирования дел

  • документы формируются в разные дела – по срокам хранения;
  • группируйте в деле документы одного календарного года, если дело не переходящее;
  • не допускайте перенаполнения дела – оно должно быть не больше 250 листов или не толще 10 см;
  • внутри дела документы должны располагаться по хронологии (в строгом соответствии с записями в журнале регистрации);
  • положения, инструкции и другие бумаги, утверждённые приказами, хранятся вместе с приказами;
  • приказы по основной деятельности и по персоналу – это разные дела;
  • документы-основания к приказам можно группировать в отдельное дело, а можно и вместе с приказами (например, заявление о трудоустройстве можно прикрепить к приказу Т-1 и хранить их совместно).

Совет:как только документ исполнен, незамедлительно отправляйте его в дело, не оставляйте назавтра. Так вы предотвратите потерю документов. Вдруг вы попадёте на больничный? Никто не знает, что станет с документами на столе в ваше отсутствие. Ведь как известно – двум хозяйкам на кухне не место!

Между тем за кадровые документы отвечаете именно вы, а с 2010 года ответственность за утрату документов организации нешуточная! Например, за утрату документов акционерного общества вы можете быть оштрафованы на 5 тысяч, а сама фирма – на 300 (ст.13.25 КоАП)!

Как видите, классификация документов в делопроизводстве вещь удобная и не очень сложная. Чтобы не путаться в делах, можно разработать положение, в котором описать порядок формирования дел. А можно включить инструкцию по делопроизводству в положение об ОК. это, конечно в том случае, если в вашей фирме нет отдела делопроизводства.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/dokumenty/klassifikaciya.html

1.3. Классификация документов

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Общее представление и признаки классификации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению: служебные, личные;

по сложности: простые, сложные;

по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

по форме: типовые, индивидуальные;

по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наи­более употребительные виды классификаций.

На рис. 1.9 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия

Рис. 1.9.Классификация документовпо характеру связей

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином — управленческие документы. Рассмотрим под­робнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 1.10.

Рис. 1.10. Классификация управленческих документов

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Она представлена на рис. 1.12.

Рис. 1.12. Классификация документовпо содержанию

Первичные — это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные — документы, в которых собраны данные из нескольких первичных до­кументов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Классификация документовпо типу носителей

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Рассмотрим подробнее группы документов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

Прошедший век назван эпохой научно-технического прогресса человечества. Пройден огромный путь — от первых аэропланов до космических ракет, от пишущих машинок и арифмометров до персональных компьютеров. Прогресс науки породил огромнейший поток информации, который буквально выплеснулся на нас. Как справиться с ним? Нужна научная организация труда.

И здесь важную роль играет правильно организованное делопроизводство. Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре.

Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности не обошло и делопроизводство.

https://www.youtube.com/watch?v=DG5D5tDNWBQ

Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации и, следовательно, принятия решения и эффективного управления. История создания документов тесно связана с историей создания и развития рисунка и письменности.

Первые наскальные рисунки передавали первобытному человеку первую информацию от других людей. Долгий путь проделал документ, пока основным его носителем не стала бумага: клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент.

Документы, создававшиеся в основном без­вестными летописцами, позволили нам узнать историю нашей Родины. Столетиями документы оформлялись вручную. Сотни писарей работали в государственных учреждениях.

Качество документа определял в первую очередь их почерк.

Лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились первые механические пишущие машинки, но, тем не менее, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Для внесения в текст даже незначительных изменений его приходилось целиком перепечатывать заново.

С развитием электроники появились пишущие машинки, снабженные запомина­ющим устройством, способным запомнить несколько страниц текста. Но настоящую революцию в деле подготовки документов произвело появление персональных компьютеров.

Основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или отпечатанный на бумаге. Бумажный документ является одним из важнейших способов доказательства того или иного события. Недаром старинная русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполнен­ный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

– простота внесения изменений;

– использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

– экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

– оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

– возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

– возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде:  письма, брошюры и пр.

Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства.

Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет ксокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере.

Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро.

Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации.

Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки. В приложении 1 приведены материалы по эволюции законодательной базы по электронному документообороту.

Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п.

Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ.

Так, большой популярностью пользуются корпоративные информационные системы (КИС): «Галактика», «Парус», «1С:Предприятие» и другие, содержащие все основные формы бухгалтерских документов.

Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон — это особый тип документа, поставляющий основные средства для со­здания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

– текст или элементы форматирования для однотипных документов;

– стили;

– меню и назначенные клавиши;

– панели инструментов.

Форма — это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т. п.) для ввода данных, а также стандартные фразы.

Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст.

Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново.

Ниже приведен пример трафаретного письма-оповещения о проведении методи­ческого совещания. Подобные письма направляются в организации по электронной почте рассылкой.
РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ   КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ СФЕРЫ УПРАВЛЕНИЯ «     »              200    г.  №Заместителю  директора по кадрам

О проведении методического совещания

Уважаемая (ый)___ !

00.00.0000 в 00:00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы.

Повестка дня:

1.

2.

3.

Проректор по учебной части                                Подпись                         И.О. Фамилия

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров — вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру.

Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными.

После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.

Источник: http://libraryno.ru/1-3-klassifikaciya-dokumentov-sovrem_texn_vzaim/

Виды документов в делопроизводстве: Основные, Реквизиты, Классификация

Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оглавление

Основные
Реквизиты
Классификация

Основные

Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

— заявление в регистрационную палату;

— протокол № 1 собрания учредителей,

— учредительный договор;

— устав предприятия;

— свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

— свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними органи­зациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных доку­ментов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разраба­тывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

— структура предприятия;

— штатное расписание;

— текущие планы и программы деятельности;

— положения о структурных подразделениях;

— внутренний распорядок на предприятии;

— должностные инструкции сотрудников;

— инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчет­ности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы – это разновидность организаци­онных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, ука­зание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть про­токол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по резуль­татам ания включены поручения конкретным лицам с указа­нием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, со­держащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необ­ходимые предприятию в его производственно-хозяйственной дея­тельности.

В первую очередь – это служебные письма и телеграм­мы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители — телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и зву­ковые документы электронной почты, телефонограммы.

Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объ­яснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с ад­министрацией предприятия и другими сотрудниками.

К ним относят­ся: Личное заявление, Приказ о назначении на должность, Листок по учету кадров, Автобиография, копии свидетельств и аттеста­тов и др.

документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

Реквизиты

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Государственный герб РФ герб субъекта РФ эмблема организации или товарный знак код организации основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП код формы документа наименование организации дата документа регистрационный номер документа ссылка на регистрационный номер и дату документа место составления или издания документа адресат гриф утверждения документа резолюция заголовок к тексту отметка о контроле текст документа отметка о наличии приложения подпись гриф согласования документа визы согласования документа оттиск печати отметка о заверении копий документов отметка об исполнителе

идентификатор электронной копии документа

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Классификация

Все документы, обращающихся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника. Дубликат – второй экземпляр заверенного документа, имеющего одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.

Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Источник: http://delo-up.ru/osn/vidy-dokumentov-v-deloproizvodstve.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.