+7(499)495-49-41

Как правильно оформить обучение сотрудников

Содержание

Обучение сотрудников: этапы, методы и правила обучения сотрудников интернет-магазина

Как правильно оформить обучение сотрудников

Не будем начинать статью с прописных истин и рассказывать о пользе обучения сотрудников. Просто примем за факт: повышать квалификацию и учиться новому надо, и точка. Поскольку многие сотрудники интернет-магазина работают удаленно, поговорим о видах онлайн-обучения. Как выбрать достойные курсы, чему там учат и как оценить, принесла ли учеба результаты?

Примеры, когда обучение необходимо

Представьте, что в вашем бизнесе возникла одна из следующих ситуаций:

  • вы расширяете штат и не хотите тратить время на обучение новых работников;
  • вы набираете обороты и чувствуете, что знаний ваших сотрудников уже недостаточно;
  • вы видите, что конкуренты опережают вас по качеству обслуживания;
  • вы заключили договор на продажу новой коллекции известного бренда: надо научить менеджеров правильно ее продавать;
  • вы хотите сплотить сотрудников и создать лучшую команду;
  • вы хотите избавиться от конфликтов в коллективе.

Для каждой из этих проблем есть решение. Главное – правильно выбрать направление онлайн-обучения и заинтересовать им ваших сотрудников.

Обучаться можно по интернету без дополнительного оборудования: достаточно компьютера с выходом во Всемирную сеть, некоторых программ (“Скайп”, “Хенгаутс” и другие), бесперебойной связи и, конечно, финансов.

Многие обучающие центры предлагают разные варианты дистанционного обучения: групповое и индивидуальное, обычное и интенсивное.

Групповое обучение

  1. курсы. Как правило, это серия обучающих видеоуроков: сотрудники смотрят их онлайн, а затем общаются с организатором на предмет понимания, проходят практические занятия. Например, первый урок: виды целевой аудитории интернет-магазина. Второе занятие: способы обратной связи с клиентами. Третий урок: отработка возражений покупателей.

    Современные видеокурсы – это не нудные лекции, а яркие ролики в лучших традициях . Такая информация воспринимается легко и непринужденно.

  2. Интенсивы. Это концентрированные курсы, где участники получают огромное количество информации в короткие сроки. Интенсивы похожи на обычные курсы: включают в себя теорию и практику.

    Обычно они проводятся каждый день – например, в течение рабочей недели.

  3. конференции, вебинары. Как правило, посвящены одной теме или направлению. Например, разбор кейсов по увеличению продаж в интернет-магазинах, создание современного сайта, обучение конкретной технике продаж – например, холодных звонков.

    Вебинар обычно длится не более часу-двух, онлайн-конференция – может и дольше. Ведущий, или спикер, общается с участниками, которые могут сидеть за мониторами в разных концах света. Каждый может задавать вопросы устно или с помощью сообщений.

  4. Тренинги. Предполагают чисто практические занятия: меньше теории, больше “мяса”.

    Часто проводятся в форме игры, мастер-класса, совместной работы. Это отличный способ для тренировки определенных навыков и умений сотрудников. Например, отработка возражений клиентов, упражнения по концентрации внимания и памяти, обучение конкретным методикам продаж.

    Вот пример, симулятор холодных звонков: менеджеры по продажам прослушивают множество записей телефонных разговоров и учатся на примерах других, как надо и как не стоит делать. После такого тренинга на любой вопрос они будут отвечать автоматически и уверенно.

Индивидуальное обучение

Если интернет-магазин маленький, сотрудников немного, нецелесообразно оплачивать групповое обучение. Ну если только самый общий курс – об основах работы интернет-магазина.

Лучше подобрать каждому работнику свой формат: бухгалтеру – программы современного учета, менеджеру – техники продаж, дизайнеру – работу в графических программах.

Единственный минус такого обучения: контролировать каждого вы не сможете, поэтому – только доверие и, конечно, дальнейшая оценка результатов работы.

Как подготовить сотрудников к обучению?

Если у вас идеальная команда, направить сотрудников на обучение не составит труда. Но чащу всего, увы, люди не настолько мотивированы и с недовольством соглашаются учиться, даже несмотря на то, что курсы проходят за счет компании. Советуем пройти эти несколько шагов, чтобы обучение не было в тягость и принесло интернет-магазину реальную пользу.

1. Соберите сотрудников, объясните им, для чего вы покупаете дистанционные курсы. Объяснение “ну, просто так надо”, “все так делают, и мы сделаем”, “потому что я сказал” не подходят.

Четко обозначьте проблему, которую вы хотите решить с помощью онлайн-обучения, и расскажите сотрудникам, чему они научатся и как это повлияет на их работу.

Если они сами в теме и могут предложить интересные программы – стоит прислушаться.

2. Сформируйте группу, которая будет проходить обучение. Подумайте, что вам в первую очередь нужно: обучить новых сотрудников, повысить квалификацию старожилов, обучить одного человека или просто улучшить психологический климат в коллективе. Исходя из цели соберите группу.

Совет: если группа набирается большая, включите в ее состав как успешных работников, так и аутсайдеров. Секрет прост: более слабые будут тянуться за лидерами, и даже если вначале не очень-то горели желанием проходить обучение, потом обязательно втянутся. Ну а если не втянутся – делайте выводы, нужны ли вам такие аморфные сотрудники вообще.

3. Узнайте, есть ли у сотрудников все необходимое, чтобы начать обучение. В офисе это сделать легко: просто пройдите по кабинетам и осмотрите рабочие места. Кроме компьютера и доступа к интернету, позаботьтесь о микрофоне и вебкамере: все это тоже может понадобиться. Удаленным сотрудникам перечислите деньги на покупку необходимых атрибутов обучения, если их не имеется.

4. Позаботьтесь о том, кто будет заменять ваших сотрудников на время обучения. Если в интернет-магазине есть стажеры – отлично, пусть пробуют себя “в полях”. Если нет – садитесь на телефон сами или привлекайте партнеров. Дольше недели обучение вряд ли будет длиться – справитесь.

5. Предупредите клиентов на сайте, что сотрудники проходят обучение и возможны трудности с обратной связью. Обязательно извинитесь при этом и отметьте, что впоследствии качество обслуживания заметно улучшится. Словом, переведите возможный негатив в позитив.

6. Составьте инструкции и дайте их каждому сотруднику. Например, как зарегистрироваться на сайте организаторов обучения, как ввести логин и пароль, как войти в программу, установить “Скайп” и так далее.

7. Сами пройдите обучение вместе с сотрудниками. Пусть вы многое уже знаете – все равно некоторые нюансы работы того же менеджера вам еще незнакомы. Совместная учеба сблизит вас с подчиненными и даст возможность контролировать их работу впоследствии со знанием дела.

Как проверить, успешным ли было обучение?

Самое главная цель любых курсов – это результаты. Вам как руководителю наверняка хочется думать, что деньги на обучение не были потрачены впустую. Итак, по каким признакам можно понять, что обучение принесло свои плоды?

1. Увеличились продажи. Если раньше менеджеры не закрывали и половину сделок – сейчас их процент стал намного выше. Все потому, что они научились конкретным техникам и методикам и успешно применяют их в работе. Просто и логично.

2. Выросло число довольных клиентов. Возможно, количественные показатели сразу и не увеличатся – обращайте внимание на другие критерии. Например, люди стали чаще оставлять положительные отзывы о качестве обслуживания и великолепном сервисе. Делайте выводы – значит, ваших сотрудников научили быть более лояльными к клиентам.

Или, например, ваш программист прошел курс и научился делать отличные лендинги – отдельный для каждого продаваемого товара. Сам лендинг, как мы знаем, особых продаж не приносит – но он приводит клиентов на основной сайт, а значит – увеличивает трафик. Смотрите показатели статистики, и если трафик серьезно вырос – значит, результат налицо.

3. Увеличилась производительность труда. Раньше продавцы обрабатывали десять заказов в день, теперь – двадцать. А все потому, что команда прошла курс эффективного тайм-менеджмента, и теперь не тратит рабочее время на чаи с печеньями.

Или другая ситуация: отдел продаж тормозила медлительная девушка, которая не успевала за всеми и вечно оказывалась в отстающих. После тренинга ее личная эффективность увеличилась в разы: сотрудница работает быстрее и того и гляди выбьется в лидеры.

4. Сократилось время обучения новичков. Когда ранее к вам приходил стажер – вы давали ему наставника, который вводил в курс дела, обучал тонкостям и премудростям работы. На это уходило определенное количество времени.

Если краткий курс специфики работы интернет-магазина помог новичкам быстрее “въезжать” в особенности работы – значит, он был пройден не зря. Возможна и обратная ситуация: при личном контакте с наставником обучение идет быстрее, ведь прошедший курс новичок все время переспрашивает и отвлекает от работы других сотрудников.

Вывод очевиден: именно для вашего интернет-магазина наставничество – лучший способ.

5. Психологический климат в компании улучшился, сотрудники стали более сплоченными и дружными. Такое часто бывает после группового обучения, который проходит в форме игры, командной веселой работы. Совместно пережитые эмоции сближают людей – чего и требовалось добиться.

6. Удовлетворенность участников обучения. Проходила я как-то тренинг, после которого главной мыслью было “И это все??”. Коуч говорил скучнейшие вещи, рассказывал прописные истины и абсолютно ничему новому наш коллектив не научил. Стоит ли говорить, что ничего из трехдневного тренинга внедрить в практику не получилось. А значит – организация выбросила деньги на ветер.

Как не попасться на удочку мошенников

Дистанционных курсов в интернете сейчас – видимо-невидимо. Встречаются среди них и мошенники. Проверьте организаторов со всех сторон, чтобы деньги за обучение не пропали даром.

  1. Выбирайте не коучей-одиночек (если, конечно, это не Радислав Гандапас), а серьезные, проверенные временем компании. У них имеются необходимые сертификаты и лицензии на обучение и внушительный опыт работы. У диванных гуру – как правило, только хорошо подвешенный язык и огромные амбиции.
  2. Почитайте отзывы в интернете. Просто забейте название компании, имя коуча, контакты или банковские реквизиты в поисковик и наслаждайтесь. Если вас что-то насторожит – лучше не связываться и поискать более надежный вариант.
  3. Следите, чтобы условия обучения были максимально прозрачными. Хорошие тренеры сами расскажут, как будет проходить обучение, как и за что переводить оплату, распишут программы на каждый день, предоставят гарантии. Если на ваши вопросы не дают никакой конкретики, отделываются громкими фразами и лозунгами – бегите подальше.
  4. Проверьте, насколько долго компания или коуч работает на рынке. Если домен сайта или страница в соцсети зарегистрированы месяц назад, а его владелец поет сладкие песни о годах эффективной работы – понятно, что это мошенник.
  5. Обратите внимание на цену. Если она слишком занижена – ясно, что тут что-то не так. Бесплатный сыр бывает только в мышеловке: скидка размером 80-90% – явный развод. Ни один коуч не будет работать в убыток себе. В лучшем случае вашим сотрудникам предложат чудо-программу или скрипт, которая “будет делать все за них”, в худшем – просто кинут.

И самое главное – не останавливайтесь на единственном обучении! Проводите его регулярно: курсы по повышению квалификации раз в год, разовые вебинары и тренинги – каждый квартал. Так вы укрепите свою корпоративную культуру, будете держать сотрудников в тонусе ну и, конечно, заметно повысите их профессионализм. Помните: главное – системность!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-obuchat-sotrudnikov

Как оформить обучение сотрудников

Как правильно оформить обучение сотрудников

Источник: “Главбух”

Учебой работников занимается отдел кадров. Но если компания намерена исключить стоимость обучения из налогооблагаемых доходов, бухгалтеру придется взять все бумажные дела под контроль. Скоординировать работу двух отделов поможет пошаговая инструкция.

Чтобы компания без проблем отчиталась перед налоговой инспекцией, отделу кадров нужно четко знать, какие бумаги он должен подготовить сам, какие затребовать с сотрудника, какие с образовательного учреждения. Состав пакета документов напрямую зависит от вида образования.

Профподготовка, переподготовка, повышение квалификации в образовательных учреждениях

1. Составьте ежегодный план обучения. В этом документе имеет смысл указать:

— сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году;

— причины и цели обучения, что подтвердит производственную необходимость занятий.

2. Подготовьте приказ. Его подписывает директор. В нем нужно перечислить причины, по которым сотрудник направляется на учебу (в связи с какой производственной необходимостью), например: обновление теоретических и практических знаний по специальности, которые позволят освоить современные методы решения профессиональных задач.

3. Подпишите договор с образовательным учреждением. Его заключает именно организация, а не сотрудник. В договоре должны быть указаны:

— услуга, которую оказывает учебное заведение (вид образовательной услуги — профподготовка, переподготовка или повышение квалификации); — цена;

— срок обучения.

4. Запросите копию лицензии учебного заведения и учебную программу. Эти документы нужно приложить к договору.

5. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть прописаны:

— специальность (квалификация, профессиональный навык и пр.), которую получит сотрудник после обучения;

— порядок оплаты рабочего времени (если занятия надо посещать в будние дни).

6. Снимите копию с трудовой книжки сотрудника. Это будет подтверждением, что работник — штатный.

7. По окончании обучения заберите у сотрудника «первичку». А именно:

— программу обучения. В ней отражаются вопросы, которым были посвящены занятия; — акт об оказанных услугах; — счет-фактуру с той же формулировкой, что и в акте (если образовательное учреждение коммерческое);

— проездные документы и гостиничный счет (когда обучение проводится в другом городе).

8. Скопируйте документ об образовании. Это может быть сертификат, свидетельство, аттестат и т. п. Нужны те страницы, на которых указаны название учебного заведения, данные работника и полученная специальность.

9. Издайте приказ. В нем укажите новую должность или новые обязанности работника. Или в письменной форме вынесите благодарность за повышение производительности труда.

Консультационные семинары

1. Подпишите договор с обучающей компанией. В нем нужно уточнить, что организатор семинара обязуется оказать именно консультационные услуги — по тематике, связанной с производственной деятельностью фирмы.

2. Соберите «первичку»:

— акт об оказанных услугах (формулировка — консультационные услуги) с печатью и подписями ответственных лиц; — отчет организатора семинара с подробным описанием оказанных услуг: количество и тематика рассмотренных вопросов и т. п.; — счет-фактуру (запись должна соответствовать акту);

— билеты и гостиничный счет (если обучение проходило в другом городе).

Обучение в компании

1. Составьте ежегодный план обучения. В этом документе имеет смысл указать:

— сотрудников, которых необходимо направить на обучение в текущем году;

— причины и цели обучения, что подтвердит производственную необходимость занятий.

2. Подготовьте приказ о направлении на учебу для каждого сотрудника. В документе напишите, почему появилась необходимость в переподготовке (внедрение новых технологий и т. д.). Приказ отдайте на подпись директору.

3. Заключите договор с преподавателем. Для этого подпишите контракт с учебным заведением или с приглашенным специалистом. Если же наставник назначен из сотрудников компании и преподавательскую деятельность ему оплачивают отдельно, то составьте с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

4. Оформите ученический договор с сотрудником. Это необходимо, если работник обучается без отрыва от производства. Такая бумага пригодится, чтобы обезопасить компанию от утечки кадров. В договоре:

— укажите профессию, специальность, квалификацию, которую приобретет работник; — четко сформулируйте обязанности сторон (администрация компании дает возможность обучения, а сотрудник обязан пройти все этапы); — установите срок, в течение которого ученик должен проработать в компании после обучения; — зафиксируйте срок обучения;

— пропишите размер стипендии сотруднику на этот период.

Высшее или среднее специальное образование

1. Составьте ежегодный план обучения работников. В нем нужно указать, кого, когда и зачем (в связи с какой производственной необходимостью) направляют на занятия. План подписывает директор.

2. Подготовьте приказ руководителя. Такую бумагу придется составить по каждому сотруднику. В ней укажите форму обучения (вечерняя, заочная и др.).

3. Заключите договор с учебным заведением. Договор заключается от имени компании.

4. Запросите копию лицензии учебного заведения и учебную программу. Эти документы нужно приложить к договору.

5. Заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем должны быть прописаны:

— квалификация, которую приобретет сотрудник; — специальность, что будет присвоена работнику после обучения;

— порядок оплаты рабочего времени (если занятия надо посещать в будние дни).

6. После окончания обучения скопируйте диплом сотрудника. Понадобятся те страницы, на которых указаны название обучающей организации, личные данные и название специальности.

7. Заберите у работника «первичку»:

— программу обучения. В ней отражаются вопросы, которым были посвящены занятия; — акт об оказании услуг учебным учреждением;

— счет-фактуру с той же формулировкой, что и в акте (если образовательное учреждение коммерческое).

  • Обучение, Развитие, Управление талантами

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-oformit-obuchenie-sotrudnikov

Как правильно отправить сотрудника на обучение

Как правильно оформить обучение сотрудников

Организация, заинтересованная в развитии и росте, рано или поздно сталкивается с необходимостью повышать квалификацию сотрудников.

И тогда специалисты, ответственные за обучение персонала, сталкиваются с вопросами: как оформить обучение сотрудника, не потратить бюджет впустую, по каким критериям подбирать образовательную организацию.

HR-специалисты и руководители компаний поделились советами с TeachMePlease о том, как правильно отправить сотрудников на обучение.

Зачем учить сотрудников

С самого начала необходимо поставить правильные цели, чтобы в дальнейшем было проще оценить и представить в отчёте эффективность пройденного обучения.

Станислав Корольков, руководитель учебного центра Unibrains (совместный проект Kokoc Group и РЭУ им. Г.В. Плеханова) выделяет 5 объективных причин для обучения сотрудников:

  1. Отсутствие специалистов нужного уровня. Необходимость обучения работников компании обусловлена тем, что сложно найти подходящих специалистов на рынке труда.
  2. Расширение бизнеса или тяжёлые времена для компании. Обладая новыми знаниями, сотрудник может взять на себя решение дополнительных задач и найти нестандартные подходы.
  3. Мотивация. Получая дополнительные навыки за счёт компании, сотрудник чувствует заботу руководства. Понимая, что в него вкладывают деньги, он начинает стремиться к максимальной производительности.
  4. Вовлечение персонала. В сфере информационных технологий зарплаты играют не самую важную роль, так как уровень дохода везде довольно высокий. Особенно если речь идёт о высококлассном специалисте, который давно работает в отрасли. В какой-то момент сотрудники «выгорают», что негативно отражается на результатах их работы и в итоге на бизнесе. В этом случае удержать специалистов можно, сыграв на потребности в развитии, признании заслуг и самореализации. Именно эти задачи закрывает профессиональное обучение.
  5. Актуализация навыков и обязательная сертификация. Во многих сферах бизнеса всё меняется очень быстро и без постоянного развития специалисту сложно оставаться профессионалом. Регулярное изучение новых инструментов и сервисов помогает быть в курсе тенденций и опережать конкурентов.

Профессиональное обучение подразделяют на:

  • Повышение квалификации для дальнейшего повышения, поддержания знаний в актуальном состоянии, увеличения производительности труда.
  • Профессиональная переподготовка подойдёт тем сотрудникам, чья специализация меняется по каким-либо причинам.
  • Подготовка кадров — первичное освоение профессиональных знаний и навыков.

Ольга Тарасевич, HR-директор онлайн-школы английского языка «EnglishDom»: «Есть несколько ситуаций, когда повышение квалификации необходимо. Во-первых, это касается должностей, где часто меняется законодательная база.

Это важно для бухгалтеров, потому как постоянно появляются новые формы отчётов и документов. Во-вторых, это относится к областям, где происходит быстрое обновление информации. Например, IT-сфера.

В-третьих, обучение необходимо, если компания запускает новое направление или устанавливает новое оборудование. В-четвёртых, это актуально для ценных сотрудников, которых планируют повысить».

Форматы обучения

По спсобу организации занятий профессиональное обучение можно разделить на 2 формата:

Второй набирает большую популярность, правда, не все компании доверяют ему. Стоит выяснить у сотрудника: сможет ли он учиться онлайн, достаточно ли он дисциплинирован, нужно ли ему «живое» общение.

Второй шаг — проверить документы организации.

Если сотрудник согласен, организация надёжная, дистанционное обучение может принести больше пользы, так как отнимет меньше времени, нежели очное, и в большинстве случаев приносит сравнимые результаты.

Как выбрать образовательную организацию

Что делать, если обучение сотрудников — потребность, а не формальность. У организации, которая даёт качественное образование, как правило, всё в порядке по следующим параметрам:

  1. Есть лицензия на образовательную деятельность.
  2. Можно найти настоящие отзывы, в которых описываются не только достоинства, но и недостатки.
  3. Представлена подробная программа курса.
  4. Учителя являются практиками и имеют опыт в преподавании — второе необязательно, но желательно.

Ольга Тарасевич, HR-директор онлайн-школы английского языка «EnglishDom»: «Хорошо, если в открытый доступ выложен небольшой фрагмент курса, по которому можно понять, как он проходит и что из себя представляет».

Станислав Корольков, руководитель учебного центра Unibrains: «Большое значение имеет образовательная программа и соответствие сотрудника её уровню – нет смысла отправлять опытного специалиста на базовые курсы. Идеально, если учебное заведение проводит оценку текущего уровень подготовки, выявляется слабые и сильные стороны при приёме на программу».

Внутренние документы

Ольга Тарасевич, HR-директор онлайн-школы английского языка «EnglishDom»:

«Из внутренних документов потребуется:

  • Распоряжение об обучении, где указываются ФИО сотрудника, даты семинара или образовательного курса и прочие технические подробности.
  • Учебный договор. Можно составить соглашение с сотрудником, согласно которому он обязуется проработать в компании после обучения определённый срок. К такому методу прибегают, если речь идёт о дорогостоящем обучении.
  • Если для обучения необходимо ехать в другой город, то прибавьте к этому письмо в бухгалтерию об оплате проезда и командировочных.
  • Не забудьте назначить сотрудника, который будет замещать отсутствующего на время учёбы коллегу.

Внешние документы

Далее необходимо сформировать пакет документов по работе с организацией, которая проводит курсы. В первую очередь это:

  • Договор, где прописан подробный перечень услуг: план лекций, учебные материалы, практическая часть, экзамены, выдача сертификата.
  • После оплаты добавятся бухгалтерские документы: квитанция об оплате, счёт-фактура (если услуги облагаются НДС).
  • Акт выполненных работ.

Обучение сотрудников — необходимый шаг для любой успешной организации. На TeachMePlease вы можете найти курсы повышения квалификации и переподготовки, а также задать нам интересующие вопросы по обучению персонала.

Источник: https://blog.teachmeplease.ru/posts/kak-pravilno-otpravit-sotrudnika-na-obuchenie

Оформляем обучение сотрудника за счет работодателя

Как правильно оформить обучение сотрудников

Оформляем обучение сотрудника за счет работодателя Алексей Крайнев, 1 сентября 2009 1 сентября 2009

Когда сотрудник идет учиться за счет работодателя, к составлению документов бухгалтер и кадровик должны подойти особенно тщательно — от оформления бумаг будет зависеть эффективность расходов на образование.

Ведь нередко возникает такая ситуация: организация вкладывает средства в образование сотрудника, рассчитывая, что он продолжит работать и использовать новые знания во благо фирмы. Однако работник, получивший образование за счет организации, увольняется сразу же после получения диплома.

О том, как этого не допустить, мы расскажем в настоящей статье.

Если повышением образовательного уровня сотрудников озаботился работодатель, то, как правило, именно он осуществляет выбор учебного заведения, определяет программу обучения и финансирует учебу.

С позиций Трудового кодекса обучение работников по инициативе организации можно разделить на три вида: профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации (ст. 197 ТК РФ). При этом под подготовкой понимается первоначальное профессиональное обучение сотрудников, ранее вообще не имевших профессии.

Примером такого вида обучения может быть направление в финансовый вуз помощника бухгалтера, который из документов об образовании имеет лишь школьный аттестат. Переподготовка (переобучение) проводится для работников, уже имеющих какую-либо профессию, и которые в результате обучения получают новую.

В качестве примера можно привести обучение бухгалтера в юридическом вузе. Наконец, повышение квалификации — это дальнейшее обучение работника по той же профессии в целях совершенствования профессиональных знаний, умений и навыков. Тут примером могут быть всевозможные курсы повышения квалификации.

Как видим, основное отличие повышения квалификации от других форм обучения заключается в том, что новой профессии сотрудник не получает. Этот нюанс имеет значение при налогообложении.

Поэтому первое, на что нужно обратить внимание при составлении документов на обучение — как грамотно указать вид обучения.

Ведь расхождение между документами и фактическими обстоятельствами может привести к весьма неблагоприятным налоговым последствиям.

Составляем договор

Независимо от того, чему и как вы решили обучать сотрудника, направление на учебу оформляется отдельным договором. По своей сути такой договор является дополнительным соглашением к трудовому договору (ч. 2 ст. 198 ТК РФ).

А это значит, что его содержание в первую очередь должно соответствовать требованиям ТК РФ. Проще говоря, включить в договор условия, ухудшающие положение ученика (например, установить отпуска в меньшем размере или ограничить оплату проезда к месту учебы) нельзя.

Точнее, включить такие условия можно, но они будут недействительными (ст. 206 ТК РФ).

Остановимся подробнее на условиях ученического договора. Согласно статье 199 Трудового кодекса в ученический договор обязательно нужно включить наименование сторон и конкретную профессию, специальность, квалификацию, которую работник будет приобретать в процессе обучения.

Формулируя это условие, не лишним будет указание на то, что обучение проводится в интересах работодателя — такая фраза в главном документе, оформляющем учебу, будет серьезной подстраховкой в случае споров по поводу начисления налогов (о налогообложении и обучении сотрудников мы подробно расскажем в следующей статье).

Кроме того, в договоре обязательно должно оговариваться, что работодатель обеспечивает работнику возможность обучения, а работник обязуется пройти такое обучение. Тут желательно не ограничиваться общими фразами, а конкретно расписать все льготы, которые работодатель будет предоставлять ученику.

Здесь же можно решить вопрос о том, в какой форме будет предоставляться сокращенное рабочее время, каким образом решается вопрос о предоставлении отпуска (сроки написания заявления и т.п.). Не рекомендуется пренебрегать и детальным описанием обязанностей работника.

Например, можно зафиксировать обязанность предоставлять работодателю информацию о сдаче промежуточных экзаменов, прохождении практики и т.п. Но главное — в ученическом договоре необходимо указать срок, в течение которого работник обязан проработать в организации по полученной профессии (специальности, квалификации).

Кроме того, в договоре необходимо зафиксировать срок обучения и размер оплаты в период ученичества.

На этом список обязательных условий ученического договора исчерпывается. Трудовой кодекс не запрещает включать в договор и иные условия, но как мы уже упоминали, они не могут ухудшать положение работника.

Фактически получается, что дополнительными могут быть лишь условия об установлении повышенных льгот для ученика, или об освобождении его от обязанности после окончания учебы отработать на предприятии определенное время.

Какие еще документы нужны налоговой

Несмотря на то, что Трудовой кодекс говорит лишь об одном документе, подтверждающем факт обучения сотрудника, — ученическом договоре, организации во избежание споров с инспекцией не помешает запастись дополнительными документами.

В частности, потребуется документ, в котором указывается, что сотрудник реально направлен на обучение (ведь договор фиксирует только намерение сторон). Таким документом может быть приказ (распоряжение) о направлении работника на учебу.

Унифицированной формы для этого документа не утверждено, поэтому составить его можно в произвольной форме. Помимо ФИО работника, учебного заведения, где он будет учиться и сроков обучения, в таком приказе надо указать дату, с которой фактически начинается обучение.

Также в приказе следует четко определить цели обучения. Сделать это надо таким образом, чтобы из приказа явно следовало, что работник направлен на обучение именно для нужд работодателя.

Например, можно указать, что обучение менеджеров по продажам на курсах по психологии направлено на повышение качества обслуживания клиентов, а обучение главбуха на курсах МСФО или ГААП связано с освоением новой деятельности, при которой потребуется ведение бухучета по международным стандартам.

Но, составляя приказ, нужно помнить, что информация, которая в него включена, должна соответствовать планам обучения, документам об успешном завершении учебы и т. д. Соответственно, данные документы (или их заверенные копии) должны храниться у работодателя. Ведь они являются дополнительным подтверждением производственного характера обучения.

Обсудить на форумеРаспечататьВ закладки55 116

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2009/9/2076

Готовим приказ на обучение сотрудника

Как правильно оформить обучение сотрудников

Динамично развивающаяся среда и условия жесткой конкуренции на рынке требуют от компаний применения в работе новейших технологий. Следовательно, все чаще возникает потребность в развитии персонала путем приобретения необходимых знаний. В настоящей статье разберем, как грамотно организовать обучение за счет предприятия.

Распространенная ошибка при оформлении необходимых документов заключается в непонимании того, каким именно видом образовательных услуг предстоит воспользоваться компании.

Зачастую знак равенства ставится между обучением и повышением квалификации, что является неверным. Для того чтобы развести эти понятия, следует обратиться к Федеральному закону «Об образовании Российской Федерации» от 29.12.2012 № 273-ФЗ.

Статья 73 классифицирует профессиональное образование по трем программам:

ПрограммаОбъектЦель
Профессиоанльной подготовкиЛица, ранее не имевшие профессии рабочего или должности служащегоПервичное получение профессии рабочего или должности служащего
Профессиональной переподготовкиЛица, уже имеющие профессию или должностьПолучение новой профессии или новой должности
Повышения квалификацииЛица, уже имеющие профессию или должностьПоследовательное совершенствование имеющихся знаний, умений и навыков по имеющейся профессии или должности

Когда необходимо отправить

Ст. 196 ТК РФ наделяет работодателя правом самостоятельно определять необходимость развития сотрудников.

Исключение составляют случаи, когда выполнение работником той или иной деятельности невозможно без первичной профессиональной подготовки или дополнительного образования (ст.196 ТК РФ).

Например, медицинский работник не допускается до манипулирования новейшим оборудованием, если он не прошел соответствующий курс повышения квалификации.

Кроме того, для отдельных групп работников законодательно регламентирована периодичность прохождения допобучения или проверки знаний. В коммерческих предприятиях это касается прежде всего работников, ответственных за охрану труда. Приказ 1 29 обучение по охране труда предписывает руководителям и специалистам организации проходить проверку знаний не реже, чем один раз в три года.

Документы для направления

Трудовое законодательство не предусматривает конкретного алгоритма направления сотрудника на учебу и не обязывает организацию иметь соответствующий локальный нормативный акт. Однако если речь идет об образовании за счет предприятия, то работодатель заинтересован в максимально корректном оформлении сопутствующих документов. Перечислим основные из них:

  1. Договор с лицензированным поставщиком образовательных услуг.
  2. Приказ о направлении работника на учебу.
  3. Соглашение с работником о получении дополнительного образования.

Первые два документа принципиально важны, если работодатель планирует освободить плату за образовательные услуги от обложения НДФЛ в соответствии с п. 21 ст. 217 Налогового кодекса РФ. Что касается соглашения с работником, то данный документ призван обезопасить работодателя от финансовых потерь, согласно ст. 249 ТК РФ, в случае увольнения сотрудника

Как правильно составить приказ о направлении на обучение

Приказ является основанием для посещения сотрудниками занятий в рабочее время. Законодательство не определяет четких требований к оформлению данного документа. Тем не менее, в текст приказа необходимо включить указание на то, что учеба персонала осуществляется за счет предприятия и в его интересах.

Рекомендуется развернуто изложить причину, по которой работник или группа нуждается в профессиональной подготовке, переподготовке или повышении квалификации. Только при соблюдении этих условий работодатель может рассчитывать на то, что затраты на образование будут учитываться при исчислении налога на прибыль.

В качестве примера предлагаем приказ об организации обучения по охране труда.

Что работник должен предоставить после обучения

Обязанность сотрудника что-либо предоставлять руководству по результатам прохождения образовательного курса не регламентирована законом. Однако работодатель вправе включить подобный пункт в локальный нормативный акт и соглашение с работником, сформулировав его на свое усмотрение.

Как правило, от человека, завершившего учебу, требуется предоставление документа, подтверждающего данный факт. В некоторых случаях руководство может запросить справочные и методические материалы, полученные учащимся на занятиях.

Кроме того, распространена практика проведения внутренней оценки эффективности обучения, в ходе которой от сотрудника требуется подтвердить на практике полученные знания. Данная процедура также должна фигурировать в локальном нормативном акте.

Образец приказа на обучение

Источник: http://ppt.ru/forms/obuchenie/prikaz

Направление сотрудника на обучение

Как правильно оформить обучение сотрудников

Ранее мы подробно рассказывали о внутренних документах организации (положение о обучении, годовой план и пр.), которые не являются обязательными и используются далеко не всеми. Закон не требует составлять эти ЛНА, особенно, если речь идет о внутреннем обучении.

Однако если для обучения сотрудников вы решили воспользоваться услугами сторонней компании, позаботьтесь о том, чтобы отношения с ней были оформлены документально.

Это упорядочит отношения между всеми участниками процесса и избавит вас от возможных споров в случае нарушения договоренностей.

Приказ или распоряжение?

После того как определены цели, вид и форма обучения, выбрана организация или обучающее мероприятие, составьте распоряжение о направлении на обучение. «В распоряжении указываем даты, образовательное учреждение или компанию-организатора мероприятия и, конечно, состав обучающихся.

Распоряжение можно составить на одного или нескольких сотрудников, если вы направляете на обучение целую группу.

И в данном случае неважно, о чем речь: об однодневном семинаре или продолжительном курсе в институте повышения квалификации», — рассказывает менеджер по обучению персонала компании СКБ Контур Наталия Фефелова.

Распоряжение о направлении на обучение — это внутренний документ,  вместе с договором и счетом он передается в бухгалтерию на оплату.

Дополнительно к распоряжению можно использовать форму приказа, в этом случае не забудьте отразить его в личном деле сотрудника.

Закон не обязывает работодателя составлять эти документы, но они помогут зафиксировать договоренности с сотрудником, которого вы направляете на обучение.

Приказы на переподготовку и повышение квалификации составляйте легко и быстро в программе Контур-Персонал.

Что вписать в договор на обучение?

Договор с поставщиком образовательных услуг — это следующий этап. Многие крупные компании согласуют их с юридической службой, ведь чаще всего подписанию подлежит договор, предложенный контрагентом. Если у вас нет своего юриста, обратите внимание на несколько важных моментов.

Первоначально проверьте наличие лицензии у образовательного учреждения. Ее данные должны быть внесены в договор.

«Обучение в осуществляется на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус.

  Образовательную деятельность могут вести муниципальные учреждения, государственные организации и негосударственные с теми организационно-правовыми формами, которые предусмотрены гражданским законодательством РФ (Закон РФ 29.12.

2012№ 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»). О чем это говорит? Это значит, что организации, зарегистрированные как ОАО или ЗАО и т.п. не могут вести образовательную деятельность», — разъясняет старший бухгалтер по расчетам с контрагентами компании СКБ Контур Елена Поскидова.

 

В предмете договора фиксируется название курса/мероприятия, число обучающихся, количество часов или период обучения. Программа должна быть составлена заранее и приложена к договору.

«Если для вас принципиально, чтобы семинар провел тот или иной преподаватель или была освещена определенная тема, настаивайте, чтобы эти данные были внесены в договор. Это позволит решить вопросы о переносе или отмене мероприятия, — рекомендует Наталия Фефелова.

– Бывает так, что на момент подписания договора точная программа мероприятия еще не сформирована. В таком случае укажите срок, до которого компания-провайдер предоставит вам ее вам на согласование».

Отдельным пунктом стоит оговорить порядок завершения обучения: при каких условиях курс считается успешно завершенным, как оцениваются (и оцениваются ли вообще) результаты, выдается или нет сертификат/удостоверение и пр.

А что насчет оплаты?

В самом договоре на образовательные услуги, прописывая порядок оплаты, важно указать стоимость участия одного человека, даже если на обучение или конференцию вы направляете группу сотрудников. В этот же раздел могут быть включены данные по оплате сопутствующих услуг: проживания, питания, методических материалов, прочие затраты.

«Проверьте, чтобы в договоре присутствовала информация о порядке перевода средств: предоплата, постоплата, размер аванса, если платеж делится на части. И конечно, нельзя забывать о закрывающих документах.

Что это будет: акт выполненных работ, счет-фактура (если услуги облагаются НДС) или универсальный передаточный документ? Если сумма не облагается налогом на добавленную стоимость, контрагент должен указать, почему он не является резидентом по НДС», — дополняет Елена Поскидова.

Избежать спорных и даже конфликтных ситуаций в будущем можно, если подробно расписать основания отмены или переноса мероприятия и порядок возврата денег в случае, когда обучение не состоялось или не соответствовало согласованной программе.

После согласования всех положений договора, наступает этап оплаты. Получив от образовательного учреждения счет, проверьте, чтобы данные в нем совпали с информацией из договора.

Какие «закрывашки» нужны?

Контрагент может переслать вам акт выполненных работ, счет-фактуру (если услуги облагаются НДС)  по почте или передать вместе с вашими сотрудниками. Правила их заполнения общие, никаких особых требований к ним нет.

Главное помнить, что распоряжение, договор, лицензия, программа, копия удостоверения/свидетельства о прохождении обучения, акт оказанных услуг, счет-фактура — все эти документы подтверждают факт оказания услуг и являются основанием для перечисления денег компании-организатору. А правильность их оформления поможет избежать конфликтных ситуаций с контрагентом, избавит вас от рисков получить некачественную услугу или вовсе потерять деньги.

Источник: https://kontur.ru/articles/4690

Как организовать обучение персонала своими силами

Как правильно оформить обучение сотрудников

Сейчас уже не требуется доказывать о необходимости в обучении и повышении квалификации сотрудников.Высококвалифицированный персонал ощутимо влияет на выживаемость и рентабельность предприятия.

Факторы, на которые влияет обучение сотрудников:— на повышение качества работы руководителей, заменяя старые неэффективные методики управления;— на уровень квалификации в профессиональной деятельности;— на увеличение объемов производственной деятельности;

— на развитие коммуникативных навыков и прочие.

Стоит ли тратить финансы на внешнее обучение и тренинговые центры для постоянного поддержания профессионального уровня сотрудников?

Возможно вы сможете реализовать внутреннее обучение персонала своими силами, ведь в этом ничего запредельного сложного нет. Только стоит начать.

Процесс организации внутреннего обучения персонала следует внедрять поэтапно.

1. Задачи и постановка целей обучения персонала.2. Утверждение форматов обучения.3. Выделение потребности в обучении персонала.4. Создание обучающих курсов.5. Поиск и подготовка обучающих тренеров(наставников).6. Обучение сотрудников предприятия.7. Закрепление и оценивание пройденного материала.

8. Анализ результатов обучения.

Рассмотрим некоторые этапы.

Выделение потребности в обучении персонала

Выявляя потребность сотрудников в обучении, необходимо выявить именно тот пробел в квалификации сотрудников, который снижает эффективность его работы.

Определяется он в процессе:— анализа результатов работы персонала;— аттестации сотрудников;

— по заявкам от руководителей и сотрудников.

Ведущую роль здесь должен взять руководитель подразделения, выявлять потребность в обучении и предлагать тематику программ по обучению.
Однако, работники самостоятельно должны анализировать эффективность собственного труда. И, при необходимости, обращаться в отдел по работе с персоналом или к руководителю с заявкой на тематическое обучение.

Формат обучения персонала

Идеальным вариантом является организация в компании собственного центра подготовки и повышения квалификации работников. В связи с чем, требуется оснащение учебного процесса техническими средствами, информационными системами и учебными материалами.

Помимо оборудованных кабинетов, конференц-залов, при распределенной структуре организации, может возникнуть необходимость в дистанционном обучении. В таком случае необходимо внедрить систему дистанционного обучения, вебинарные комнаты, а также разработать электронные учебные материалы.

В этом случае, потребуются серьезные финансовые затраты, но можно начать внедрение обучения персонала и простыми средствами.

Небольшие компании могут выстроить простой в управлении и реализации процесс обучения, требующий минимальных затрат, при должном качестве обучения, без создания специальной инфраструктуры и учебных классов.

1. Организация сетевого хранилища учебных и методических материалов, справочников, инструкций (папка на общем сетевом диске).
2. Внедрение бесплатной системы дистанционного обучения LMS “Moodle”.

При любом методе (очный или дистанционный) обучения потребуется создание интерактивного обучающего курса, содержащего:— теоретический курс лекций (текстовый метериал, презентации);— видеоматериал с записями лектора, тренера, специалиста;— практические задания, кейсы, тренажеры;— тренинги;

— контрольный тест.

В сети Интернет накоплено огромное количество учебного материала по различным профессиональным темам, воспользуйтесь ими.

На начальном этапе менеджер по обучению может скомпоновать учебный курс из учебных материалов, которые находятся в свободном доступе.

Построить учебный курс из материалов с сайтов электронных библиотек, профессиональных сообществ, бесплатных образовательных проектов и т.п. Учебные или тематические видеоматериалы из каналов в и т.п.

Организовать тестирование по пройденному курсу можно в бесплатной программе или в онлайн-сервисе по тестированию, которых тоже большое количество.
Все это собрать в одну папку с темой обучения и инструкцией со ссылками про прохождению курса или в электронный курс в СДО «moodle».

А далее перейти к разработке собственных электронных курсов с уникальным контентом. Своими силами или на заказ сторонним разработчикам это уже решать вам.

Приветствуйте и поощряйте форму самообучения сотрудников. Достаточно вести общедоступный список онлайн образовательных проектов, проводимых конференций, бесплатных вебинаров и других мероприятий. Менеджеру по персоналу необходимо регулярно проводить мониторинг мероприятий в сети Интернет и анонсировать их персоналу, в любой удобной форме для вашей организацией.

Поиск и подготовка обучающих тренеров (наставников)

Этап подготовки собственных тренеров и наставников осуществляется для каждого подразделения. Руководители отделов должны выделить сотрудников для анализа работы и определения текущих задач обучения. На этапе подготовки тренеров, предприятие может задействовать персонал сторонних организаций (аутсорсинг).

Зачастую наставниками на производстве становятся наиболее квалифицированные работники предприятия, опытные мастера. При выборе тренера учитывать, однако, следует не только уровень мастерства, но и способность работника к преподаванию.

Сотрудники отдела по работе с персоналом должны использовать следующие критерии:

— высокий уровень профессионализма;— стабильно высокая оценка показателей результатов трудовой деятельности;— наличие способностей к обучению сотрудников;— лояльность к компании;

— отличные коммуникативные навыки общения.

Внедрение внутреннего обучения и развития персонала (хоть и самого примитивного и простого) даст толчок к саморазвитию персонала, повышению производительности и эффективности сотрудников.

Получив новые знания и умения, каждый сотрудник, прошедший обучение, начинает их постепенно внедрять в ежедневную работу. Постепенно систематизируя подход к организации рабочего процесса, сотрудник очень скоро может убедиться в эффективности пройденного обучения. Качество работы заметно возрастает.

Конечно, внедрение новых знаний и применение их на практике дело времени. Не каждый сотрудник способен сразу внедрить в действия полученные знания, так как привык работать по своему опыту. Но знания присутствуют, и со временем, начинает меняться и подход к организации работы и применению полученных новых знаний и навыков.

Источник: http://hr-elearning.ru/kak-organizovat-obuchenie-personala-2/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.