+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как составлять график отпусков работников на следующий год?

Содержание

График отпусков: рекомендации и образец заполнения

Как составлять график отпусков работников на следующий год?

В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и, в частности, статьей 123, график отпусков является обязательным к оформлению для работодателя, а также его непосредственного подчиненного.

Сроки составления на последующие годы

Не позже, чем за 2 недели до наступления года, когда был составлен документ, утверждается приказ об утверждении графика отпусков. Получается, что по состоянию на 2017 год имеется необходимость в утверждении указанного документа не позднее 17 декабря 2016 года.

Соответственно, распорядок работы на 2018 год следует составить и принять к рассмотрению не позднее 15 декабря 2017 года, так как по календарю, 17 число приходится на воскресенье. Но график отпуска и образец его заполнения обязательно надо принимать к сведению, чтобы учесть все законодательные нормы.

Советы по правильному составлению

Иногда бухгалтеры задают себе вопрос, как составить документ правильно, ориентируясь на образец приказа на утверждение графика отпусков.

Все знают, что ежегодный оплачиваемый отпуск является правом служащего, которое закреплено за ним государством. Его интересы защищает Трудовой Кодекс, и об этом знают все.

Но это ещё и обязанность работодателя, несмотря на то, что руководители компании об этом нередко забывают.

Чтобы оформить данный документ, не приходится обычно сталкиваться с трудностями. Правда, придётся учитывать кое-какие нюансы.

Как оформлять и вносить коррективы?

Определенные особенности имеет заполнение бланков отпусков. Образец заполнения становится своего рода ориентиром в этом плане. Составление графика отпусков, как распоряжение, заполняется по унифицированной форме Т-7. Как составить такой документ? Составление графика отпусков подчиняется общепринятой схеме.

Внимание! Составляется график отпусков по форме Т-7.

Составляя документы на очередной календарный год, следует обсуждать данный момент с теми служащими компании, которые имеют особые права. Следует опросить этих людей, в какое время для них удобно отправиться на отдых. О какой группе работников идет речь:

  • женщины, у которых на содержании имеется двое и более детей, чей возраст не превышает 12 лет;
  • мужья, супруги которых находятся в отпуске по беременности и родам, в соответствии со статьей 123 Трудового Кодекса;
  • совместители. У таких служащих отпуск предусматривается в тот же самый момент, когда их отпускают на основном месте службы. Таковы положения статьи 286 Трудового Кодекса РФ;
  • работники, не достигшие 18-летнего возраста, в соответствии со статьей 267 ТК РФ;
  • люди, имеющие звание почетного донора России;
  • женщины, приходящиеся супругами военнослужащим, намеревающиеся отправиться в отпуск параллельно со своим супругом;
  • люди, пострадавшие от Чернобыльской аварии.

Собираясь утвердить распоряжение относительно отпусков на следующий год, ориентируются на соответствующий бланк оформления по примеру. Надо собрать с указанных категорий граждан соответствующее заявление.

Пример заполнения формы

В такой бумаге они указывают свои пожелания по поводу даты, когда им хочется покинуть рабочее место на тот или иной срок. Собранные заявки станут подтверждением, что работодатель действительно обеспечивал отпуск в удобное для своих сотрудников время. Но нельзя забывать, что у служащего предприятия есть право передумать.

Соответственно, он может в любой момент сделать запрос на корректировку желаемого времени для выхода на отдых. Чтобы обезопасить себя от таких последствий, также можно попросить своих подчиненных указать соответствующие пункты в заявке.

Скачать образец

Что указывать в документе?

О том, какого алгоритма надо придерживаться при составлении отпусков на следующий год, было сказано ранее. Для лучшего понимания процесса можно скачать форму № Т-7 «График отпусков». Он утверждается не позднее оговоренных в законодательстве сроков.

Внимание! График отпусков составляется обязательно для всех владельцев предприятий, частных компаний и юридических лиц. Этот момент не подлежит пересмотру, какая бы численность работников ни имела место. В случае отсутствия данного документа можно классифицировать такие действия, как административное правонарушение.

В документе обязательно следует отображать список сотрудников. То есть надо указывать все лица, которые состоят в компании, согласно трудовому договору. Также надо обозначить количество дней, на протяжении которых человек будет отсутствовать на рабочем месте.

То или иное обозначение прописывается, в зависимости от отдельно взятого человека.

Лучше вписывать все дни, которые положены тому или иному сотруднику. Соответственно, складываются дни, которые входят в основной оплачиваемый отпуск, устраиваемый ежегодно. То же самое касается дней, которые являются частью дополнительного отгула, указанного в законодательстве России на основе локального нормативного акта по статье 123 ТК РФ или коллективного договора.

Важным пунктом является предполагаемый срок, когда будет положено начало отпуску. Необязательно обозначать конкретную дату. Можно прописать просто месяц, когда это случится.

Правда, этим вы озадачите своего подчинённого, которому придется в бумагах указывать конкретные числа. Если записывать их первоначально, можно будет говорить, что компания четко следует графику. Соответственно, дополнительная бумажная волокита не потребуется.

Для тех, кто планирует вписывать только месяц, лучше закрепить указанное обозначение в локальном нормативном акте. Дата начала будет в нём записана не позднее, чем за две недели до ухода в отгул.

Для чего это требуется? Таким образом, работник узнаёт о том, что его намереваются отпустить с работы. Во-вторых, бухгалтерия получает возможность работать правильно и без перебоев.

В графике можно указать ещё одну графу, где сотрудники поставят свою подпись. Этим они подтвердят тот факт, что согласны на отпуск по частям. Однако надо помнить, что, как минимум, одна из этих частей должна по продолжительности составлять 14 календарных дней.

Правовые положения

Административная ответственность, предусмотренная в случае отсутствия графика отпусков, включает в себя:

  • для руководителей предприятий, работающих по найму — денежный штраф, размер которого варьируется от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц предусматривается штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. В некоторых случаях компании лишают возможности дальнейшей деятельности на период до 90 дней.

Указанный график может отсутствовать у работодателей, зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей.

Они имеют право следовать порядку предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, когда все нюансы прописываются после обсуждения с работниками.

Такая возможность закреплена на законодательном уровне посредством статьи 305 Трудового Кодекса Российской Федерации.

Но если посмотреть на все плюсы и минусы такого подхода, всё же предпринимателям будет нелишним составить указанный график. Это объясняется тем, что у бизнесменов тоже присутствует ответственность за использование своевременного отгула на те или иные сроки и в том объеме, который позволяет государство.

Вывод

Не только в качестве дополнительного напоминания о положенном сотруднику отдыхе выступает рассматриваемый в данной статье документ. Он призван устанавливать оптимальную очередность отгула сотрудников с оглядкой на их взаимозаменяемость. Также при этом надо ориентироваться на сезонность производства и особенности трудового процесса.

Источник: https://pensiolog.ru/articles/grafik-otpuskov/

Как составлять график отпусков правильно – образец составления

Как составлять график отпусков работников на следующий год?

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

  1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
  2. Несовершеннолетним.
  3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
  4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
  5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
  6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст.

123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение.

В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

В график включаются:

  1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
  2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
  3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
  4. Перенесение отпуска на будущий год.

Для некоторых категорий работников возможно удлинение основного отпуска:

  1. Несовершеннолетним до 31 дня.
  2. Инвалидам до 31 дня.
  3. Педагогам до 42-56 дней.
  4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный дополнительный отпуск предоставляется:

  1. Работающим на вредном, опасном производстве.
  2. При ненормированном рабочем дне.
  3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
  4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике.

Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия.

Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Скачать форму T-7 в формате MS Word.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

  1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
  2. Проблемам при начислении отпускных.
  3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

  1. Нарушены сроки составления документа.
  2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
  3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
  4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
  5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
  6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

  1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
  2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
  3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
  4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
  5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
  6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

Скачать образец графика отпусков в формате MS Word.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

Источник: http://prostopozvonite.com/trud/otpusk/grafik.html

Как правильно составить график отпусков

Как составлять график отпусков работников на следующий год?

Порядок предоставления отдыха чётко отражается в специальном графике отпусков. Каждый год этого рода документация утверждается начальством организации.

В данном документе отражается информация о времени предоставления оплачиваемого отпуска каждого наёмного рабочего.

Как формируется график отпусков? Приказ об изменении графика отпусков как правильно составить? Все ответы на эти вопросы важны как для работника, так и для нанимателя. Именно эти вопросы и будут освещены.

Общее положение

Трудовой Кодекс РФ гласит о том, что каждый рабочий имеет право на заслуженный отдых. Есть несколько разновидностей передышки. Один из видов этого отдыха – ежегодный оплачиваемый отпуск, который положен всем.

При этом период отдыха каждого оформленного лица должен находить отражение в соответствующем отчёте.

Формированием графика отдыха занимается наниматель, это логично. Законодательство гласит, что следует брать во внимание пожелания работников при составлении этого отчёта. Но если компания очень большая, то невозможно учесть просьбы всех подчинённых. Определенная категория граждан находятся в приоритете, именно их пожелания и учитываются в первую очередь.

График ежегодного отдыха от работы – это обязательный документ, который полезен для нанимателя и работника. Более подробно об этом говорится в части 2 статьи 123ТК РФ.

Работодателю необходимо знать график отдыха, так как это позволит ему решить ряд вопросов:

  1. Вовремя оформить бумаги и начислить положенные деньги.
  2. При необходимости вовремя найти замену на место подчинённого, который уходит на заслуженный отдых.
  3. Вовремя предоставлять отдых сотрудникам, чтобы не было накопления неиспользованных дней.

При формировании графика отдыха во внимание берётся численность подчинённых, количество подразделений и иные факторы. Из-за этого период согласования может занимать некоторое время. Но с этим вопросом не стоит затягивать.

Весь процесс создания графика отпусков находит отражение в нескольких документах:

  • локальный нормативный акт;
  • отдельный приказ.

В бумагах, которые имеют отношение к графику отдыха, отражаются важные сведения:

  • лицо, несущее ответственность за составление документа;
  • лица, которые несут ответственность за предоставление информации о наметившихся датах отдыха работников;
  • сроки предоставления данных о намеченных периодах отдыха;
  • сроки согласования времени отдыха;
  • сроки предоставления графика на утверждение нанимателя.

В графике не отражаются данные о подчинённых, которые работают по гражданско-правовому договору. Всё потому, что они не могут получить оплачиваемый отдых в принципе. Также в этом документе нет информации об административных отпусках и о подчинённых, которые находятся в декретном отпуске.

Разумно представить данный отчёт в виде таблицы и повесить его на видное место на стенде. Тогда сотрудники точно будут в курсе всех дел.

В состав графика входят следующие виды отдыха, которые должны предоставляться всем рабочим:

  1. Оплачиваемый, который даётся каждый год. Его длительность равняется 28 календарных дней. Этот вопрос регламентируется в статье 115 ТК РФ. Однако стоит знать то, что определенные категории граждан могут получить удлинённый отдых. Это касается педагогов, госслужащих, инвалидов, лиц, не достигших 18-летнего возраста и других категорий.
  2. Дополнительный, который тоже оплачивается. Этот отдых положен лицам, которые работают с вредными веществами или в опасных условиях труда. Более подробно эта информация представлена в статье 116 ТК РФ.
  3. Предоставленное для отдыха количество суток, не потраченное работником в текущем году, переносится на следующий год. При этом он тоже будет оплачиваемым.

То есть, не все виды отдыха находят отражение в документе.

График отпусков ТК РФ – это серьёзный документ, который нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года. Важно успеть составить документ в установленный срок. Это позволит избежать лишних проблем в виде санкций.

Внесение корректировок в документ: возможно ли это

Действительно, изменения в уже утверждённый документ, вносить можно. Так как данный отчёт составляется планово на год, сложно обойтись без корректировок. Но важно, чтобы стороны были согласны на эти изменения.

В отчёте унифицированной формы Т-7 важно отражать корректировки. Перенос времени отражается в строках 7-9. Но есть причины, при которых перенос отражается в 10 строке:

  • часть 3 статьи 124 ТК РФ – при согласии сотрудника время отдыха переносится на следующий год;
  • часть 2 статьи 125 ТК РФ – отзыв сотрудника.

Вносить какие-либо корректировки в этот отчёт можно несколькими путями:

  • внесение корректировок в настоящий график (необходимо иметь приказы руководителя компании);
  • формирование приложения к действующему графику.

Так что, если подчинённый захотел перенести или отменить свой отдых, у него получится это сделать. Только нужно иметь уважительную причину. Хотя, в конечном итоге, все зависит от руководителя. Он может не разделить рвения сотрудника о переносе или отмене отдыха. И тогда поменять время будет невозможно.

Приказ о переносе оплачиваемого отдыха

Итак, перенос времени отдыха возможен, имеется в виду оплачиваемый. Причиной этому может служить инициатива сотрудника или особенности производственного процесса.

Данный документ формируется за 14 дней до начала отпускного периода. При этом нанимателю в обязательном порядке необходимо уведомить сотрудника о периоде, в котором ему предстоит отдыхать.

Кстати, наёмникам будет полезно знать, что согласно статье 126 ТК РФ, они могут рассчитывать на денежную компенсацию, если их отпускной период превышает 28 дней. Так же стоит помнить, что сотрудник может не уходить на отдых вообще, но — только на протяжении 730 дней.

Если требуется перенос некоторой части неиспользованных дней, нужно обязательно уведомить руководителя. Приказ об изменении документа об отпуске должен обязательно исходить от руководителя.

График отпусков: правила составления едины для всех. Так как документ рассчитывается на год вперед, учитываются многие факторы, которые влияют на него:
  1. Пожелания работника. В России чаще всего временем благоприятного отдыха считается период с июля по сентябрь включительно. Именно в этот период многие работники хотят отдыхать. Ответственные за график лица должны учитывать их пожелания. При этом важно брать во внимание действующее законодательство, продолжительность отдыха, льготы каждого сотрудника.
  2. Положение, которое имеет отношение к трудовому стажу. Сотрудники, которые находятся в приоритетном предоставлении отпуска. В данном случае кадровая служба должна составить список работников, которые имеют преимущество выбора периода отдыха. Льготы предоставляются определённым категориям сотрудников, они отражаются в ТК РФ.
  3. Длительность отдыха. На данный показатель влияет выслуга лет, особенности трудовых обязанностей каждого подчинённого.
  4. Оптимальное распределение отдыха. Важно, чтобы в одно время отдыхало только определённое количество персонала. Иначе могут пострадать рабочие процессы организации. Согласно законодательству, только 30% штата может находиться в отпуске одновременно.

После того, как кадровые работники проанализируют все моменты и составят отчёт, они передают его на утверждение руководителю.

Сотрудники, которые находятся в приоритете

Работодателям необходимо учитывать, что есть лица, пожелания которых при выходе на отпуск более приоритетные:

  • несовершеннолетние лица до 18 лет;
  • женщины, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны ушли в декрет;
  • почётные доноры;
  • наёмные рабочие, у которых 2 и более детей младше 12 лет;

И это не весь список.

Важно, что график отпусков формируется на всех сотрудников. То есть, не только основных работников, но и тех, которые работают по совместительству.

Права наёмных работников

Все права работников полностью отражаются в Трудовом Кодексе РФ. В нём говорится о том, что рабочий, который трудился на одном месте не меньше полугода, может рассчитывать на заслуженный оплачиваемый отпуск.

При этом не стоит забывать о том, что рабочий год редко совпадает с календарным. Ведь рабочий год исчисляется с того момента, когда сотрудник приступил к трудовой деятельности. И не важно, сколько времени работник занят — пару часов или полный день.

Как говорилось выше, есть граждане, которые могут уйти в отпуск раньше положенного времени, при этом он будет оплачиваемый:

  • женщины до декрета и после него;
  • подчинённые до 18 лет;
  • подчинённые, которые усыновили ребёнка до 3 месяцев.

Некоторым сотрудникам положен удлинённый отпуск:

  • несовершеннолетние лица – 31 календарный день;
  • работники аварийно-спасательных служб – 30-40 календарных дней, в зависимости от стажа;
  • судьи – 30 календарных дней (на Крайнем Севере отпуск продлевается до 51 дня);
  • инвалиды – не меньше 30 календарных дней.

В статье 115 ТК РФ этот вопрос раскрывается более подробно.

График отпусков необходимо устанавливать каждый год. Так гласит Трудовой Кодекс РФ.

Важно, что график нужно формировать всем юридическим работодателям. При этом не имеет значения, каков штат рабочих. Даже если в компании работает один подчинённый, он должен быть внесен в документ. Если этого графика нет, наёмного рабочего ждёт административная ответственность.

Актуальны следующие санкции:

  • 1-5 тысяч рублей — штраф, который актуален для должностных лиц;
  • 30-50 тысяч рублей — штраф, который актуален для юридических лиц (при этом мера пресечения может быть другой – приостановка деятельности до 90 дней).

При этом индивидуальным предпринимателям вообще не нужно составлять документ об отпуске. Они могут оговаривать отпуск с подчинёнными, согласно статье 305 ТК РФ. Но всё же и предпринимателям будет полезно составить этот документ. Так как они тоже несут ответственность перед сотрудниками.

График отпусков – это первичный документ, поэтому его утверждает руководитель компании. При этом может применяться следующее:

  1. Унифицированная форма Т-7 графика отпусков.
  2. Самостоятельная форма. При этом форма может быть полностью разработанной компанией. Или может быть унифицированной формой, но с доработками.

Работодатель сам выбирает для себя удобную форму. В этом плане нет никаких ограничений.

График отпусков не может быть составлен в точности с пожеланиями сотрудников. Поэтому разумно предупредить работников о том, когда им предстоит отдыхать. Самый оптимальный вариант в этом случае — это ведомость с трафиком отпусков, в которой стоит подпись всех сотрудников. То есть, это гарантия того, что они предупреждены и не придётся ждать никаких сюрпризов.

Праздничные и выходные дни в период отпуска

Как известно, некоторые праздники отмечают на федеральном уровне. В таких случаях отдыхают все учреждения. И если в период отпуска будет такой день, то он не включается в его длительность. Только стоит помнить о том, что праздничные дни, которые выпали на отпуск, не оплачиваются.

А вот выходные дни, которые приходятся на отпуск, оплачиваются. При этом они оплачиваются исходя из расчёта среднего дохода сотрудника.

Это положительный момент для сотрудников, о котором не стоит забывать.

К сожалению, ошибки в области формирования графика отдыха – это не редкость. Например, некоторые компании дают отпуск при условии того, что подчинённые напишет заявление на отпуск. То есть, по сути, самого графика нет. И это грубейшее нарушение, за которым следует административная ответственность.

Следует учесть, что такое нарушение может привести к дисквалификации организации периодом до 3 лет.

Важно, чтобы документ строго был утвержден ответственным лицом. Даже если в компании работает только один сотрудник, всё равно он должен быть занесён в график отпусков.

Ещё одни из частых ошибок – это несоблюдение графика отдыха и игнорирование пожеланий работника. Не стоит забывать и о том, что учебный отпуск не отражается в графике отпусков. Даже если в документе обнаружилась ошибка, не нужно паниковать. Нужно только исправить ошибки и постараться исключить их в будущем.

График отпусков – это документ, который требует внимания к себе. задача работодателей в данном случае – это грамотное ведение этого документа.

В Трудовом Кодексе РФ нет точных данных о том, требуется ли предоставлять для ознакомления работникам этот документ или нет. Но оптимальный вариант – это всё же ознакомить работников с графиком задолго до отпуска. Ведь предупреждение за 2 недели до отдыха – это не самый лучший и удобный вариант.

Работники должны внимательно относиться к этому вопросу. От этого зависит их отпуск. При этом не стоит забывать о том, что отдых действительно нужен каждому подчинённому. Не стоит пропускать отдых, из-за этого можно перегореть ко всему.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/otpusk/grafik

График отпусков: порядок составления, заполнения и утверждения

Как составлять график отпусков работников на следующий год?

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

Внимание! После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

бухпроффи

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

  • Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
  • Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
  • Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

  • Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
  • Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
  • Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
  • В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Как составить приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/grafik-otpuskov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.