+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Содержание

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: кто должен покупать, как вшить, нумерация, заявление + образец

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка — документ, подтверждающий сведения о месте работы и занимаемых должностях. Хранить этот документ следует довольно щепетильно. Желательно в сейфе.

Случается ситуация, что работник имеет богатый список отметок в трудовой книжке. И новому кадровику просто некуда втиснуть последнюю запись. Проблема легко решаема — достаточно только правильно оформить вкладыш в трудовую книжку.

Этим мы и займёмся, а также приведём образец документа.

Что это за документ?

Изменения в законодательстве Российской Федерации никто не отменял. И мы тоже, чтобы не отставать от жизни, его почитаем.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 16.04.2003 225 О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ (2016). Актуально в 2016 году.

Что же мы выяснили:

  • Понятно, что не из праздного любопытства мы решили завести такой вкладыш. И в законе тоже написано, что заводите его в случае необходимости. Что ж, негусто. Едем дальше.
  • Внимание. Оформили вкладыш — сразу же поставьте специальный штамп в трудовую книжку. Или надпись сделайте, что тоже важно, следующую: «выдан вкладыш». Мы же не разгильдяи, потому отметим на штампе в трудовой книжке реквизиты вкладыша (номер и серию). Правильный вопрос: какое место выбрать для записи? ТОЛЬКО титульный лист трудовой книжки, верхний угол с правой стороны. Не столь важно, если там уже что-то написано. Напишите данные или поставьте штамп в любом другом месте, не перекрывая другие записи.

Закон то мы разобрали, а как до практики, то сразу куча вопросов. Это мы уже проходили, поэтому поделимся опытом во благо кадровика.

Кто виноват?

И чтобы не дошло до такого вопроса, внимательно почитаем должностную инструкцию инспектора по кадрам.

Скорее всего, именно вам, наш многоуважаемый кадровик, и придётся заняться решением вопроса о вкладыше в трудовую книжку. Только руководитель решает, кто будет ответственным за ведение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Соответственно, такая ответственность закрепляется приказом директора с ознакомлением всех заинтересованных лиц.

Вкладыш в трудовую книжку — бланк строгой отчётности. Поступление вкладышей в организацию отмечается в специальной прошнурованной, пронумерованной и скреплённой печатью и подписью руководителя книге («Книга учёта бланков строгой отчётности»). Заполняется она вручную.

Просто замечательно, если в сейфе организации вы обнаружите такие нужные вам вкладыши в трудовую. Но, проведя ревизию, вы наблюдаете обратную картину. Внимание, следующий вопрос.

Что делать?

Куда пойти — податься кадровику? Отвечаем: звоним в ближайшую службу доставки такой специфической продукции, и оставляем заявку на покупку. Обращаем внимание на то, что вкладыши в трудовые книжки вправе продавать только «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации.

Утверждено приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н.

Самостоятельное изготовление и сбыт подобных бланков серьёзно преследуется и карается по закону.

Вкладыш в трудовую книжку

Далее оплачиваем с расчётного счёта согласно выставленной калькуляции. Забрать бланки можно и самостоятельно. При себе иметь следующие документы:

  • Доверенность на приобретение;
  • Копия документа об оплате (около 200 рублей за 1 вкладыш);
  • Печать организации, если забирает руководитель;
  • Паспорт того, кто забирает бланки.

Вот, наконец-то, долгожданные бланки у вас на столе. Следующий шаг: делаете запись в ОБЯЗАТЕЛЬНУЮ для всех организаций книгу «Приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек и вкладышей к ней». Стоит повториться, что эта книга нумеруется, прошивается, скрепляется печатью руководителя и его же подписью. Подлежит длительному хранению (25 лет).

Не обойдём вниманием и такую книгу «Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ней». Тщательно и внимательно разносим все данные. Внутренний интерфейс книг достаточно прост для новичка.

Обе эти книги утверждены Министерством труда РФ, формы их приведены в приложении к Инструкции по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приложение N 1
к постановлению Минтруда РФ
от 10 октября 2003 г. N 69.

Актуально на 2016 год.

Участие работника в оформлении вкладыша

Итак, работнику попросили подойти в кадровую службу. Усаживайте его писать заявление по такой форме.

Директору / главному бухгалтеруОАО/ОДО/ООО/ЗАО «____________»П.П. Лисицынуот __________________________(Ф. И. О. заявителя)ЗАЯВЛЕНИЕПрошу оформить вкладыш в мою трудовую книжку по причине завершения раздела «О награждениях».Обязуюсь возместить расходы на приобретение вкладыша в трудовую книжку организацией в размере _____рублей _____ копеек.

«______»_____________________ ____________________________ (подпись с расшифровкой)

Теперь работнику останется только оплатить стоимость бланка. Оплата производится либо наличными в кассу организации/на её расчётный счёт, либо вычтется при расчёте с работником по заработной плате/другим выплатам. Заметим, что никто не отменял выдачу вкладыша бесплатно.

Подготовьте соответствующий приказ руководителя о вычете с работника за вкладыш в трудовую книжку для главного бухгалтера организации. Не забудьте ещё про один приказ директора: о выдаче вкладыша в трудовую книжку для конкретного работника.

Пусть кадровика не смущает тот факт, что трудовая книжка и вкладыш в трудовую книжку разных образцов. Трудовая книжка у работника может быть ещё со времён СССР, а вкладыш вшивается актуального образца.

Нечасто, но бывают такие случаи, когда в трудовую книжку вшиваются несколько вкладышей. Благо, что их количество для одного и того же работника законом не ограничено. Это, конечно же, чудесно, что такой заслуженный работник работает именно в вашей организации. Но тут встаёт другой вопрос.

Как вшить в трудовую книжку?

Вкладыш надо будет именно вшить, а не вклеить. Сколько бы вы ни доказывали руководству, что курсы кройки и шитья кадровику проходить не обязательно, рано или поздно вы их пройдёте, закрепляя вкладыш в трудовую книжку.

Советуем воспользоваться рекомендациями по вшиванию вкладыша:

  • Ищем шило, иголку и толстые синтетические нитки.
  • Открываем последнюю страницу трудовой книжки. Размещаем вкладыш между последней страницей и обложкой. Вкладыш при этом открываем посередине.Правильное размещение вкладыша в трудовой книжке
  • Приступаем к проколу отверстий (5 штук). Крепим к обложке трудовой книжки.Прокалываем отверстия
  • Сшиваем трудовую книжку и вкладыш к ней в местах проколов.Процесс вшивания вкладыша в трудовую книжку
  • Нить в конце должна выйти внутри пришитого вкладыша. Делаем узелок на 2–3 узла. Аккуратно отрезаем длинную часть нити, оставляя 1 см.

Проверяем, надёжно ли пришито.

Оформление вкладыша (с образцом)

Подготовка к оформлению (вшивание вкладыша и запись в трудовой книжке) прошла успешно. Теперь займёмся оформлением самого вкладыша.

  • Проводим нумерацию всех страниц вкладыша со следующего номера, на котором закончились страницы в трудовой книжке. В общем, продолжаем по порядку. Это касается и того редкого случая, когда вшивается уже второй вкладыш.
  • Сверяем, правильно ли заполнены данные паспорта работника.
  • Вписываем сведения из документа об образовании.
  • Тот, кто заполнял вкладыш на титульном листе, тот и ставит подпись как ответственное лицо.
  • Обязательно дайте работнику поставить подпись.

Образец заполнения титульного листа вкладыша в трудовую книжку

Списываем вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку признают испорченным по различным причинам. Но факт остаётся фактом — такой бланк надо списать и обязательно уничтожить.

Единолично это делать не стоит. Правильным будет создать комиссию, состоящую из трёх человек. Обязательно включать в состав такой комиссии руководителя.

Действия комиссии:

  • Издаётся приказ руководителя о создании комиссии для списания бланка строгой отчётности. Все члены комиссии ознакамливаются с приказом и ставят свою подпись.
  • Оформляется акт списания вкладыша в трудовую книжку.
  • Обязательное уничтожение списанного вкладыша в трудовую книжку.

Составление акта о списании непригодных вкладышей в трудовую книжку

Акт о списании включает следующие пункты:

  • Утверждается нанимателем или лицом, его замещающим. Ставится дата, подпись скрепляется печатью.
  • Указываются все члены комиссии, принимающие участие в списании.
  • Отмечается в какой организации списывается какое количество бланков, указывается причина списания.
  • Обязательно перечисляется серия и номер каждого списываемого бланка.
  • Способ уничтожения — сожжение.
  • С чьего ведома бланки уничтожаются (указывается полное наименование нанимателя).
  • В конце документа все члены комиссии ставят подпись напротив своих фамилий.

Перечень нормативных документов, которые регулируют правильное списание и уничтожение бланков строгой отчётности:

  • Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках (вместе с Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку)».
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

Источник: https://xn-----7kcbekeiftdh9amwkb4d2o.xn--p1ai/vkladyish-v-trudovuyu-legko.html

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это основной документ, который содержит информацию о всей трудовой деятельности, стаже работника. Обязанность ведения книжек  возложена на работодателя – в трудовую книжку должна быть внесена вся информация о трудовой деятельности работника: награждения за достижения в работе, переводы на другую должность и т.д.

Иногда при внесении информации работодатели сталкиваются с тем, что в книжке уже не хватает свободного места для записей.

Что делать в таком случае, необходимо ли заводить работнику другую трудовую книжку? Если в трудовой книжке работника заполнены все странички раздела, то к трудовой книжке стоит пришить вкладыш и продолжить вносить информацию в нем.

Кроме того, вкладыш в трудовую книжку стоит оформлять в случае, когда на титульном листе и внутренней обложке документа уже не хватает места для внесения информации об изменении персональных данных работника. Такая ситуация может случиться, например, если работница несколько раз выходила замуж и меняла фамилию.

Когда оформляется вкладыш в трудовую книжку?

Кроме того, вкладыш оформляется также в следующих случаях:

  • раздел еще не закончился, но при заполнении трудовой книжки работодатель понимает, что на последнем развороте слишком мало места, чтобы поместить необходимую запись. В таком случае возможно оставить одну-две строки пустыми и новую запись оформлять уже во вкладыше;
  • работодатель начал вносить запись, однако уже в процессе понял, что полностью она не помещается. Не возбраняется продолжить запись во вкладыше.

Работодателям необходимо помнить, что все записи в трудовой книжке производятся полностью, без каких-либо сокращений и вносятся в разделе под порядковыми номерами. Кроме того, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе» нельзя залазить при заполнении в раздел «Сведения о награждении». Каждый раздел предназначен для отражения определенного типа сведений.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?

Оформить вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и в трудовую книжку. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке нужно поставить специальный штамп с информацией «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.

Штамп стоит ставить на титульном листе трудовой книжки в месте, где указаны идентификационная информация – серия и номер, ФИО работника, и постараться сделать это так, чтобы штамп не мешал чтению других записей, которые содержат сведения о работнике.

Если у работодателя нет в наличии штампа, можно сделать запись от руки – однако штамп понадобится заказать.

Куда вшивается вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш нельзя просто приложить к трудовой книжке – его нужно вшить, чтобы книжка и вкладыш образовали единое целое. Стоит иметь ввиду, что без трудовой книжки, отдельно, вкладыш недействителен.

Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в конце – между последней страницей и задней обложкой. Титульный лист вшитого вкладыша необходимо заполнить в том же порядке, как заполнен титульный лист самой трудовой книжки.

Порядковые номера записей в прикрепленном вкладыше по каждому разделу не начинаются заново, а продолжают порядковую нумерацию в соответствующих разделах трудовой книжки.

Если изменяются личные данные работника, то изменения должны быть внесены и в трудовую книжку, и во вкладыш.

Работодатели часто ищут, как пришить вкладыш в трудовую книжку. На самом деле в правилах ведения трудовых книжек нет строгих указаний, как вшивать вкладыш.

Обычно с помощью шила в трудовой книжке и вкладыше в одинаковых местах делаются проколы посередине. Затем с помощью суровой нити и иглы вкладыш и книжка скрепляются между собой.

Отдельных указаний о том, какого цвета и качества должны быть нити, нет.

Не разобравшись, как подшить вкладыш в трудовую книжку, работодатель может сделать это неправильно. Это может грозить утерей вкладыша в дальнейшем. Так как речь идет именно о вкладыше, то подразумевается, что трудовая книжка уже была полностью заполнена и работник получил больший стаж.

Вопрос оформления дубликата вкладыша трудовой книжки в случае его утраты или порчи законодательством не урегулирован, поэтому целесообразно сделать это по аналогии с порядком выдачи дубликата книжки.

  При утере вкладыша, необходимо будет оформить работнику дубликат при условии, что он предоставит документы о работе, записи о которой содержались во вкладыше трудовой книжки.

Источник: https://spmag.ru/articles/kak-vshivaetsya-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец, фото

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В действующем законодательстве отсутствует регламент, регулирующий многие вопросы, связанные с ведением трудовых книг работников компаний. Данный аспект приносит настоящую головную боль многим работодателям и сотрудникам кадрового отдела.

Различные нюансы, связанные с правилами ведения и хранения данного документа, не отражены в Трудовом Кодексе или иных нормативно-правовых документах. Многие сотрудники кадрового отдела часто сталкиваются с различными трудностями во время выполнения своих должностных обязательств. Одной из таких проблем является вшивание вкладыша в трудовую книгу.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения вкладыша в трудовую книжку.

Трудовая книжка представляет из себя важный документ, который закрепляет в себе всю информацию об официальной трудовой деятельности работника

Предназначение вкладыша

Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи.

Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах.

Подобные действия являются грубым нарушением и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов, в отношении лица заполняющего документ.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу.

В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа.

Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.

Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса.

Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа.

В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

Когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш

Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей.

Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки.

Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами.

Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции.

При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

  1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
  2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
  3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
  4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
  5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
  6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец, фото инструкция:

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка

Нюансы и тонкости

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ.

Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер.

Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила.

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.

Использование дырокола для подготовки отверстий также недопустимо. Для подшивки документации следует использовать стандартную швейную иглу и капроновую нить.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:

  1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
  2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности.

После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку. Данный факт должен быть зафиксирован в журнале учета.

При отсутствии возможности отсоединить вкладыш, следует подать заявку на получение дубликата трудовой книги.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию.

В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене. Важно обратить внимание, что использование различных корректоров и других средств для исправления ошибок недопустимо.

Повреждение бланка засчитывается как порча трудовой, что приводит к необходимости её замены.

Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

  1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
  2. Отметка об уровне образования и специальности.
  3. Указания даты заполнения документа.
  4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой.

При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо.

Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу.

В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Оформление дополнительной трудовой, является одним из крупных нарушений, действующего закона.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.

Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания

Заключение

Должностное лицо, заполняющее личные документы сотрудников, обязано знать все тонкости данного процесса. Знание различных нюансов позволяет избежать форс-мажорных ситуаций, которые могут возникнуть при заполнении трудовых книг.

Также нужно отметить, что каждый трудящийся гражданин должен знать об особенностях данного процесса. Своевременное выявление ошибки позволяет избежать возможных санкций со стороны контролирующих органов. В обязанности работника входит проверка качества заполнения личной документации сотрудниками кадрового отдела.

В рассматриваемом процессе, первостепенную важность имеют такие составляющие, как аккуратность и высокая концентрация внимания.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kak-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-obrazets-foto.html

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.

Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?

Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п.

38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка.

Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.

Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.

Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:

  • раздел сведений о работе на 8 разворотах;
  • раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.

Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.

Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.

Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.

Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.

Как подшить вкладыш в трудовую книжку?

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.

  1. На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
  2. Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
  3. Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
  4. Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
  5. Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.

Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?

Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.

  1. Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
  2. Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
  3. Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
  4. Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку — видео

Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте . В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.

***

Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/kak-pravilno-vshit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku.html

Вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Рано или поздно некоторые люди обнаруживают, что трудовая подошла к концу.

Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.

Для самих работников вкладыши важны еще и тем, что от этих документов будет зависеть их пенсия. Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

  • Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
  • С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
  • С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

  • Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
  • Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
  • Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
  • Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
  • Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
  • Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
  • После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний.

Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем.

Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить.

Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:

  • запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
  • нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.

Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.

Прикреплённые не по правилам вкладыши действительными считаться не будут.  

Подшивают вкладыш обычно в конец книжки, но есть и другие варианты: так, с точки зрения содержания правильным будет сделать это перед разделом сведений о награждениях, поскольку именно на этом месте чаще всего придется открывать книжку, и не придётся её часто пролистывать. Наиболее удобно подшить его в самой середине.

Чтобы произвести вшивание, потребуются нитки, иголка и шило – а когда они под рукой, можно начинать сам процесс. Опишем его по этапам:

  • Разверните трудовую книжку там, куда будете вшивать вкладыш.
  • Разверните сам вкладыш посередине.
  • Возьмите шило и проколите с его помощью по паре отверстий в обоих документах. Проколов может быть и больше, главное, чтобы они имели аккуратный вид – для того и требуется шило. Важно также не повредить записи – для этого проколы следует сделать прямо у переплёта.
  • Возьмите иголку с прочной ниткой и сшейте их, концы нитки при этом нужно оставлять на внутренней стороне. Важно использовать нитку высокого качества, чтобы она не порвалась и не истёрлась через несколько лет использования.
  • Крепко завяжите, чтобы вкладыш был твёрдо прижат к трудовой, и обрежьте нитки. Для более аккуратного сшивания в некоторых компаниях даже имеются предназначенные именно для документов швейные машинки, с помощью которых процедура становится куда проще и менее затратной по времени.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/vkladysh/

Как правильно вшить и заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Трудовая книжка – это главный документ любого работающего гражданина. В каждом ее разделе указываются сведения о карьерных перемещениях: приемы на какую-либо должность, причины увольнения, награждения за успехи в работе и прочее.

В том случае, когда разделы, предназначенные для внесения записей о награждениях и работе, заканчиваются, и в них не остается свободного места для новых записей, сотрудник кадрового отдела обязан вшить в трудовую книжку работника вкладыш.

Однако не все знают, как сшить вкладыш в трудовую книжку правильно.

Вкладыш хоть и считается документом, но без самой трудовой книжки его не признают действительным. Чтобы вкладыш не потерялся, его необходимо пришить.

Прежде чем разобрать этот процесс подробнее, следует напомнить об основных правилах оформления трудовых книжек.

Их знание поможет избежать дальнейших проблем не только владельцу документа, но и работодателю, который является ответственным лицом за его ведение и хранение.

Правильное оформление трудовых книжек исключает такие действия, как:

  • зачеркивание любых записей в разделах со сведениями о награждениях работника и его трудовой деятельности}
  • вшивание или вклеивание чистых листов в трудовую книжку}
  • применение других чистых трудовых книжек в качестве вкладышей к основному документу.

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа.

Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша.

Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки.

Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа.

Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя.

Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу.

Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись.

Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке.

Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании.

После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-vshit-i-zapolnit-vkladysh-v-trudovuyu-knizhku

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.