+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Как заполнить личную карточку работника

Содержание

Форма Т-2 личная карточка работника в 2019 году – бланк, образец заполнения, унифицированная, ворде, обязательна

Как заполнить личную карточку работника

Порой только наличие личной карты может подтвердить рабочий стаж у определенного работодателя.

Этот документ составляется для всего штата без исключения.  Как на 2019 год оформляются карточки работников при использовании формы Т-2?

В общепринятом документообороте личной карточкой именуется специальный документ, заполняемый на всех без исключения работников по месту трудоустройства.

Касается это и временных и сезонных рабочих. Создается документ после подписания трудового соглашения. Как верно оформить личную карту для работника, применяя форму Т-2, в 2019 году?

Важные моменты

Цель использования организацией личных карточек персонала заключается в обеспечении полноценного учета.

По закону любой работодатель обязан подумать о создании данного документа относительно всякого сотрудника.

Для формирования документа используется унифицированная форма, именуемая Т-2.  Принята она Постановлением Госкомстата РФ №1.

Начальная структура ее остается неизменной с 2004 года. На основании личных карточек создается картотека штата организации.

Карточки сохраняются в картотеке в алфавитном порядке. За счет этого при необходимости можно быстро найти сведения о том или ином сотруднике.

При большом штате документальная база может структурироваться по подразделениям. Особого регламента касательно оформления картотеки на базе личных карточек сотрудников не существует.

Законодательно предусмотрено единственное требование – такая карточка должна иметься у любого официально трудоустроенного работника.

Что нужно знать

В действующем законодательстве не установлены строгие сроки для создания личной карточки сотрудника. Самым целесообразным считается оформление Т-2 на момент принятия человека на работу.

Хотя небольшой временной разрыв серьезным нарушением не считается. Главное это дублирование в карточке отметки, сделанной в трудовой книжке при трудоустройстве.

Обычно заполняется личная карта работника после издания надлежащего приказа о приеме на должность.

Для оформления карты требуется наличие определенных документов, какие становятся основанием для отображения сведений и подтверждением их достоверности.

В частности необходимы:

  • приказ о зачислении в штат;
  • паспорт либо другой подтверждающий личностные данные документ;
  • трудовая книжка;
  • страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
  • документы по воинскому учету;
  • документы, касающиеся образования, получения профессии, квалификации, обладания особыми познаниями;
  • информация, заявленная о себе лично сотрудником.

Важно! Специфика некоторых видов деятельности может требовать предоставления дополнительных документов.

Если без каких-либо сведений информация карточки окажется недостаточно полной, то работодатель обязан запросить нужные данные.

Как пример унифицированная форма Т-2 личная карточка работника в Ворде бланк можно скачать здесь.

С какой целью формируется

Зачастую личная карта ошибочно сравнивается с анкетой либо личным листком, хранимыми кадровой службой. Но заполняет эти бумаги непосредственно сам работник и то, когда это принято в организации.

Что касается личной карты, то заполняет ее кадровый работник, руководствуясь приказом по принятии на должность. При этом наличие документа обязательно.

В соответствии с Постановлением Федеральной службы госстатистики №1 от 5.01.2004 личные карты работников предписано вести всем организациям.

Но надо отметить, что индивидуальных предпринимателей это требование не касается. Как уже упомянуто для создания карточки употребляется форма Т-2.

Таковая печатается на особых бланках формата 2А4 с кодом по ОКУД 0301002. Карточка создается в единственном экземпляре.

Основополагающая цель создания личных карт это обобщение всей необходимой информации в одном документе.

За счет этого исключается необходимость изучения большого объема документации в поисках нужных данных.

Также не надо каждый раз в случае надобности требовать от работника надобные документы. Все необходимые данные содержатся в карточке.

Когда нужно уточнить какую-то информацию касательно конкретного сотрудника в общей картотеке легко найти личную кату и посмотреть нужные записи.

По своему содержанию личная карточка сотрудника делится на разделы следующего вида:

  • общие сведения;
  • данные о воинском учете;
  • информация о трудоустройстве и карьерных изменениях;
  • данные об аттестации;
  • сведения о квалификации и ее повышении;
  • информация о профессиональной подготовке;
  • данные о поощрениях, наградах и т.д.;
  • сведения об отпусках;
  • положенные по закону льготы;
  • дополнительные сведения;
  • данные о причине увольнения.

Правовая база

Источник: http://jurist-protect.ru/forma-t-2-lichnaja-kartochka-rabotnika/

Личная карточка работника: образец, пример заполнения, структура, бланк, шаблон

Как заполнить личную карточку работника

Личные карточки работников используют на предприятиях для того, чтобы вести полный и всесторонний учет по персоналу. В них вносят данные сотрудника. Создается такой тип документа после подписания работником трудового договора и приема его на работу.

Общие сведения

Личная карта сотрудника – это документ, вмещающий в себя ряд данных. Требуются они для ведения отчетности в кадровом деле, а также могут понадобиться при проведении проверки различными органами на предприятии, а также при возникновении ряда споров с этими самыми работниками.

Суть и назначение документа

Чтобы вести всесторонний учет персонала в организации, создают личные карточки работников. При этом на каждого отдельного сотрудника полагается своя карта. С этими документами создается картотека, вмещающая в себя информацию о личном составе.

Располагаются в картотеке карточки в зависимости от количества сотрудников – либо по структурным подразделениям, либо по алфавиту, если предприятие небольшое. Бланком выступает в данном случае форма № Т-2, в которой и отражаются все сведения о личности сотрудника, его предыдущей и нынешней трудовой деятельности.

Состоит представленная форма из 4 страниц. В них присутствуют тематические блоки-разделы. На первой и второй страницах присутствуют личные данные от ФИО работника до адреса проживания, образования и так далее. Заполняются они при приеме человека на работу. Третья и четвертая страницы уже заполняются по ходу трудового процесса в организации.

Важно! Тип хранения данных законодательством не предусмотрен – это может быть бумажный носитель или электронный документ. Но даже при электронном виде распечатывать придется, так как работник должен подписать свою карту.

Когда он нужен

Такая форма может потребоваться в ряде ситуаций. В первую очередь кадровику проще вести учет всех осуществляемых сотрудником перемещений, изменений условий работы, отпусков и так далее. Бухгалтерия на основании этих карт, где также указывается оклад, делает соответствующие начисления.

В процессе ведения таких карточек в различных организациях возникали споры с сотрудниками и работодателями. Именно благодаря данной документации нередко удавалось в суде доказать, что сотрудник при изменении условий работы, перемещении и других изменениях в рабочем процессе был уведомлен. Здесь же фиксируется причина увольнения и факт получения трудовой книжки.

Важно! При увольнении старая карта уходит в архив. Даже если сотрудник возвращается на старую работу, на него должны завести новую. Также новые карты заводят, если сотрудники переходят на новое рабочее место в только созданное дочернее предприятие.

Нормы

Собственно говоря, за вопрос правил и особенностей ведения личных карточек работников отвечает Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 под №1.

  • В нем устанавливается, что для крупных организаций и государственных предприятий ведение таких документов является обязательным.
  • Индивидуальных предпринимателей данное правило обходит, но многие все равно ведут в управленческих целях собственную картотеку сотрудников.

Как оформить личную карточку работника

Процесс оформления личной карты нередко вызывает ряд вопросов и недопонимание. В первую очередь следует учесть, что для ее заполнения требуется ряд документов от работника. В число таких документов входят:

  • Распоряжение или приказ, свидетельствующий о приеме человека на работу;
  • Трудовой договор;
  • Любой документ, который удостоверит личность работника (обычно это паспорт);
  • Любой документ, который способен подтвердить стаж работы (обычно это трудовая книжка);
  • Страховой полис обязательного пенсионного страхования;
  • Документы воинского учета у лиц, которые подлежат призыву на службу, а также у военнообязанных;
  • Документ, свидетельствующий об образовании, наличии специальных знаний, квалификации;
  • Также могут потребоваться сведения, которые может дать только сам работник (то есть личного характера).

На основе перечисленных документов и создается личная карточка каждого работника. Причем данные заносятся в специальные разделы по определенным принципам.

Форма и принципы

Как уже было указано ранее, для создания личной карточки работника используется общепринятая форма под №Т-2. Процесс этот полностью возлагается на кадровиков. С учетом того, что на сегодня существует масса программ, процесс существенно упростился и ускорился.

В целом в законодательстве не указывается, когда именно должна быть создана карта. Но наиболее оптимальным вариантом считается период, когда издан приказ о приеме человека на работу, а также при создании первой записи в трудовой. Ведь в личной карте эта информация также должна отражаться.

Чтобы оформить и заполнить карточку работодатель кроме указанных выше документов может попросить дополнительные, чтобы убедиться и отразить в документации, что сотрудник соответствует специфике работы на предприятии. При заполнении формы требуется указание кодов, которые соответствуют российским классификаторам:

  • ОКИН – информация о населении;
  • ОКСО – специальность по образованию;
  • ОКПДТР – профессии рабочих, должности и тарифные оклады.

Если меняются сведения о сотруднике, то их вносят в соответствующий раздел. При этом кадровый работник обязан заверить изменения свое подписью, расшифровкой подписи и так далее. Если изменения входят в раздел общих сведений, то подпись с расшифровкой ставит и сам работник. Полную замену карточки обычно не производят, так как восстанавливать ее потом очень сложно.

Важно! Все изменения вносятся в карточку по принципу трудовой, например, при изменении фамилии старую перечеркивают и вписывают новую.

Алгоритм заполнения

Данная карта заполняется пораздельно. При этом каждый тип информации должен быть размещен строго в своем блоке. Так можно выделить:

  • Раздел 1 – «Общие сведения»: вносится от ФИО работника и до стажа работы, знания иностранных языков и так далее.
  • Раздел 2 – «Сведения о воинском учете»: если сотрудник – офицер запаса, то данные для блока берут из военного билета. Указывается:
    • Категория запаса;
    • Воинское звание;
    • Состав/профиль
    • Наименование профиля;
    • Полное кодовое обозначение ВУС;
    • Категория годности к военной службе.
    • Состоит ли на воинском учете и так далее.
  • Раздел 3 – «Прием на работу, перевод на другую работу»: данные этого раздела вносятся на основании приказа либо о приеме на работу, либо о переводе на другую работу (обязательно делается под роспись работника).
  • Раздел 4 – «Аттестация»: делаются записи об аттестации работников, которые проводятся с некоторой периодичностью.
  • Раздел 5 – «Повышение квалификации»: записи о датах периода проведения переквалификации, виде повышения квалификации, наименовании учебного заведения и так далее.
  • Раздел 6 – «Профессиональная переподготовка»: данные вносятся аналогично предыдущему пункту, то есть указывается специальность, даты и заведение где она проводилась и так далее.
  • Раздел 7 – «Поощрения и награды»: указываются виды поощрений, которые были применены к сотруднику, а также перечисляются государственные награды.
  • Раздел 8 – «Отпуск»: вносятся все виды отпусков, которые предоставлялись работнику во время работы на предприятии. Основанием для внесения подобной информации выступают соответствующие приказы. Дата начала отпуска вносится на основании приказа, а вот окончания – только при фактическом выходе работника на рабочее место, а не когда это указано в документации.
  • Раздел 9 – «Социальные льготы»: указывается перечень предоставляемых работнику льгот (пр. льготный отпуск), а также оснований для их назначения.
  • Раздел 10 – «Дополнительные сведения»: в этой части отражаются данные, которые позволят вести более полноценный учет работников, например, указание инвалидности, тип водительского удостоверения и так далее.

Когда сотрудника увольняют, то в разделе 11 вносится соответствующая запись об основании для прекращения трудового договора. Расшифровывается основание с приведением точных формулировок из ТК РФ, а также указываются номер и дата приказа об увольнении.

При закрытии карты сотрудник кадрового отдела ставит свою подпись с соответствующей расшифровкой и указанием должности. Так же расписывается и сам работник, чтобы подтвердить согласие со всеми произведенными записями, которые были внесены в личную карту.

Личная карточка работника (форма Т-2) является основным учетным документом. Так работник принимается на «баланс» организации, об этом рассказывает видео ниже:

Образец

Чтобы лучше понять особенности заполнения личной карточки сотрудника, проще посмотреть примерный образец. В нем отражены все необходимые данные. Естественно, что некоторые разделы могут пустовать (например, о наградах и поощрениях). Поэтому ориентировка идет именно на обязательные поля.

Как заполнить личную карточку работника (образец)

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/lichnaya-kartochka-rabotnika.html

Как правильно заполнить личную карточку

Как заполнить личную карточку работника

Процесс оформления нового специалиста – процесс кропотливый и требующий подготовки. Со стороны нанимателя этим занимается отдел кадров.

В его компетенцию входит проверка всех поступающих от потенциального сотрудника документов: паспорта, диплома, СНИЛСа, ИНН, справок и пр.

После того, как решение о найме принято, отдел кадров готовит приказ, договор, оформляет личное дело и заводит специальную карточку по форме Т-2.

Что это такое

Личная карточка – это унифицированный документ, призванный систематизировать сведения в кадровом отделе о каждом служащем фирмы.

В ней фиксируются доступные данные о работнике, его дипломе, стаже и пр. Карточка составляется один раз и хранится затем на протяжении всего срока пребывания человека в компании. Кадровик фиксирует в ней изменения, касающиеся человека: отпуск, больничный, повышение и т.д.

Карточка относится к категории первичных документов. Ее необходимо создавать при оформлении и вносить в нее изменения под роспись сотрудника при любых кадровых изменениях.

Работодатель обязан вносить в нее сведения об увольнении, переводах, о воинской обязанности.

Вместе с тем, трудовым кодексом регламентируется ее форма: Т-2 подходит только при приеме на работу работников. Для госслужащих заполняется другая – Т-2ГС, для научных сотрудников Т-4.

Существует спорная ситуация относительно того, как именно должна выглядеть карточка. Несмотря на наличие унифицированной версии, некоторые бухгалтеры считают, что компания вправе выбрать самостоятельно форму. Однако такие действия противоречат требованиям закона.

Оформление

Личная карточка оформляется после подписания приказа о найме, подписанным руководящим составом компании. После этого кадры готовят все, что требуется, уже для росписи непосредственно сотрудником: должностные инструкции, договор, собственную карточку и пр.

Чтобы заполнить ее, отделу кадров необходимо получить следующие документы:

Специалист отдела кадров использует эти сведения для составления максимально полной и достоверной карточки. При необходимости он может задать любые уточняющие вопросы. Работник имеет право ознакомиться с ней, прежде чем подписать. Решать, вести ее в электронном или бумажном виде, должен руководитель компании.

Как вносить коды

Карточка – название условное, на самом деле этот документ представляет собой несколько страниц, скрепленных между собой. На первых двух находятся классифицирующие коды, без знания которых заполнить ее невозможно.

ОКАТО, ОКИН, ОКСО и ОКПДТР – это общероссийские классификаторы на различных уровнях. Коды стандартные, и их легко можно найти в любом справочнике. Если она заполняется с помощью программы типа 1С, то коды будут проставлены автоматически.

Важно знать: если работник занимает сразу две должности в компании (то есть работает по совмещению), на него должно быть заведено две карты.

Табельный номер присваивается в день поступления на службу и остается неизменным. Графа «алфавит» заполняется с целью систематизировать карточки в общем каталоге. В характере отмечается, на определенный период времени она или постоянная. В типе фиксируется, основная она или по совмещению.

Как заполнить личную карточку работника: образец

Для корректной работы каждый сотрудник кадров должен знать, как заполняется личная карточка работника, форма Т-2. Образец заполнения бланка можно найти ниже.

В отличие от личного дела, она позволяет в упрощенном виде консолидировать всю информацию, касающуюся нового сотрудника. В дальнейшем кадровики должны вносить в нее все изменения: новую фамилию, изменения адреса, семейного положения и пр.

В отличие от личных дел, которые обычно не заводятся для младшего персонала (для рабочих), карточки должны быть у каждого сотрудника, независимо от его ранга. Заполняются они вручную, чтобы работник мог лично ознакомиться и поставить подтверждающую подпись.

Первый раздел предназначен для общих сведений о человеке: его паспортных данных, прописке, дате рождения, образовании и пр. Сюда же вносится номер и дата договора с сотрудником. Вносить информацию можно с сокращениями, в таком случае нужно использовать общепринятую систему.

В графе образование вносятся необходимые данные на основании диплома. Если у специалиста нет диплома о высшем образовании, указывается «среднее» или «средне-специальное». Если дипломов слишком много, можно добавить дополнительный лист, описать опыт на нем и вложить в карточку.

Второй раздел предназначен для мужчин и содержит сведения о воинском учете. Он заполняется на основании предоставления воинского билета. Для тех, кто находится в запасе, существует несколько особенностей заполнения.

Для сотрудников с офицерским званием не нужно заполнять графу «категория запаса», сокращать названия, описания и обозначения нельзя.

Если сотрудник не годится для военной службы – об этом также необходимо сделать соответствующие записи. В таком случае пишется, что он снят с учета по возрасту или по состоянию здоровья.

Другой пример унифицированной формы Т-2, образец заполнения которой мы сейчас рассматриваем, — раздел 3. Он не заполняется в день поступления работника на службу и становится актуален только тогда, когда наниматель проводит аттестацию сотрудников.

Основанием для внесений изменений в личную карточку становится приказ, на основании которого и была проведена аттестация сотрудников.

Также обязательно должно быть указано решение аттестационной комиссии. После того, как процесс завершен, изменения зафиксированы, сотрудник может лично ознакомиться и поставить свою подпись.

Раздел №4 и №5

Пятый раздел является продолжением предыдущего и содержит правила заполнения карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Сюда вносится полная информация о сроках обучения, полученной специальности и пр. Сведения берутся с диплома или сертификата, полученных на обучении.

Также можно указать, является ли обучение инициативой предприятия. Если это так, то в карточке делается пометка о номере и дате приказа, подтверждающим это решение. Если нет, достаточно будет указать вид (диплом, сертификат, свидетельство и пр.) и номер выдачи.

Сюда входят награды, присуждаемые работнику в течение его работы на этой должности. Кроме самого названия, необходимо указать номер и дату приказа. Информация о финансовых ежемесячных премиях, входящих в систему оплаты рабочих часов, в эту категорию не входит.

В восьмом разделе фиксируются сведения о том, когда и как часто сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в процессе работы по мере необходимости. Сначала кадровик на основании приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой он начинается, а уже затем, после того, как работник вышел из отпуска, он вносит запись о его завершении.

Это необходимо для избегания правок в этом документе: сотрудник может заболеть в отпуске, продлить его, уйти на больничный, написать заявление об уходе. Информация об отпуске за свой счет также фиксируется в личной карточке, как и остальные.

Другие разделы

Следующие два раздела содержат информацию о льготах, порядке их предоставления, сюда же вносятся дополнительные сведения, которые невозможно квалифицировать в другие разделы.

Завершающий раздел содержит сведения об увольнении. В него вносится последняя запись об истории работы сотрудника в компании. Кадровик вписывает информацию об увольнении в последний рабочий день сотрудника и приглашает его для ознакомления. Увольняющийся должен поставить свою подпись в личной карточке и в своей трудовой.

Бланк для скачивания

Скачать бланк форма Т-2 можно на тематических ресурсах или воспользовавшись специальными официальными порталами, также бланк доступен в формате документа Word здесь. Она унифицирована и предназначена для использования в коммерческих организациях.

Источник: http://vashbiznesplan.ru/obraztsy-dokumentov/lichnaya-kartochka-rabotnika.html

Личная карточка работника — заполняем правильно

Личная карточка — немаловажный документ, который ведется кадровой службой.

В нем собрана практически вся информация о самом сотруднике (паспортные данные, сведения об образовании и месте проживания, о семье), а также о его трудовой деятельности в учреждении (от приема на работу до увольнения, включая переводы, предоставление отпуска, повышение квалификации и пр.).

Несмотря на такую информативность, довольно часто работодатели не ведут личные карточки, ссылаясь на отсутствие такого требования в Трудовом кодексе. Сегодня вы узнаете, обязательно ли оформлять личные карточки, почему важно их вести и как правильно вносить в них записи.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.

2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) утверждены формы документов, применяемых в кадровом делопроизводстве и необходимых работодателю для ведения кадрового учета.

К наиболее важным документам относятся личная карточка работника (форма Т-2) и личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма Т-2ГС (МС)). Эти формы практически повторяют друг друга, за исключением нескольких разделов.

Обратите внимание!Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Источник: https://akakpravilno.ru/zapolnit/kak-pravilno-zapolnit-lichnuyu-kartochku

Заполнение личной карты работника

Как заполнить личную карточку работника

Оформление нового сотрудника – довольно кропотливый процесс, который требует специальной подготовки. Со стороны работодателя этим занимается отдел кадров. Менеджер по персоналу обязан проверять все документы, представленные потенциальным сотрудником организации.

Примером таких документов могут служить:

  • паспорт;
  • свидетельство об образовании;
  • СНИЛС и т.д.

Сотрудникам, которые пришли устраиваться на работу в компанию, нужно учитывать, что представление ложных документов или информации может повлечь уголовную ответственность.

После того, как все представленные документы будут проверены, а также будет вынесено решение о найме сотрудника, начальником отдела кадров готовится приказ об оформлении сотрудника, и на него должно быть заведена личная карта работника, которые используются с целью учета персонала.

Также на основании этих карт составляется картотека персонала. Расположение карточек зависит от количества работников в организации. Они группируются либо по структурным подразделениям, либо по алфавиту.

Что это за документ

Личная карта сотрудника – это специальный документ, который создается для систематизации информации в отделе кадров о каждом сотруднике организации.

Эта карточка имеет форму, которая устанавливается трудовым законодательством:

Форма Т-2Используется при оформлении большинства сотрудников.
Форма Т-2ГСМожет использоваться только для оформления работников на госслужбу.
Форма Т-4Предназначена при оформлении на работу научных сотрудников.

В ней содержится вся доступная информация о работнике. На каждого сотрудника личная карта оформляется один раз, а хранится весь период его работы на предприятии. Менеджер по персоналу указывает в ней все действия, которые касаются владельца карточки: поощрение, больничный, отпуск, перемещение и т.д. Все внесенные изменения должны подтверждаться росписью сотрудника.

Несмотря на то, что существует унифицированная форма личной карты сотрудника, многие специалисты спорят насчет того, какой вид она должна иметь. Многие утверждают, что предприятие может само выбирать форму, но такая позиция противоречит законодательству.

Процесс оформления личной карты работника начинается после того, как руководителем организации был подписан приказ о найме сотрудника.

Образец заполнения 1-6 п. в личной карточке сотрудника

Основания для заполнения формы Т-2

Основанием, для того, чтобы начать заполнение личной карты работника являются такие документы:

  • приказ о зачислении;
  • паспорт;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • свидетельство об образовании;
  • ИНН;
  • военный билет;

Документы, необходимые для оформления сотрудника, могут меняться в зависимости от организации, в которую устраивается человек. Отдел кадров вправе потребовать любую информацию, касающуюся работника.

Вся предоставленная информация используется для составления личного дела и личной карты. Если существует необходимость, то менеджер по персоналу может задавать дополнительные вопросы.

Перед подписанием личной карты сотрудник вправе с ней ознакомиться. Вести личные карты сотрудников можно как на электронном, так и на бумажном носителе. Этот вопрос решается руководителем организации.

Какая информация указывается?

Многие специалисты считают, что любой сотрудник должен уметь составлять личную карту.

Главным отличием такой карты от личного дела является то, что она – упрощенный вариант организации всех сведений о вновь поступившем сотруднике.

Также они должны быть заведены на всех работников, вне зависимости от его должности, в то время как личные дела не обязательно заводить для вспомогательного персонала.

В личной карте работника должна быть указана такая информация:

  • Вся информация о сотруднике, примером является: Ф.И.О., информация о месте и дате рождения, указывается гражданство, уровень образования, полученная специальность, место проживания, сведения о составе семьи. При устройстве на некоторые должности, отделу кадров могут еще потребоваться сведения о близких родственниках и наличие судимости у них.
  • Информацию о воинском учете.
  • Информация по процессу работы. Например, о приеме на работу, перемещении, повышении квалификации, об отпусках и увольнении.

Пример оформления личной карточки сотрудника п. 7-12

Порядок заполнения личной карты работника

Личная карта сотрудника заполняется в течение всего времени работы. Некоторые сведения вносятся при поступлении на работу, часть добавляется в рабочем процессе, а завершается ведение личной карты введением реквизитов постановления об увольнении.

Особенности личной карты сотрудников состоят в следующем:

  • вносимые в нее сведения должны быть документально подтверждены;
  • некоторые данные сотрудников подлежат кодированию, а необходимые шифры берутся их классификаторов;
  • личные карты содержат данные, разглашение которых сотрудниками кадровой службы запрещено;
  • личная карта обязательно подтверждается подписями владельца.

Если личная карточка оформляется с использованием программ, к примеру, как 1С, то необходимые коды будут подобраны автоматически. Табельный номер личной карты будет ей присвоен в день принятия на работу сотрудника и не может быть изменен.

Графа, называющаяся «Алфавит» предназначается для систематизации документации в общей папке. В графе «Характер» указывается постоянная ли работа или же временная.

Пример оформления раздела №2 личной карточки работника

Хранение

Процесс хранения личных документов персонала регламентируется законодательством. Они должны храниться в специальных папках для хранения бумаг. Личные дела и приказы о найме на работу хранятся порознь с личными карточками, так же как и документы действующих и уволенных сотрудников.

Поскольку в таких документах содержатся персональные данные каждого сотрудника, хранить их нужно в помещении, недоступном для посторонних людей и желательно в шкафу, который бы закрывался на ключ.

Храниться подобные документы должны в течение всего времени работы сотрудника, после того, как он ушел с работы, они 1 год хранятся в отделе кадров, а потом будут переданы в архив на хранение в течение 75 лет. Любую документацию желательно хранить в темном и сухом помещении, чтобы минимизировать вероятность их порчи.

Источник: http://buhuchetpro.ru/lichnaja-karta-rabotnika/

Личная карточка работника форма Т-2

Как заполнить личную карточку работника

При оформлении работника, кадровая служба обязана оформить ему личную карточку, содержащую всю необходимую информацию для учета. На основе ее формируются личные дела сотрудников, которые хранятся в специальных картотечных шкафах в определенном порядке. Правильность их ведения и соответствие фактическим данным проверяется периодически компетентными органами.

Порядок применения личной карточки по форме т-2

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Личная карточка должна составляться во всех предприятиях. Для ее оформления используется стандартизированная форма Т 2, которая заполняется по данным подлинников документов, либо копий.

Последние в этом случае подкладываются в личное дело сотрудника. Этот вариант наиболее приемлемый, так как периодически отделу кадров приходится предоставлять в те или иные инстанции копии документов в производственных целях или при проверке компетентными органами.

Правильность и полнота заполнения особенно важны при осуществлении воинского учета. Органы военкомата обязывают кадровых работников периодически (раз в месяц или в квартал) проверять достоверность сведений, содержащихся в личной карточке.

Форма т2 является главным регистром воинского учета в компании по военнообязанным. За недостоверность личных данных работника, содержащихся в ней, эти органы могут наложить на организацию и ее ответственных лиц штрафы.

Личная карточка заполняется в настоящее время с использованием специализированных программ. Также существует возможность заполнять вручную типографские бланки.

Все личные дела, в состав которых входят личные карточки работника, согласно закону о персональных данных надо хранить в закрывающихся картотеках, сейфах, чтобы ограничить доступ к ним.

При использовании компьютера необходимо обеспечить разграничение доступа к личным данным работника с использованием паролей.

Необходимо запретить должностным лицам их разглашение, за исключением случаев, когда сотрудник выдал согласие или это предусмотрено законом.

Все данные, вносимые в данный документ, проверяются работником, который в случае согласия с ними ставит подпись.

После увольнения личная карточка отправляется для хранения в течении 75 лет в архиве.

Как правильно заполнить личную карточку сотрудника

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Унифицированная форма т2 состоит из разделов, каждый из которых необходимо заполнить.

В верхней части документа указывается название компании и ее код постановки на учет в органах статистики (ОКПО). Ниже заполняется дата ее оформления, табельный номер работника, его ИНН, СНИЛС, информация о характере (разъездной и т.д.) и типе работы (по совместительству или основная), а также его пол.

Общие сведения

В этой части надо записать дату и номер оформленного с ним трудового контракта.

Справа в карточке находится место для фотографии сотрудника.

Карточка формы т 2 должна содержать сведения о Ф.И.О., а также точной дате рождения сотрудника. Далее заполняется информация о месте его рождения и гражданстве с проставлением соответствующих кодов.

Нужно записать данные о степени владения иностранным языком.

 Ниже указывается образование работника с расшифровкой сведений по каждому образовательному учреждению, реквизитов аттестата или диплома, годах окончания, присвоенным квалификациям и специализациям.

Если у специалиста есть послевузовское образование, то соответствующие данные надо заполнить в таблице. Далее указывается профессия и ее код в соответствии с ОКПДТР, по которой работник в соответствии с заключенным соглашением будет осуществлять свою трудовую деятельность. Их может быть несколько.

Карточка работника должна содержать данные о стаже работника (общий, непрерывный, в организации) на определенную дату, выраженную в днях, месяцах и годах. Как правило, это дата приема на работу. Все данные сведения можно посчитать на основании трудовой книжки работника.

В строке «Состояние в браке» отмечается семейное положение сотрудника, а ниже нужно расписать состав членов семьи с указанием их родства, личных данных и года рождения родственников.

В следующей строке заполняются реквизиты паспорта, дата его выдачи, название органа, осуществляющего его выпуск.

В личной карточке нужно обязательно записывать информацию об адресе работника как по паспорту, так и фактическому, а также дату постановки на учет по месту жительства.

Ниже указывается номер телефона, желательно стационарный и мобильный.

Сведения о воинском учете

Данные сведения заполняются только по военнообязанным на основании их военного билета. Здесь указываются категория запаса, воинское знание, состав, кодовые обозначения ВУС, категория годности. Далее записывается название военного комиссариата по фактическому адресу и сведения о том состоит или снят с учета работник.

Менеджер по кадрам должен расписаться в заполненной карточке с указанием должности и своих личных данных. После этого он передает карточку работнику для ознакомления и проверки правильности внесения данных. Достоверность информации принимаемый на работу подтверждает своей подписью, также он ставит дату подписания.

Прием на работу и переводы на другую работу

Этот раздел заполняется инспектором по кадрам на основании приказов о приеме (переводе) фирмы по мере их издания.

Данная часть представляет собой таблицу, содержащую информацию о дате приема (перевода), названии структурного подразделения, где работает сотрудник, его профессии, размере оплаты труда, Сюда же в «Основание» вносятся реквизиты соответствующих приказов. Каждая запись в разделе должна быть завизирована работником.

Аттестация, повышение квалификации, профессиональная подготовка

Если работник проходил аттестацию в самой организации, либо повышение квалификации или переподготовку в соответствующих учреждениях, необходимо заполнить данные о периоде обучения, реквизитах подтверждающих документов, присвоенных квалификациях, специальностях. Здесь же указываются основания, в соответствии с которыми проходило обучение, переподготовка, аттестация.

Поощрения и награды

В случаях представления сотрудника к наградам, грамотам за добросовестный труд, сведения об этом заносятся в данный раздел с расшифровкой названия и реквизитами подтверждающих документов.

Отпуск

В этом разделе кадровый отдел отражает все отпуска независимо от их видов, указывая точные даты начала и окончания, продолжительность, а также период, за которые они предоставлялись. Здесь же присутствуют в качестве основания реквизиты приказов на предоставление отпуска.

Социальные льготы и дополнительные сведения

Здесь нужно заносить информацию о категориях, которые предоставляют работнику льготные условия труда. Можно указывать сведения о наличии водительского удостоверения или других документах.

Личная карточка включает в себя и заключительный раздел, который содержит информацию о расторжении трудового договора: основание прекращения трудовых отношений, дата увольнения и реквизиты приказа об увольнении сотрудника.

После увольнения форма Т2 также подписывается инспектором по кадрам и самим работником, с расшифровкой их личных данных.

Нюансы

Если работник является офицером запаса, то в строке «Категория запаса» нужно ставить прочерк. В случае когда сотрудник ожидает призыва в армию, заполняются строки «Категория годности» и «Воинское звание» (подлежит призыву).

Скачать бланк личной карточки работника форма Т-2

Личная карточка работника форма т 2 скачать в формате Word.

Скачать Личную карточку работника в формате Excel.

Скачать пример заполнения личной карточки по форме T-2.

Источник: https://blankionline.ru/doc/lichnaya-kartochka-rabotnika-forma-t-2.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.