+7(499)495-49-41

Компенсация за использование личного имущества в работе

Содержание

Компенсация за использование личного имущества

Компенсация за использование личного имущества в работе

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

1. Локальный нормативный акт организации . согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов.

Личное имущество в служебных целях

Налог на прибыль. Камнем преткновения при выплате компенсации за использование личного транспорта стали удивительно низкие суммы, которые можно учесть при расчете налога на прибыль (подп.

11 п. 1 ст. 264 НК). Эти нормы установлены постановлением правительства от 8 февраля 2002 г.

№ 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

Аналогичная ситуация с пенсионными взносами. Платить их с суммы компенсации не нужно.

Ведь база для их начисления та же самая, что и у ЕСН.

Рекомендуем прочесть:  Статья 751 гк рф

Единственное, о чем не нужно забывать в этой ситуации, — принцип экономической целесообразности. Представим ситуацию: фирма установила сотруднику компенсацию за использование его компьютера в размере 10 000 руб.

в месяц. Чем можно обосновать целесообразность такого расхода? За три месяца фирма сможет купить собственный новый компьютер!

И это обойдется гораздо дешевле.

Сколько платить работнику за использование имущества

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, нужно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 (далее — Классификация основных средств). В течение месяца работник может заболеть, пойти в отпуск и не использовать данное имущество в работе.

За время, когда работник не эксплуатирует имущество, компенсация не выплачивается.

Компенсация за использование личного авто в служебных целях

Заметим, что гл.

23 НК РФ не содержит норм (размеров) компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не содержит порядок их определения для целей налогообложения НДФЛ (освобождения от налогообложения). Следовательно, для целей применения п.

3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ, т.е. учитывая положения ст. 188 ТК РФ, не облагаются НДФЛ суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

Используем личное имущество сотрудника: Компенсация за использование в служебных целях

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры таких компенсаций (Письмо УФНС по г.

Москве от 21 января 2008 г. № 28-11/4115). Для получения компенсации работники, использующие личный транспорт для служебных поездок, представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах.

Компенсация за использование личного имущества в работе

Закон регламентирует только сумму выплаты за использование при работе легковых автомобилей и мотоциклов, выплаты за применение другого имущества должны оговариваться работодателем и сотрудником фирмы в отдельном порядке – главное, чтобы выплаты были экономически обоснованы и разумны.

Как правило, при определении размера выплаты ориентируются на документально подтвержденную стоимость имущества и степень его износа.

Юридические тонкости, связанные с использованием личного имущества в служебных целях

Тогда приводятся реквизиты договора аренды или доверенности. Рабочее назначение. Работодатель обязан выплачивать компенсацию только в том случае, если использует имущество в своих интересах.

Поэтому важно указать, что оно требуется для выполнения служебных задач.

Например, так:

«В связи с тем что в обязанности работника входит доставка товаров покупателям, а у организации нет своих транспортных средств, разъезды осуществляются на личном автомобиле»

.

Источник: http://vash-yurist102.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-imuschestva-78892/

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Компенсация за использование личного имущества в работе

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru/

♦  Рубрика: Все рубрики, Зарплата и кадры, Прочие расчеты с персоналом.

Источник: http://buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Компенсация за использование личного имущества сотрудников, Комментарий, разъяснение, статья от 01 октября 2016 года

Компенсация за использование личного имущества в работе

Российский бухгалтер,N 10, 2016 год Ольга Гаврилова,эксперт журнала

В соответствии сост.

188Трудового кодекса Российской Федерации, при использованииработником с согласия или ведома работодателя и в его интересахличного имущества работнику выплачивается компенсация заиспользование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта,оборудования и других технических средств и материалов,принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные сих использованием. Размер возмещения расходов определяетсясоглашением сторон трудового договора, выраженным в письменнойформе.

Компенсация за использование личного автомобиля: общиеположения

Компенсация заиспользование личного автотранспорта может быть выплачена толькотем сотрудникам, чья работа носит разъездной характер и связана сослужебными поездками. Руководитель организации в свою очередьдолжен определить список сотрудников, которые используют личныйавтомобиль в служебных целях, и закрепить его письменно.

Стоитотметить, что характер работы таких сотрудников должен бытьзакреплен в локальных документах. Это может быть должностнаяинструкция, трудовой договор и т.д.

Кроме этого, выплатакомпенсации за использование личного автотранспорта может бытьпредусмотрена в отдельном пункте трудового договора.

Еслинеобходимость компенсации за использование личного автомобилявозникла после заключения трудового договора, выплату можнопрописать в дополнительном соглашении.

Напомним, что согласност.188Трудового кодекса РФ организация должна выплачивать не толькокомпенсацию за использование личного имущества, но и расходы,связанные с его эксплуатацией.

Размер таких расходов также можнопредусмотреть в трудовом договоре или дополнительном соглашении кнему.

Если выплата компенсациине предусмотрена трудовым договором или дополнительным соглашением,руководитель может указать список сотрудников, а также размеркомпенсации в приказе. Согласно ст.

188Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов определяетсясоглашением сторон трудового договора, выраженным в письменнойформе. Соответственно, положение ст.188Трудового кодекса РФ не предусматривает обязанностьруководителя в трудовом договоре предусматривать выплатукомпенсации. Кроме того, содержание трудового договораустанавливается нормами ст.

57Трудового кодекса РФ. Условие о выплате компенсации заиспользование личного автотранспорта не входит в переченьобязательных условий трудового договора.

Поскольку компенсацию иее размер можно предусмотреть в приказе руководителя, то подписьсотрудника, ознакомившегося с приказом, можно расценивать каксоглашение сторон.

Директор от имениорганизации может подписать приказ о выплате себе компенсации заиспользование своего личного автомобиля в производственных целях.Законодательством не предусмотрено никаких противоречий этому.

Также как и обычным сотрудникам, помимо компенсации за использованиеавтомобиля, руководителю могут быть возмещены расходы, связанные сэксплуатацией. Порядок и размер компенсации можно также прописать втрудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Напомним,что подписать трудовой договор с руководителем организацииможет:

-в акционерном обществе: в соответствии с п.3ст.69 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗдоговор от имени общества подписывается председателем советадиректоров (наблюдательного совета) общества или лицом,уполномоченным советом директоров (наблюдательным советом)общества;

-в обществе с ограниченной ответственностью: в соответствии сп.1ст.

40 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗдоговор между обществом и лицом, осуществляющим функцииединоличного исполнительного органа общества, подписывается отимени общества лицом, председательствовавшим на общем собранииучастников общества, на котором избрано лицо, осуществляющеефункции единоличного исполнительного органа общества, илиучастником общества, уполномоченным решением общего собранияучастников общества, либо, если решение этих вопросов отнесено ккомпетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества,председателем совета директоров (наблюдательного совета) обществаили лицом, уполномоченным решением совета директоров(наблюдательного совета) общества.

Подписать трудовойдоговор или дополнительное соглашение с руководителем организацииможет и другой представитель, который наделен такими полномочиями.Для этого представитель должен иметь оформленную соответствующимобразом доверенность.

Приведем образец приказао назначении компенсации за использование автомобиля.

Несмотря на то, чтокомпенсация за использование личного автомобиля начисляется наосновании вышеуказанных документов (приказа руководителя, трудовогодоговора или дополнительного соглашения к нему), спорным остаетсявопрос, необходимо ли требовать от сотрудника путевые листы.

Так, вписьме Минфина России от 27 июня 2013года N 03-04-05/24421 сказано, что размер возмещения расходовдолжен подтверждаться документами, свидетельствующими опринадлежности налогоплательщику на праве личной собственностииспользуемого в служебных целях имущества (паспорт транспортногосредства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсацийи документами, подтверждающими фактическое использование имуществав интересах работодателя (путевые листы), а также документами,подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов. Согласнописьму Минфина России от 13 апреля2007 года N 14-05-07/6 для получения компенсации работникидолжны представить в бухгалтерию организации копию техническогопаспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (врассматриваемом случае и копию доверенности), и вести учетслужебных поездок в путевых листах.

Однако судебная практика(постановление ФАС Центральногоокруга от 25 мая 2009 года по делу N А62-5333/2008) утверждаетобратное. Суды пришли к выводу, что путевые листы не предназначеныдля учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже еслиэти поездки осуществляются в служебных целях.

Бухгалтерский и налоговый учет компенсации

Компенсация заиспользование автомобиля начисляется ежемесячно в фиксированнойсумме, не зависимо от количества рабочих дней в месяце. При этом,если сотрудник болел или находился в отпуске, компенсацию заиспользование автомобиля начислять за этот период не следует.

Еслисотрудник отработал месяц не полностью, то компенсация начисляетсяпропорционально отработанному времени.

Вбухгалтерском учете начисление компенсации за использование личногоавтомобиля, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,необходимо отражать на счете 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям”.

Начислениеосуществляется в зависимости от того, в каком подразделениисотрудник работает и какие функции он выполняет. Начислениекомпенсации отражается следующим образом:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит73

– начисленакомпенсация за использование личного автомобиля.

ПРИМЕР

Приказомгенерального директора ООО “Весна” главному инженеру Ф.С.Козловуназначена компенсация за использование личного автомобиля вслужебных целях в размере 8000,00 руб. в месяц. Компенсациявыплачивается с 1 ноября 2016 года.Впериод с 14 по 22 ноября Козлов Ф.С. находился на больничном.Произведем начислениякомпенсации за использование автомобиля за ноябрь.Вноябре 21 рабочий день. Период нахождения сотрудника на больничномисключается. Таким образом, выплата компенсации будет производитьсяза 14 календарных дней:8000 руб. / 21 дн. х 14дн. = 5333,33 руб.На счетах бухгалтерскогоучета будет сделана запись:Дебет 26 Кредит73– 5333,33 руб. -начислена компенсация Козлову Ф.С. за использование личногоавтомобиля за ноябрь 2016 года.

Всоответствии с пп.11п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ расходы на компенсацию заиспользование для служебных поездок личных легковых автомобилей имотоциклов в пределах норм уменьшат налоговую базу по налогу наприбыль в составе прочих расходов.

Нормы расходоворганизаций на выплату компенсации за использование для служебныхпоездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределахкоторых при определении налоговой базы по налогу на прибыльорганизаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным спроизводством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля2002 года N 92 (далее – постановление N 92).

Таким образом, постановлением N 92 установлены следующиенормы расходов организаций на выплату компенсации за использованиедля служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, впределах которых при определении налоговой базы по налогу наприбыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам,связанным с производством и реализацией:

Источник: http://docs.cntd.ru/document/420386843

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Компенсация за использование личного имущества в работе

Собственный автомобиль перестал быть роскошью и для современного человека является лишь средством передвижения. На рынке услуг преимущество имеют те компании, которые отличаются мобильностью и готовы выполнить заказ клиента в самые кратчайшие сроки. В связи с этим все чаще работодатель ищет сотрудников, готовых предоставить собственный автомобиль для использования во благо компании.

Подобная услуга обходится для бюджета компании в разы дешевле, чем аренда или покупка транспортных средств для работы, и предполагает компенсацию расходов, которые возникают у собственника автомобиля в результате его эксплуатации в служебных целях.

Подобные отношения работника с работодателем предусматривают официальное закрепление, а именно – подписание договора, в котором отображен разъездной характер работ.

Чтобы получить компенсацию за использование собственного транспортного средства, человеку следует обратить внимание на такие моменты: обязательное официальное трудоустройство и наличие в трудовом договоре положений про компенсационную выплату за использование своего личного транспортного средства в интересах компании.

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

  • компенсация, которая начисляется за использование имущества;
  • компенсационная выплата за износ персонального имущества;
  • возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

  • расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
  • затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
  • за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
  • за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

  • Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
  • Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
  • Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
    • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
    • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
    • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
    • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
    • порядок осуществления выплат.

    К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

    • паспорт авто;
    • свидетельство про госрегистрацию;
    • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
  • Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
  • Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

  • чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
  • квитанции на мойку машины, ее ремонт;
  • расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

  • квитанции про заправку авто;
  • платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Образец свидетельства о регистрации транспортного средства

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

  1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
  2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
  3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
  4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
  5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Образец полиса ОСАГО

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

  • человек не трудоустроен официально;
  • сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
  • работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
  • утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

  • на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
  • транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
  • если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://jurjur24.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah-v-tekushhem-godu/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Нередко сотрудники используют в служебных целях личное имущество. Например, автомобиль, ноутбук или телефон.

Означает ли это, что в подобных случаях работодателю всегда нужно платить компенсацию? Как оформить такую выплату и отразить ее в учете? Ответы на эти и другие вопросы, которые встают перед каждым бухгалтером, когда речь заходит о компенсациях, вы найдете в нашей статье.

  • Какие документы нужно получить от сотрудника, имущество которого будет использоваться в работе
  • На что обращают внимание проверяющие, если фирма выплачивает сотрудникам компенсации за эксплуатацию их компьютеров, автомобилей или другого имущества
  • За какую технику платить компенсацию работнику с точки зрения налогообложения будет невыгодно

Сотрудник, использующий в своей работе личное имущество, вправе требовать от вас компенсацию, только если вы давали согласие на такое использование.

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Закон никак не лимитирует размер компенсации как для выплаты, так и для целей уплаты социальных страховых взносов.

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях.

Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п. Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.