+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Копии документов выдавайте только через журнал учета запросов

Содержание

Журнал регистрации запросов архивных справок копий выписок из документов

Копии документов выдавайте только через журнал учета запросов

В случае неопределенного числа адресатов, делается запись «по месту требования».

На титульном листе (обложке) журнала (книги) указывается: наименование организации; наименование структурного подразделения (отдел кадров); Журнал учета, также указывается дата начала и дата окончания журнала.

Информация по запросам организаций и граждан выдается в форме справки, архивной копии и выписки. В соответствии с ГОСТом 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Распоряжением Администрации

Индия Форма запроса заявителя Начальнику архивного отдела Администрации Бийского района Алтайского края от_______________________________ Прошу выдать ________________________________________________ Наименование организации (указать в соответствии с Уставом или Положением) Фамилия имя отчество и должность лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности Документ, подтверждающий полномочия на право подписи от имени организации без доверенности (указать наименование номер и дату срок полномочий) Образец подписи лица, имеющего право подписи от имени организации без доверенности Образец печати организации Соединенные Штаты Америки Чехословакия (фактически применяется между Чехией и Словакией) Корейская Народная Демократическая Республика Союзная Республика Югославия Продолжение Приложения № 4 Похожие: Октябрьском отделе загс Управления записи актов гражданского состояния Администрации городского округа Саранск «Предо-ставление жилых помещений муниципального жилищного фонда коммерческого использования по договорам найма», распоряжением Администрации.

Выдача архивных справок, выписок, копий архивных документов органов местного самоуправления

(в соответствии с Административным регламентом или другим НПА):

  • Выдача заявителю справки, архивной выписки, архивной копии на бумажном носителе.
  • Отказ в предоставлении муниципальной услуги в виде письма о невозможности исполнения запроса с указанием причин.

23 рабочих дня с момента регистрации заявления.

Заявители

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий

Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГСа. С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.

Выдача подлинных личных документов

Архивные документы

После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять?? Запрос на получение архивных не принимается к исполнению, если: Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки.

В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Порядок выдачи и оформление архивных копий и выписок из документов

Порядок выдачи и оформление копий

10.2.11.

Ведомственный архив на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально — правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

копия — дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и выписок аналогичен порядку выдачи справок.

10.2.12.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма организации с обозначением названий: » копия», «Архивная выписка».

Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться.

В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: «так в документе».

После текста архивной копии (выписки) указывается шифр документа.

10.2.13.

Источник: //yuridicheskayakonsulitatsiya.ru/zhurnal-registracii-zaprosov-arhivnyh-spravok-kopij-vypisok-iz-dokumentov-28149/

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистриро

Копии документов выдавайте только через журнал учета запросов

– Минуточку, Иван Сергеевич!– Что такое?– Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может.– Ну и бюрократ же ты, Вертер! […]– Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры. И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!– Это ужасно, Вертер. Ужасно…К/ф « Гостья из будущего»

Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего».

И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Да, Иван Сергеевич, как истинный ученый, с некоторой пренебрежительностью отнесся к утомительной процедуре регистрации, назвав Вертера бюрократом. Но мы-то с вами теперь точно знаем, что Иван Сергеевич, мягко говоря, ошибался!

Думаю, всем секретарям и делопроизводителям, начинающим работу с нуля, знакомо это чувство смятения и растерянности.

Идет непрерывный поток разнообразных документов: что из этого потока регистрировать? что не регистрировать? если регистрировать, то как? какие документы и каким образом хранить? кому рассылать? И тому подобные «страшные ужасы»! На первых порах новичка может охватить настоящая паника, особенно если нет ни инструкции по делопроизводству, ни сколько-нибудь налаженной схемы документооборота.

«Спокойствие, только спокойствие!» – как сказал бы Карлсон, мужчина «в самом расцвете сил». Мы поможем вам разобраться с регистрацией[1]: какие журналы заводить, что в них писать, кому что выдавать и т.д.

Я постараюсь дать универсальные рекомендации, следуя которым вы сможете не только самостоятельно выстроить основу документооборота организации, не наплодив сколь-нибудь страшных ошибок, но и развить его, модифицировать и усовершенствовать, приспособив под нужды и особенности конкретной организации.

Рекомендации, которые я дам в этой статье, основаны на личном опыте и обкатаны в течение нескольких лет работы в канцелярии.

Пожалуй, приступим

Итак, нам потребуется:

  1. компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
  2. сканер;
  3. принтер;
  4. корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
  5. штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Наверное, я огорчу некоторых из вас, сказав, что для правильно организованного документооборота нужно регистрировать практически все документы, проходящие через секретаря (канцелярию), потому что в большинстве организаций принято, чтобы всякое движение документов осуществлялось именно через секретаря или канцелярию.

Далее разобьем весь поток документов на несколько больших групп:

  1. внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри вашей организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
  2. договоры и связанные с ними документы (приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
  3. входящие документы, поступающие извне: по почте, по факсу, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
  4. исходящие официальные письма;
  5. документы, отправляемые из вашей организации.

Остановимся подробнее на каждой из групп документов.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать. Обычно требуется четыре реестра регистрации:

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации).

Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  • Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5. 

Пояснения по столбцам:

«П/н» – порядковый номер.

«Дата» – дата документа.

«№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О. лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«» – краткое содержание документа.

«ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки.

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  • Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда.

Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Договоры

Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8–10. Останавливаться на нем не будем, т.к. в мартовском номере[3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Входящие документы

Оптимальнее всего будет регистрировать их в едином реестре входящей корреспонденции. Конечно, никто не запрещает вам создать отдельные реестры для документов, поступающих по факсу, по электронной почте и т.д.

, но этим вы создадите себе лишние хлопоты, а возможно, и неприятности: например, на запрос руководителя «подобрать все полученные документы от ООО „Эдельвейс“» вы забудете просмотреть пару регистрационных журналов или, открывая большое количество разнообразных реестров и соединяя полученные путем наложения фильтров данные в единый документ, сильно затянете сроки выполнения данного вам поручения.

Итак, реестр регистрации входящей корреспонденции в наиболее общем виде должен выглядеть так, как представлено в Примере 11.

Пояснения по столбцам:

«№ п/п» – номер по порядку (не путать с регистрационным номером!).

«Дата регистрации» – официальная дата регистрации.

Здесь нужно дать некоторые пояснения.

Внимание! Я буду «учить вас плохому»: вы, вероятно, уже читали в книгах по делопроизводству, что поступившая корреспонденция должна регистрироваться в день ее получения. На самом деле «день получения» – это понятие несколько размытое.

Так, у простых почтовых писем, получаемых через «Почту России», фактическую дату получения отследить практически невозможно: на конверте присутствует только оттиск почтового календарного штемпеля с датой поступления письма в ваше отделение связи. За получение простого письма на почте расписываться не нужно.

Отсюда следует, что зарегистрировать такое письмо можно и «завтра», а в зависимости от его содержания – и вовсе «потерять».

Сложнее обстоит дело с письмами, за получение которых вы где-либо расписываетесь.

В этом случае дата, проставленная в соответствующей графе с подписью, должна соответствовать той дате, которую вы ставите на извещении о получении заказного или ценного письма, дате, которую вы поставили на уведомлении о вручении, если таковое было, дате, которую вы проставили рядом со своей росписью в доставочном листе, спешно привезенном курьером, и т.д.

«Регистрационный номер» – номер, присваиваемый данному пакету документов и проставляемый с помощью штампа «Вх. №» или от руки в правом нижнем углу каждого одностраничного документа и на первой странице многостраничного, если иное не предусмотрено инструкцией по делопроизводству организации.

Номер может быть как числовым, так и буквенно-числовым (это предпочтительнее, т.к. я рекомендую разбить входящие на следующие подгруппы и ввести для каждой буквенный индекс: Ф – факс, ЭП – электронная почта).

Без индекса следует регистрировать бумажные документы, полученные иными путями (например, доставленные работником организации и сданные на регистрацию по возвращении его из командировки; доставленные гостями, посетившими вашу организацию с деловым визитом и т.д.).

Буквенный индекс может быть абсолютно любым, в зависимости от ваших насущных потребностей, например, ЗП – заказное письмо, ЦП – ценное письмо и т.д. Но не очень увлекайтесь, а то сами запутаетесь.

Обратите внимание! Все поступившие к вам документы должны иметь регистрационные номера, а вот проставлять их с помощью штампа или от руки нужно не везде. Обычно перечень таких документов уточняется в беседе с руководителем компании или/и с руководителями соответствующих служб и подразделений. Например, штамп «Вх. №» можно не проставлять на следующих документах:

  • первичные бухгалтерские документы (товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.);
  • документы, полученные из различных судебных инстанций (в этом случае, как вариант, надпись «Вх. №» может проставляться карандашом или на обороте документа);
  • международные товарные накладные CMR.

Не вся поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Как правило, не вносятся в реестр регистрации входящих документов поступающие рекламные и поздравительные материалы (открытки, проспекты, брошюры, буклеты), а также документы, поступающие по электронной почте, но не имеющие признаков оригинала (таких как исходящий номер, дата, должность и Ф.И.О. ответственного лица, подпись, печать) и выполненные не на бланке организации.

На первых порах рекомендую заносить в реестр все поступающие документы, даже если они носят рекламно-информационный характер и не имеют признаков, присущих деловой бумаге, т.к. практика показывает, что неопытный работник, ведущий регистрацию, по первости не всегда может верно оценить характер и важность полученных документов (см. эпиграф к статье).

Наш совет. Не выбрасывайте вскрытые конверты. Причем даже если вы не проставили на документах номер (из вышеприведенных мною или других подобных соображений), то на конверте его нужно проставить обязательно. После чего конверт прикрепляют (степлером или скрепкой) к документам, которые в нем пришли.

Входящий регистрационный номер нужно обязательно проставлять на вашем экземпляре накладной экспресс-оператора. Если в момент доставки вы видите, что экземпляр накладной один и курьер явно намерен его забрать себе, то не поленитесь и сделайте ксерокопию. Советуем сохранять эти накладные в отдельной папке. Рано или поздно эта папка вам может очень пригодиться.

«Организация-отправитель» – наименование организации или физического лица контрагента, указанное на почтовом конверте. Это очень важное уточнение, особенно если вы работаете с контрагентами, имеющими многочисленные филиалы в разных городах, т.к. иногда очень важно знать, от кого фактически поступил пакет.

«Адрес отправителя (фактический)» – списывается с конверта.

«» – самая важная графа. Сюда аккуратно вписываем все, что пришло в этом пакете, а именно исходящие номера, даты и названия присланных документов. Если присланы копии каких-либо документов, то в скобках указываем «копия»; если эти документы являются заверенными копиями, то пишем «заверенная копия».

Источник: //www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/

Журнал регистрации заявлений о выдаче документов связанных с работой

Копии документов выдавайте только через журнал учета запросов

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать. Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем.

Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника.

Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия. Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя.

Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии.

Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации. Кто и когда ведет учет? При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника.

Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию. Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации.

Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом.

Журнал регистрации заявлений работников образец бланк

Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления. Выдача (направление по почте) работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных другими отраслями права, осуществляется в сроки, приведенные в Приложении N 2 к настоящему Положению.

4.3. Выдача работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется без взимания платы. За взимание платы в любом размере (в т.ч.

Как заполняется журнал регистрации заявлений работников?

  • ВниманиеМягкий переплет
  • Твердый переплет

Подробнее о мягком переплете Мягкий переплет — один из наиболее недорогих и быстропроизводимых переплетов. Обложка переплета изготавливается из плотной бумаги плотностью 160 г/м2, по Вашему желанию обложку можно заламинировать.

Важно

После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине. Мягкий переплет из-за простоты исполнения и доступной цены является наиболее популярным и одним из самых доступных видов переплета.

Цвет обложки: белая Ламинировать обложку: ? Ламинирование — это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений.

Если возникла необходимость изменить запись в журнале, следует аккуратно зачеркнуть неверные данные, а рядом вписать правильные. Особенности журнала регистрации заявлений работников Без осуществления регистрации заявления, документ, по сути дела, не имеет юридической силы, так как сам факт его непосредственного создания и получения никем не зафиксирован.

Заявление начинает свое действие с того момента, как оно будет зарегистрировано с присвоением номера и оформлено в журнал. Работник может потребовать от делопроизводителя или кадрового работника занести запись в журнал заявлений в его присутствии.

В некоторых организациях просят расписку в получении заявления. По закону журнал должен храниться в организации не менее 5 лет.
Все дополнительные вопросы Вы сможете задать бесплатно консультантам сайта.

Журнал регистрации справок, выданных работникам

В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.

  • Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
  • Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
  • Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов Существуют три основные разновидности журналов:

  • Документы по кадровому делопроизводству.
  • Журналы по общему делопроизводству.
  • Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику.

7 правил ведения журнала регистрации заявлений сотрудников

Мы изготавливаем журналы в двух вариантах твердого переплета 7БЦ — швейное скрепление, и 7Б термоклеевое скрепление. Разница между этими видами скрепления заключается в том что при швейном скреплении блоки журнала дополнительно прошиваются нитками и наклеивается корешковый материал, что дает переплету дополнительную прочность.

Цвет обложки: бумвинил синий Бумвинил Кожзам Бумага Логотип Вашей организации на обложке: ? Вы можете бесплатно разместить логотип Вашей организации на обложке журнала. Логотип будет размещен над названием журнала по центру.

Размер файла не должен превышать 2 мб.Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png.Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр.

Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.

Журнал учета справок и копий (выписок из) документов, связанных с работой

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

  • Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
  • Дата выдачи.Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
  • ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
  • справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

В этом случае при подаче заявления представитель работника-заявителя предъявляет работодателю: — оригинал простой письменной доверенности от работника-заявителя, подтверждающей его полномочия на получение запрашиваемых документов (их копий); — свой паспорт, который после сличения личности представителя с фотографией возвращается представителю; — письменное заявление работника-заявителя, оформленное в соответствии с требованиями, указанными в п. 2.2 настоящего Положения. Текст заявления должен быть четким и разборчивым, позволяющим с определенностью установить его содержание, исключающим неясности и противоречия, не содержащим опечаток, описок.

Предъявляемое работодателю заявление не должно иметь повреждений, исключающих или существенно затрудняющих установление его содержания. 2.4.

Положение о выдаче работникам документов (их копий), связанных с работой

В случае наличия оснований для отказа в выдаче документов (их копий), связанных с работой, перечисленных в п. 3.1 настоящего Положения, работник-заявитель (его полномочный представитель) незамедлительно уведомляется об этом лично либо по телефону.

Также ему в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления направляется письменное мотивированное уведомление об отказе в предоставлении запрашиваемых документов, с указанием выявленных причин. IV. Выдача документов (их копий) 4.1.

Предоставление работодателем работнику-заявителю (его полномочному представителю) документов (копий документов), связанных с работой и предусмотренных трудовым законодательством, в любом указанном в заявлении количестве экземпляров осуществляется в течение трех рабочих дней со дня регистрации заявления. 4.2.

Источник: //1privilege.ru/zhurnal-registratsii-zayavlenij-o-vydache-dokumentov-svyazannyh-s-rabotoj/

Регистрация исходящих документов – Отличный секретарь

Копии документов выдавайте только через журнал учета запросов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь.

Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. 

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Подготовка исходящего письма

Алгоритм работы над письмом, которое планируется отправить из организации, выглядит так:

  • исполнитель готовит проект письма,
  • если нужно, проводит процедуру согласования,
  • генеральный директор (или уполномоченный руководитель) подписывает проект,
  • письмо передается для регистрации секретарю или исполнитель делает это сам, если в организации действует система электронного документооборота,
  • письмо отправляется,
  • основной или визовый экземпляр письма помещается в дело.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо – не письмо, а только его проект.

Какие письма не регистрируются:

— коммерческие предложения;

— рекламные материалы;

— прайс-листы,

— поздравления;

— приглашения на различные развлекательные или промо-мероприятия (приглашений на совещание это не касается).

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо.

Дата и номер письма

На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:

_____________ № _______

Обычно эти поля располагаются под «шапкой» с наименованием организации, адресами и реквизитами.

Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!

Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер. В этом случае все адресаты помещаются в реквизит «Адресат», а если их больше четырех, то в реквизит вписывается фраза «Согласно списку рассылки», и письмо (вместе со списком!) отправляется каждому получателю.

Скачать Журнал регистрации исходящих документов, .xls, 23,0 КБ

Скачать Образец заполнения журнала исходящих документов,

xls, 26,0 КБ

Регистрация исходящих документов: учетная форма

В учетную форму регистрации исходящих документов (журнал, книга) вносится следующая информация:

— номер письма

— дата регистрации

— адресат

— заголовок к тексту письма (тема)

— информация о приложении (количество листов и экземпляров, возможно наименования прилагаемых документов)

— информация об исполнителе: либо отдел, либо фамилия и инициалы работника

— метод отправки (почта, курьер, электронная почта, другое)

— примечание

Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной. Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности.

Основной и визовый экземпляры письма

Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа.

Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте, то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один – визовый – останется в организации.

В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре (если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне).

Визовый экземпляр исходящего письма – это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. На нем идентичный текст, стоит «живая» подпись руководителя и заполненный от руки штамп исходящего.

Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано. В папке (деле) письма располагаются по принципу «запрос-ответ» в хронологическом порядке.

исходящие, регистрация

Источник: //thebestsecretary.ru/?p=1248

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.