+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Личная карточка шаг за шагом

Содержание

Личная карточка шаг за шагом (продолжение)

Личная карточка шаг за шагом

Личная карточка – документ строгой отчетности, и поэтому все ее разделы должны быть заполнены безупречно. В предыдущем номере мы подробно рассмотрели таблицу, которая расположена в верхней части формы Т-2, и начали записывать данные о работнике в раздел «Общие сведения». Сегодня мы продолжаем раскрывать секреты личной карточки.

Общие сведения

Пункт 6 «Образование». Существует несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами). Уровни образования вместе с кодами их обозначения перечислены в ОКИН*. Однако там не объясняется, что означает тот или иной уровень.

И это вызывает множество вопросов у кадровиков. «Если работник окончил техникум, у него основное общее или среднее общее образование? А может быть, начальное профессиональное?» – спрашиваете вы. Мы решили сразу ответить на все ваши вопросы. В таблице на стр.

37 представлены уровни образования с пояснениями и кодами.

* – Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95. Утвержден постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412.

Уровни образования (образовательные цензы)

Уровень образованияЧто он означаетКод
Начальное (общее) образование Работник окончил три или четыре класса средней школыи больше не учился либо не доучился до окончания9 класса (при 11-летней системе школьного образования) или 8 класса (при 10-летней системе школьного образования)02
Основное общее образование Работник окончил 9 классов средней школы (при 11-летней-системе школьного образования) или 8 классов (при 10-летнейсистеме школьного образования) и получил свидетельство03
Среднее (полное) общее образование Работник окончил среднюю школу, гимназию или лицей (11 или 10 классов) и получил свидетельство07
Начальное профессиональное образование Работник окончил профессионально-техническое училище (ПТУ)и получил свидетельство10
Среднее профессиональное образование Работник окончил среднее специальное учебное заведение -техникум, колледж или училище и получил диплом11
Неполное высшее образование продолжает обучение Работник окончил три и более курсов вуза (института,-университета или академии) и больше не учился либо15
Высшее образование Работник окончил вуз (институт, университет или академию) и получил диплом18
Послевузовское образование Работник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил диплом19

Бывает, что на работу приходит устраиваться школьник или студент, еще не окончивший учебное заведение. С теми, кто учится на четвертом, пятом и шестом курсах вуза, все понятно, ведь есть специальный образовательный ценз «неполное высшее образование». А что писать в пункте «Образование» сотруднику, который, например, учится в колледже или техникуме и еще не окончил его?

Общее правило такое: в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у работника в момент устройства на работу. Допустим, студент до поступления в техникум окончил девять классов средней школы и получил аттестат. Значит, у него есть основное общее образование. Точно так же заполняется пункт «Образование» и на студентов младших курсов высшего учебного заведения.

Пример

На работу устраивается инженер Владимир Алексеевич Данилов. Он принес в отдел кадров диплом об окончании Самарского государственного технического университета. Запись об образовании вбудет выглядеть так:

Образец

Если вы кодируете информацию в, то коды квалификации и специальности вы найдете в ОКСО*. В окошке для кода сначала пишется код специальности (электронные приборы и устройства), а затем, чуть ниже, код квалификации (инженер). Для дипломированных специалистов с высшим образованием это код 65.

Если работник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, нужно будет заполнить соответствующий блок в пункте «Образование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 01, а докторантуре – код 02 (по ОКИН). Окошко для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Личная карточка шаг за шагом

До того как вы подпишете с потенциальным сотрудником трудовой договор, заведете личную карточку и заполните его трудовую книжку, вы должны принять у него документы. Их перечень законодательно ограничен, включить в него что-то дополнительно работодатель не может. В список требуемых документов входят:

  1. Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это, конечно же, паспорт гражданина РФ. Однако будущий работник может предъявить вам воинское удостоверение, временное удостоверение личности или даже заграничный паспорт. Отказать такому соискателю в приеме на работу вы не вправе.
  2. Трудовая книжка. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан обеспечить будущего работника бланком трудовой. Если трудовая книжка уже есть, внимательно проверьте ее на наличие ошибок и несовпадения личных данных. После того как вы внесете туда запись о приеме на работу, исправлять ошибки будет гораздо сложнее. Об этом мы подробно писали в статье «Ошибиться может каждый».
  3. СНИЛС. Сегодня страховое свидетельство есть уже практически у всех, его получают даже для маленьких детей. Если у вашего работника все же нет такого документа, оформить его ― ваша обязанность.
  4. Документ воинского учета (для военнообязанных).
  5. Документ об образовании. Если работа требует специальных знаний и умений, соискатель должен представить документ, который подтверждает достаточный уровень подготовки, например диплом вуза, удостоверение о повышении квалификации или свидетельство об обучении.
  6. Справка об отсутствии судимости. Согласно ст. 65 ТК РФ соискатель обязан представить данный документ, если устраивается на работу в сфере образования и воспитания несовершеннолетних, организации их досуга, медицинского обслуживания и социальной защиты, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства. Данное требование появилось относительно недавно, оно прописано в ФЗ № 387 от 23.12.2010.
  7. Вид на жительство, разрешение на работу, патент и пр. ― дополнительные документы, которые представляют иностранцы или лица без гражданства при устройстве на работу на территории России. Требования к оформлению таких работников выделены в отдельную статью ТК РФ в конце 2014 года.

Знакомство продолжается

Вы проверили документы будущего коллеги, самое время раскрыть свои карты, т. е. представить все нормативные локальные акты, которые будут касаться его деятельности. Это позволит ему максимально полно оценить будущие условия работы, режимные моменты, систему оплаты труда.

В перечень нормативных локальных актов могут войти положение о премировании, положение о командировках, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка ― их количество определяет сам работодатель, исходя из своих потребностей. Закон здесь носит лишь рекомендательный характер. Единственное требование ― эти документы не должны ухудшать условия труда работника по сравнению с действующим трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Важно, чтобы будущий работник обязательно документально подтвердил тот факт, что он с локальными актами ознакомился. Это может быть расписка или подпись в специальном журнале, за каждый акт отдельно или за все сразу ― на выбор работодателя. Главное, чтобы это было сделано до заключения трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Подписываем и заполняем

Следующий шаг ― познакомить работника с содержанием трудового договора. Помните, что трудовой договор ― это «соглашение», а значит, все его условия должны удовлетворять не только работодателя, но и работника. Нежелание идти навстречу будущему сотруднику может обернуться для компании потерей нужного специалиста.

документа регламентирует ст. 57 ТК РФ, она содержит минимальный перечень сведений о нанимающей стороне и о нанимаемом работнике, а также обязательные и дополнительные условия.

Подробно о тонкостях составления трудового договора мы будем говорить в одном из следующих материалов. Здесь лишь напомним, что документ должен быть составлен в двух экземплярах. Непременно возьмите с работника расписку о получении его экземпляра на руки.

И помните: от того, как составлен трудовой договор, во многом зависят ваши последующие отношения с работником.

Сразу после того, как трудовой договор подписан, оформите приказ о приеме на работу.

Унифицированные образцы документов отменили в 2013 году, поэтому вы можете составить свою форму, главное, чтобы ее содержание соответствовало трудовому договору.

В течение трех дней с момента выхода нового сотрудника на работу вы обязаны ознакомить его с приказом. Он со своей стороны должен оставить подпись, подтвердив, что все данные ему понятны и вопросов не вызывают.

Ведите кадровый учет в Контур-Персонале. Программа позволяет оформлять любые виды приказов, составлять трудовые договоры и личные карточки, рассчитывать занятые ставки и вакансии.

Узнать больше

Один из последних этапов ― запись в трудовую книжку. Она вносится в течение первых пяти дней фактической работы нового сотрудника. Если человек не приступил к своим обязанностям, не появился на своем месте, работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор. Запись в трудовую ни о приеме, ни об увольнении делать в таком случае не нужно.

С этого момента вам остается только заполнить личную карточку работника. Придерживаться унифицированной формы тоже не обязательно, но работодатели редко придумывают оригинальные бланки. В личную карточку вносятся основные данные работника на основе представленных им документов: фамилия-имя-отчество, дата и место рождения, образование и полученная специальность и пр. 

Источник: https://kontur.ru/articles/4160

Прием нового сотрудника на работу, пошаговая инструкция

Личная карточка шаг за шагом

В ходе ведения деятельности организации и предпринимателя наступает момент, когда необходимо принять на работу сотрудника, у ООО сразу, т.к. у нее есть директор – без него никуда, а у ИП, как появится такая необходимость.

В этот момент возникает ряд вопросов – что нужно, какие документы, порядок приема, заявления, трудовые, трудовые договора и прочее.

Эти моменты мы и отразим в этой статье и рассмотрим вариант, когда у вас есть кандидат и его нужно оформить документально.

Какие нужны документы для приема на работу

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

  1. Паспорт гражданина
  2. Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
  3. Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
  4. ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
  5. Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
  6. Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
  7. В определенных случаях мед.справка

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести специальную оценку условий труда, для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Важно! Административный штраф за отсутствие СОУТ с 2015 года составляет – для должностных лиц и ИП 5-10 тыс.руб., на ООО – 60-80 тыс.руб., при повторном факте – от 30 до 40 тысяч руб. и от 100 до 200 тыс. руб. соответственно, так же могут приостановить деятельность предприятия на срок до 90 суток.

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

  • В случае принятия на работу не совершеннолетнего
  • В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником заявление о приеме на работу. В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

  • Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
  • Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
  • Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
  • Размер оплаты труда
  • Описывается режим работы и отдыха

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

  • На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
  • На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнале учета.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу . В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная форма № Т-1 для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу. Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в журнале учета трудовых книжек.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме Т2, в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

  • Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
  • Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-13, с нюансами.

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

  • Пенсионный фонд – 30 суток.
  • ФСС – 10 суток.
  • ФОМС – 30 суток.

Каждый новый договор необходимо зарегистрировать в ПФР и ФСС.

Штрафы за работу без регистрации в фондах в качестве работодателя

В случае, если вы по каким-то причинам не зарегистрировались, то возможно наложение штрафов:

  • При просрочке менее 90 дней до 5 тыс. рублей (На ИП)
  • До 10 тысяч при просрочке более 90 дней (На ИП)
  • На ООО – 30-50 тыс. рублей

Медицинские полисы

В настоящее время у организаций нет обязанностей получать на каждого сотрудника мед. полис, с 1 марта 2011 года это обязанность вменена самому сотруднику. Подробнее о том, как можно получить полис ОМС описано здесь.

журнал регистрации договоров.
Договор полной материальной ответственности.
[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]

Источник: https://infportal.ru/kadry/noviy-sotrudnik.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.