+7(499)495-49-41

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

Содержание

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму: эксперимент 2018 года

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

Приказом Минтруда России от 26.03.2018 № 194 запущен эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. Кого он коснется? Какие именно документы работодатели будут обязаны переводить в электронный вид? Правда ли, что трудовые книжки нужно будет вести электронно? Когда все работодатели будут обязаны оформлять электронные кадровые документы? Давайте разбираться.

Что относится к «кадровым документам»?

Законодательством не определено понятие “кадровые документы” и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными.

Однако, понятно, что речь пойдет, в частности, о трудовых договорах, графиках отпусков, заявлений от работников, листках о составе заработной плате и других документах в рамках трудовых отношений. На сегодняшний день подавляющее большинство работодателей ведут кадровые документы в бумажном виде.

Однако многим становится очевидно, что в этой сфере назрела необходимость изменений. Документы «на бумаге» – это прошлый век. По всей видимости, в Минтруде это понимают.

Эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид

Минтруд РФ своим приказом от 26.03.2018 № 194 запустил эксперимент по переводу в электронную форму кадровых документов. И выпустил новость на этот счет на своем сайте. Отмечается, что задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Кто примет участие в эксперименте

Пилотный проект (эксперимент по переводу кадровы будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников.

Срок проведения эксперимента

Общий срок проведения эксперимент с 23 марта 2018 года по 1 октября 2018 года. Он будет проходить в несколько этапов.

Первый этап (с 23 марта по 20 апреля 2018 года)

В рамках первого этапа запланировано:

  • подготовка проектов и утверждение локальных нормативных правовых актов, необходимых для проведения эксперимента в организации, содержащих процедуры его проведения, перечень ответственных лиц по проведению эксперимента;
  • организация взаимодействия с первичной профсоюзной организацией, либо (при отсутствии первичной профсоюзной организации) с иными представителями работников для участия в проведении эксперимента;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий первого этапа эксперимента с его участниками;
  • иные мероприятия, необходимые для обеспечения первого этапа эксперимента.

Второй этап (с 23 апреля по 15 мая 2018 года)

Предусматривается:

  • подготовка корпоративных информационных систем, а также иная техническая подготовка (при необходимости);
  • уточнение локальных нормативных правовых актов для проведения эксперимента (при необходимости);
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий второго этапа эксперимента с его участниками.

Третий этап (с 16 мая по 1 сентября 2018 года)

Запланировано:

  • проведение эксперимента согласно приложению № 2;
  • подведение итогов каждым участником по результатам прошедшего эксперимента и направление в Минтруд России информации, содержащей:
  • оценку финансовых затрат, затрат времени, рисков связанных с проведением эксперимента;
  • анализ эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде, а также их влияние на производительность труда и на контрольно-надзорную деятельность;
  • предложения по внесению изменений в законодательство Российской Федерации в данной сфере;
  • обсуждение в Минтруде России хода мероприятий третьего этапа эксперимента с его участниками.

Четвертый этап (с 16 сентября по 1 октября 2018 г.)

В итоге проведут общее подведение и оценка итогов по результатам прошедшего эксперимента в Минтруде России.

Что будут делать участники эксперимента

Вот как участники распределят между собой работу:

Наименование участника экспериментаВиды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
ОАО «РЖД»(письмо от 26.02.2018 № ИЦЕ-963/ЦКАДР)1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

Источник: https://blogkadrovika.ru/mintrud-kadrovye-dokumenty-elektronnaya-forma/

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде, от 19 октября 2018 года

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года.

В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)”, а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об “электронной трудовой книжке”

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об “электронной трудовой книжке”. Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении.

Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО “РЖД”, АО “Газпромбанк”, ПАО “АВТОВАЗ”, ПАО “Ростелеком”, ПАО “Мечел”, АО “Северсталь Менеджмент”, ООО “СИБУР”, АО “АЛЬФА-БАНК”, ПАО “РОСБАНК”, ПАО “Татнефть” им.В.Д.Шашина, ООО “Агроторг”.

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут ее приобретать за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о “трудовой книжке” норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта “Цифровая экономика в Российской Федерации” планируются в следующие сроки:

– декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования “облачной” электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра,

– июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Таким образом, информация в публикации в газете “Коммерсант” “Труд отторгает электронный учет” от 19 октября 2018 года не соответствует действительности.

Электронный текст документа

подготовлен АО “Кодекс” и сверен по:

официальный сайт Минтруда России

www.rosmintrud.ru

по состоянию на 31.10.2018

Источник: http://docs.cntd.ru/document/551516211

Преимущества электронного документооборота

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

Преимущества электронного документооборота заключаются в экономии трудовых и материальных ресурсов, а также в существенном сокращении затрат времени на создание, хранение и обработку документов. Но так ли все радужно и экономно в безбумажных технологиях? Узнайте из статьи о плюсах и минусах электронного документооборота.

Понятие электронного документооборота

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС

Итоги

Понятие электронного документооборота

Как бы мы ни привыкли работать с бумагой, реалии нашей жизни заставляют нас вникать в тонкости электронных технологий. Одним из элементов таких технологий является электронный документооборот. Чтобы разобраться с понятием электронного документооборота и при этом не утонуть в объемных определениях и специфической терминологии, остановимся на нескольких ключевых терминах:

Именно электронный документ является исходным и основным объектом любой системы электронного документооборота. Чтобы организовать на системной основе его формирование, обработку, защиту, передачу и хранение, необходим комплекс мер (специальные программы, технические средства, обученный персонал и т. д.).

Электронный документооборот выстраивают таким образом, чтобы решать разнообразные специфические задачи. Возможные виды электронного документооборота в компании:

О сильных и слабых сторонах отдельных видов электронного документооборота узнайте далее.

Нюансы перехода на электронный документооборот и его ведение

Переход на электронный документооборот в компании требует серьезной предварительной подготовки. Здесь вырисовывается и первый существенный минус — немалые материальные, трудовые и иные затраты на этапе внедрения системы:

Кроме того, понадобится внести корректировки в учетную политику, отразив в ней перечень документов (связанных с налоговым и бухгалтерским учетом), участвующих в электронном документообороте, список сотрудников, имеющих право их подписи и иные важные нюансы (способы хранения документов, доступа, передачи и т. д.).

После внедрения системы (в процессе ведения электронного документооборота) необходим постоянный контроль за исполнением установленных регламентов и правил, обновлением ПО и др.

Преимущества и недостатки внутрикорпоративного электронного документооборота

Об основных преимуществах электронного документооборота узнайте из схемы ниже:

Восхваляя электронные системы документооборота, нельзя игнорировать и его слабые стороны, которые могут свести к нулю все его достоинства:

Отдельно остановимся на таких важных составляющих любого документооборота компании, как кадровый и бухгалтерский электронный документооборот.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.

Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).

В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):

Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.

В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.

Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки – все за и против».

Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.

Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.

Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота

Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:

  1. Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.

Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).

  1. Решать внутрикорпоративные задачи.

Источник: https://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/preimuwestva_elektronnogo_dokumentooborota/

Минтруд назвал дату перехода на электронный кадровый документооборот

Министерство труда РФ проводит эксперимент по внедрению электронного документооборота

С 23 марта по 1 октября 2018 года Министерство труда и соцзащиты проводило эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Правила его проведения регламентированы Приказом от 26.03.2018 № 194.

В нем, в частности, сказано, что новые правила работы будут опробованы на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя.

В пилотном проекте участвовали 11 крупных компаний: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «АЛЬФА-БАНК», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг». Среди их задач было:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

По информации Минтруда от 19 октября 2018 г., результаты пилотного проекта уже подведены. Проблемы, которые были выявлены, правительству придется решать до того, как появятся конкретные нормативные акты по ЭКД. Вот на какие трудности указал бизнес:

  1. Высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи. Предполагается, что электронный документооборот потребует ежегодно приобретать минимум 1 цифровую подпись. Сейчас ее стоимость на 1 человека составляет от 1 до 5 тысяч рублей. Если эта цена не снизится, то экономический эффект от внедрения ЭКД будет ничтожно малым.
  2. Отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи. В настоящее время законом утверждены несколько видов ЭЦП, которые используются для различных ситуаций. Наиболее востребованной является усиленная квалифицированная подпись, поскольку с ее можно использовать в более широком спектре правоотношений. Однако для кадрового делопроизводства законом пока не установлен тот тип ЭЦП, который должен использоваться, и его особенности.
  3. Проблемы технического характера. Участвовавшие в эксперименте компании пришли к выводу, что ведение документов исключительно в онлайн-формате невыгодно работодателя из-за высокого риска быть наказанным из-за проблем технического характера. Так, за потерю данных, несанкционированное их использование третьими лицами, ошибки программного обеспечения при передаче или обработке информации придется отвечать именно работодателю. Если же понадобятся потерянные документы суду или контролирующим органам, то пострадает не только компания, но и работник, чьи сведения были утрачены. А значит, привлечь к ответственности сможет и сотрудник, и контрольно-надзорные органы.
  4. В случае потери документов работодателем возникают также риски для работников. Без документов они не смогут защитить свои права.

Поскольку проблемы существенные, в Министерстве труда, Российском союзе промышленников и предпринимателей и Федерации независимых профсоюзов предложили сначала найти варианты их решений, а затем поэтапно внедрять все инициативы.

Кроме того, чиновники считают, что сначала надо дождаться изменений в сфере IT, чтобы появились нормы, касающиеся универсальной электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости е-документов, в том числе в суде.

По планам правительства, соответствующие законопроекты должны быть подготовлены в следующие сроки:

  • к декабрю 2018 года – инициативы, касающиеся формирования, приобретения и использования электронной подписи, установления унифицированных требований к ней, ее визуализации в электронном документе;
  • к июлю 2019 года – проекты, где будут уточнены понятия электронного документа, процедуры хранения и обработки электронных документов и их дубликатов (электронных образов).

В Министерстве труда уверены, что только после принятия всех этих правовых основ можно начинать активную проработку законопроекта, позволяющего работодателям вести кадровую документацию только в электронном виде. Появится документ, по прогнозам чиновников, не раньше 2021 года.

Что решили по электронной трудовой книжке?

Первоначально чиновники хотели объединить инициативу о переходе на электронную трудовую книжку с идеей полностью перевести работодателей на ЭКД. Однако как показал эксперимент – образец, электронный документооборот в кадровом делопроизводстве должен развиваться отдельно. На этом настояли объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей.

Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2019 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19 октября 2018 г.):

работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Текст законопроекта на момент написания статьи официально опубликован не был. Как только документ появится, редакция Клуба ТК расскажет об этом. О плюсах и минусах электронной трудовой книжки можно почитать в нашем материале «Правительство введет электронные трудовые книжки через 1,5 года».

Как вообще чиновники видят реформу

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова,Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

« суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота.

В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме.

Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий».

Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта.

Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников.

Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя.

Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат.

По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать.

Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге.

Источник: https://clubtk.ru/mintrud-soglasilsya-na-elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.