+7(499)495-49-41

Начали действовать правила хранения электронных документов

Содержание

Последствия неправильного хранения электронных документов

Начали действовать правила хранения электронных документов

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру : 12.07.2016 00:00

Источник: http://www.klerk.ru/buh/

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции и подписания. Все верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами. Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов. О том, как нужно хранить документы в электронном виде и какие бывают последствия неправильного хранения, поговорим в этой статье.

Ответственность в цифрах из законодательства

За неправильное хранение некоторых видов документов в законодательстве предусмотрена прямая ответственность и стоит помнить при этом, что документы могут быть и электронными.

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

  • Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.
  • Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 руб.
  • Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

  • Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”;
  • Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 “Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах”;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказывается штрафом в размере до 200 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же, именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид.

1. В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается, в том числе, и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете», ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов.

Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.

[attention type=yellow]
1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
[/attention]

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2. В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения считается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекут занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

3. Если документы неправильно хранились или не соблюдены были сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст.

126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Кроме прямой ответственности за неправильное хранение документов могут быть и последствия, которые повлияют на деловые отношения, удобство работы, надежность и спокойствие. В этой части статьи разберем конкретные советы, что сделать для сохранности электронных документов.

При этом речь пойдет не о документах со сроком хранения более 10 лет, поскольку это отдельная большая тема для разговора, а в основном о документах, которыми уже сейчас начинаются обмениваться большинство компаний.

Кстати, если вам интересна тема долгосрочного хранения, то она затрагивалась на весеннем вебинаре Synerdocs «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов».

Хранение электронных документов

Сначала посмотрим, как же все-таки нужно хранить электронные документы. Следующая схема наглядно демонстрирует, что хранить нужно не только документ, но и другие элементы:

Таким образом, хранить нужно:

  1. сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;
  2. электронную подпись поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;
  3. служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);
  4. метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

  1. Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что электронная подпись не будет соответствовать телу документа. Если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса. Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.
  2. Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись – он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.
  3. Отсутствие архива служебных документов не так уж страшно, но при необходимости выгрузить их из одного архива удобнее, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.
  4. Метаданные позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номеру и дате документа, или по контрагенту. Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.
  5. Кроме обычного хранения, нужно настроить резервное копирование всех данных, поскольку носители информации недолговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Мы уже говорили о том, что электронную подпись нужно обязательно хранить. Но это не единственная особенность. Нужно помнить, что сертификат ЭП действует всего один год, а это значит, что нужно подтверждение действительности электронной подписи.

Для этого есть формат усовершенствованной электронной подписи, которая вместе с контейнером с ЭП содержит в себе еще и штамп времени, удостоверяющий, что электронная подпись на момент подписания была действительна, и данные об отозванных на тот момент сертификатах и другие доказательства.

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами

Еще одно косвенное последствие неправильно организованного хранения документов – это утеря бумажных документов, сложности поиска, доступа к ним.

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу.

Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу.

Метаданные к копиям помогут быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле, и в какой коробе находятся оригиналы.

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

  • сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;
  • отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;
  • удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы
  • составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;
  • выгрузка документов с электронными подписями;
  • составление описей к выгружаемым документам;
  • разделение прав доступа на документы или на виды документов;
  • возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;
  • возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом.

Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее.

Главное, что нужно предпринять с самого начала – это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/55786-posledstviya-nepravil-nogo-hraneniya-elektronnyh-dokumentov.html

Хранение электронных документов

Начали действовать правила хранения электронных документов

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной.

Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

  • проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
  • создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
  • создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях.

Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация.

Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

  • стримеры;
  • магнитные ленты;
  • резервные сервера;
  • оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

  • вида электронной документации и совокупного объема файлов;
  • срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
  • качества изготовления носителей и условий их сохранности;
  • требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость.

В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных.

Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами.

Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет.

Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой.

Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

  • несоблюдение условий качественного изготовления и предпродажного хранения продукции;
  • нарушение технологии сборки;
  • несовместимость аппаратуры записи и считывания данных и прочие.

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность.

Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

  • установленная на компьютере операционная система;
  • система управления базами данных;
  • текстовый редактор или процессор;
  • графический редактор;
  • специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

  • Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно.

Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования.

В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

  • Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

  • позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
  • выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
  • выполнить миграцию программных платформ;
  • сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

Учитывая все эти рекомендации, можно добиться полной сохранности данных в течение практически ничем не ограниченного срока.

Долговременное хранение электронных документов. Проблемы и решения

Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов. Вебинар Synerdocs

Учет хранения электронных документов на отдельных носителях в архиве организации

Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резиденты

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/hranenie-elektronnyx-dokumentov.html

Последствия неправильного хранения электронных документов #электронный документ #СЭД #ECMJ

Начали действовать правила хранения электронных документов

Как правило, при переходе на ЭДО компании в первую очередь уделяют внимание вопросам подключения, интеграции, подписания. Всё верно, без решения этих задач нельзя перейти на электронный обмен с контрагентами.

Но есть вопрос, о котором не все компании начинают задумываться сразу – это хранение электронных документов.

Хранить документы в электронном виде нужно правильно, и о том, как это делать и какие последствия есть неправильного хранения поговорим в этой статье.

Ответственность в цифрах из законодательства

Для некоторых видов документов в законодательстве предусмотрена прямая ответственность за их не правильное хранение, и стоит помнить при этом, что документы могут быть и электронными. Кроме того, следствиями неправильного хранения или нарушение сроков хранения могут быть и другие нарушения, например, непредставление в контролирующие органы.

Административная ответственность за нарушение правил хранения некоторых видов документов, в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ:

●   Неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах, об ООО, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 руб.

●   Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 руб.; на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 руб.

●   Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования других архивных документов предусмотрены предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Вот, кстати, некоторые из основных нормативно-правовых актов, регулирующих правила архивного хранения документов, за нарушение которых предусмотрена ответственность:

●   Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”;

●   Приказ Министерства культуры РФ от 3 июня 2013 г. N 635 “Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах”;

●  Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”.

Уголовная ответственность за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в соответствии с п. 1 ст. 325 УК РФ, наказываются штрафом в размере до 200 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо принудительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.

Ответственность за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских и налоговых документов

Отдельно затронем тему ответственности за нарушение правил и сроков хранения бухгалтерских документов, поскольку в законодательстве есть несколько разных источников ответственности, касающихся этой темы. К тому же именно бухгалтерские документы в последнее время очень активно переводятся в электронный вид.

1.   В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учета, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 руб. Повторное нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от 1 года до 2 лет.

В этой же статье указано, что под грубыми нарушениями понимается в том числе и отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской финансовой отчетности, аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение установленных сроков хранения таких документов.

Кроме того, сами требования к бухгалтерскому учету содержатся в Федеральном законе от 06.12.2011 №402 «О бухгалтерском учете», ст. 29 которого устанавливает основные правила хранения соответствующих документов.

Например, первичные учетные документы подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года, но обязательно с учетом сроков, указанных в разделе 4.

[attention type=yellow]
1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
[/attention]

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

2.   В соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ под грубым нарушением правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения получается отсутствие первичных учетных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского или налогового учета.

Совершение таких грубых нарушений в течение только одного налогового периода влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб. Если же они совершены в течение более одного налогового периода, то штраф возрастает до 30 000 руб. Кроме этого, если эти деяния повлекли занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

3.   Если документы неправильно хранились или не соблюдены сроки хранения, то и представить их в налоговый орган будет затруднительно. В соответствии с п. 1 ст.

126 Налогового Кодекса РФ, непредставление в установленный срок налогоплательщиком требуемых документов (например, счетов-фактур, товарных накладных, договоров и др.) влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

При небольших объемах документооборота сумма кажется небольшой, но если таких документов будет много, например, 500 штук, то штраф составит уже 100 000 руб.

Последствия для бизнеса

Кроме прямой ответственности за неправильное хранение документов могут быть и последствия, которые повлияют на деловые отношения, удобство работы, надежность и спокойствие. В этой части статьи посмотрим не столько то, что повлечет за собой неправильное хранение электронных документов, сколько разберем конкретные советы, что сделать для их сохранности.

При этом мы не будем касаться документов со сроком хранения более 10 лет, поскольку это отдельная большая тема для разговора, а будем касаться в основном документов, которыми уже сейчас начинаются обмениваться большинство компаний в электронном виде.

Кстати, если вам интересна тема долгосрочного хранения, то она затрагивалась на весеннем вебинаре Synerdocs «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов».

Хранение электронных документов

Сначала посмотрим, как же всё-таки нужно хранить электронные документы. Следующая схема наглядно демонстрирует, что хранить нужно не только документ, но и другие элементы:

Таким образом, хранить нужно:

●   сам документ, причем в том формате, в котором он был изначально создан;

●   электронную подпись, поскольку сама она является неотъемлемым реквизитом документа, и без его отсутствия документ не будет иметь юридической силы;

●   служебные документы, особенно если законодательство требует из создания, как в случае с электронным счетом-фактурой (например, служебный документ «подтверждение даты получения оператором» содержит дату выставления);

●   метаданные, которые по сути содержат реквизиты документы, по которым будет осуществляться поиск документа в архиве.

Какие же есть последствия неправильного хранения и как их избежать, рассмотри далее.

1.   Хранение в формате, отличном от подписанного, грозит тем, что невозможно будет электронную подпись к документу, поскольку она не будет соответствовать телу документа.

И как следствие, если такой документ потребуется представить, например, в суд, то его подлинность доказать будет уже невозможно. Хотя, если обмен велся через сервис оператора ЭДО СФ, то скорее всего документ можно будет достать из сервиса.

Во всяком случае, операторы как правило хранят документы в течение нескольких лет.

2.   Аналогичны последствия, если вместе не будет храниться электронная подпись. Если проводить аналогию с бумажным документом, то представьте себе договор, на котором не стоит ни одна подпись – он просто не будет иметь юридической силы. Точно так же и с электронным документом.

3.   Отсутствие служебные документов в архиве не так уж страшно, но при необходимости проверить их или выгрузить будет все же удобнее сделать это из одного архива, чем идти в сервис оператора ЭДО СФ и искать отдельно их там.

4.   Метаданные – это тоже, по сути, для удобства работы. Они позволят искать документы в архиве по заданным критериям, например, по номере и дате документа, или по контрагенту. Без этих метаданных придется искать документы, особенно неформализованные, только по наименованию, которое может не содержать всех нужных данных.

5.   Кроме просто хранения нужно настроить и резервное копирование всех данных, поскольку носители не долговечны. Утеря большого количества данных может в итоге обернуться катастрофой, но стоит помнить, что сейчас операторы ЭДО СФ хранят все документы в облаке, а бумажные оригиналы все так же хранятся в архивах, то есть вряд ли получится потерять все документы безвозвратно.

Особенности хранения электронной подписи

Мы уже говорили о том, что электронную подпись нужно обязательно хранить. Но это не единственная особенность. Нужно помнить, что сертификат ЭП действует всего один год, а это значит, что нужно некое подтверждение действительности электронной подписи.

Для этого есть формат усовершенствованной электронной подписи, которая вместе с контейнером с ЭП содержит в себе ещё и штамп времени, удостоверяющий, что электронная подпись на момент подписания была действительна, и данные об отозванных на тот момент сертификатах и другие доказательства.

Без таких данных в дальнейшем будет сложно доказать, что подпись существовала на момент подписания.

Что делать с бумажными документами?

Ещё одно косвенное последствие неправильно организованного хранения документов – это утеря бумажных документов, сложности поиска, доступа к ним.

Конечно, избавиться от всех бумажных документов не получится, в силу особенностей законодательства и процессов. Но можно упростить с ними работу.

Если таких документов много, то есть смысл их отсканировать и взаимодействовать уже с электронными копиями. Это позволит в некотором виде унифицировать работу.

Метаданные к копиям позволят их также быстро искать, и система архива при необходимости укажет, в каком деле и в каком коробе находятся оригиналы.

Конечно, если в архиве уже содержится очень много документов, не всегда стоит затрачивать время и силы на их сканирование, но можно перевести в электронный вид поток текущих входящих и исходящих документов. При этом стоит помнить, что бумажные оригиналы обязательно нужно хранить.

Таким образом можно так выстроить работу с документами, как бумажными, так и электронными, что не потребуется много времени на их поиск, и достаточно будет найти их в системе.

Вместо заключения

Итого, если документов в компании много, то лучше всего организовать специальный архив документов. На рынке уже предлагаются решения, которые предусмотрели все самые важные моменты:

●    сохранение всех документов в нужных форматах со всеми ЭП, причем эти данные могут сразу подтягиваться из сервиса операторов ЭДО СФ;

●    отслеживание сроков хранения документов в зависимости от их вида;

●    удобный поиск документов, в том числе по разным критериям и для разных целей, таких как печать или представление в контролирующие органы;

●    составление документов в комплекты по нужным параметрам, например, первичные учетные документы;

●    выгрузка документов с электронными подписями;

●    составление описей к выгружаемым документам;

●    разделение прав доступа на документы или на виды документов;

●    возможность отслеживать по каким документам нужно организовать возврат или когда закончится действия электронной подписи;

●    возможность работать со сканами бумажных документов, пока сами оригиналы спокойно лежат в архиве;

●    другая функциональность, которая упростит работу с архивом документов.

При всей кажущейся сложности хранения электронных документов с учетом резервного копирования, заменой носителей, соблюдением форматов и метаданными, правильная настройка электронного архива позволит сделать поиск и работу с документами намного удобнее, чем с бумажным архивом.

Это не значит, что бумажные документы исчезнут, но можно сделать работу с ними намного удобнее.

Главное, что нужно предпринять с самого начала – это правильно организовать хранение, и тогда никакие последствия, связанные с беспорядком, потерей документов и искажением информации не будут страшны.

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=7373859

Как хранить документы в электронном виде?

Начали действовать правила хранения электронных документов

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4526

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.