+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оформление командировки работников за границу

Содержание

Командировка за границу: размер суточных, авансовый отчет, задание, возмещение расходов

Оформление командировки работников за границу

Чтобы использовать штатного сотрудника для решения служебных вопросов за границей, оформляются документы на командировку. Их состав будет существенно шире, чем при служебных поездках в пределах РФ, а условия компенсации затрат и выплаты суточных характеризуются особыми правилами.

В этом материале разберем, какие документы должен оформить работодатель, и какие нюансы нужно учесть при направлении в заграничную командировку.

Нормативное регулирование вопроса

Решение вопросов, связанных с текущей деятельностью предприятия, может сопровождаться служебными поездками. Если поездка происходит за пределы населенного пункта или за границу РФ, необходимо учитывать правила оформления командировок. Для правильно оформления бланков и форм на заграничную командировку нужно учитывать следующие нормативные акты:

  • ТК РФ – базовый акт в сфере трудового права, чьи положения распространяются на все категории работников в России;
  • Постановление Правительства № 749 – регламентирует порядок оформления документов и расчета командировочных выплат;
  • Постановление Правительства № 812 – устанавливает предельные нормативы суточных в иностранной валюте, в зависимости от государства;
  • Федеральный закон № 173-ФЗ – определяет правила приобретения, хранения, использования и перевоза иностранной валюты.

 Когда возможно оформление такой командировки

Цель зарубежных командировок должны быть связана с текущей деятельностью предприятия:

  • оформление договорных отношений с иностранными контрагентами;
  • проведение переговоров, совещаний, встреч и т.д.;
  • представительство интересов компании в судебных инстанциях, международных учреждениях, иных ведомствах и предприятиях;
  • поездка в структурное подразделение компании, расположенное в другой стране.

Для служебных поездок в пределах России запреты и ограничения для направления в командировку могут устанавливаться только в ТК РФ. В отношении зарубежных поездок нужно учитывать дополнительные требования:

  • не может быть направлен в командировку специалист, не имеющий заграничного паспорта, либо при истечении срока действия указанного документа;
  • для пересечения границы другой страны требуется оформление визы, если международным соглашением между РФ и иностранных государством не предусмотрен безвизовый порядок перемещения;
  • если в отношении гражданина вынесен запрет на пересечение границы (например, при проведении исполнительного производства по алиментам или при банкротстве), выехать за пределы РФ он не сможет.

Указанные дополнительные ограничения могут существенно повлиять на решение руководства по персональному составу командированных сотрудников.

Оформление загранпаспорта и визы может занять от нескольких дней до нескольких недель, что также нужно учитывать при планировании служебных поездок за рубеж.

Снятие судебного запрета или ограничения на выезд может оказаться невозможным, поэтому руководитель предприятия должен заблаговременно уточнить о возможности направления в командировку конкретного сотрудника.

Нужно учитывать и общие ограничения для направления в служебные поездки – они зафиксированы в ТК РФ. Не допускается направление в поездку сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном.

Для служебных поездок беременных женщин, либо лиц с детьми до трех лет, нужно получить от них письменное согласие на направление в командировку.

Дополнительные запреты и ограничения могут быть связаны с наличие допуска к секретным сведениям, государственной тайне и т.д.

Как оформить командировку за границу

По правилам ТК РФ и Постановления № 749? направление в служебную поездку сопровождается оформлением документов на предприятии, а также отчетом сотрудника после возвращения из командировки. С учетом дополнительных требований для поездок за пределы РФ, работодателю предстоит учесть курсы иностранной валюты для выплаты суточных и компенсации затрат.

Какими документами сопровождается

Поскольку зарубежная командировка оформляется по общим правилам ТК, руководству предприятия необходимо составить и утвердить следующие документы:

  • служебную записку с обоснованием предстоящей поездки – этот документ может составить непосредственный руководитель сотрудника, либо иной специалист предприятия;
  • приказ о служебной командировке – с указанием цели поездки и ее продолжительности;
  • доверенность – если необходимо представлять интересы предприятия в официальных ведомствах и структурах, либо при совершении юридически значимых действий;
  • командировочное удостоверение, которое выдается для отметок о дате прибытия и убытия в пункт назначения – этот документ не является обязательным для зарубежных командировок, однако позволяет точно зафиксировать все обстоятельства служебной поездки.

Визовое сопровождение

Если для зарубежной поездки нужно оформить загранпаспорт, сотрудник должен самостоятельно обратиться в миграционный отдел МВД (получение этого документа через представителя по доверенности не допускается). Виза необходима для пересечения и законного пребывания российского специалиста на территории другой страны, для ее получения нужно учитывать следующие правила:

  • в большинстве случаев, необходимо получить рабочую визу – для этого нужно получить официальное приглашение от зарубежного партнера, вызов из судебного органа и т.д.;
  • визирование проходит в дипломатических представительствах – оплата визовых сборов является обязанностью работодателя, а процедура получения указанного разрешения может затянуться на несколько недель;
  • рабочая виза имеет ограниченный период действия – служебная поездка по просроченной визе невозможна, а при выявлении таких фактов в период командировки может последовать принудительное выдворение.

После завершения командировки сотрудник обязан отчитаться об ее продолжительности, а также о выполнении служебного задания. Для этого нужно представить командировочное удостоверение с заполненными датами, загранпаспорт с отметками о датах пересечения границы РФ, проездные документы, а также платежные бланки и формы.

Документы, составленные на иностранном языке (например, платежные формы из гостиницы), могут быть приняты работодателем только при их переводе. Для официального удостоверения перевода нужно обратиться в нотариальную контору. Допускается принятие документов к отчету без нотариального перевода, если такое правило указано в локальных актах предприятия.

Длительность и другие важные нюансы

С 2017 году сняты ограничения по продолжительности командировок – эти сроки может устанавливать руководитель предприятия, с учетом служебной необходимости.

Однако на практике период служебной поездки ограничен сроком действия визового разрешения, так как пребывание на территории иностранного государства при отсутствии или просрочке визы является нарушением миграционных требований.

Для расчета суточных важное значение будет иметь момент пересечения границы РФ. При выезде за пределы России день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в иностранной валюте. При въезде на территорию РФ, день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в рублевом эквиваленте.

Поэтапная инструкция

С учетом всех дополнительных нюансов, направление сотрудника в заграничную командировку происходит по следующим этапам:

  • составление служебной записки и определение необходимости командировки за пределы РФ;
  • установление круга сотрудников, имеющих возможность отправиться в служебную поездку;
  • оформление визового разрешения;
  • издание приказа по предприятию, доведение его до сотрудника;
  • выдача командировочного удостоверения, денежных средств в виде аванса и т.д.;
  • поездка и выполнение служебного задания;
  • представление работодателю отчетных и подтверждающих документов о поездке;
  • окончательный расчет по суточным и возмещению расходов.

На весь период командировки за специалистом сохраняется рабочее место и средний заработок.

Служебная командировка за границу: как доказать связь с деятельностью предприятия расскажет это видео:

Возмещение расходов

За каждый день пребывания в командировке сотрудник будет получать суточные. Их расчет происходит по следующим правилам:

  • дни командировки, во время которых сотрудник фактически был на территории РФ, оплачиваются в размере 100 руб. в сутки (например, на время проезда до аэропорта или при движении поезда по территории РФ);
  • начиная со дня пересечения границы РФ, суточные выплачиваются в долларах США в размере, указанном в Постановлении № 812 (например, для командировки в США расчет происходит по ставке 72 доллара в сутки);
  • для расчета по суточным используется официальный курс Центробанка РФ.

Возмещению подлежат расходы на проезд по территории РФ и иностранного государства, перелет авиатранспортом, проживание в гостинице и т.д. если платежные документы содержат суммы в иностранной валюте, они также пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ.

Проводки и учет

При расчете суточных нужно учитывать правило — суммы свыше 2500 руб. (при выплате за период нахождения в другом государстве) и суммы свыше 700 руб. (при передвижении в РФ) в день будут облагаться НДФЛ. Расчеты по проезду, проживания и суточным в зарубежной командировке будут происходить следующим образом:

  • Дб50 субсчет «Доллары США»/Кр52 – для получение валюты в кассу предприятия;
  • Дб71/Кр50, субсчет «Доллары США» — для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте;
  • Дб50/Кр71, субсчет «Доллары США» — возврат неизрасходованных сумм.

Кроме того, отдельными операциями отражается положительная или отрицательная курсовая разница при обмене иностранной валюты. Для бухгалтерского учета и проводок всех операций, связанных с командировкой за границу, используются первичные платежные документы с полным переводом всех строк.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/za-granitsu.html

Основные правила оформления командировка за границу

Оформление командировки работников за границу

Любая командировка за границу доставляет работодателям определенные трудности. А все потому, что достаточно непросто рассчитать все расходы лица и возместить излишек. Хотя оформление таких командировок осуществляется достаточно просто.

Общая информация

Командировка за границу подразумевает нахождение лица за пределами РФ в связи с исполнением служебных обязанностей в течение определенного периода времени. Существует определенная процедура отправления сотрудника в командировку, которая с 2015 года немного упростилась.

Изменения произошли на основании ПП №1595 от 29.12.14 г. Например, теперь нет необходимости оформлять командировочные удостоверения. Несмотря на это, командировка подчиненных за рубеж осуществляется не так часто, как служебные поездки по территории России. Поэтому должностным лицам обязательно важно знать все нюансы оформления и выдачи суточных в 2018 году.

Оформление

Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель.

Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат.

Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.

Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.

Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.

Расходы

Перед тем, как оформить выдачу денежных средств, необходимо учесть все траты работника. Основные виды расходов в загранкомандировках следующие:

  1. Суточные. Сюда входят личные траты работника, включая питание и т. д.
  2. Проездные. Работодатель оплачивает дорогу до места назначения, а также оформление документов для поездки (загранпаспорта, визы).
  3. Аренда. Оплату наемного жилья, включая номер в гостинице или квартиру, также компенсирует организация.
  4. Остальное. Работодатель может оплачивать мобильную связь, Интернет, почтовые услуги и т. д.
  5. Возмещению подлежат также траты на обязательное медицинское страхование.

Все расходы командированного лица за границей, которые оплачивает предприятие, должны быть указаны в коллективном договоре или ином локальном документе. Важно знать, что чаще всего оплате не подлежат следующие траты:

  • обслуживание в ресторанах, кафе и т. д.;
  • расходы на оздоровительные клубы;
  • расходы за услуги посторонних компаний.

Трата командировочных средств (всех, кроме суточных), должна быть подтверждена с помощью документов.

Что касается суточных, то в 2018 году выплата осуществляется следующим образом:

  • деньги в иностранной валюте командируемому лицу выдаются только за время пребывания за границей;
  • выдача суточных в рублях происходит только за те дни, которые он находился на территории РФ.

Заграничные командировки могут оплачиваться без каких-либо ограничений со стороны законодательства. Но в расчет следует брать то, что НДФЛ не облагаются только суточные, да и то, если они не превышают нормы. В 2018 году это 2, 5 тыс. рублей на один день.

Но это не значит, что работодатель обязан придерживаться этой нормы проживания. Он может платить любую сумму, но придется платить налог. Помимо этого, наниматель компенсирует сотруднику ту сумму в рублях, которую он потратил для приобретения иностранной валюты.

 

Минимальный срок командировки не установлен. Она может длиться неделю или всего один день. Что касается однодневных командировок, то при их оформлении в приказе ставится соответствующая отметка. После поездки сотрудник обязан отчитаться работодателю и получить возмещение. Однако суточные за такие командировки не выплачиваются.

Служебная записка

Это документ требуется, если командировочное лицо отправляется в поездку на автомобиле. При этом неважно, личный это транспорт или служебный. Несколько лет назад оформлялось так же командировочное удостоверение или служебное задание. Эти документы уже не требуется, но без записки доказать свое пребывание в командировке не может.

Интересно, что предоставлять служебную записку после командировки обязаны также руководители фирм. Не учитывается даже то, то за рулем может быть другой водитель. Обычно компании разрабатывают собственные бланки служебных записок, чтобы подчиненным было проще их оформлять. Документ содержит следующую информацию:

  • наименование предприятия;
  • личные данные командировочного лица;
  • дату;
  • место поездки;
  • продолжительность командировки;
  • марку и номер автомобиля;
  • подпись.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/za-granicu.html

Командировка за границу в 2019 году

Оформление командировки работников за границу

> расчеты с персоналом > Командировка за границу в 2019 году

Зарубежная командировка – явление не частое, именно поэтому бухгалтеры, однажды столкнувшись с оформлением командировки за границу, задумываются над тем, как ее правильно оформить, как списать расходы.

Данная статья расскажет об особенностях учета командировочных расходов при поездке за границу и проанализирует особенности документального оформления заграничной командировки по сравнению с командировкой по РФ.

Оформление командировки и учет командировочных расходов мы ранее уже рассматривали – ссылка, но в указанной статье делался упор на служебные поездки в пределах РФ. Если же работника нужно отправить  в более дальнюю поездку, за рубеж, то нужно учесть некоторые особенности.

Перечень командировочных расходов, которые организация может учесть при налогообложении, перечислен в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ:

  • Затраты на проезд;
  • Затраты на жилье;
  • Суточные;
  • Оформление визы;
  • Оформление загранпаспорта;
  • Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта, за пользование морскими каналами и другие подобные платежи и сборы.

Расходы на проезд

Организация возмещает своему работнику расходы на:

  • доставку до места посадки к месту назначения (до аэропорта, вокзала) и обратно, к месту работы;
  • доставку до места назначения и обратно (билет на самолет, поезд и т.д.);
  • перемещение в месте назначения.

Для того чтобы организация имела возможность учесть эти расходы при налогообложении, нужно, чтобы они были документально подтверждены. Для этого нужно собрать документы, подтверждающие оплату проезда, это билеты, чеки, проездные.

Расходы на жилье

Командируемый работник, прибыв к месту назначения, находит себе жилье, снимает квартиру в аренду или номер в гостинице, отеле.

Дополнительные расходы в гостинице (баня, сауна, массаж, питание) работнику не оплачивается.

В качестве командировочных расходов на проживание может быть учтены также затраты на бронирование номер в отеле, если эта услуга платная.

Расходы списываются при наличии документов, подтверждающих факт оплаты и оказание услуги, например, чеки, акт об оказании услуги, накладные, счета-фактуры и пр.

Суточные

Если два предыдущих вида командировочных расходов для зарубежной поездки ничем не отличаются от поездки по РФ, то с суточными несколько сложнее.

Размер суточных при командировке за границу определяет организация самостоятельно. Причем особенности зарубежной командировки в том, страны могут значительно отличаться по уровню жизни. Поэтому организация может установить для разных стран разные величины суточных.

Никакие законодательные документы не ограничивают размер суточных ни в большую, ни в меньшую сторону. Оговаривается только, что суточные в пределах 2500 руб. не облагаются НДФЛ. Если суточные установлены в большем размере, то с величины, превышающей 2500 руб., необходимо будет удержать НДФЛ.

Суточные – это определенная денежная сумма, которая ежедневно компенсируется работнику на произведение им различных расходов, не связанных с проживанием и проездом.

В день, когда работник пересекает границу с РФ при выезде, начинают действовать размер суточных, установленных для страны, в которую командируемый въехал.

В день когда работник пересечет границу с РФ при возвращении на родину начинает действовать размер суточных, установленных для РФ.

Если командировка предусматривает посещение нескольких стран, то в день, когда командируемый въезжает в новую страну, начинает действовать размер суточных, установленных для этой страны.

При пересечении границы таможенный орган делает отметку в загранпаспорте, по которой бухгалтер в дальнейшем сможет определить, когда и в какую страну въехал работник.

Именно копия страницы загранпаспорта с этими отметками будет служить основанием для списания данных расходов.

Оформление загранпаспорта

Данный вид расходов характерен именно для зарубежной командировки. В случае, если работник, направляемой в заграничную поездку, не имеет загранпаспорта, он оформляется за счет средств организации.

При этом работнику может быть выдана определенная сумма денег для оформления всех необходимых документов и оплаты госпошлины.

Данные расходы должны быть также документально подтверждены, должны быть в наличии документы, подтверждающие оплату (чеки, квитанции). Также необходимо сделать копию загранпаспорта, который будет также являться подтверждающим документом.

Оформление визы

Еще один вид расходов, связанных с командировкой за границу, это расходы на оформление визы.

Для списания данных расходов необходимо иметь все документы, подтверждающие оплату пошлин и прочих сборов, консультационных услуг, услуг по доставке готовой визы в офис и пр. Также нужно сделать копию страницы с визой.

При необходимости копия визы может быть предоставлена в налоговую службу для обоснования произведенных расходов.

Все виды расходов, связанных с зарубежной командировкой, должны быть прописаны во внутренних локальных актах организации или в коллективном договоре. Там же должны быть указаны размеры суточных и виды иных расходов, возмещаемых работнику в связи с зарубежной командировкой.

Оформление документов

Командировка за границу начинается с того, что составляется служебное задание, занимается этим, как правило, непосредственный начальник работника, который отправляется за границу.

Изменения с 2015 год: оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно. Подробности читайте здесь.

На основании служебного задания на командировку оформляется приказ.

Далее работнику выдается необходимая сумма денег на затраты. Выдается он под отчет на основании авансового отчета АО-1. Сумма может быть выдана как в отечественной валюте, так и в иностранной.

В случае, если работнику подотчет дается иностранная валюта, организация должна ее предварительно купить. Подробнее о покупке валюты можно почитать здесь. Если работнику даются отечественные рубли, то работник самостоятельно проведет обмен по месту назначения.

При возвращении на место постоянной работы работник сдает служебное задание со своим отчетом о проделанных действиях. Отчет должен быть как можно более подробным, с подробным описанием произведенных расходов.

Кроме того, он сдает авансовый отчет с оправдательными документами.

Если у работника остались деньги, то он их возвращает в кассу с оформлением приходного кассового ордера (скачать образец ПКО), если работнику нужно возместить сумму, потраченную сверх выданного аванса, то она выдается ему из кассы на основании расходного кассового ордера (скачать образец РКО).

Важным отличием оформления зарубежной командировки от отечественной является то, что не нужно заполнять командировочное удостоверения. Если при поездке по РФ, работник должен в каждой организации, в которой он побывал, сделать отметку в командировочном удостоверении о прибытии, выбытии, то для поездки за границу этого делать не нужно.

Факт нахождения в той или иной стране будет подтверждаться загранпаспортом с отметками таможни о пересечении границы.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://buhland.ru/komandirovka-za-granicu/

Как правильно оформить командировку за границу – Бесплатная Юридическая Помощь

Оформление командировки работников за границу

Многие компании сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в другой город или страну с целью решения рабочих вопросов.

Целями поездки может быть обсуждение или подписание контракта, посещение семинара или тренинга, поиск новых партнеров и прочее.

Если обратиться к официальным терминам, то служебная командировка представляет собой поездку работника, инициированную руководством организации, с целью необходимости выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы.

Командировка за границу отличается более сложной процедурой документального сопровождения. В связи с этим у большинства работников возникает множество вопросов по поводу правильного оформления командировки за границу.

Процесс отправки работника за рубеж состоит из следующих этапов:

• Определение суммы выплаты командированному сотруднику;• Расчет выплат, включаемых в расчет среднего заработка за все дни служебной поездки;• Расчет суточных;• Подготовка и оформление всех необходимых документов;

• Оплата страховых взносов и НДФЛ с суточных, а также стоимости проживания и проезда.

К расходам, необходимым для сопровождения служебной поездки за границу, относятся:

• Расходы по проезду на место и обратно;• Расходы по найму жилого помещения (отельного номера или квартиры);• Суточные расходы (связанные с проживанием);

• Прочие расходы, произведенные с ведома работодателя.

Оформление командировки за границу. С чего начать?

Начало оформления всей необходимой документации для выезда за границу начинается с официального приглашения иностранного партнера.

Этим партнером может быть не только отдельная фирма или компания, но и университет, институт, фонд и даже организационный комитет конференции. В таком специальном приглашении должны в обязательном порядке указываться сроки служебной поездки и финансовые условия.

Стоит отметить, что к последним относится оплата проживания и проезда, возмещение медицинской страховки, а также внесение организационного взноса.

Сотруднику, командируемому за границу по приглашению зарубежного партнера, необходимо оформить служебную записку. Служебная записка относится к документам установленного образца и оформляется на имя директора компании.

Помимо этого, командированному работнику необходимо согласовать все финансовые условия командировки в плановом отделе с последующим предоставлением отчетных документов в отдел международных связей.

Параллельно необходимо оформить командировочное задание установленного образца, прикрепив к нему переведенные на русский язык копии приглашения.

Как оформить командировку за границу: необходимые документы

Почти каждый год меняются требования к правильному оформлению служебных поездок, в том числе и зарубежных. Для составления командировки в 2014 году, необходимо ознакомиться со следующим перечнем документов:

Важно заметить, что командировочное удостоверение не выдается в том случае, если работник отправляется в служебную поездку в страну, пересечение границ которых нуждается в особой пометке в паспорте.

Если же служебная поездка осуществляется в страны СНГ, то оформление командировочного удостоверения является обязательным. Во время служебной поездки за рубеж необходимо сделать в специальном журнале запись о днях нахождения сотрудника в командировке.

А именно обозначить цифровым кодом «06» или буквенным кодом «К» в табеле учета рабочего времени.

Не менее сложной задачей является документальное оформление результатов заграничной командировки. Так, по возвращении из служебной поездки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить следующие документы:

• Отчет о выполненном служебном задании, составленный по форме N Т-10а, раздел 12;
• Авансовый отчет о сумме, потраченной во время отъезда, составленный по форме N АО-1.

При этом к авансовому отчету в обязательном порядке необходимо прикрепить:

• Документы, подтверждающие расходы (проездные документы, квитанции, посадочный талон, кассовые и товарные чеки, БСО);• Командировочное удостоверение с проставленными отметками о прибытии и выбытии из места командировки;

• Копии страниц загранпаспорта с наличием отметок о пересечении границ.

Также необходимым условием отчетности для командируемых сотрудников является предоставление трех экземпляров «Отчета о результатах поездки» в отдел международных связей.

Командировка за рубеж и связанные с ней расходы

Кроме основных расходов, связанных с зарубежной командировкой, компания может возместить сотруднику и множество других затрат. К таким расходам относятся:

• Расходы, связанные с оформлением медицинской страховки (без этого документа иностранцы не допускаются в ряд стран);• Расходы на проведение телефонных переговоров;• Расходы, связанные с обменом чеков на наличную валюту в банковских учреждениях;• Расходы по перевозке багажа (но только весом до 30-ти килограмм);

• Расходы, связанные с оформлением заграничного паспорта и визы.

Со дня пересечения границы РФ, суточные насчитываются согласно установленной норме выплаты в той стране, в которой находится сотрудник. Со дня пересечения работником государственной границы суточные будут уже рассчитываться согласно норме, установленной в пределах нашего государства.

Скачать образец бесплатно:

Бланк командировочного удостоверения, составленного по форме N Т-10 Бланк приказа о направлении в командировку по форме Т-9 Бланк служебного задания по форме -Т-10а Образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 Образец заполнения приказа о направлении в командироку по форме Т-9 Образец заполнения служебного задания по форме Т-10а

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/komandirovochnie/kak-pravilno-oformit-komandirovku-za-granicu.html

Правила оформления загранкомандировки: документы, размер суточных

Оформление командировки работников за границу

Правила оформления поездок по рабочим нуждам за пределы территории нашего государства отличаются от отправлений, совершаемых в пределах России. Отличия заключаются в суточных начислениях, а именно в нормах их размера за границей, алгоритме оформления авансового отчета о затратах, расчете зарплаты и методе ее начислений при продолжительных поездках и т.д.

Кого запрещено отправлять в заграничные командировки

В отношении зарубежных командировок действуют ограничения, аналогичные служебным поездкам в пределах территории страны. Организациям запрещается издавать распоряжения об отправке в такие поездки в отношении следующих категорий сотрудников:

  • лица женского пола, находящиеся в положении;
  • не достигшие совершеннолетнего возраста (исключение: граждане, являющиеся профессиональными спортсменами и работающие на творческих должностях);
  • сотрудники, оформленные по ученическому договору найма;
  • члены коллектива, имеющие какую-либо группу инвалидности (если поездка помешает их действующей реабилитационной программе);
  • работники, принимающие участие в выборах (на срок их проведения).

Также в отношении иностранных направлений действуют ограничения по категориям граждан, отправка на служебное задание которых возможна только после получения их согласия:

  • женщины, имеющие одного или более детей до трех лет;
  • родители-одиночки детей до пяти лет;
  • родители, опекуны и попечители детей-инвалидов;
  • сотрудники, ухаживающие за близкими родственниками.

Другие работники вне зависимости от их трудовых функций могут быть направлены в зарубежные командировки без ограничений.

Правила оформления заграничной командировки

Различия между процедурами оформления местных и зарубежных командировок минимальны. Они заключаются в алгоритме начисления суточных выплат, их размере и некоторых других параметрах.

ВНИМАНИЕ! Командировка за границу в организацию, являющуюся филиалом или представительством фирмы, или же, наоборот, если компания, в которой трудится командируемый, сама является дочерним производством иностранного холдинга, требует официального оформления и соблюдения всех правил и требований отправки сотрудников в служебные поездки.

Образец приказа о направлении в командировку

До 2016 года перечень документации для оформления рабочих поездок, в том числе и за границу, был достаточно велик. Он включал приказ, командировочное удостоверение, служебное задание и т.д. Сейчас же обязателен для составления только один документ – приказ.

Для его составления трудовым законодательством предусмотрена унифицированная форма, издаваемая под номером Т-9 или Т-9а (используется при отправлении несколько работников одновременно).

Однако ТК не обязывает организации использовать упомянутые формы. Они могут составлять приказ на самостоятельно разработанных бланках. Единственное условие в таком случае заключается в том, что в его содержании должны присутствовать все требуемые реквизиты, а обязанность применения таких форм должна быть регламентирована внутренними нормативным актами предприятия.

Рекомендуем к прочтению: Как оформить приказ на командировку?

Образец заполнения формы Т-9:

Служебное задание

Это документ, включающий в себя основные сведения о поездке. В нем указываются:

  • адрес расположения организации, которая выступает принимающей стороной;
  • продолжительность поездки;
  • сумма и учет суточных;
  • алгоритм начисления трудового вознаграждения работника;
  • подробное описание поставленных задач.

С 2016 года составление и использование служебной записки не является обязанностью предприятия. Тем не менее большинство компаний продолжают использовать документ в ходе своей деятельности, так как это позволяет оптимально систематизировать организационные моменты командировочных поездок сотрудников.

В какой валюте выдавать суточные

Помимо основного трудового вознаграждения, сотруднику также следует начислять суточные выплаты. Это денежные средства, выдающиеся сроком на один день, не требующие составления официальной отчетности об их трате. На законодательном уровне установлен размер суточных, не облагающихся подоходным налогом (то есть работник получает сумму в полном объеме без каких-либо удержаний):

  • по территории России – 700 р.;
  • на территориях других государств – 2500 р.

По правилам, размер суточных при заграничных командировках не может быть меньше указанного значения. Работодатель обладает правом увеличения их размера на свое усмотрение.

ВАЖНО! Суточные при командировке за рубеж должны начисляться в национальной валюте страны, куда направляется сотрудник. Однако в период его пребывания в России (день отъезда и сутки прибытия) выплата начисляется в рублях.

При этом организация не обязана выдавать средства из кассы сразу в нужной валюте. Бухгалтерский отдел может направить перевод в рублях, а уже после получения финансов сотрудник сможет докупить нужную валюту. В такой ситуации обязательным будет являться предоставление чеков или квитанций о совершенном обмене валют с указанием курса.

Как оформить подтверждение расходов

При поездках за границу работник обязан отчитываться за трату денежных средств, выданных авансом не только на стандартные расходы (питание, проживания, стоимость топлива при передвижении на личном транспортном средстве и т.д.), но и на следующие операции:

  • оплата государственного налогового сбора за оформление и изготовление загранпаспорта;
  • различные пошлины, уплаченные визовому центру;
  • аэропортовые сборы.

Процедура их оформления аналогична стандартной.

Все расходы также учитываются в авансовом отчете, который составляется и предъявляется главному бухгалтеру организации в течение трех рабочих суток с момента возвращения работника из командировки.

При этом следует учитывать, что к документу следует прикладывать чеки, копии страниц заграничного паспорта, в которых проставляются отметки по таможенному контролю о пересечении границ страны и другие виды отчетных квитанций.

Длительность командировки

Как и в случае с местными поездками, на законодательном уровне командировка за рубеж никак не ограничивается по срокам ее продолжительности. Она может быть оформлена и на минимальный период в один день, а условий, касающихся максимального возможного периода, не установлено.

Вам может быть интересно: Возможно ли отказаться от служебной командировки и по каким причинам?

Особенности оформления заграничной командировки в бюджетных организациях

Зарубежная командировка работников бюджетной сферы в целом никак не отличается от общего порядка. Существует лишь несколько нюансов.

Во-первых, это срок составления и подачи авансового отчета – сотрудник обязан предоставить его сразу же в день возвращения. Во-вторых, в отношении бюджетных служащих возможно начисление суточных принимающей стороной.

Если же ею компенсируется только питание, то данные суммы выплачиваются основным предприятием, в котором трудится гражданин, в уменьшенном размере – 30% от нормы.

(: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/dokumenty/komandirovka-za-granitsu

Как правильно оформляется командировка за границу?

Оформление командировки работников за границу

Как правильно оформляется командировка за границу? Для этого потребуются усилия и администрации компании, и отправляемого за рубеж сотрудника. Подробнее о процедуре оформления командировки читайте в нашем материале.

Оформляем загранкомандировку

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

Итоги

Оформляем загранкомандировку

Процесс оформления загранкомандировки многоэтапный — администрации компании требуется предусмотреть важные аспекты предстоящей служебной поездки сотрудника, подкрепив каждый этап набором документов.

Этап 1: предварительный

На этом этапе оформляются бумаги, обязательные по нормам ТК РФ.

Первое, на что следует обратить внимание администрации компании при отправке сотрудника в загранкомандировку, — это законодательные ограничения. Нужно проверить, не входит ли потенциальный командировочный сотрудник в список лиц:

  • которых запрещено отправлять в служебные поездки (например, по ст. 259 ТК РФ предусмотрен запрет на такие действия в отношении беременных женщин);
  • отправка которых в служебные поездки возможна только с их письменного согласия (к примеру, по ст. 259 ТК РФ к таким лицам относятся женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет).

Если сотрудник попал в запретный список, придется искать другую кандидатуру для служебной поездки. Если же потенциальный командировочный входит в группу лиц из ограничительного списка, необходимо:

  • ознакомить его (под расписку) с существующим у него правом отказа от командировки;
  • получить письменное согласие или отказ.

Этап 2: основной

На этом этапе издается главный документ — приказ на командировку с указанием в нем информации о цели служебной поездки, месте и сроках.

Образец унифицированной формы приказа см. по ссылке.

Если внутренними правилами компании предусмотрено оформление иных командировочных бумаг (задания на командировку, командировочного удостоверения и т. д.), необходимо заполнить их перед отправкой сотрудника в служебную поездку.

Кроме приказа (если в компании он оформляется по унифицированной форме) и иных внутрифирменных документов рекомендуем оформить дополнительное распоряжение, в котором следует прописать нюансы подготовки к командировке, а именно:

  • обязать командируемого работника заблаговременно оформить загранпаспорт (если он у него отсутствует или просрочен) и иные необходимые для выезда из страны документы (визу, медицинскую страховку и др.);
  • указать финансистам на необходимость составления предварительной сметы расходов по загранкомандировке для определения размера аванса, выдаваемого сотруднику до начала поездки;
  • поручить сотрудникам кадровой службы или иным ответственным лицам компании провести прочие необходимые процедуры (по приобретению проездных билетов, бронированию гостиницы и т. д.).

Когда нужна медстраховка для загранкомандировки, читайте здесь.

Этап 3: контрольный

В распоряжении (о котором было рассказано выше) необходимо также прописать такой важный аспект, как необходимость проверки у командируемого сотрудника:

  • отсутствия задолженности, отраженной в информационной базе службы судебных приставов;
  • прививок (если для въезда в определенную страну их наличие обязательно).

Подробнее об этом расскажем далее.

Предварительный контроль и заблаговременные мероприятия

Чтобы не сорвалась запланированная служебная поездка, заранее проверьте, не включен ли ваш сотрудник в число должников на сайте ФССП (сервис «Узнайте о своих долгах»).

Сотрудник может быть ограничен в праве выезда за рубеж, если имеет:

  • неоплаченные счета по услугам ЖКХ;
  • штрафы;
  • судебные задолженности;
  • алименты;
  • налоги;
  • просроченные банковские займы или кредиты.

Решение о запрете выезда выносит судебный орган после того, как кредитор подал на должника в суд. Размер долга, ограничивающий загранпоездки, определен в п. 1 ст. 67 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ:

  • 10 000 руб. — если есть долги по алиментам, возмещению вреда здоровью и др.;
  • 30 000 руб. — при наличии задолженности по иным требованиям.

Учитывая, что информация о погашении долга появляется в информационном ресурсе ФССП в течение 3–7 дней после оплаты, планирующему командировку сотруднику важно заранее выявить и оплатить свои долги, иначе загранкомандировка сорвется.

Если служебная поездка планируется в далекую экзотическую страну (например, во Вьетнам, Шри-Ланку, африканские государства), важно позаботиться о защите жизни и здоровья отправляемого в загранкомандировку сотрудника. Речь идет об обязательных и рекомендованных прививках.

К примеру, без вакцинации от желтой лихорадки не пускают в страны, в которых зарегистрированы случаи данного инфекционного заболевания или есть комары — переносчики этого вируса. Перечень таких государств регулярно пересматривается ВОЗ.

Подтверждением вакцинации служит сертификат международного образца.

Для обеспечения достаточной иммунной защиты организма необходимо время, поэтому администрации компании, планирующей загранкомандировку, следует заранее организовать прививочное мероприятие (хотя бы за месяц до предполагаемой поездки).

Какими инструкциями снабдить командированного сотрудника?

До отправки сотрудника в загранкомандировку выдайте ему памятку с рекомендациями о том, как подтвердить те или иные «командировочные расходы». Мы подготовили для вас полезные подсказки:

Cкачать таблицу

Итоги

Отправляя сотрудника за границу по служебным делам, необходимо издать приказ с указанием цели и сроков командировки.

При необходимости оформляются: загранпаспорт (если его нет или он просрочен), виза (если она требуется для въезда в страну), обязательная медицинская страховка и иные документы.

Сотрудника желательно также снабдить инструкцией о том, какие документы ему надлежит привезти из поездки для обоснования командировочных расходов.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kak_pravilno_oformlyaetsya_komandirovka_za_granicu/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.