+7(499)495-49-41

Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

Содержание

С 1 июля штрафы за нарушение закона о персональных данных увеличатся до 290 тысяч для всех, у кого есть сайт

Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

/ Блог / Просто о сложном / С 1 июля штрафы за нарушение закона о персональных данных увеличатся до 290 тысяч для всех, у кого есть сайт

Большинство владельцев сайтов хоть краем уха, но слышали о нарушении законодательства в области персональных данных. Если ранее большое количество владельцев сайтов закон проигноировали, теперь с ним придется считаться.

7 февраля этого года внесены поправки в статью 13.11 КоАП по поводу нарушений закона о персональных данных. Они вступят в силу 1 июля 2017 года и коснутся всех, кто собирает, обрабатывает и хранит любые персональные данные.

Исполнение закона поручено Роскомнадзору, который сейчас активно блокирует сайты в соответствии с другими законами, а значит и за исполнение этого примется.

Что это значит?

Это значит, что все владельцы сайтов, на которых есть личные кабинеты, формы обратной связи, подписки или регистрации, где можно что-то купить, разместить объявление, заполнить анкету, — это операторы персональных данных. Даже если на сайте есть только кнопка для заказа звонка или отправки сообщения — это тоже обработка персональных данных.

За отсутствие на сайте политики конфиденциальности, ИП могут оштрафовать на 10 тысяч рублей, а ООО — на 30 тысяч. А если обрабатывать персональные данные без согласия клиента интернет-магазина или подписчика на информационный курс, то штраф для юридического лица составит до 75 тысяч рублей. Директору компании или предпринимателю придется заплатить до 20 тысяч.

Что нужно делать, чтобы не нарушать закон о персональных данных?

Что делать?Как?
получать письменное согласие у каждого посетителя, клиента или подписчика на обработку, хранение и распространение персональных данныхВо всех формах обратной связи на сайте поставить галочку по умолчанию: «Согласен на обработку персональных данных.». Без галочки форма не должна отправляться.
публиковать в открытом доступе информацию о работе с персональными данных клиентов и посетителейСоставить текст «Политики конфиденциальности» (или взять на другом сайте с аналогичными вашим целями и задачами по сбору данных, доработав под себя) и разместить на сайте.
запрашивать только те данные, которые нужны для конкретной цели. Например, нельзя просить домашний адрес или паспортные данные для подписки на рассылку по электронной почтеПроверить все формы и анкеты на сайте на предмет лишних данных. Удалить ненужные поля.
использовать данные только для тех целей, которые указаны в документах и о которых пользователя предупредили;Не передавать никому свои клиентские базы. Не использовать не по назначению.
сообщать по запросу пользователя, какие у вас есть данные о нем, как и для чего они обрабатываются и кому вы их передавалиОрганизовать единую систему хранения данных внутри компании. Научить сотрудников, работающих с данными, ей пользоваться.
удалять по первому требованию данные любые персональные данные, которые у вас имеются о пользователе;В рассылках в обязательном порядке реализовать возможность отписаться от рассылки.
зарегистрироваться в Роскомнадзоре. Он внесет информацию об операторе в общий реестр и будет выдавать по запросу.Необходимо подать уведомление онлайн на сайте Роскомнадзора. Началом деятельности в качестве оператораперсональных данных, укажите дату регистрации компании.

Какие документы нужно подготовить и где их разместить, чтобы не получить штраф?

Четкого перечня документов Законодательством не предусмотрено, при этом их должно быть достаточно для выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных.

Ниже представлен перечень документов, которые могут потребовать контролеры из Роскомнадзора:

  1. Документы, подтверждающие исполнение оператором ПДн требований статьи 22 ФЗ №152:
  • Уведомления Роскомнадзора о намерении осуществлять обработку персональных данных.
  1. Положения, приказы и иные документы, регламентирующие обработку ПДн:
  • Перечень ПДн и иных объектов, подлежащих защите,
  • Политика в отношении обработки ПДн (общедоступная, на сайте),
  • Положение о коммерческой тайне,
  • Положение об обработке и защите персональных данных работников,
  • Положение об обработке и защите персональных данных клиентов,
  • Приказ о назначении уполномоченного сотрудника, ответственного за обеспечение информационной безопасности и защиту персональных данных,
  • Приказ о допуске сотрудников к обработке ПДн.
  1. Документы и приказы, регламентирующие вопросы проектирования системы защиты ПДн:
  • Положение о мерах по организации защиты информационных систем персональных данных (ИСПДн),
  • Модель угроз,
  • Акт определения уровня защищенности ПДн при их обработке в информационных системах персональных данных (ИСПДн),
  • План мероприятий по обеспечению безопасности ПДн,
  • Перечень ИСПДн,
  • Приказ о проведении анализа угроз безопасности ПДн.
  1. Положения, приказы и иные документы, регламентирующие вопросы обеспечения информационной безопасности (ИБ):
  • Положение об организации режима безопасности помещений, где осуществляется работа с ПДн (инструкция),
  • Положение об антивирусной защите,
  • Положение о парольной защите,
  • Инструкция по проведения антивирусного контроля в информационной системе персональных данных,
  • Регламент проведения мероприятий по контролю процессов обработки и системы защиты ПДн,
  • Положение о порядке хранения и уничтожения носителей ПДн,
  • Инструкция о порядке резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации в информационных системах персональных данных,
  • Регламент проведения инструктажа по информационной безопасности,
  • План внутренних проверок режима защиты персональных данных,
  1. Должностные инструкции и шаблоны форм документов, акты и договора, касающиеся обработки ПДн:
  • Должностные инструкции сотрудников, обрабатывающих ПДн
  • Должностные инструкции сотрудников, обеспечивающих ИБ
  • Инструкция пользователю по обеспечению безопасности при возникновении внештатных ситуаций
  • Соглашения о неразглашении работниками персональных данных
  • Шаблоны форм согласия субъекта ПДн данных на обработку его ПДн
  • Форма Акта об уничтожении информации, размещенной на электронных носителях и содержащей персональные данные
  • Типовая форма письменного согласия субъектов персональных данных на обработку его персональных данных
  • Типовая форма ответа Субъекту персональных данных на его запрос
  • Акты об уничтожении персональных данных субъекта(ов) персональных данных
  • Договора с третьими лицами, которым Вы передаете персональные данные на обработку, или договора с операторами ПДн, которые передают Вам, как третьему лицу,персональные данные для их обработки (например: договора транспортными компаниями, с банками, страховыми компаниями и т.п.). Такие договора должны содержать перечень операций с ПДн, которые будут совершаться третьим лицом, цели обработки, обязанность третьего лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, требования к защите обрабатываемых персональных данных.
  • Документы, подтверждающие Ваше право обработки персональных данных. Например, согласие субъекта ПДн, договор с субъектом ПДн, договор с оператором ПДн, покоторому Вы являетесь третьим лицом, которому оператор ПДн поручает обработку ПДн.
  1. Журналы, обязательные к ведению в делопроизводстве, связанном с обработкой персональных данных:
  • Журнал инструктажа сотрудников по вопросам ИБ,
  • Журнал учета обращений и запросов субъектов ПДн, их законных представителей и государственных контролирующих органов,
  • Журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных,
  • Журнал учета съемных и мобильных носителей информации,
  • Журнал учета мероприятий по контролю соблюдения режима защиты персональных данных в информационных системах,
  • Журнал учета применяемых технических средств защиты ИСПДн,
  • Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных,
  • Электронный журнал обращений пользователей информационной системы к ПДн,
  • Журнал периодического тестирования средств защиты информации,
  • Журнал по учету мероприятий по контролю государственными и муниципальными органами.

Здесь вы можете скачать все необходимые документы: http://www.freshdoc.ru/zashita_personalnyh_dannyh/docs/instrukcii/instrukcija_administratora_ispdn/ – если знаете точно, какие документы вам нужны.

Этот пакет документов необходимо хранить в распечатанном виде. Все инструкции и регламенты должны быть подписаны сотрудниками.

Докажите, что это мой сайт!

Достаточно распространенный вопрос – как будет установлено, что сайт принадлежит компании, если доменное имя и хостинг оформлены на частное лицо.

Если отсутствует договор, то напрямую данную информацию установить невозможно. Принадлежность сайта можно установить только по косвенным признакам. Например, по указанной на сайте информации, относящейся к вашей компании (адрес, телефонный номер и так далее). Сайт могут заблокировать на время проверки принадлежности компании.

Подготовьте все и спите спокойно)

Все перечисленное может вам и не пригодиться, Роскомнадзор может и не прийти к вам с проверкой. Но, если проверка будет организована, а у вас не окажется нужных документов это чревато штрафами и блокировкой сайта сроком до 90 дней. А это повлечет за собой очень серьезные последствия для вашего бизнеса.

В качестве иллюстрации к статье используется афиша к художественному фильму Snowden, 2016

x

Продолжить

Источник: https://opexu.com/personal-dannye/

Проверка роскомнадзора по защите персональных данных: как подготовиться

Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

Есть восемь моментов, на которые обращает внимание Роскомнадзор.

1. Ознакомление работников

Все сотрудники организации должны быть под подпись ознакомлены с документами, регламентирующими порядок обработки их ПДн, а также устанавливающими их права и обязанности в этой области. В число таких документов входят:

  • Политика в отношении обработки персональных данных;
  • Положение об обработке персональных данных;
  • Положение об обработке персональных данных без использования средств автоматизации.

2. Обучение работников в области защиты персональных данных

Сотрудники, непосредственно занимающиеся обработкой ПДн, кроме вышеуказанных локальных актов должны быть под подпись ознакомлены с:

  • приказом о допуске к обработке ПДн;
  • Положением о порядке доступа в помещения, в которых ведется обработка ПДн;
  • планом проведения внутреннего контроля;
  • приказом об утверждении перечня помещений, в которых ведется обработка;
  • инструкциями: по учету и хранению съемных носителей ПДн; по организации резервного копирования и восстановления в ИСПДн; по учету лиц, допущенных к обработке; по антивирусной защите; по проведению инструктажа лиц, допущенных к работе с ПДн; по проведению внутреннего контроля; по порядку уничтожения и обезличивания ПДн; пользователя ИСПДн; пользователя при возникновении нештатной ситуации.

Убедитесь в том, что персональные данные в вашей компании защищены

Узнать больше

3. Актуализация уведомления в Роскомнадзор об обработке ПДн

При изменении данных об организации или об обработке ПДн оператор обязан в течение 10 дней с момента таких изменений уведомить об этом Роскомнадзор.

В связи с нововведениями в законе «О персональных данных» с 1 сентября 2015 года оператор теперь обязан уведомлять Роскомнадзор о месте нахождения баз данных ПДн граждан РФ.

С 2016 года Роскомнадзор ужесточит проверки местонахождения ПДн. При проверке оператор будет обязан предъявить договор с российским дата-центром или документы, подтверждающие наличие собственного дата-центра (сервера, компьютера) на территории России.

4. Согласие субъектов на обработку ПДн

В отдельных случаях оператор обязан иметь письменное согласие субъекта на обработку его ПДн. Самые распространенные из них:

  • обработка специальных категорий ПДн (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни);
  • обработка биометрических ПДн (нюанс: фотография в личном деле сотрудника не считается биометрией, а используемая в системе пропускного режима — считается);
  • составление общедоступных справочников внутри организации, адресных книг и т п.

При обработке ПДн несовершеннолетних письменное согласие должны давать их родители (законные представители). Форма письменного согласия должна содержать:

  • ФИО, адрес, паспортные данные субъекта ПДн;
  • ФИО, адрес, паспортные данные представителя субъекта ПДн (например, одного из родителей), реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя;
  • наименование (ФИО) и адрес оператора;
  • цель обработки ПДн;
  • перечень ПДн, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или ФИО и адрес оператора, которому ПДн будут переданы для обработки по поручению;
  • перечень действий, осуществляемых с ПДн (он не должен включать «распространение»);
  • срок, в течение которого действует согласие субъекта ПДн;
  • подпись субъекта ПДн.

5. Поручение обработки третьему лицу

В тех случаях, когда компания передает ПДн другой организации, оказывающей, например, бухгалтерские услуги или услуги ведения кадрового делопроизводства, это должно сопровождаться поручением оператора на обработку ПДн.

Условия по поручению обработки могут быть включены в основной договор с другой организацией либо оформлены дополнительным соглашением к договору.

Поручение оператора содержит:

  • перечень действий с ПДн;
  • цели обработки ПДн;
  • обязанность соблюдения конфиденциальности ПДн;
  • обязанность обеспечения безопасности ПДн;
  • требования к защите ПДн.

При передаче ПДн в банк в рамках зарплатного проекта в договоре компании с банком как минимум должно содержаться требование обеспечения конфиденциальности ПДн. Все остальные условия, как правило, содержатся во внутренних локальных актах кредитной организации.

6. Обработка ПДн на бумажных носителях

Бумажные носители ПДн также должны отвечать ряду требований законодательства:

  • в типовой форме документа или положении/инструкции по его заполнению должны содержаться сведения о цели обработки ПДн, ФИО (наименовании) и адресе оператора, ФИО и адресе субъекта ПДн, источнике получения ПДн, сроке обработки ПДн, перечне действий с ПДн, общее описание используемых оператором способов обработки ПДн;
  • в Положении по неавтоматизированной обработке необходимо перечислить абсолютно все документы, которые создаются в организации и содержат ПДн, с их полными названиями;
  • для всех документов должны быть указаны сроки их хранения;
  • в отношении каждой категории ПДн указываются точные места хранения и перечень должностных лиц, имеющих к ним доступ;
  • если помимо основного офиса у оператора есть филиалы, обособленные подразделения, другие места, в которых обрабатываются ПДн, адреса этих мест четко определяются с указанием перечня лиц, имеющих к ним доступ;
  • материальные носители с ПДн, обрабатываемыми в разных целях, должны храниться в разных местах.

Специалисты Роскомнадзора проверяют и соблюдение сроков хранения документов. Особо внимательно нужно отнестись к ПДн уволенных сотрудников. Если цель обработки ПДн достигнута и нет законных оснований для дальнейшего хранения ПДн, материальные носители ПДн должны быть уничтожены с составлением Акта об уничтожении ПДн. Одним актом можно оформить уничтожение сразу нескольких носителей ПДн.

Отвечая на распространенный вопрос о том, где должны храниться бумажные носители ПДн, стоит отметить, что это могут быть как закрывающиеся на ключ ящики, так и обычные шкафы.

7. Избыточность обрабатываемых персональных данных

Обработка ПДн или копий документов, избыточных к заявленным целям, — это нарушение. Например, в ТК РФ есть исчерпывающий перечень документов, которые поступающий на работу предъявляет работодателю.

8. Публикация Политики

Оператор должен опубликовать Политику в отношении обработки ПДн в общедоступном месте. Если оператор собирает ПДн через свой сайт, то на нем также должен быть размещен этот документ.

Анастасия Успенская, эксперт продукта Контур.Персональные данные компании СКБ Контур

Источник: https://kontur.ru/articles/2832

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

ФИО и любая другая личная информация о гражданине – это персональные данные.

Если у компании есть сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная.

Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Что такое персональные данные?

Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.

Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно. Но обычно к ним принято относить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • адрес проживания;
  • электронный адрес;
  • номер телефона;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • национальность;
  • вероисповедание;
  • место работы;
  • должность;
  • рост;
  • вес;
  • и т.д.

Как должен защищать персональные данные отдел кадров

Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Итак, кадровым сотрудникам следует:

  1. Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных (если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных – он потратится на учебу).
  2. Осуществлять все действия с персональными данными (документами, содержащими персональные данные) только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника.
  3. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании.
  4. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным (разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).

Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.

Если компания имеет дело лишь с персональными данными:

  • сотрудников, работающих по трудовым договорам;
  • работающих по договорам ГПХ;
  • и иными физическими лицами.

Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.

Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:

  1. уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные;
  2. подготовить перечень документов, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных. Перечень таких документов достаточно обширный. Практика показывает, что это:
    • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
    • Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных;
    • Согласия сотрудников на обработку персональных данных (в т.ч. на передачу третьим лицам и получение у третьих лиц);
    • Документ, содержащий положения о принятии оператором правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных;
    • Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных;
    • Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации;
    • Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию;
    • Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные;
    • Документ о классификации информационных систем;
    • Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом;
    • Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников.

Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:

  1. Письменным поручением на обработку персональных данных. Такое поручение может быть внесено в основной договор об оказании услуг и должно включать не только поручение провайдеру осуществлять от имени компании обработку персональных данных, но и цели такой обработки, перечень действий с ними, их состав, а также обязательство провайдера соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных, а также требования к их защите.
  2. Согласиями на передачу персональных данных провайдеру – от каждого сотрудника

Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный.

Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.

), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.

Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных

Все ранее перечисленные требования относятся и к провайдеру, в том числе, компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского аутсорсинга.

Добросовестный провайдер:

  • По запросу клиента предоставит выписку из федерального реестра операторов персональных данных (компания-провайдер попадает в этот реестр после уведомления Роскомнадзора).

Важно!

Проверить провайдера на соблюдение порядка уведомления Вы можете самостоятельно на сайте Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.

  • Ознакомит со своей Политикой в отношении персональных данных клиентов.
  • Включит в договор обслуживания условия о поручении и обязанности провайдера осуществлять обработку персональных данных от имени компании, а также обязанности, связанные с защитой этих данных.

Важно!

Провайдер не обязан брать согласия с субъектов персональных данных, которые он обрабатывает в связи с исполнением договора на обслуживание, поэтому обязательно возьмите письменные согласия с работников на передачу персональных данных провайдеру.

Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ

Возможные нарушения в области защиты персональных данных и суммы штрафов мы привели в таблице:

За что могут штрафоватьСумма штрафа
Персональные данные обрабатываются не в тех целях, на которое дано согласиеНапример, персональные данные работника обрабатываются в целях расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, но никак не для оформления кредита, открытия лицевых счетов в банках, продажи чего-либо. В согласии на обработку персональных данных обязательно указываются цели обработки – это требование Закона 152-ФЗ.от 30 000 до 50 000 руб.
Обработка персональных данных отделом кадров без письменного согласия (когда оно, естественно, требуется)от 15 000 до 75 000 руб.
Политика по обработке персональных данных не опубликована или отсутствует в свободном доступе (на стенде, на сайте и т.д.)от 15 000 до 30 000 руб.
Оператор персональных данных не отреагировал на запрос сотрудника (субъекта персональных данных)Например, на электронную почту приходит регулярная рассылка с сайта ***, принадлежащего компании ААА. Получатель рассылки направляет в компанию ААА запрос о подтверждении факта обработки его персональных данных, их состава, целей такой обработки и т.д. В течение 30 дней компания ААА должна дать официальный ответ. Если такого ответа не последовало, то это нарушение.от 20 000 до 45 000 руб.
Нарушены условия защиты бумажных документов, содержащих персональные данные Например, произошла утечка данных вследствие случайного доступа постороннего лица, уничтожение персональных данных, их распространение и т.д.от 25 000 до 50 000 руб.

Что говорят суды о плохо защищенных персональных данных

  • В тексте договора об оказании бухгалтерских услуг отсутствовали существенные условия об обеспечении конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, не был приведен перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Компании выписали предписание устранить нарушение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.04.2013 по делу № А44-5910/2012).

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-zashchitit-personalnye-dannye-sotrudnikov-i-ne-popast-na-povyshenie-shtrafov-s-1-iyulya-2017-god/

10 правил работы с персональными данными. Как избежать штрафа за контактную форму на сайте

Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

Вниманию сайтовладельцев! С 1 июля штрафы за нарушение закона о персональных данных увеличатся до 75 тысяч рублей (за одно обнаруженное нарушение). У вас на сайте есть контактная форма? Значит, скорее всего это касается и вас.

Прокуратуры уже штрафуют компании и суды их поддерживают. Помимо штрафов в пользу государства за нарушение правил обработки персональных данных может быть также взыскана компенсация морального вреда и определена иная ответственность.

Правила безопасности при работе с персональными данными

В феврале 2017 года внесены поправки в статью 13.11 КоАП по поводу нарушений закона о персональных данных, которые вступят в силу 1 июля. Нововведения коснутся всех, кто получает, собирает, обрабатывает или хранит персональные данные.

Штрафы увеличены в десятки раз и разделены по видам нарушений. Так, если на сайте не размещена политика конфиденциальности, то штраф для ИП составит 10 тысяч рублей, а для компании — 30 тысяч.

До 75 тысяч рублей составит штраф для юрлица, если посредством сайта обрабатываются персональные данные клиента интернет-магазина или подписчика на информационный ресурс без его согласия (директор компании или ИП должен будет заплатить до 20 тысяч). И т.д.

Если будет зафиксировано несколько нарушений, штрафов будет тоже несколько.

Что делать? Срочно привести сайты в порядок! Проверки уже начались

Сейчас протоколы о нарушениях имеет право выписывать только прокуратура, и размер штрафа вне зависимости от вида нарушения составляет для юрлица 10 тысяч рублей, а для ИП или директора — 1000 рублей. С 1 июля уже в соответствии с более высокими ставками и, по всей видимости более рьяно, выписывать протоколы будет Роскомнадзор.

Какузнать, являетесь ливытем самым операторомперсональныхданных?

Персональные данные согласно Федеральному закону «О персональных данных» — это любые данные о человеке, по которым его можно идентифицировать. При этом в законе не содержится перечня типов таких данных, поэтому приходится исходить из общей логики закона и практики, и «дуть на воду».

К примеру, по имени пользователя или логину нельзя понять, что это за человек, то по имени и телефону или ФИО и электронной почте уже можно некоторым образом идентифицировать человека, а значит получение подобного сочетания уже может определяться как сбор и хранение персональных данных.

Итак, скорее всего, вы уже являетесь оператором персональных данных, если каким-то образом получаете от людей, к примеру, следующую информацию (в любом сочетании): фамилию, имя, отчество, какой-либо физический адрес, электронную почту, номер телефона, дату или место рождения, фото, ссылку на персональный сайт или соцсети, профессию, образование, уровень доходов, семейное положение и т.д..

На практике это означает, что все владельцы сайтов, которые содержат личные кабинеты, формы обратной связи, подписки или регистрации, анкеты и т.д.

, одним словом заполняемые формы, где посетитель должен оставить свои данные — это операторы персональных данных.

Даже если на сайте есть лишь популярные нынче кнопки заказа обратного звонка (пользователь оставляет имя и номер телефона) или отправки сообщения (имя и электронный адрес) — это тоже может быть квалифицировано как обработка персональных данных.

А записи в моей телефонной книжке тоже считаются сбором и хранением персональных данных?

Нет. На данные, которые вы храните для личных и семейных нужд, данный закон не распространяется. Но если вы передадите эти данные лицу или организации, которая согласно данному закону является оператором персональных данных или опубликуете сведения, это будет считаться нарушением.

Какработатьсперсональнымиданными, ненарушаязакон?

Как минимум необходимо выполнить и соблюдать 10 нижеследующих правил.

10 правил по работе с персональными данными

  • публиковать в открытом доступе всю информацию о ваших принципах взаимодействия и работы с персональными данными клиентов и посетителей вашего предприятия или ресурса;
  • запрашивать только те данные, которые нужны для каждой конкретной цели. Например, нельзя запрашивать паспортные данные или домашний адрес для осуществления рассылки по электронной почте;
  • перед получением персональных данных, которые предполагается публиковать в общедоступных источниках, получать письменное согласие у каждого посетителя, клиента или подписчика на их обработку, хранение и распространение. В случае, если данные не публикуются, а используются исключительно для обработки внутри компании, необходимо явным образом ограничить возможность передачи вам персональных данных без согласия на их обработку*;
  • использовать данные только для тех целей, о которых вы предупредили человека и которые указаны в опубликованных вами документах, касающихся работы с персональными данными;
  • сообщать по запросу человека, какие у вас есть данные о нём, как и для чего они обрабатываются и кому вы их передавали;
  • удалять данные по первому требованию лица, персональные данные которого хранятся в вашей базе;
  • хранить базы данных в надёжном месте, защищать их от взлома и утечки;
  • назначить лицо, ответственное за обеспечение безопасности персональных данных и соблюдения определённых ФЗ N152 правил работы с персональными данными;
  • обучить сотрудников работе с персональными данными;
  • зарегистрироваться в Роскомнадзоре. Форма уведомления на сайте Роскомнадзора — //pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/

*Согласно Закону обязанность предоставить доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных или доказательство наличия оснований, указанных в Законе, возлагается на оператора.

Почему владелец сайта должен регистрироваться?

По закону операторы персональных данных должны уведомить Роскомнадзор. Причем сделать это нужно до начала обработки данных или вскоре после начала осуществления данной деятельности. Роскомнадзор внесёт информацию об операторе в Реестр операторов персональных данных.

Уведомление можно не подавать, если:

  • обрабатываются только данные сотрудников;
  • персональные данные получены только для исполнения конкретного договора с конкретным человеком и не будут распространяться и использоваться никак иначе;
  • у вас хранятся только ФИО клиента;
  • данные опубликованы в общем доступе самим человеком или кем либо по его поручению.

Чтоделать, если ваш сайт содержит формы и позволяет получать персональные данные?

Если ваш сайт даёт возможность получать персональные данные и вы до сих пор не выполнили перечисленные выше условия, то уже сейчас может быть зафиксировано нарушение и уже сейчас вас могут оштрафовать.

Даже в том случае, если ваш сайт обслуживается другой компанией или специалистом на аутсорсинге, штраф будет выписан на компанию или ИП, которые указаны на сайте в качестве владельца и, следовательно, получателя персональных данных.

Как избежать возможных проблем (необходимая программа-минимум)

1) Подготовьте публичные документы и разместите их на сайте так, чтобы они были доступны с любой страницы вашего сайта.

Это может быть уведомление, пользовательское соглашение, правила продажи или политика в отношении обработки персональных данных как, например, у «Озона» (//ozon.ru/context/detail/id/137942530/).

Как бы не назывался этот документ, он должен содержать правила и условия обработки персональных данных.

2) Не используйте документы других компаний без обработки. Их можно использовать в качестве шаблона, но список данных и цели использования персональных данных необходимо прописать свои.

То, что требуется типографии для оформления заказа или интернет-магазину для доставки товара, не понадобится для e-mail рассылки.

Запрос излишних данных может быть расценен как нарушение закона и стать поводом для штрафа.

3) Реализуйте программное решение, которое гарантирует однозначное установление того, что человек согласился на обработку персональных данных.

Это может быть чек-бокс в форме регистрации, в котором необходимо поставить галочку, или кнопка согласия с условиями использования, без активации которых человек не сможет отправить сообщение или оформить заказ.

Для подстраховки можно заверить у нотариуса распечатанные скриншоты веб-страниц с формами, прокомментировав их сопроводительным текстом (к примеру, «на момент заверения указанные на данной распечатке кнопки работали согласно описанному в преамбуле функционалу и без их активации пересылка данных была технически невозможна»).

4) Подготовьте внутренние документы, регламентирующие правила хранения и обработки персональных данных, и ответственности сотрудников, которые имеют к ним доступ.

5) Отправьте, если сайт подпадает под требования Закона, уведомление в Роскомнадзор. Если стопроцентно  уверены, что отправка уведомления не требуется, оформите всю документацию так, чтобы это было явно понятно и возможным проверяющим.

Например, можно указать в политике работы с персональными данными, что они используются только для исполнения конкретных договоров, или зафиксировать в документации, что данные открыты для общего доступа по желанию пользователя (но помните, что доказывание этого факта Закон возлагает на оператора).

Для составления необходимой документации и соблюдения всех требований Закона рекомендуется воспользоваться услугами квалифицированного юриста.

Похожее

Источник: https://press.spb.ru/10-pravil-rabotyi-s-personalnyimi-dannyimi/

Защита персональных данных сотрудников — как обеспечить?

Оформляем документы в Роскомнадзор для работы с персональными данными сотрудников

В 7 статье Федерального закона от 27.07.2007 № 152 ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ), ст. 88 Трудового кодекса РФ, указано, что работодатель обязан не допускать раскрытия персональных данных (не сообщать персональные данные) своих сотрудников третьим лицам. За нарушение этого требования предусмотрены:

  • Дисциплинарная ответственность. Применяется к сотрудникам, которые нарушили правила работы с личными данными (ст. 192 Трудового Кодекса). Вплоть до увольнения;
  • Материальная ответственность. Если нарушение правил работы с персональными данными привело к причинению прямого ущерба (ст. 233 ТК РФ);
  • Административная ответственность. Штрафы, накладываемые контролирующим органом (ч.1ст.13.11. КоАП РФ):
  1. 5000-10000 рублей для ответственного должностного лица;
  2. 30000-50000 рублей для организации.

Штраф может быть разным в зависимости от состава правонарушения (ст.13.11 КоАП РФ из 7-ми частей. Размер штрафа приведёт по части 1).

За соблюдением требований законодательства в области защиты персональных данных следит Роскомнадзор (ст.23.44 КоАП РФ, Постановление Правительства РФ от 16.03.

2009 N 228), поэтому, чтобы не было проблем с проверками из этого ведомства, нужно позаботиться о защите персональных данных сотрудников вашей организации.

Какие сведения относятся к персональным данным сотрудников?

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Точного перечня 152-ФЗ не содержит. 

Исходя из определения 152-ФЗ это, в частности:

  • ФИО;
  • Дата и место рождения;
  • Адрес (прописки и фактического проживания);
  • Образование;
  • Социальное, семейное и имущественное положение;
  • Профессия;
  • Доходы;
  • Прочая информация (например, сведения о здоровье).

Что нужно сделать, чтобы не было проблем с Роскомнадзором?

Вам нужно будет проследить за следующими основными моментами:

1. Соблюдение законодательства в области персональных данных

В первую очередь, помимо 152-ФЗ, это положения гл. 14 ТК РФ . 

2. Документы, устанавливающие нормы работы с персональными данными

Согласно статье 87 Трудового Кодекса, в организации должны быть локальные нормативные акты, регулирующие порядок хранения и использования персональных данных работников.

Это Положение об обработке и защите персональных данных» – документ, в котором указаны цели и законные основания работы с персональными данными, ваши права и обязанности, права и обязанности сотрудников, предоставляющих данные.

Также сотрудники, так или иначе имеющие доступ к персональным данным работников организации должны подписать обязательство о неразглашении персональных данных. 

Также нужно назначить администратора безопасности персональных данных (сотрудника, отвечающего за техническую безопасность) и ответственного за организацию обработки данных (организационная нагрузка). Назначаются они приказом руководителя организации, особое внимание уделяйте точности формулировок – сверяйтесь с законодательством.

ВАЖНО: В каждом кабинете, где ведётся работа с персональными данными на бумажных носителях, должно быть чётко установленное место хранения этих данных. Это может быть сейф, стеллаж, шкаф.

Также должен быть ответственный за хранение персональных данных именно в этом кабинете.

Издаётся соответствующий приказ руководителя: «В кабинете №1 ответственным за хранение персональных данных назначить ФИО, место хранения утвердить стеллаж инв. Номер 00000».

3. Журналы

При проверке сотрудники Роскомнадзора – для того, чтобы убедиться, что деятельность по защите персональных данных ведётся на постоянной основе – требуют:

  • Журнал учёта мероприятий по контролю над обеспечением защиты персональных данных;
  • Журнал инструктажа по информационной безопасности (за технической стороной следит ФСТЭК России, Роскомнадзор больше будет интересоваться документами     и организационными вопросами);
  • Журнал учёта проверок юридических лиц контролирующими органами;
  • Журнал учёта обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.

4. Получение согласия работников на обработку персональных данных

Если не заключено дополнительное соглашение, персональные данные работника можно получать только у него самого. Например, нельзя даже позвонить в организацию, где сотрудник работал раньше, чтобы уточнить мнение о нём, без письменного согласия самого сотрудника.

Поэтому мы рекомендуем при приёме на работу предлагать сотруднику заполнить анкету с пунктом «Не возражаю против получения данных обо мне в…» и список организаций, в которые можно обратиться. Не лишним будет также указать «Не возражаю против проверки предоставленных данных».

ВАЖНО: Если у вас запрашивают персональные сведения о ваших работниках или бывших работниках, ни в коем случае не предоставляйте их без ознакомления с письменным согласием субъекта! Официальным органам – например, сотрудникам полиции – данные предоставляются по письменному запросу или после предъявления служебного удостоверения сотрудника и приказа, в котором указаны цели сбора сведений.

Общие рекомендации по защите персональных данных сотрудников

Следите за тем, чтобы:

  • Сотрудники организации – например, отдела кадров – получали доступ только к тем данным, которые необходимы для выполнения их должностных обязанностей;
  • Данные использовались строго в соответствии с целями, указанными в «Положении»;
  • Каждый сотрудник организации подписал согласие на обработку персональных данных (при договорных отношениях оно не требуется, но остаётся актуальным для специальных категорий персональных данных, а также снимает многие вопросы у проверяющих).

Следуйте советам, указанным в этой статье, аккуратно оформляйте все документы, и проблем с проверками Роскомнадзора у вас не будет.

Источник: https://Osnova.capital/blog/zashchita-personalnyh-dannyh-sotrudnikov-kak-obespechit

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.