+7(499)495-49-41

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Содержание

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Образец акта внутреннего контроля по проверке кадрового учета

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Их должно быть как минимум три:

  • начало (так называемая «шапка»),
  • основная часть,
  • заключение.

В начало вносятся реквизиты организации, в которой проводится проверка, а также сведения о проверяющем лице, в основной блок – методы и ход проверки, в заключение – выводы экспертов.

Акт обязательно должен быть подписан лицом или группой лиц, проводивших проверку – таким образом, они свидетельствуют о том, что вся внесенная в него информация верна и они несут за нее полную ответственность. Также акт должен содержать аудиторскую печать. Составляется документ в двух идентичных экземплярах.

Один их них остается у аудитора, второй передается компании – заказчику. Отметку об акте следует занести в журнал учета документации предприятия – он обычно находится у секретаря.

Закрытое акционерное общество «Омега» ЗАО «Омега» Акт (фрагмент) 04.07.2011 N 7 Москва О проверке ведения документооборота кадровой службы начальником отдела внутреннего контроля Марченковой Аллой Мною, (наименование должности, Ф.И.О.

) Сергеевнойюрисконсульта Арефьева Алексея Романовича в присутствии (наименование должности, Ф.И.О.) начальника отдела кадров Семиной Ларисы Леонидовны и (наименование должности, Ф.И.О.) составлен настоящий акт о нижеследующем.

В период с 15 по 30 июня мы, нижеподписавшиеся, провели проверку порядка ведения документооборота кадровой службы, в итоге выявлены следующие нарушения трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права: N п/п Переченьнарушенийтрудовогозаконодательстваииных нормативных правовых актов, содержащихнормы трудового права 1.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Формирование акта аудиторской проверки является обязательным этапом проведения контрольных проверочных мероприятий по финансово-экономической деятельности организации. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк акта аудиторской проверки .docСкачать образец акта аудиторской проверки .

doc Кто проводит проверку Для проведения аудиторской проверки могут привлекаться как сотрудники сторонних специализированных компаний и эксперты государственных надзорных структур, так и специалисты самого предприятия (но не во всех случаях).

В любом случае, это должны быть лица, имеющие высшее экономическое или бухгалтерское образование, серьезный опыт работы, а также аттестат аудитора.
Основной целью проверки является оценка «чистоты» бухгалтерской финансовой отчётности организации и ее соответствия законам РФ.

По результатам проверки аудитор выдает свое заключение (положительное или отрицательное).

Ооо “нгба”

Важно

Нелли АЙЗИТУЛИНА, заместитель начальника II отдела центрального аппарата ГИТ в Московской области (Москва) – Практически каждая процедура в деятельности кадровой службы должна попасть под внутренний контроль. При этом желательно прописать методику проведения проверок на каждом этапе кадрового делопроизводства. Документы в тему Документ Поможет вам Федеральный закон от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) Узнать о том, что любой работодатель обязательно должен организовать внутренний контроль Статьи 57–59, 65–74, 84.1, 86, 91, 123, 166 ТК РФ Понять, какие требования должны соблюдать кадровики при оформлении основных кадровых документов Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

ТК РФ), внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Постановления о трудовых книжках № 225);

  • оформлена ли на работника личная карточка, ознакомлен ли он с записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке (п. 12 Положения о трудовых книжках № 225);
  • проведен ли с работником инструктаж по охране труда и в необходимых случаях обучение (ст. 212 ТК РФ) и т. д.

В разделе «Вебинары» Вы найдете вебинар о том, как исправить ошибки, допущенные при оформлении кадровых документов (help.kdelo.

ru/wb/i34496) Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего кадрового контроля в компании, должны также рассматривать материалы проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.

Акт аудиторской проверки

В результате кадрового аудита установлено: 1. Ненадлежащее ведение и оформление кадровой документации: 1.1. Отсутствуют приказы (распоряжения) о приеме на работу менеджеров отдела маркетинга и начальника АХО. 1.2. Отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов. 1.3.

Отсутствуют должностные инструкции секретаря директора филиала, работника столовой и кассира бухгалтерии. 2. Не созданы условия хранения трудовых книжек (нет металлических шкафов). 3. Устранить указанные нарушения в двухнедельный срок со дня подписания настоящего акта.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: первый экземпляр направлен генеральному директору ООО «Сирта-М», второй экземпляр передан генеральному директору филиала ООО «Сирта-М» Начальник отдела кадров ООО «Сирта-М»КузнецовО.Т. Кузнецов Юрисконсульт ООО «Сирта-М»ДанильчинковЛ.Ю.

Данильчинков Менеджер по управлению персоналом ООО «Сирта-М»МалининаЛ.С.

ТК РФ):

  • искажение результатов проведенных ими проверок;
  • разглашение профессиональной тайны, а также персональных данных работников, о которых им стало известно в ходе проверки;
  • несоблюдение конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну организации, которая была предоставлена им или стала известна в связи с выполнением ими служебных обязанностей;
  • обеспечение сохранности и возврата полученных документов.

Запомните главное Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала: Татьяна ВАСИЛЬЕВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело» – Проведение внутреннего контроля стало обязательным. Для его организации, в зависимости от размера компании, можно назначить ответственного или создать специальную службу.

Внимание

ООО «Сирта-М» 117186, Российская Федерация, г. Москва, ул. Нагорная, д. 12, стр. 7 ИНН 6475952875 ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728 р/с 32453218764799494987 в ЗАО «Икомбанк» к/с 56732146512127649987 БИК 651037376 Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11 e-mail: [email protected] Акт N 6/2010 о результатах проведения кадрового аудита в филиале ООО «Сирта-М» г. Тверь «28» июня 2010 г. Время составления акта: 15 часов 30 мин. начальником отдела кадров ООО «Сирта-М» Кузнецовым О.Т. Мною, , (должность, фамилия, инициалы составителя акта) при участии следующих лиц: ООО «Сирта-М» Данильчинкова Л.Ю. юрисконсульта , ООО «Сирта-М» Малининой Л.С. менеджера по управлению персоналом , ООО «Сирта-М» Волковой Г.И. инспектора отдела кадров , проведенаудиткадровойдокументациифилиалаООО «Сирта-М», 170016, Тверская область, г. Тверь, ул. Левитана, расположенного по адресу: д. 37, корп. 3 .

Втрудовых договорах, заключенных с работниками, неустановлены дни выплатызаработнойплатывсоответствиис ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ. 2. ВПравилахвнутреннеготрудового распорядка нарушение ч. 9 ст.

136 ТрудовогокодексаРФ, выразившееся в том, что при подаче работником заявленияопредоставленииежегодногооплачиваемогоотпускавне графикаотпусковменеечемзадвенеделидонаступления предполагаемогоотпускаоплатаотпускабудетпроизведенавдни выплаты заработной платы. 3.

ВПравилахвнутреннеготрудовогораспорядкаустановитьпорядок исчислениясреднейзаработнойплатыдлярасчета оплаты отпуска и компенсациизанеиспользованный отпусквсоответствиисо ст. 139 Трудового кодекса РФ. 4. Выплатитьденежнуюкомпенсацию,предусмотреннуюст.

236 Трудового кодексаРФ,закаждыйдень задержки выплаты причитающихся сумм на день увольнения в отношении работников Иванова И.И., Селина Л.М. 5.

Скрепитьсургучнойпечатьюилиопломбировать Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланковтрудовойкнижкиивкладышейв нее в соответствии с п.

41 Правилведенияихранениятрудовыхкнижек,изготовления бланков трудовойкнижкииобеспеченияимиработодателей,утвержденных ПостановлениемПравительстваРФот16.04.2003N225 «О трудовых книжках». Настоящий акт составили: начальник отдела внутреннего контроляМарченковаА.С.

Марченкова (должность)(подпись)(расшифровка подписи) данного акта подтверждается личными подписями: юрисконсультАрефьевА.Р.

Арефьев (должность)(подпись)(расшифровка подписи) начальник ОКСеминаЛ.Л.

Источник: http://2440453.ru/obrazets-akta-vnutrennego-kontrolya-po-proverke-kadrovogo-ucheta/

Внутренний контроль в организации

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

В любой нормально работающей организации внутренний контроль был, есть и будет по определению, даже если в организации нет особого локального акта, посвященного внутреннему контролю.

Общее руководство и контроль лежат на руководителе, в должностных инструкциях  других работников прописано, кто и за что отвечает, внутренними положениями и учетной политикой определен порядок документооборота.

Однако только с 1 января 2013 года Федеральным законом о бухучете официально установлена обязанность организаций осуществлять  внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Недавно Минфин России подготовил рекомендации по этому вопросу. Как  организовать и документально оформить внутренний контроль исходя из данных рекомендаций, рассмотрим в данной статье.

Основные требования

Согласно Закону от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) организация обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а если еебухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда ее руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).

Закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объеме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни и бухгалтерской (финансовой) отчетности организации.

…закон № 402-ФЗ не описывает, как и в каком объеме должен проводиться внутренний контроль. Однако понятно, что он должен быть достаточным для обеспечения достоверности фактов хозяйственной жизни…

Например, вопросы внутреннего контроля в экономических субъектах регламентируются нормами, устанавливающими создание ревизионных комиссий финансово-хозяйственной деятельности общества:

  • статьей 85 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»;
  • статьей 47 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Требования, предусмотренные данными федеральными законами, необходимо соблюдать.

Минфин РФ разработал общие рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (информация Минфина России № ПЗ-11/2013).

В данном документе дано понятие внутреннего контроля как процесса, направленного на получение достаточной уверенности в том, что организация обеспечивает:

  • а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
  • б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
  • в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Элементы внутреннего контроля

Основными элементами внутреннего контроля экономического субъекта являются:

  • контрольная среда;
  • оценка рисков;
  • процедуры внутреннего контроля;
  • информация и коммуникация;
  • оценка внутреннего контроля

Контрольная среда представляет собой совокупность принципов и стандартов деятельности организации, которые определяют общее понимание внутреннего контроля и требования к внутреннему контролю в организации в целом. Она отражает культуру управления организацией и создает надлежащее отношение персонала организации к осуществлению данного контроля.

Коммуникация как элемент внутреннего контроля – это способ распространения информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления внутреннего контроля.

Например, каждый сотрудник организации должен быть осведомлен о рисках, относящихся к сфере его ответственности, об отведенной ему роли и задачах по осуществлению внутреннего контроля и информированию руководства.

Пример документального оформления порядка распределения полномочий и функций при организации внутреннего контроля в организации:


Постановка контроля
за фактами хозяйственной жизни очень важна для организации. Контроль традиционно подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Оптимально, когда эти этапы разделены между разными работниками организации.

Если санкционирование и контроль за совершением хозяйственных операций будут поручены одному должностному лицу, это может привести к ошибкам и возможным злоупотреблениям с его стороны – ведь он полностью контролирует хозяйственную жизнь, от «а» до «я». Если же в разных этапах контроля участвуют разные сотрудники, это повышает независимость и эффективность контрольных мероприятий.

Для их проведения целесообразно (не обязательно, но желательно) создать комиссию по внутреннему контролю. Именно ее члены будут независимыми ревизорами.

Оценка рисков и управление ими также являются важной составляющей системы внутреннего контроля. Под риском понимается сочетание вероятности и последствий недостижения экономическим субъектом целей деятельности.

Риски могут быть сгруппированы по следующим видам: финансовые, правовые, страновые и региональные, репутационные и др.

Информация о рисках хозяйственной деятельности необходима организации для полного представления о своем финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в своем финансовом положении.

К сведению!

Организации, публикующие годовую отчетность по каждому виду рисков в годовой бухгалтерской отчетности, обязаны раскрывать информацию о таких качественных характеристиках своей хозяйственной деятельности, как подверженность рискам, и о причинах их возникновения; концентрации риска (описание конкретной общей характеристики, которая отличает каждую концентрацию (контрагенты, регионы, валюта расчетов и платежей, др.); механизм управления рисками (цели, политика, процедуры, применяемые в области управления рисками, и методы, используемые для оценки риска, и т. п.); изменения по сравнению с предыдущим отчетным годом (Информация Минфина России № ПЗ-9/2012).

Для достижения своей финансовой стабильности организация может применять следующие процедуры внутреннего контроля:

  • документальное оформление (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);
  • проверка оформления первичных учетных документов на соответствие установленным требованиям при принятии их к бухгалтерскому учету;
  • санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их. Как правило, оно выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию;
  • сверка данных;
  • разграничение полномочий и ротация обязанностей персонала;
  • процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
  • надзор за правильностью осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдением установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами (правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и др.).

В любом случае, если основные процедуры контроля фактов хозяйственной жизни соблюдаются не формально, а хорошо проработаны, то они позволят обеспечить высокую эффективность внутреннего финансового контроля организации в целом.

Документирование внутреннего контроля

Порядок организации и осуществления внутреннего контроля необходимо оформить документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационно-распорядительных документов организации (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учета).

Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учетная политика организации, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала организации и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

На заметку

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положения, графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Документацию по организации внутреннего контроля необходимо регулярно обновлять. Оценивать необходимость ее обновления нужно не реже одного раза в год. Основанием для обновления документации могут являться, например, результаты непрерывного мониторинга внутреннего контроля, организационные изменения, изменения процессов и процедур работы организации.

Организация внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов ее деятельности, особенностей ее системы управления.

При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:

  • внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех ее подразделениях;
  • в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;
  • полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Внутренний контроль, как правило, осуществляют:

  • органы управления организации;
  • ревизионная комиссия (ревизор);
  • главный бухгалтер или иное должностное лицо организации, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета;
  • внутренний аудитор (служба внутреннего аудита);
  • специальные должностные лица, специальное подразделение организации, ответственные за соблюдение правил внутреннего контроля, предусмотренного иными федеральными законами;
  • другой персонал и подразделения организации.
  • При организации и осуществлении внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни организация должна руководствоваться требованием рациональности (www.buhgalteria.ru)

    Источник: http://lawedication.com/blog/2014/05/26/vnutrennij-kontrol-v-organizacii/

    Как организовать внутренний финансовый контроль — статья

    Организуем внутренний контроль в кадровой службе

    Требование организовать внутренний контроль хозяйственной деятельности сформулировано в ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в п. 6 Инструкции № 157н. Финансовый контроль позволяет учреждениям эффективно использовать бюджетные средства, вести достоверный бухгалтерский учет и представлять в контролирующие органы корректную отчетность.

    В первую очередь нужно оценить предстоящий объем работ и денежные ресурсы, необходимые для организации внутреннего финансового контроля.

    Важно определить и количество задействованных сотрудников: один человек на все учреждение, ответственные работники в ключевых отделах (кадровая служба, экономический отдел, бухгалтерия), комиссия из компетентных сотрудников или даже выделенный отдел с полным спектром обязанностей и штатным расписанием. Многое в принятии решения зависит от масштаба учреждения и объемов хозяйственной деятельности.

    Можно проводить несколько видов контроля:

    1. Предварительный контроль позволяет оценить правомерность и экономическую целесообразность планируемых операций. На этом этапе проверяют договоры, соотносят будущие затраты с планом финансово-хозяйственной деятельности и пр.
    2. С помощью текущего контроля учреждение отслеживает, как реализуются операции, насколько эффективно тратятся выделенные средства, анализирует качество ведения бюджетного учета, подготовки отчетности и пр.
    3. Последующий контроль подразумевает анализ документации, инвентаризацию, подготовку отчетов и иные контрольные мероприятия.

    Первые два вида проходят внутри подразделений, этот контроль ложится на плечи работников согласно их трудовым функциям, а вот для последующего контроля должны быть выделены отдельные сотрудники — ревизионная группа или комиссия.

    Оформить документы

    Следующий шаг в организации внутреннего контроля — разработка и утверждение нормативных актов, которые определят порядок работы ревизионного отдела/группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и внести дополнения в должностные инструкции.

    Если контролирующие функции будут выполнять специалисты из разных подразделений, то в положения об этих отделах нужно внести соответствующие изменения, равно как и в должностные инструкции сотрудников. Если контроль будет вести отдельная группа/отдел, потребуется еще и положение об отделе внутреннего контроля.

    В любом случае новые документы должны быть утверждены приказом руководителя учреждения и обязательно прописаны в учетной политике.

    Обеспечивать стабильную работу системы контроля за финансами — обязанность главы учреждения. Не реже одного раза в год под его руководством должны проходить оценка и пересмотр системы внутреннего контроля. 

    Составить план мероприятий

    После подготовительных работ и определения ответственных наступает этап разработки плана мероприятий. Их удобно сгруппировать по направлениям, например:

    • денежные средства и бланки строгой отчетности;
    • банковские операции;
    • дебиторская и кредиторская задолженности;
    • фонд оплаты труда (в том числе премиальные выплаты, материальная помощь, компенсации);
    • товарно-материальные ценности (в том числе ГСМ, запчасти, основные средства и пр.);
    • бухгалтерский учет и отчетность.

    По каждому из направлений разрабатываются и указываются формы и сроки проведения всех видов контроля, а также исполнители. План формируется на весь календарный год. Именно он станет отправной точкой для программы проверки, по которой будет действовать ревизионная комиссия.

    Провести проверку

    Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.

    Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

    На что смотрят в ходе плановой проверки:

    • соответствуют ли бухгалтерский учет и учетная политика требованиям актуального законодательства РФ;
    • насколько корректно отражены факты хозяйственной деятельности в учете;
    • насколько полно и правильно оформлены операции; 
    • своевременно ли проводится инвентаризация;
    • насколько полно и достоверно составлена бухгалтерская отчетность.

    Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной.

    Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр.

    Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.

    Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка.

    Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.

    ) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.

    Что проверяет ревизионная комиссия:

    • подлинность документов, качество их оформления, отражение первичных форм в бухгалтерском учете; 
    • соответствие данных в первичных документах и бухучете;
    • подлинность документов, представленных структурными подразделениями, и их корректное отражение в общем учете;
    • соответствие бухгалтерского учета и отчетности; 
    • правомерность хозяйственных операций, соответствие действующему законодательству, государственным нормативным актам и внутренним документам учреждения. 

    Оформить результаты

    Результаты разных видов контроля следует оформлять по-разному. Для описания недочетов, выявленных во время предварительного и/или текущего контроля, достаточно служебной записки на имя руководителя учреждения.

    В нее можно включить рекомендации, как устранить нарушения и не допускать их впоследствии.

    Если контроль осуществляют сами сотрудники, то в положении о внутреннем контроле стоит указать периодичность, с которой должна проводиться проверка по каждому из отделов.

    А вот результаты последующего контроля комиссия фиксирует в отдельном акте и направляет его руководителю учреждения вместе с сопроводительной запиской. Документы должны подписать все члены комиссии.

    В акте проверки обязательно должны быть зафиксированы:

    • согласованная с руководителем программа проверки; 
    • состояние участков бухгалтерского учета и отчетности (нефинансовых активов, безналичиных и наличных денежных средств, расчетов по авансам и пр.); 
    • использованные приемы и методы сбора и анализа информации; 
    • данные о соответствии финансово-хозяйственной деятельности учреждения требованиям текущего законодательства РФ;
    • выводы о проведении контроля, перечень выявленных нарушений;
    • перечень мер для устранения нарушений с указанием сроков и ответственных сотрудников, а также рекомендации, как не допускать подобных ошибок в будущем.

    Виновники нарушений должны в срок, определенный положением о внутреннем контроле, представить в письменном виде свои объяснения руководителю. Основываясь на акте ревизионной комиссии, бухгалтер разрабатывает план мероприятий, который позволит устранить недочеты, с указанием сроков и ответственных лиц, а затем и отчитывается перед руководством учреждения о реализации плана.

    Очень важно выстроить четкую, понятную и прозрачную систему внутреннего финансового контроля. Она состоит из множества элементов, затрагивает деятельность многих сотрудников и эффективна, только если работают все ее составляющие в комплексе.

    Источник: https://school.kontur.ru/publications/1586

    Проводим внутренний кадровый аудит

    Организуем внутренний контроль в кадровой службе

    Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

    В РФ отсутствуют нормативные правовые акты, регулирующие процедуру проведения внутреннего кадрового аудита (в отличие от аудита бухгалтерского). В связи с этим необходимо разобраться с некоторыми вопросами:

    Что такое внутренний кадровый аудит?

                Это комплекс мер, включающий в себя диагностику юридической и делопроизводственной корректности оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости, выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.

    С какой целью проводится внутренний кадровый аудит?

    Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков, которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего кадрового аудита.

    В каких случаях проводится внутренний кадровый аудит?

    1. При смене работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (далее — КДП): увольнение,  перевод на другую должность/в другое подразделение.
    2. При получении предписания от трудовой инспекции о предстоящей плановой проверке.
    3. При угрозе проверки после увольнения обиженного работника: невыплата  или несвоевременная выплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя и др. В этом случае рекомендуется проводить внеплановый кадровый аудит.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

    Внутренний кадровый аудит можно провести, не дожидаясь предписаний контролирующего органа о предстоящей плановой проверке.

    После новогодних каникул на сайте Генеральной прокуратуры РФ или прокуратуры соответствующего субъекта РФ вывешивается сводный план проверок на год, на сайте Государственной инспекции труда — план проверок субъектов.

    Эта информация позволит узнать, попадает ли организация/индивидуальный предприниматель под проверку, и подготовиться к ней заранее.

    Какие виды внутреннего кадрового аудита существуют?

    1. Полный (по всем участкам ведения КДП).
    2. Выборочный.

    При выборочном аудите проверяются:

    •  отдельные участки ведения КДП;
    • или документы по отдельным работникам;
    • или все аспекты кадровой работы с помощью репрезентативной выборки документов.

    Каков оптимальный срок проведения внутреннего кадрового аудита?

    Ответ зависит от того, какой аудит желает провести работодатель: полный или выборочный.

    Внутренний кадровый аудит желательно проводить за последние три года, поскольку, как показывает практика, налоговая инспекция, ФСС России, ПФР проверяют работодателя за последние три года ведения своей деятельности.

    Оптимальный срок проведения полного внутреннего кадрового аудита составляет от 7 до 14 рабочих дней; выборочного — от 5 до 7 рабочих дней. Сюда включается и время составления отчета по проверке и предоставления его работодателю.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

    Неправильно оформленные документы по личному составу впоследствии могут стать причиной привлечения работодателя к административному штрафу.

    Какими должны быть действия работодателя после получения отчета по проверке?

    В случае выявления многочисленных ошибок у работника, ответственного за КДП, необходимо выяснить, почему они были допущены и понимает ли работник, к каким последствиям это может привести. Работодатель должен принять одно из решений:

    • направить работника кадровой службы на учебу;
    • дать шанс исправить ошибки и в течение определенного времени контролировать, не допускает ли он новых;
    • перевести на другую работу;
    • расстаться с работником.

    Кто должен проводить внутренний кадровый аудит?

    Для регулярного проведения внутреннего кадрового аудита может быть создано специальное подразделение или можно поручить эту работу юристу, состоящему в штате (только в том случае, если он специализируется на трудовом законодательстве, а не занимается преимущественно хозяйственно-договорной деятельностью). Если работодатель решает вопрос о создании службы внутреннего контроля с целью регулярного проведения внутреннего кадрового аудита, необходимо разработать соответствующие документы: положение, приказ и т. п.

    Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов.

    Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

    МНЕНИЕ АВТОРА

    Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.

    С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита?

    Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям[1]. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА[2].

    Положение об оплате труда

                Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т. п.).

    Однако ст. 135 ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА.

    Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная).

                При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

    • принципы формирования системы оплаты труда;
    • порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
    • критерии и процедуру оценки труда.

                Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

    Форма этого документа должна быть утверждена у каждого работодателя в обязательном порядке.

    Извлечение из Трудового кодекса Российской Федерации

    Статья 136. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы

    При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

    1) о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

    2) о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

    3) о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

    4) об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

    Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

    […]

    Порядок выдачи работникам расчетных листков законодательно не установлен. В Трудовом кодексе РФ прямо не сказано, должен ли работник расписываться в их получении. Однако, не имея письменных доказательств выдачи работникам расчетных листков, работодателю будет трудно доказать выполнение обязанности.

    При отсутствии или невыдаче работнику расчетного листка (равно как и отсутствии приказа об утверждении формы расчетного листка) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

    К СВЕДЕНИЮ 

    Задача лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, уметь не только грамотно оформлять документы по личному составу, но и разрабатывать ЛНА в соответствии с трудовым законодательством.

    Штатное расписание

    В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное).

    Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ).

    Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках.

    Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.

    Судебная практика

    Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании процедуры сокращения незаконной, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В обоснование иска указала о мнимости сокращения штата.

    Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание.

    Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников упраздненного и созданного подразделений показал, что функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы остались прежними.

    С учетом изложенного суд согласился с доводами работницы, что процедура сокращения носила формальный характер, и признал процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной. В пользу работницы была взыскана недоплаченная заработная плата и компенсация морального вреда.

    Решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2–984/12

    Положение о защите персональных данных работников[3]

    Документы, регламентирующие порядок обработки персональных данных, необходимо иметь каждому работодателю, даже если его штат состоит из трех работников.

    В течение 2011 г. Роскомнадзор провел 1743 проверки, из которых 954 плановые и 789 — внеплановых. В области персональных данных наиболее часто встречались следующие нарушения законодательства:

    • непринятие оператором мер, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
    • осуществление обработки персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством, без согласия субъектов;
    • несоответствие сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных, фактической деятельности.

    Правила внутреннего трудового распорядка

    Обязательный ЛНА. Предусмотрен ч. 3 ст. 189 ТК РФ, согласно которой трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Следовательно, отсутствие ПВТР будет рассматриваться как нарушение трудового законодательства и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

    Другие документы

                График отпусков. Согласно чч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем; график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

                График сменности. Если у работодателя введен сменный режим работы, то график сменности в обязательном порядке должен быть в наличии (ст. 103 ТК РФ).

                Табель учета рабочего времени. Об обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, указано в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени.

                Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР)

    Источник: https://www.profiz.ru/kr/1_2016/vnutrenniy_audit/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.