+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Проверка начинается с кадровой службы

Содержание

Как провести кадровый аудит кадровик должен знать

Проверка начинается с кадровой службы

  Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами.

Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит.

Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Основные вопросы

  Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка. Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка. Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

  • правильность ведения делопроизводства;
  • расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания. Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа (образец здесь). В приказе обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

  • кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
  • юриста;
  • бухгалтера;
  • представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов:

  • подбор методических и правовых документов;
  • проверка наличия обязательных документов и дел;
  • оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу). В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

  • Трудового кодекса;
  • Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
  • Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
  • Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+».

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в которую потом методично придётся вносить данные. Титульная страница ведомости должна содержать:

  • название («Ведомость проверки кадровых документов»);
  • основание (реквизиты приказа);
  • состав комиссии;
  • период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

  • «порядковый номер»;
  • «кадровые документы»;
  • «Документ отсутствует»;
  • «Документ есть, но требует изменений»;
  • «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника, например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

  • трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
  • трудовые книжки;
  • штатное расписание;
  • книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
  • график отпусков;
  • табель учёта рабочего времени;
  • личные карточки;
  • приказы о приёме на работу;
  • приказы о переводах, увольнении;
  • приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
  • приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
  • личные дела;
  • заявления работников (могут подшиваться к приказам);
  • правила внутреннего распорядка;
  • положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
  • инструкции по охране труда;
  • журналы ознакомления с ЛНА;
  • колдоговор (при наличии);
  • должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
  • перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
  • графики сменности;
  • договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации:

  • бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • учёта проверок;
  • трудовых договоров;
  • приказов по личному составу и по основной деятельности;
  • заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

  • включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
  • подписаны ли все личные документы и приказы;
  • правильно ли заполнены трудовые книжки;
  • прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
  • соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии, а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта. Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

  • название и дата документа;
  • сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
  • данные об обнаруженных недостатках (кратко);
  • рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел, что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет: если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию, в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Источник: http://pravo-v-dele.ru/otdkadrov/kak-povesti-kadrovyj-audit.html

Проверка кадровой документации

Проверка начинается с кадровой службы

Рубрики: Кадровое делопроизводство, Кадровый учет | 16 сентября 2014

Постановка и ведение кадрового делопроизводства является обязательным направлением работы любого предприятия, но зачастую работодатель не уделяет этому особое внимание.

Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой и налоговой инспекции, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, дисквалификация руководителей, отстранение от работы персонала, судебные тяжбы, штрафы и т.д.

А ведь проблема решается достаточно просто, необходимо лишь профессионально грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства РФ.

1.Штатное расписание.

Штатное расписание имеет унифицированную форму (Т – 3), а не произвольную. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатывается новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

2.Правила внутреннего трудового распорядка.

Проверяем имеющиеся на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы):

–  действующему законодательству;

–  учредительным документам;

–  штатному расписанию;

–  действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке.

Все составленные документы согласовываем с руководителем. Учитываются замечания и пожелания руководителя, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты утверждаются. Знакомим работников под подпись.

3.Правильно ли оформлены на работу работники.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами.

1)        Проверяем трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учитываются при проверке:

–  трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

–  условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

–  условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Если с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены, то разрабатываем бланк трудового договора, согласовываем его с директором. Заключаем трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную, т.е. оформляем трудовым договором уже существующие отношения.

Далее смотрим, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Так же не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам.

Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании.

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

2)        Оформление приказа о приеме работника на работу.

–  Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).

–  Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверяются описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

–  В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

–  В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

3)        Заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

4)        Трудовые книжки.

Нужно проверить:

–  от всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки;

–  заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые;

–  правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки, заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки.

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

–  совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено;

–  дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора);

–   вместо совмещения оформлено совместительство (это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время на условиях трудового договора).

Перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста  в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста  в планово-экономический отдел») уже незаконно.

При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже необходимо оформлять как перевод.

После анализа кадровых перестановок проблемы выявлены не были.

5. Проверяем законность и порядок на участке «Рабочее время».

Собираем вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников предприятия: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

1)            Правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить:

–  документы  противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим);

–  режимы рабочего времени для работников, ни в каких документах не определены;

–  документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

2)            Ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы,  правильно ли он заполнен.

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

Источник: http://onisblog.ru/proverka-kadrovoy-dokumentatsii/

Семинар

Проверка начинается с кадровой службы

Слушатели семинара узнают требования к кадровой документации и учёту в свете вопросов, подлежащих проверке инспекцией по труду и иных инстанций. Изучат особенности проведения проверок, права и обязанности работодателя в сфере соблюдения трудового законодательства. Познакомятся с практикой защиты интересов работодателя при проверках.

Цели семинара

  1. Показать особенности проверок кадровой службы различными ведомствами, с процедурами и санкциями при проверках.

  2. Познакомить участников с нормами законодательства, регулирующих действия проверяющих органов, с правовыми аспектами подготовки компании к прохождению проверки, со способами защиты прав работодателя и возможностями снижения рисков привлечения к ответственности за нарушения законодательства.
  3. Разобрать типичные ошибки работодателя при проверках.

Программа

Требования к проведению проверок в соответствии с 294-ФЗ (с последними изменениями), другими НПА.

  • Выездные и документарные, плановые и внеплановые проверки.
  • Периодичность и сроки проведения проверок различными контролирующими органами (ГИТ, МВД, прокуратурой и пр.).
  • Порядок уведомления работодателя о предстоящей проверке.
  • Полномочия работников контролирующих органов.
  • Документы проверяющих, предъявляемые при проверке.
  • Права и обязанности проверяемых.
  • Порядок и сроки предоставления документов работодателем при проверках.

Особенности проверок Государственной Инспекции Труда.

  • Комплексные, целевые, тематические проверки.
  • Особенности организации и проведения в 2016–2020 гг. плановых проверок при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Концепция Правительства РФ о повышении эффективности соблюдения трудового законодательства.
  • Работа сайта “Онлайнинспеция.рф”. Возможности, плюсы, минусы для работодателя.
  • Подготовка к инспекционной проверке: проводим инструктаж работников, проверяем кадровые документы. Права работодателя при проведении проверок.
  • Сервис “Электронный инспектор” в помощь бизнесу: законный способ с минимальными издержками провести аудит, а также повысить уровень образования и подготовки сотрудников отдела кадров. Уникальный электронный ресурс, который позволяет в инспекцию по труду и получить бесплатную консультацию по вопросам трудовых отношений или провести самопроверку своей организации. Ожидаемые изменения трудового законодательства — законопроект по мотивации работодателей (предоставление преференций), прошедших электронную проверку и получивших от ГИТ документальное подтверждение её результатов.
  • Общение с инспектором по труду: 5 наиболее важных элементов позитивного контакта.
  • Перечень обязательных и рекомендуемых документов, требуемых при проверках ГИТ.
  • Важные изменения трудового законодательства — что в первую очередь проверит инспектор и какие недочёты и ошибки он планирует обнаружить?
  • Последствия проверки: санкции (штрафы) и оценка рисков для работодателя и должностных лиц. Рекомендации по минимизации штрафных санкций (штраф назначается не за каждого работника, а за тип нарушения).
  • Порядок оспаривания деятельности инспекционного органа и результатов проверки, действия работодателя по урегулированию споров без суда.
  • Судебная практика 2017–2018 г. по успешному оспариванию предписаний инспекции по труду. Перечень нарушений, за которые инспекторы ГИТ не имеют права выносить предписания и привлекать к ответственности.

Особенности проверок, проводимых МВД (ФМС).

  • Что в первую очередь проверят сотрудники МВД и кого? Регламент проведения проверок, особенности привлечения иностранной рабочей силы в связи с изменениями законодательства, сроки исковой давности, обжалование действий сотрудников МВД.
  • Типичные нарушения законодательства, совершаемые при трудоустройстве иностранных работников: “патентные иностранцы”, трудящиеся государств-членов ЕВРАЗЭС, иностранных граждан со статусом РВП.
  • Ошибки в сфере миграционного учёта — на что обратить внимание?
  • Административная ответственность работодателя: штрафы, приостановка деятельности организации или её структурного подразделения, отказ в выдаче разрешения на привлечение иностранных работников.

Особенности проверок, проводимых органами занятости.

  • Полномочия работников контролирующих органов.
  • Уведомление работодателя о предстоящей проверке.
  • Выездные и документарные, плановые и внеплановые проверки: основания проведения.
  • Периодичность и сроки проведения проверок.
  • Типичные нарушения и сроки давности по нарушениям, выявленным в результате проверок.

Проверки работодателей, проводимые сотрудниками МЧС: обеспечение гражданской обороны.

Источник: https://VseTreningi.ru/trainings/seminar_proveri_kadrovoy_sluzhby_git_fss_fms_pfr/?date=153612

Проверяем документацию кадрового подразделения – Все о кадрах

Проверка начинается с кадровой службы

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций.

Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами.

Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика.

Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/proverki/proveryaem-dokumentaciyu-kadrovogo-podrazdeleniya-ili-nemnogo-o-kadrovom-audite/

Аудит кадровой документации: методика проведения подготовительной работы

Проверка начинается с кадровой службы

Аудит документации – неотъемлемая часть работы с документами.

Ведь только периодические проверки подобного рода позволяют своевременно выявить ошибки и просчеты в работе, своевременно и с минимальными усилиями устранить нарушения и привести все документы в соответствие с законом.

Особенно это важно при работе с кадровой документацией, даже малейшие недочеты в которой способны причинить серьезный ущерб интересам граждан. В настоящей статье мы рассмотрим вопросы организации проведения аудита кадровой документации и поделимся методикой его проведения.

Начнем с главного: что же следует понимать под аудитом кадровой документации?

Разные словари трактуют термин «аудит» по-разному.

Аудит, аудиторская проверка – процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта (словарь «Википедия»).

Как видно, аудит в теоретическом плане понимается довольно широко. На практике об аудите чаще говорят применительно к работе бухгалтерии. Согласно ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»:

аудит – независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

Опираясь на это определение, можно сделать попытку переформулировать это понятие применительно к кадровой сфере следующим образом:

аудит – проверка состояния кадровой документации и системы кадрового учета в целях выражения мнения о соответствии ее требованиям законодательства РФ.

Причины проведения аудита

Причины, по которым организация-работодатель обращается к аудиту документации по личному составу, довольно разнообразны. Мы постарались объединить все причины в две большие группы:

«Мирные» причины:«Вынужденные» причины:
  • при смене кадровиков;
  • при смене руководства кадровой службы;
  • при анализе деятельности кадровика;
  • при решении вопроса о пересмотре условий труда кадровика;
  • при изменении кадровой политики;
  • при изменении системы стимулирования;
  • при изменении автоматизированной системы учета;
  • при изменении объема работы кадровой службы и (или) отдельного специалиста;
  • при описании рабочего места и распределении обязанностей в кадровой службе;
  • при передаче функций ведения кадровой документации сторонним организациям;
  • при подготовке документации к архивному хранению
  • при включении организации в план проверок;
  • при угрозе обращения работника в контрольно-надзорные органы;
  • при угрозе обращения работника в судебный орган;
  • при смене высшего руководящего состава;
  • при реорганизации (в том числе покупке бизнеса);
  • при ликвидации;
  • при изменении организационной структуры;
  • после ЧП (стихийные бедствия и др.);
  • если аудит предусмотрен локальными нормативными актами;
  • при изменении законодательства (введении новых форм документов, новых процедур и др.);
  • при подготовке к получению «Сертификата доверия работодателю»

Как видно, даже перечень «мирных» причин довольно внушительный. Причем, нередко потребность в проведении аудита обуславливается сразу несколькими причинами.

Цели и задачи проведения аудита

К целям  и задачам проведения аудита кадровой документации можно отнести следующие:

  •  определение состава и наличия имеющейся кадровой документации;
  •  определение системы кадрового учета, необходимость сделать вывод о ее эффективности;
  •  проверка соответствия кадровой документации требованиям законодательства;
  •  выявление «пробелов» в кадровых документах и определение путей их ликвидации;
  •  определение направления совершенствования работы с кадровой документацией;
  •  оптимизация системы учета документации;
  •  проведение предварительной работы по составлению графика документооборота;
  •  определение объема работы с кадровой документацией;
  •  определение состава работающих, выявление категорий «льготников»;
  •  подготовка документов для архивного хранения;
  •  создание целостного представления о системе делопроизводства в кадровой службе;
  •  определение отношения кадровика к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства.

Состав аудируемой документации

Один из наиболее сложных вопросов – определение состава аудируемой документации. Между тем, именно решение этого вопроса будет напрямую влиять и на количество затраченного времени, и на количество людских ресурсов, задействованных в мероприятии.

Новые статьи

Таким образом, прежде чем приступать к проверке, определите, какие именно документы подлежат аудиту.

Состав аудируемой документации определяется:

  • целями и задачами аудита;
  • распоряжениями контрольно-надзорных органов;
  • ситуационным развитием событий;
  • характером конфликтной ситуации с работником;
  • пожеланиями  (требованиями) кадровиков, коллег и руководства;
  • требованиями локальных нормативных актов и (или) законодательства.

Так, перечень документов, которые следует проверить, может содержаться в решении о назначении проверки в отношении работодателя. Либо работник может обратиться с жалобой по конкретному вопросу, и тогда понадобится тщательным образом «поднять» все документы, касающиеся этого дела.

Нередко новое руководство ставит задачу перепроверить все документы, создававшиеся в кадровой службе. В локальных нормативных актах некоторых организаций (инструкциях по делопроизводству и т.п.) также задается периодичность обращения к аудиту (каждый год, один раз в несколько лет).

Как определить состав кадровой документации? На что можно опереться? 

Прежде всего, можно опереться на требования законодательства. Так, если в ст. 68 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ четко говорится о необходимости издания приказа о приеме на работу, значит, такой документ должен быть у каждого работодателя.

В локальных нормативных актах часто указывается, какой комплект документов применительно к каждой кадровой операции необходимо создать.

Допустим, если в инструкции по делопроизводству сказано, что при ознакомлении с должностной инструкцией работник расписывается в отдельном журнале, значит, такой журнал должен быть.

Иногда определенные «пожелания» высказывают чиновники.

Например, в письме от 20.11.

2006 № 1904-6-1 Роструд дает «совет»: в случае когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, требуется внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Хотя о необходимости подписания дополнительного соглашения в этом случае Трудовой кодекс РФ не говорит. Да и трудовые договоры с работниками крайне часто дают ссылки на разные документы, которых нередко у работодателя нет в наличии: положение об оплате труда, положение о премировании, должностную инструкцию и др.

Определенные представления, какие документы относятся к числу кадровых, дает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Вот те вопросы, которые должны задать себе участники рабочей группы по проведению аудита кадровой документации: зачем на самом деле мы это делаем (т.е. в  чем причина проведения мероприятия), какова наша цель, чего мы хотим этим достичь и т.п.

Сколько вы готовы уделить времени аудиту? 

Скорее всего, аудит придется совмещать с выполнением повседневных обязанностей. И это составит проблему для всех участников рабочей группы.

Определение примерного времени позволит решить и связанные с ним вопросы: посчитать количество участников процедуры, установить место проведения аудита.

А если вы планируете провести аудит силами привлеченных со стороны экспертов, то еще и подсчитать стоимость услуги.

При планировании аудита чрезвычайно важно выбрать оптимальный метод анализа кадровой документации. Выбирать придется из двух методов: сплошной и выборочный.

Сплошной метод предусматривает анализ всей кадровой документации, включая средства учета документов (журналы, книги учета и т.п.).

При выборочном методе анализируется часть кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Используя этот метод, надо четко определить, какое количество документов будет просмотрено.

Это количество можно определить и в процентах от общего числа имеющейся документации. Причем, смотреть документы не обязательно в том порядке, в каком они размещены в деле.

Например, перед вами стоит задача: просмотреть 10% приказов о приеме на работу за 2013 г. Вы можете открыть папку и смотреть эти 10% приказов в порядке их создания (№ 1, № 2, № 3 …).

Но допускается и просмотр другим способом, например: № 1, № 5, № 11, № 21 – чтобы в целом тоже получилось 10% от просмотренного.

Надо ли говорить, что выборочный метод позволить сэкономить и человеческий ресурс, и временной?

Приглашать ли внешних экспертов?

Обязательно поднимите вопрос о допуске посторонних лиц к «секретным» документам. При определении состава конфиденциальных документов надо помнить, что не являются конфиденциальными в соответствии с постановлением РСФСР от 05.12.1991 №  35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» следующие документы:

  • учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и Устав;
  • документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (документы, подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах в Единый государственный реестр юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, лицензии, патенты);
  • сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
  • документы о платежеспособности;
  • сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
  • документы об уплате налогов и обязательных платежах;
  • сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
  • сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В то же время не надо забывать, что являются конфиденциальными:

  • персональные данные (Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006  № 152-ФЗ, ст. 3);

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210316-qqe-16-m5-audit-kadrovoy-dokumentatsii-metodika-provedeniya-podgotovitelnoy-raboty

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Проверка начинается с кадровой службы

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей — читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и начисление заработной платы, премий и иных выплат;
  • составление штатного расписания, табеля и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением графика отпусков;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по приему новых сотрудников;
  • работа по аттестации и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Книга движения трудовых книжек.
  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о приеме, увольнении, предоставлении отпуска и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к административной и материальной ответственности перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена анкета сотрудника;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении трудового договора, зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
    один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с испытательным сроком при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/upravlenije/uchet

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.