+7(499)495-49-41

Соблюдаем правила охраны труда в офисах open space

Содержание

Офисы open space: HR рассказывает, как выжить в них интровертам

Соблюдаем правила охраны труда в офисах open space

Офис формата open space — это офис без стен и перегородок, где трудятся порой до нескольких десятков человек.

Выбор такой планировки не значит, что босс хочет сэкономить, разместив всех сотрудников на одной площади, выделяя им лишь маленький островок личного пространства в виде рабочего кресла и стола.

Хотя и экономия ресурсов также одна из причин создания открытых офисов.

Для чего руководство использует open space?

Контроль работы сотрудников. Босс может открыто наблюдать, без навязчивого вмешательства, насколько усердно вы трудитесь над отчетом, как ведете переговоры и как часто отвлекаетесь на кофе и перекуры.

Наблюдение в полевых условиях — хороший инструмент контроля сотрудников. По результатам понятно, когда и за что персонал стоит премировать или лишить бонусов, оправдан ли запрос на повышение зарплаты.

И оправдаться «я делал звонки», если на самом деле не делал, а болтал с коллегой, не получится. Ведь работа же на виду.

Удовлетворение потребности в живом общении. Это удобно, если коллектив совместно работает над общим проектом и задачей. Не надо бегать с бумагами и стучаться в кабинеты к коллегам, чтобы обсудить идеи. А для творческой работы — open space отличное решение.

Получается мозговой штурм в естественной среде, без организации совещаний. Кроме того, в таком пространстве удовлетворяется естественная потребность в общении. А значит, не нужно регулярно выходить на перекуры или кофе-паузы, отнимающие минут 10 на одну организацию, чтобы обменяться новостями.

Достаточно сделать пару шагов к столу коллеги и пообщаться. И экономия времени, и потребность удовлетворена.

Отсутствие «внутренних сплетен». Обсуждать коллег, которые сидят через два-три стола от вас, не каждый готов. Чтобы посплетничать, можно выйти на кухню или улицу. Но рискнуть в открытую бегать каждый раз не получится. Никто же не хочет получить выговор или неодобрительный взгляд коллег.

Минусы офиса open space

Научное издание The Asia Pacific Journal of Health Management опубликовало в 2008 работу исследователей из австралийского университета Queensland University of Technology. Результаты исследования показали, что офисы формата open space повышают давление, вызывают конфликты и являются одной из причин увольнения сотрудников.

Открытые офисы создают сложные условия труда: постоянный шум (разговоры коллег, нескончаемые телефонные звонки, работающие принтеры). Выполняя задачи, многие сотрудники не могут в таком режиме сконцентрироваться и работать продуктивно.

Постоянный шум, отсутствие личного пространства, теснота повышают уровень конфликтности в коллективе. Каждый сотрудник «обнажен» перед всеми: поведение, разговоры и даже звуки чавканья на слуху.

Интровертам хуже всего

В открытых офисах больше всех страдают интроверты. Интроверты — тип личностей, ориентированных на себя, собственный внутренний мир. Им нелегко работать в большом коллективе, так как они любят уединение и предпочитают трудиться в одиночестве. Жизненные силы и энергию они черпают не в окружающем мире, а из собственных ресурсов.

Уже само нахождение в коллективе перевозбуждает интровертов. Работа — то место, где уединиться не получится. Переговоры с клиентами, общение с коллегами, отчеты перед руководством, совещания отнимают у них энергию.

Даже если и коллектив устраивает интровертов, то поговорив с одним сотрудником, они обычно испытывают острое желание уйти, сделать перерыв, «глотнуть воздуха». А дальше — готовы снова к общению.

Примечательно, что многочасовая работа за компьютером, заполнение бумаг, расчеты и сверка цифр и прочая работа, не предполагающая общение, не так утомляет интровертов.

Оpen space для интровертов — это настоящий стресс. Личной зоны нет, не считая стола, а поведение на виду. Если работой интроверт дорожит, то вряд ли он поменяет ее только из-за офиса open space. Но есть чересчур чувствительные особы, которые подолгу сидят без работы, только бы найти место, где будет и физически, и психологически комфортно.

Как выжить интровертам в офисах открытого типа

Устранить минусы open space полностью или сменить офис вряд ли удастся, но сделать обстановку вокруг себя более комфортной реально. Создать удобное пространство может сам интроверт, либо же в этом деле могут помочь специалисты по персоналу компании. Вот несколько рекомендаций.

Диагностика типа личности

Я бы порекомендовала сотрудникам отдела персонала проводить хотя бы первичное экспресс-тестирование на предмет, экстраверт или интроверт кандидат.

Интроверту можно даже в офисе open space подобрать укромной уголок, находящийся вдали от рабочего эпицентра. Хорошо бы приберечь такой уголок для потенциальных сотрудников.

Самых же активных экстравертов посадить в центре, так как люди их не смущают и не мешают работе.

Персонализация рабочей зоны

Персонализация рабочего места — хороший способ искусственно создать уголок личного пространства. Многие компании достаточно терпимо относятся к желанию сотрудников оформить на свой вкус рабочее место. Собственный стул, небольшое комнатное растение, пару рамок с фото родных на столе, создадут интровертам чувство уюта, комфорта.

Режим «гибкий офис»

У офисов обычно следующая планировка: основное рабочее место, кухня, переговорная и, если повезет сотрудникам, комната отдыха. Руководитель, зная особенности сотрудников-интровертов, вполне может расширить их рабочую зону. Часть работы при возможности перевести на фриланс. Встречи с клиентами и партнёрами разрешить организовывать вне офиса:

  • на территории клиентов / партнеров
  • в кафе
  • коворкинги (свободное пространство, открытое для всех желающих, которое позволяет пользоваться всеми ресурсами офиса)
  • переговоры по скайпу.

Переговорку можно использовать как место для решения задач. Если сотрудник-интроверт работает с ответственными и сложными задачами, то ему можно разрешить ее эксплуатировать чаще, чем другим сотрудникам.

Интроверту сложно работать в общем офисе, находясь среди такой концентрации людей.

Если сотрудник-интроверт действительно ключевое звено в рабочих процессах и его рабочая зона может быть организована гибко, то это хорошая рекомендация руководителям.

Установить правила совместного существования

Обычно обитатели офиса open space, понимая особенности их рабочего пространства, совместно устанавливают правила, чтобы работать можно было комфортно.

Чтобы задействовать все каналы восприятия информации (и аудиальный, и визуальный), оговорите правила как устно, так и прикрепите распечатанный список правил, оставив его на рабочем столе, чтобы маячил перед глазами.

Обычно это бытовые правила: как разговаривать, чтобы не мешать другим, принимать или не принимать пищу за рабочим столом, режимы проветривания, уборка рабочих мест. Согласовать их совместно не составит труда, так как каждый желает работать в комфортных условиях.

Кроме правил совместного общежития интроверты нуждаются и в установлении личных правил, чтобы работать и чувствовать себя комфортно.

Не нужно бояться рассказать коллегам об особенностях своей личности: вы любите работать в тишине, когда не отвлекают без необходимости, о личных темах предпочитаете поговорить после работы.

Только не говорите это с надменным или чересчур раздражительным тоном, а то иначе можно прослыть «мизантропом». Спокойным тоном расскажите о своих предпочтениях, ссылаясь, что правила не из-за предвзятого отношения к коллективу, а относятся ко всему коллективу.

Дело лишь в особенностях характера и предпочтениях работать без разговоров. Замалчивание усугубит положение: коллеги всячески будут тормошить интроверта, вызывая на контакт или подозревать в недобрых намерениях.

Статья подготовлена психологом, специалистом по подбору и развитию персонала Анастасией Тетерук:

«Если вы не можете справиться с проблемными ситуациями на работе, не знаете, как вести себя с начальством или коллективом, не умеете эффективно организовать свой рабочий день, пишите по адресу lina@tutby.com. Я обязательно поделюсь своими рекомендациями и как психолог, и как специалист по персоналу».
 

Источник: https://lady.tut.by/news/work/578242.html

Как продуктивно работать в open space

Соблюдаем правила охраны труда в офисах open space

Офисы open space известны ещё со времён работы инженеров Генри Форда и до сих пор остаются одним из самых популярных видов планировки. Многочисленные исследования доказывают, что такой формат изжил себя: эффективность работы ниже, чем в офисах кабинетного типа, а сотрудники быстрее устают и меньше успевают.

Главные проблемы, возникающие в open space:

  1. Шум, который производят люди и работающая техника.
  2. Риск распространения заразы, если кто-то из «ответственных» коллег приходит в офис больным.
  3. Невозможность достичь состояния потока в работе из-за частых прерываний и совещаний.

Если вам лучше всего работается с утра или вечером, когда большей части ваших коллег нет на рабочем месте, а за два часа вы успеваете то, что не сделали за остальные шесть, присмотритесь к нашим рекомендациям.

Гибкий график работы

Если формат вашей работы позволяет, воспользуйтесь гибким графиком. Одним лучше и удобнее работать по утрам, когда большей части коллег ещё нет на рабочем месте, другие просыпаются ближе к вечеру.

Следуйте своим биоритмам.

Договориться о таком графике с начальством может быть непросто, но стоит хотя бы попробовать. Если поставленная задача будет выполнена, то какая разница, в какой именно промежуток времени?

Практика издательства, в котором я работала, показала эффективность такого подхода. Чёткое время начала рабочего дня и его окончания было только у сотрудников, завязанных на обслуживании клиентов, и продажников. Редакция, промоушен и другие отделы формально начинали работать в 10:00, но даже внутри одного отдела были разграничения для сов и жаворонков.

Переход на частичную удалёнку

Опыт компании 37Signals, которая почти полностью состоит из удалённых сотрудников, доказал, что для эффективной работы людям важно пересекаться на четыре часа в день онлайн. Остальные четыре часа люди работали в своём графике.

Это позволило компании, находящейся в Штатах, объединить в своей команде программистов из Гонконга, России, Дании, Швеции и разных городов США. Подробнее вы можете почитать об этом в книге «Remote. Офис не обязателен», которую написали владельцы компании Джейсон Фрайд и Дэвид Хенссон.

Мы не предлагаем вам покинуть офис и полностью перейти на удалёнку, так как такой график будет очень сложно согласовать с вашим начальником.

Но, например, перед сдачей проекта или перед каким-то ответственным дедлайном вполне реально договориться о паре дней работы из дома, чтобы максимально сосредоточиться на поставленной задаче.

Договариваемся с коллегами

Одна из самых раздражающих вещей — разговоры не по делу, слушателями которых становятся все коллеги, оказавшиеся рядом. Перенесите обсуждения в переговорку или на кухню.

Назначение совещаний и обсуждение прочих рабочих моментов, информация о которых касается только части людей, переведите в электронную почту, Skype, Telegram или любой другой мессенджер, удобный для большинства сотрудников.

В офисах, где принят гибкий график работы, всё равно существует прописанное начало рабочего дня. Договоритесь, что после официальных 9 утра все вошедшие после не здороваются на всю комнату и не отвлекают уже работающих коллег.

Примите за правило переключать телефон на беззвучный режим и выходить из помещения, когда вам позвонили.

Не приходите на работу больным и тем самым не подвергайте коллег риску.

Датские учёные провели исследование среди 2 403 сотрудников, работающих в разных типах офисов, и пришли к выводу, что люди из open space болеют на 62% чаще, чем сотрудники, имеющие личный кабинет.

Установите график проветриваний, тогда вы избежите недовольства, что на кого-то опять дует. Выйти в коридор и размяться в течение 10 минут — полезно как для глаз, так и для вашей продуктивности.

Если эти правила будут прописаны в политике компании и должностных инструкциях, никто не будет обижаться, когда вы тактично о них напомните.

Покупаем наушники с шумоподавлением

Избавиться от навязчивого гула помогут наушники с шумоподавлением. Оно бывает двух типов: активное и пассивное.

Пассивное подавление шумов достигается за счёт перекрывания внешних звуков плотными амбушюрами или «затычками». И здесь при выборе единого рецепта нет. Надо перемерить множество пар, чтобы подобрать то, что будет комфортно конкретно для вас и понравится по звуку.

Наушники с активным шумоподавлением эффективнее глушат посторонние звуки, но и стоят значительно дороже. Их принцип работы строится на том, что на наушниках установлен дополнительный микрофон, который улавливает внешние шумы и воспроизводит их в противофазе.

Мерное гудение компьютеров, вентиляции и принтеров уйдёт полностью, как только вы наденете наушники. Чтобы перестать слышать и разговоры, достаточно будет включить подходящую музыку.

У некоторых людей ношение наушников с активным шумоподавлением может вызвать головокружение или головную боль. И дело здесь не в качестве исполнения самих наушников, а в анатомических особенностях конкретного человека и его вестибулярного аппарата.

Чтобы не потратить деньги впустую, попросите у друзей, у которых есть такие наушники, одолжить их на пару дней, или перед покупкой узнайте в магазине об особенностях возврата, если вдруг наушники вам не подойдут.

По закону «О защите прав потребителей» и статье 502 Гражданского кодекса вы можете вернуть товар надлежащего качества в магазин в течение 14 дней с момента покупки. Но магазин может настоять, что эти наушники относятся к технически сложным товарам, возврат и обмен которых не осуществляется.

Занимаемся перепланировкой

Посмотрите критически на планировку места, в котором работаете. Есть ли у вас выделенное место для кухни и что она собой представляет: отдельное помещение, загородку или стол в середине комнаты с чайником и кофеваркой?

Кофеварку и прочие шумные бытовые приборы стоит максимально изолировать от основного помещения. Если есть отдельная загородка, то попробуйте договориться о том, чтобы довести её до потолка и отделить кухню от общей зоны дверью.

https://www.youtube.com/watch?v=9z-MyTapxs8

Принтеры и кулеры должны стоять как можно дальше от рабочих мест.

Офис должен быть разделён на шумные и тихие зоны. Селить вместе маркетологов и программистов — плохая идея для обоих отделов.

Организуйте рабочее место так, чтобы вам было приятно там находиться, ведь на работе мы проводим большую часть дня. Комфортное рабочее место — это баланс между открытостью и личным пространством. Вы можете отгородиться от коллег цветами, перегородкой или шкафчиком, не покидая общего пространства.

Бережём время

Опасность open space в том, что каждый сотрудник находится почти что на расстоянии вытянутой руки. Так преимущество такой планировки превращается в проклятие, потому что вас постоянно отвлекают. При этом то, что для вашего коллеги может быть срочной и важной задачей, для вас оборачивается несрочной и неважной.

При назначении встреч придерживайтесь правила выделять обязательных и необязательных участников, по окончании планёрки разошлите всем протокол с конечными решениями и сроками выполнения задач.

Выделите время, которое будет только вашим для выполнения ваших задач, когда никто из коллег не будет вас отвлекать по своим вопросам. Заранее оповестите сослуживцев, что готовитесь к важному для всей команды дедлайну, поэтому просите их не беспокоить вас в определённый день или часы.

Работа в open space — череда компромиссов. Начните изменения с себя и своего ближайшего окружения, тогда постепенно к новым стандартам подтянутся и остальные коллеги. Даже если вы не руководитель, а рядовой сотрудник, вы можете изменить жизнь вашего офиса к лучшему. Достаточно занять активную позицию и продвинуть свои идеи.

Расскажите, как проблемы работы в open space решаете вы?

Источник: https://lifehacker.ru/open-space/

Выжить в open space: подборка решений для офиса

Соблюдаем правила охраны труда в офисах open space
Фото предоставлено автором

Чаще всего работа в офисе ассоциируется с большим помещением формата open space, где вместо стен стеклянные перегородки, отделяющие переговорные от общего пространства, а сотрудники сидят за одинаковыми столами ровными рядами. Именно так в большинстве случаев и выглядит современный офис.

Все владельцы бизнеса понимают, что офисы открытого типа — это экономически выгодный вариант, но многим сотрудникам они некомфортны — что же делать? Вариантами решения этой проблемы поделился Дмитрий Архипов, руководитель направления бизнес-решений компании Plantronics.

Немного в защиту open space

— Этот формат рабочего пространства получил широкое распространение в середине 20 века в США. На сегодня до 90% американских работников трудятся в офисах такого типа.

Дмитрий Архипов
Руководитель направления бизнес-решений Plantronics

В России и СНГ открытая планировка также стремительно завоевывает рынок. Это можно объяснить в первую очередь экономией. Дело в том, что при размещении одинакового количества сотрудников в открытом пространстве, без стен и отдельных кабинетов, требуется гораздо меньшая площадь. Это значительно снижает затраты на аренду или покупку помещения, а также на коммунальные расходы.

Еще одним плюсом такого выбора называют повышение корпоративного духа и укрепление межличностных связей сотрудников, что способствует сплочению коллектива и улучшению рабочих процессов. Например, исследование Bank of America, в ходе которого 90 сотрудников носили датчики, регистрирующие перемещения и тон голоса во время разговоров, показало, что более общительные работники продуктивнее.

После эксперимента были введены специальные перерывы для общения, вследствие чего производительность коллектива выросла на 10%.

В целом открытое помещение выглядит более светлым и современным, настраивает на рабочий лад.

Однако нельзя не отметить, что при размещении в офисе формата open space сотрудникам бывает гораздо труднее сосредоточиться на задачах, ведь уровень фонового шума значителен.

Согласно исследованию Plantronics совместно с международной консалтинговой компанией Oxford Economics 2018 года, только 1% сотрудников (по сравнению с 20% в 2015) отмечают, что они имеют возможность блокировать отвлекающие факторы и сосредотачиваться, не предпринимая специальных действий.

При этом 54% руководителей считают, что их сотрудники имеют необходимые инструменты для минимизации шума и суеты в офисе, но только 29% работников согласны с этим (по сравнению с 41% в 2015 году).

75% опрошенных сказали, что им нужно выйти на улицу, чтобы сосредоточиться, а 32% используют наушники, чтобы блокировать окружающие шумы. А сотрудники в самых шумных офисных условиях более всего склонны к тому, чтобы уволиться в течение следующих шести месяцев.

Но даже несмотря на недовольство сотрудников условиями работы в офисах open space, руководители не отказываются от этого формата из-за его экономической выгоды.

А чтобы удержать хороших специалистов в штате, руководство предпринимает шаги, которые позволяют модернизировать офис и создать более гибкие условия труда.

Расскажу о технологиях и приемах, используемых для повышения комфорта сотрудников

Как сделать офисы open space комфортнее

Специальная мебель и аксессуары. Как правило, это звукопоглощающие панели, из которых собираются секции, формирующие рабочее место. Но существует также и мягкая мебель, которая предназначена для приватных бесед. В основном, это кресла с объемными спинками, которые как бы окутывают сидящего и создают «кокон тишины».

Также для создания уединенной атмосферы посреди отвлекающих звуков придуманы шумовые завесы. Технология реализуется с помощью небольших приборов, которые могут быть установлены, например, на потолке, и образуют единую сеть, обеспечивающую высокоэффективное подавление шума в рабочей среде.

Колл-центр Bank of America, фото с сайта nytimes.com

Интересным кейсом с шумовыми завесами является обустройство контактного цента Bank of America площадью 3530 м2 на более чем 200 сотрудников. Задача осложнялась еще и тем, что пространство имеет большие окна и потолочные люки, а также низкие перегородки между рабочими местами.

Все это ухудшало акустику помещения и мешало сотрудникам сосредоточиться, их отвлекали разговоры коллег и общий фоновый шум.

После установки шумовых завес работники отметили, что теперь их беседы конфиденциальны, потому что не слышно содержимого, а продуктивность повысилась, так как чужие разговоры больше не отвлекают от своих задач. Действие завес воспринимается как тихий, ненавязчивый звук.

Еще одним решением для уменьшения влияния фонового шума на сотрудников могут стать гарнитуры с шумоподавлением.

Хотдескинг. Это сравнительно новое течение в организации рабочих мест. Теперь в некоторых компаниях сотрудники каждый день занимают новое место, «кочуют» от одного стола к другому, то есть у работников отсутствуют как собственный кабинет, так и стол со стулом. Это явление получило название «хотдескинг» ― своеобразное расширение возможностей офисов open space.

При таком подходе получается, что сотрудник должен каждый день искать новое место для работы. Считается, что это помогает команде сблизиться, лучше узнать друг друга и способствует большей креативности и генерации новых идей. Конечно, такой вариант подходит далеко не для каждого бизнеса.

Но у хотдескинга есть еще одна альтернатива ― «хотелинг». Сотрудник все так же не имеет определенного места, однако он может заранее забронировать подходящее для себя. Этот подход более рациональный и организованный.

На Западе эти явления более распространены и им посвящено множество исследований. Например, в ходе одного из них выяснилось, что всего 4% людей меняют свое рабочее место несколько раз в день, но при этом их удовлетворенность гораздо выше среднего.

Такое поведение характерно для сотрудников с широким кругом задач и множеством коммуникаций.

Зоны отдыха. Еще одним способом повышения удовлетворенности сотрудников в офисах open space можно считать создание зон отдыха. Они могут быть очень разными и интересными.

Например, в московском офисе компании Mail.ru есть зоны с игровыми приставками, настольными играми, массажными креслами и даже собственный кинозал.

Многие ИТ-компании уделяют большое внимание отдыху сотрудников, ведь доказано, что в работе необходимо делать перерывы, чтобы оставаться максимально продуктивным.

Известная техника тайм-менеджмента Pomodoro, например, предлагает разделять работу на циклы по 30 минут ― 25 минут работы и пять отдыха.

Однако согласно исследованию компании Pridex, доля рекреационных зон все еще очень мала в современных офисах ― всего около 3% от общей площади. Самым популярным форматом является кофе-поинт.

Вообще в современном офисе прослеживается тенденция появления множества зон. Так сотрудники имеют возможность менять обстановку, отдыхая от рутины.

Например, в новом офисе онлайн-школы английского языка Skyeng появилось пять зон. После этого нововведения сотрудники отметили, что работать стало комфортнее, а идей стало появляться больше.

При этом количество разрабатываемых проектов возросло более чем в два раза.

Удаленная работа сотрудников. В организации открытых офисных помещений появилось много новых подходов, которые используются в той или иной компании.

Однако еще одним значительным элементом поощрения в арсенале руководителя является удаленная работа. При таком варианте взаимодействия, физическое пространство со столом и стулом вообще не нужно.

Сотрудник может работать из любой точки мира.

Согласно исследованию Hays и Comunica, 76% работодателей считают, что удаленная работа — это тренд на рынке труда. Такой подход может увеличить продуктивность сотрудников, повысить их лояльность к компании, а также снизить уровень стресса. Об этом заявляют 63% респондентов того же опроса ― удаленная работа помогает соблюдать work-life balance и чувствовать больший комфорт.

Кстати, необязательно отпускать сотрудников на полностью удаленную занятость. Можно практиковать частично дистанционную работу ― несколько дней в неделю.

В России самым заметным массовым переводом сотрудников на удаленную занятость отличилась компания «Билайн». Проект получил название BeeFree. Сотрудникам предлагалось перейти на удаленную работу хотя бы частично.

По результатам нововведения, 64% работников сказали, что их производительность осталась прежней, а 22% отметили рост продуктивности.

Адептом удаленной занятости можно назвать и банк «Тинькофф», где более 4000 сотрудников колл-центра работают из дома. Также для повышения комфорта можно использовать подход BYOD («bring your own device» — принеси свой гаджет), который подразумевает, что сотрудники могут работать на своих личных устройствах, принося их из дома.

Источник: https://probusiness.io/personal/4932-vyzhit-v-open-space-podborka-resheniy-dlya-ofisa.html

Офис «Open Space» – основы и принципы организации рабочего пространства

Соблюдаем правила охраны труда в офисах open space

Офис формата «Open Space» подчинён принципу общего пространства, дословно «открытое пространство». В таком офисном помещении отсутствуют индивидуальные рабочие кабинеты в привычном понимании.

Отдел крупной компании или все сотрудники фирмы поменьше трудятся в одной огромной комнате с индивидуальными рабочими местами в виде стула, стола и установленного на нём компьютера, а иногда и без этого (рабочее место является универсальным и общим).

Многие, кто успел поработать в таком офисе или получил новость о подобной вакансии интересуются источником подобного «хаоса». Ответ очевиден – это западный порядок работы рядовых сотрудников и даже менеджеров среднего звена.

Зачем?

Исторически сложилось так, что подобная система организации рабочего пространства появилась с целью:

  • лучшего контроля над коллективом и каждым сотрудником, в частности.
  • наибольшей экономической выгоды.

Но у офисного сотрудника старой закалки закономерно возникнет вопрос – а как же личное пространство? Ответ незамедлительный – его нет и для многих такой ответ может стать причиной снижения работоспособности, да и вообще у такого свободного офиса масса минусов… На первый взгляд!

Для частичного решения психологического дискомфорта многие владельцы компаний, например, прибегают к ограждению рабочего пространства небольшими перегородками, создающими видимость личного пространства и это верный ход к оптимизации рабочего процесса и психологического состояния сотрудников.

Время вносит свои коррективы

А вообще, современным офисным сотрудникам следует забывать времена личных кабинетов, ведь в составе компании каждый сотрудник – это аналог машины, призванной выполнять конкретные функции. Да, каждый сотрудник важен, но общий успех дела куда важнее личных неудобств, амбиций, особенностей характера и прочих прихотей.

Не забываем, что некоторая работа и вовсе не может быть выполнена в замкнутом пространстве персональных кабинетов. Ведь принцип «одна голова – хорошо, а две – лучше» – это опыт поколений, с которым трудно состязаться.

Ярчайшим примером успеха «нестандартного» во всех отношениях офиса является компания Google, вернее успех её деятельности.

Минусы офиса «Open Space»

Не требует долгих разъяснений процесс работы в месте, напоминающем общественное заведение с большим количеством людей и характерным шумом от них.

Помимо шума в «открытом пространстве» существуют и иные мало приятные ососбености:

  • Невозможность сосредоточиться на работе; снующие во все стороны коллеги и начальство заставляют, скорее, обращать внимание на своё поведение, правильность позы, одежды и т.д.
  • Постоянное «подозрительное» движение за спиной вызывает манию преследования, слежки и вообще излишней озабоченности Вашей персоной, а это уже прямая дорога к психологу на длительную и малоприятную процедуру самокопания и самопознания.
  • Температурные неудобства. Кому-то из коллег холодно, кому-то жарко, где-то есть источник малоприятного запаха и т.д.
  • Проблемы с освещением – аналогично предыдущему пункту: одним слишком светло, другие предпочитают полумрак и тому подобное.

Результатом и апогеем всего этого становится не торжество командного духа, а постоянные конфликты, срывы планов и проектов.

Но, смеем Вас заверить, что подобные неудобства решаемы и, кроме того, существует масса положительных моментов в подобной организации рабочего пространства и трудового процесса.

А может к лучшему?

В завершение статьи следует разбавить грустные краски сомнений, недовольства и полного краха офисной системы открытого типа. После детального знакомства со статистикой и особенностями отечественных офисов крупных компаний открывается совершенно иное восприятие офисов «Open Space»:

  • Свободный и быстрый процесс коммуникации. В системе «Open Space», когда все сотрудники на виду и даже в ой доступности просто отпадает необходимость в обрывании телефона, постоянном ожидании под кабинетом или спамом по электронной почте с целью добиться согласования, разрешения, ознакомления и ещё многих «важных» атрибутов командной работы.
  • Доступность сотрудников. Нет необходимости разыскивать нужного коллегу, который в свою очередь также отправился на поиски управляющего отделом. Это прямо влияет на скорость и производительность командного проекта.
  • Сплочённость и командный дух. А ведь он действительно формируется только в общей занятости и непосредственной близости. Исчезает такое явление как элитные отделы и подразделения «так себе».
  • Взаимопомощь и взаимовыручка. Сотрудники действительно становятся одной семьёй и любые проблемы каждого конкретного сотрудника могут быть быстро решены сообща.

Всё это гарантируется в идеальных условиях, но все мы люди, личности и индивиды, а потому проявление конфликтных ситуаций никто искоренить не в силах. Однако есть несколько секретов, которые позволят нивелировать и сгладить львиную долю негатива.

Поработаем, товарищи! Вместо заключения

Правила

Коллективные правила, принимаемые сообща вырабатывают нормы общения и регулируют все спорные и негативные моменты совместного существования.

Разделение помещения функциональными зонами

Кухня поможет удобно перекусить, не раздражая сотрудников запахами. Комната развлечений и отдыха поможет отвлечься в обеденный перерыв, а с помощью спорта (аэрохоккей, пинг-понг) можно быстро и мирно решить спорные моменты.

Минимальная индивидуализация рабочего места

Уже упомянутые офисные перегородки, а также несколько приятных фото, сувенир помогут сделать рабочее пространство более уютным и приветливым. Можно даже попросить выкрасить панели рабочего места в любимый цвет (если это возможно).

Систематизировать телефонные звонки

Ограничить или отказаться вовсе от личных звонков в рабочее время. Отключить звук мобильника, а на рабочем поубавить громкость сигнала.

Звукоизоляция

Использование наушников позволит снять эмоциональную нагрузку, избавит от шума и позволит сосредоточиться на работе.

Запахи

Для обеда организуется кухня или столовая, отказ от сильных парфюмов и соблюдение личной гигиены легко решают и такой важный момент.

Источник: http://www.ateri.ru/articles/ofis-open-space-osnovy-i-printsipy-organizatsii-rabochego-prostranstva/

Как правильно оборудовать офис open space

Соблюдаем правила охраны труда в офисах open space
К офисам типа open space относятся по-разному. Кто-то считает, что такие офисы являются идеальными для работы большинства компаний, кто-то придерживается мнения, что open space не подходят для продуктивной работы персонала. Так или иначе, офисы такого типа очень распространены и уходить в историю не собираются.

Главное их преимущество в том, что они не требуют высоких затрат на свою организацию, так как используется одно большое помещение, в котором каждый сотрудник имеет свое рабочее место.

Работодатели использовали и будут использовать офисы в формате open space, но чтобы создать сотрудникам максимально комфортные и продуктивные для работы условия, нужно соблюдать несколько правил.

Сделайте рабочее пространство разнообразным

Огромная комната с одинаковыми столами, стоящими в ряд на одинаковом расстоянии, подойдет для работы только тем немногим людям, которые имеют дар приспосабливаться к любым условиям и не терять своей продуктивности в работе.

Но большинство людей имеют свои предпочтения и потребности. Кому-то нужно общение с коллегами во время работы, поэтому большие перегородки между столами будут только мешать.

Кто-то же может работать только в тишине, поэтому ему необходимо полуизолированное рабочее пространство.

Конечно же, создать отдельное рабочее место для каждого работника под его личные потребности вам не удастся. Да и сам формат open space этому как-то противоречит. Но сделать несколько вариантов рабочих мест, чтобы каждый сотрудник мог выбрать то, которое ему больше по душе, вы вполне можете.

Многие современные компании, помимо традиционного open space офиса, создают еще и дополнительное рабочее пространство, похожее на библиотеку. Там нельзя громко разговаривать друг с другом, включать музыку, принимать телефонные звонки.

Если сотруднику необходимо сосредоточиться в процессе работы и ему нужна для этого тишина, он может пойти в эту библиотеку вместе со своим ноутбуком.

Также можно создать специальное рабочее пространство с большим открытым столом, за которым сотрудники могут обсуждать детали совместного проекта, продолжая при этом работать и не мешать своим коллегам, которым нужна тишина.

Располагайте отдельные зоны офиса правильно

Если ваш персонал работает в офисе open space, это еще не означает, что все рабочие и нерабочие задачи он будет выполнять в одном месте. В любом случае, нужна комната для отдыха, для принятия пищи, переговорная комната. В некоторых компаниях оборудуется еще и специальная телефонная будка, в которой сотрудники могут поговорить по телефону и не мешать своим коллегам.

Так вот, располагать все эти зоны нужно так, чтобы сотрудники тратили минимальное количество времени на то, чтобы до них добраться.

Если для того, чтобы поговорить по телефону, работнику нужно будет пройти через весь огромный офис, он просто будет принимать свои личные телефонные звонки прямо на своем рабочем месте. И тогда смысла в отдельной телефонной будке просто не будет.

То же самое касается и обеденной комнаты. Расположите её неудобно – и сотрудники будут принимать пищу прямо за своими рабочими столами.

Как понять, какое расположение зон будет самым оптимальным? Во-первых, возьмите консультацию хорошего проектировщика. Он поможет составить оптимальный план расположения помещений исходя из их назначения, размеров и количества. Во-вторых, посоветуйтесь непосредственно со своим персоналом. В конце концов, работать там предстоит им, и только они скажут, как именно им будет удобнее и лучше.

Не используйте высокие перегородки между столами

Чаще всего в главном рабочем пространстве ставятся перегородки между столами, чтобы хоть как-то создать ощущение уединенности каждому сотруднику. На самом деле высокие перегородки, которые закрывают сотрудникам лица их соседей, будут косвенным источником дополнительного шума в помещении.

Так как сотрудники, сидящие рядом, не видят лиц друг друга, у них будет создаваться ощущение, что они и не услышат друг друга, например, во время телефонного разговора. Но это же совершенно не так.

Поэтому, если сделать невысокие перегородки или убрать их совсем, сотруднику будет неудобно перед своими коллегами разговаривать по телефону на рабочем месте, так как его будет видно и слышно всем окружающим.

Эта теория уже была испробована многими крупными компаниями, использующими офисы open space, и она подтвердилась: невысокие перегородки или же их отсутствие снижают уровень шума в помещении.

Установите правила поведения

Различные зоны в open space (о которых говорилось в пункте 1) предназначены для определенных целей. Установите правила использования каждой из этих зон, которые все сотрудники должны знать и соблюдать.

Например, в главном рабочем пространстве нельзя громко разговаривать по телефону и коллективно обсуждать что-либо, в обеденную комнату нельзя вносить свои ноутбуки, в переговорной нельзя принимать пищу и слушать музыку.

Для общения в главном помещении персонал может использовать внутренний чат – это удобно как самим сотрудникам (не нужно будет кричать что-либо своему коллеге в другой конец комнаты), так и руководителям (всегда можно уличить тех, кто занимается пустой болтовней и не работает).

Так же стоит ввести определенный сигнал, который каждый сотрудник может подавать, когда он очень занят и его не нужно отвлекать. Проще всего это сделать с помощью наушников: если они надеты на голову, значит коллегу лучше не трогать.

В некоторых компаниях используются более продвинутые способы подачи сигналов, например, usb-индикаторы на ноутбуках. Если индикатор красный – сотрудник очень занят и не желает ни с кем разговаривать, если зеленый – то готов к беседе.

Добавьте живой растительности

Человек – это часть природы, поэтому она имеет определенное влияние на его комфорт и продуктивность. Мы можем этого не замечать, но если в процессе работы в поле нашего зрения будут находиться живые растения, то принятие решений станет для нас проще, мы начнем быстрее реагировать на сложные задачи, а количество ошибок снизится.

Именно поэтому многие крупные корпорации устраивают в своих офисах целые парки и сады, выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания. Каждый сотрудник в любой момент может прийти в сад, где растут самые разные растения, и провести там несколько минут.

Даже такое короткое слияние с природой позволит набраться энергии и приступить к работе с новыми силами.

Если ваша компания пока не может позволить себе такую роскошь, то хотя бы установите высокие горшки с живыми растениями в каждом помещении офиса. На окнах, в коридорах, просто на полу.

Есть много растений, которые не требуют особого ухода за собой. Обязанности их поливать и протирать листья от пыли можно поручить уборщице.

Помимо того, что зеленые растения будут придавать вашему персоналу новые силы к работе, они еще и украсят ваш офис, сделав его более свежим и живым.

Выделите рабочие места и для руководства

Зачастую руководители компаний работают в отдельных кабинетах в то время, как все подчиненные сидят в open spaceе.

Но иногда стоит и начальству перемещаться в open space, чтобы лучше понять, как работает весь персонал, проконтролировать его, слиться с командой.

Прощаться с личными кабинетами навсегда не нужно – достаточно всего лишь несколько часов в день работать в пространстве open space. Или же выделять для этого целый рабочий день пару раз в неделю.

Работая в таком режиме, руководитель не будет отграничиваться от коллектива, а сможет лучше понять слабые и сильные стороны процесса работы, что поможет ему найти пути его усовершенствования.

Экспериментируйте

Найти оптимальный формат open space для своей команды с первого раза практически невозможно. Каждый коллектив – особенный и имеет свои предпочтения и потребности.

Если вы действительно заботитесь о своих подчиненных, и хотите, чтобы они не только хорошо работали, но и чувствовали себя комфортно, то не стоит утверждать для них условия работы раз и навсегда.

Время от времени меняйте их и следите за тем, как меняется настроение ваших сотрудников, насколько повышаются или понижаются их рабочие показатели и т.д.

Open space можно организовать по-разному. Работники могут сидеть лицом друг к другу или по принципу «паровозика», за одним столом может быть разное количество человек, столы могут быть расставлены в виде лабиринта, четких рядов или же вовсе в хаотичном порядке. Пока ваш персонал не поработает в нескольких форматах, он не поймет, какой именно подходит для их коллектива лучше всего.

Комфортной и продуктивной вам работы!

Источник: https://inask.ru/kak-pravil-no-oborudovat-ofis-open-space/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.