+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Сроки хранения электронных документов

Содержание

На заметку бухгалтеру о хранении электронных документов

Сроки хранения электронных документов

Новости/разъясненияВопросы НДФЛАрхиврассылки

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ На справке 2-НДФЛ не нужно ставить печать

Фирмы смогут хранить часть документов по личному составу на 25 лет меньше

О хранении электронных документов

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму “Сведения о застрахованных лицах”. Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения.

Также надо будет вписать тип формы – исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН.

Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

Источник: www.audit-it.ru

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 “Дата фактического получения дохода” заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 “Дата удержания налога” заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 “Срок перечисления налога” заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 “Сумма налоговых вычетов” заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;

Источник: http://uchet-service.ru/buhvip148

Как хранить документы в электронном виде?

Сроки хранения электронных документов

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4526

Хранение электронных документов – Отличный секретарь

Сроки хранения электронных документов

Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат.

Многие компании уже отказались от бумажных документов во внутренней переписке, оставив лишь те, что проще вести в бумажном виде, чем в электронном (например, приказы по основной деятельности). Служебные записки, протоколы могут и должны быть электронными.

Только когда доходит до отправки их в архив, возникают вопросы. Между тем, хранение электронных документов совсем не сложное и очень мало отличается от хранения бумажных. 

Что такое электронный документ

Разберемся для начала с терминологией. Электронный документ имеет официальное определение. Оно содержится в федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 11.1 ст. 2) и звучит так:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Простыми словами, электронный документ – это документ, который проводит весь свой жизненный цикл в электронном виде. При этом не нужно путать его с электронной копией (сканом) бумажного документа. Хранение электронного документа тоже осуществляется в электронном виде!!! Не нужно его распечатывать, чтобы отправить в архив.

Очень легко разобраться на примерах:

  • Журнал регистрации документов в Excel – это электронный документ, а
  • скан-копия входящего письма, гиперссылка на которую привязывается к журналу – это не электронный документ, а всего лишь копия.

Или:

  • протокол, созданный в Word, задачи по которому проставлены в Outlook – это электронный документ, а
  • если протокол подписан председателем совещания на бумаге, а потом секретарь его отсканировала и разослала задания исполнителям по СЭД – этот протокол не электронный документ. Когда его отработают, то будут хранить на бумаге.

Таким образом, главное отличие электронных документов – их 100% существование в виртуальном пространстве. Электронные документы можно распечатывать, но это будет копия.

Удостоверяются электронные документы электронными подписями. Об этом будем говорить в ближайших статьях.

Хранение электронных документов в архиве

В целом хранение электронных документов осуществляется по тем же принципам, что и хранение бумажных. Отличаются только некоторые правила:

  1. Формат электронного документа, помещаемого на хранение, должен быть неизменяемым. Проще всего сохранить его в .pdf.
  2. Носитель, конечно, тоже будет отличаться. Проще всего хранить электронные документы на дисках, которые могут быть записаны только один раз. Но если организация не является источником комплектования гос. архива, то подойдут и флешки. Например, флешка-визитка достаточно плоская, чтобы ее можно было положить в конверт и сохранить таким образом.
  3. Примерно раз в пять лет нужно просматривать весь электронный архив и, если нужно, перезаписывать его на более современные носители и менять формат тоже на более актуальный. Иначе есть опасность, что через несколько лет мы не сможем даже найти устройство, которое запустит наш носитель (привет тем, кто сохранил корпоративную информацию на дискетах ;)).

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то требования к ней и хранению электронных документов в ней строже: конвертировать файлы можно только в формат .pdf/a, носитель – только диск, причем каждый электронный документ помещается в архив не менее чем в двух экземплярах. Подробнее – в Правилах работы архивов от 2015 года, п.п. 2.30 – 2.33.

Сроки хранения, номенклатура и описи

Неважно, является ли организация источником комплектования гос. архива или нет, хранение электронных документов она должна осуществлять в те же сроки, что и бумажные, и оформлять хранение тоже по правилам.

Со сроками все понятно: хранение электронных документов осуществляется по срокам, установленным те же самыми Перечнями.

В номенклатуре дел электронные дела сопровождаются пометкой в графе «Примечание»: «Электронное дело».

Что касается описей, то Правила ведения архивов 2015 года предлагают формы описей именно для электронных документов. Про описи у меня есть отдельная статья. Общие правила ведения описей вы найдете в ней, сюда я вынесу форму описи и образец ее заполнения.

Обратите внимание: описи именно электронных документов сопровождаются приложением, в котором описывается содержимое каждой единицы хранения.

Постоянное хранение:

Скачать форму описи электронных дел, документов постоянного хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов постоянного хранения, pdf 446 kB

Временное (свыше 10 лет) хранение электронных документов:

Скачать форму описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, pdf 444 kB

Внутренняя опись электронных документов составляется в бумажном виде, поскольку ее форма подразумевает живую подпись составителя, либо в электронном, если у составителя есть электронная подпись. В первом случае опись вкладывается в упаковку диска или в файл с флеш-картой, во втором копируется на носитель в виде отдельного файла.

Image by renjith krishnan // www.freedigitalphotos.net

архив, описи, электронные документы

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5069

Хранение электронных документов

Сроки хранения электронных документов

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной.

Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

  • проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
  • создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
  • создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях.

Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация.

Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

  • стримеры;
  • магнитные ленты;
  • резервные сервера;
  • оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

  • вида электронной документации и совокупного объема файлов;
  • срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
  • качества изготовления носителей и условий их сохранности;
  • требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость.

В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных.

Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами.

Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет.

Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой.

Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

  • несоблюдение условий качественного изготовления и предпродажного хранения продукции;
  • нарушение технологии сборки;
  • несовместимость аппаратуры записи и считывания данных и прочие.

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность.

Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

  • установленная на компьютере операционная система;
  • система управления базами данных;
  • текстовый редактор или процессор;
  • графический редактор;
  • специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

  • Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно.

Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования.

В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

  • Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

  • позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
  • выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
  • выполнить миграцию программных платформ;
  • сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

Учитывая все эти рекомендации, можно добиться полной сохранности данных в течение практически ничем не ограниченного срока.

Долговременное хранение электронных документов. Проблемы и решения

Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов. Вебинар Synerdocs

Учет хранения электронных документов на отдельных носителях в архиве организации

Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резиденты

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/hranenie-elektronnyx-dokumentov.html

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

Сроки хранения электронных документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

  • Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
  • Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
  • Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения.

Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 года.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.

11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), содержится аналогичное требование. 

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.

03 № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях.

Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя.

  Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива.

Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

  • Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.  
  • Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
  • Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
  • Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании.

Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам.

В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов — собственный архив или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота.

Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие могут оштрафовать организацию или ее должностных лиц — руководителя и главного бухгалтера.
Административный штраф в размере от 300 до 500 руб.

может быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер или руководитель могут быть оштрафованы на сумму от 2 000 до 3 000 руб. за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.11 КоАП РФ).

Самой «дорогой» потерей для организации может стать утрата документов, на основании которых ведется налоговый учет.

Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие определенных документов признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За данное нарушение организация может быть оштрафована на сумму от 10 000 до 30 000 рублей.

К таким последствиям приведет отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

В случае утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность  документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Для проведения оперативной утилизации или уничтожения большого объема бухгалтерских документов целесообразно обратиться за помощью к профессиональным архивистам, которые, помимо всего прочего, помогут исключить риски ошибочного отбора документов на уничтожение.

Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства.
Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/beginner/2013/8/7672

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.