+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

В служебную командировку на служебном автомобиле

Содержание

Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

В служебную командировку на служебном автомобиле

Многие профессии связаны с командировками. В подобных поездках может использоваться транспорт работодателя или работника. Обязательный документ – письменное распоряжение руководителя по форме, разработанной в компании. Образцом чаще всего служит форма Т-9.

Когда требуется приказ

Командировка – это поездка сотрудника в другую местность по служебной необходимости. Приказ не оформляется, если работа связана с разъездами или сотрудник принят на работу по гражданско-правовому договору. Распоряжение обязательно для работника, постоянное место работы которого расположено на территории предприятия.

Особенные сотрудники

Нельзя отправить в другую местность:

  • беременную женщину (ст. 259 ТК)4
  • сотрудника, оформленного по ученическому договору, если переезд не связан с обучением (ст. 203 ТК);
  • несовершеннолетнего (исключение составляют спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК) и работники творческой сферы (ст. 268 ТК) при условии, что соблюдаются условия, определенные Постановлением № 252, коллективным или трудовым договором).

Только с письменного согласия в служебные переезды отправляются:

  • женщины с детьми моложе 3-х лет;
  • матери, отцы, опекуны и попечители с детьми до 5-и лет без супругов;
  • работники, воспитывающие детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (должно быть официальное медицинское заключение).

Роль руководителя

В командировки работников отправляет руководитель (уполномоченное им лицо), соблюдая порядок, определенный Трудовым кодексом и Постановлением № 749. Приказ составляет главный бухгалтер или работник отдела кадров.

Основанием может быть устное распоряжение руководителя или составленное им производственное задание (необязательный документ), приглашение на мероприятие (конференцию, семинар).

Форма приказа

Форма приказа определяется в локальных нормативных актах.

Приказ обязательно должен содержать:

  • наименование предприятия (с кодом ОКПО);
  • название вида документации;
  • номер;
  • число;
  • данные командировочного (ФИО, подразделение, должность, табельный номер);
  • цель и основание переезда;
  • срок (количество дней, дата начала и окончания);
  • место назначения (страна, населенный пункт, наименование принимающей организации);
  • транспортное средство, используемое для проезда;
  • сумма выданного аванса или наименование лица, оплачивающего расходы (работодатель или другая организация);
  • должность и подпись руководителя и командированного работника;
  • дата ознакомления.

Унифицированная форма (не обязательна, можно корректировать)

Цели

Цели проезда могут быть:

  • общие:
    • поиск поставщиков;
    • покупка сырья или оборудования;
    • заключение договоров;
    • поиск рынков сбыта;
    • проведение переговоров;
    • обучение.
  • узкопрофильные:
    • проверка деятельности подразделения;
    • обслуживание оборудования;
    • обучение новых работников.

По возвращении командировочный должен передать в бухгалтерию приказ, проездную документацию, счета с мест ночевки, чеки из заправок.

Как составить приказ на командировку на автомобиле

Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику (по согласию руководителя). Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат.

Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы. Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

На личном

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

  • отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
  • путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;
  • документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

  • покупку ГСМ;
  • компенсацию при ДТП;
  • компенсацию при поломке.

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением.

При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

  • название вида документа и номер;
  • время действия (период командировки);
  • данные из паспорта сотрудника, его должность;
  • информацию об авто (номер, модель, марку, данные из техпаспорта);
  • дату выезда и дату приезда;
  • расходы на ГСМ.

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

  • арендная плата;
  • расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;
  • компенсация за износ.

Для владельца авто это более выгодный вариант. Арендная плата облагается НДФЛ, компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже:

На служебном

Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном. Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается – суммы из чеков просто плюсуются.

На арендованном

Базируясь на ст.

168 ТК, Минтруд определил, что расходы на компенсацию издержек на аренду автомобиля в переездах по служебной необходимости допускаются, если они экономически обоснованы (согласно № 212-ФЗ — до места невозможно добраться на общественном транспорте). Экономическую обоснованность определяет руководитель в локальных нормативных актах (письма Министерства финансов № 03-03-06/1/23681 и № 03-03-06/2/30016).

Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт – не единственный аргумент. Руководитель может  посчитать, что при поездке нескольких сотрудников аренда обойдется дешевле. Документацией, подтверждающей издержки, считается:

  • договор аренды;
  • акты передачи;
  • чеки;
  • счета;
  • квитанции со стоянки, парковки.

Как сотрудники будут добираться до места назначения при поездке в командировку, определяет руководитель. Порядок использования автомобилей указывается в локальных нормативных документах. Независимо от вида автотранспорта обязательно составление отчета о командировке и предоставление документов, подтверждающих расходы.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/prikaz-pri-ispolzovanii-avtomobilya.html

Служебная записка о командировке на служебном автомобиле — Ваше право

В служебную командировку на служебном автомобиле

Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Образец служебной записки о командировке 2018 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п. 3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

Также следует перечислить прилагаемые документы.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

  • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
  • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.
  • В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

    Какие документы заменяет?

    Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

    Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

    Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

    Требования к документу

    Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

    Форма и структура

    Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

  • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
  • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
  • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
  • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.
  • Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

    Образец заполнения (пример)

    Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

    Кто подписывает и согласовывает?

    Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

    Сроки сдачи

    В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

    Сопроводительные документы

    Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

  • путевой лист;
  • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
  • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.
  • Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

    Нюансы составления

    При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

    Поездка за границу

    Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

    Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

    При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

  • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
  • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.
  • Командировка директора

    Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.По сути, записка будет дублировать приказ.Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

    Поездка в выходной день

    При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

    Командировка предпринимателя

Источник: http://lubnitsa.ru/sluzhebnaja-zapiska-o-komandirovke-na-s/

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

В служебную командировку на служебном автомобиле

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения.

В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль.

При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта.

Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя.

В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного.

Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в Трудовом кодексе РФ, Постановлении Правительства под номерами 92 и 749, Федеральных законах 125 и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

  • От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует форме Т — 9. Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
  • Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
  • Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
  • По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
  • Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные.

Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

  • Название предприятия;
  • Дата, место оформления и порядковый номер акта;
  • Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
  • Сведения о месте назначения служебной поездки;
  • Дата начала и окончания командировки;
  • Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
  • Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
  • Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
  • В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Скачать образец приказа о командировке на личном автомобиле

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться унифицированная форма под номером 3 или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

  • Наименование документа и его порядковый номер;
  • Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
  • Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
  • Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
  • Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
  • Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Скачать образец

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

  • Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
  • Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
  • Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
  • Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
  • Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании Распоряжения № АМ — 23 — р.

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению.

Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей.

Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины.

Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки.

В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

  • Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
  • Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
  • Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия.

Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни.

В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(3 4,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mosfund.ru/pravo/komandirovka-na-lichnom-avtomobile.html

В командировку на служебном авто: о чем стоит помнить

В служебную командировку на служебном автомобиле

Стать взята из газеты “Плательщик единого налога” № 19/2017

Существует огромное количество вариантов, как работнику добраться до места командировки. Один из них — воспользоваться служебным автомобилем.
Как отразить это событие в учете, чтобы и комар носа не подточил, вы узнаете из данного материала.

Главные тезисы

  • В законодательстве ограничений по направлению работника в командировку на служебном авто нет.
  • Вы имеете право возместить работнику расходы на приобретение ГСМ.
  • Расходы работника в командировке не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
  • Для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля водителей и для списания ГСМ целесообразно использовать путевые листы.
  • Вы имеете право включить в НК суммы НДС, уплаченные при приобретении горючего, на основании кассовых чеков или НН, если сумма в чеках за день превышает 200,00 грн без НДС.

Организационные вопросы

Действующее законодательство никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке не содержит.

Компенсация расходов работника, в том числе на проезд, предусмотрена ст. 121 КЗоТ.

 Инструкция № 59 также не выдвигает никаких ограничений по использованию служебного автомобиля в командировке. Более того, она прямо разрешает отправляться на нем даже за границу!

НА ЗАМЕТКУ. Нормы Инструкции № 59 обязательны только для учреждений, организаций и предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для всех других она носит рекомендательный характер. Но если даже бюджетникам разрешают колесить на авто в командировке, то и «простые смертные» также могут себе это позволить.

Как видите, командировка на служебном авто подчиняется тем же нормам, что и обычная служебная поездка. Единственное отличие — появятся «автомобильные» расходы, которые надлежащим образом следует подтвердить.

Расходы, которые предприятие может компенсировать работнику, на данный момент регулируются нормами п.п. 170.9.1 НКУ.

Среди них, в частности, расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

К расходам, обусловленным использованием служебного автомобиля, могут быть отнесены расходы на ГСМ и на техобслуживание автомобиля, стоимость парковки и автостоянки и т. п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВС только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.

Кроме того, никакие командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/направляющей стороны (абз. 10 п.п. 170.9.1 НКУ).

Как все документально оформить, чтобы вашему работнику не грозил доход в виде дополнительного блага, читайте в следующем разделе.

Документальное оформление

Любая поездка начинается с приказа о командировке. Чтобы работника не заподозрили в использовании автомобиля в личных целях, в приказе можно указать маршрут движения командированного работника. Конечно, такая бюрократия не обязательна, но позволит спать спокойно, пока работник разъезжает на автомобиле предприятия.

Для списания фактически использованных ГСМ целесообразно использовать путевые листы. На данный момент их наличие у водителя не обязательно, но для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля работы водителей и расходов на ГСМ без этого первичного документа трудно обойтись.

Законодательно установленная форма путевого листа также отсутствует, но это не мешает разработать на предприятии собственную. Для легкового автомобиля за основу можно взять «старую» форму, утвержденную приказом Госстата от 17.02.1998 г. № 74. Вы можете по потребности добавить или удалить строки.

Главное, чтобы ваш документ содержал все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете.

ЦИТАТА: «2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);дату составления;название предприятия, от имени которого составлен документ;содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции».

(ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете)

При списании ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться Нормами № 43. Существует угроза, что сверхнормативные расходы на ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника.

 Заметим: суды склонны считать, что при списании ГСМ совсем не обязательно пользоваться Нормами № 43 (определение ВАСУ от 16.02.2016 г.

№ К/800/49593/15), однако предприятие обязано разработать собственные внутренние документы, которые будут регулировать расходы ГСМ с учетом технических особенностей автомобиля, эксплуатационных норм и пр.

Работник может предоставить следующие подтверждающие документы (оригиналы!) для компенсации «автомобильных» расходов:

  • чеки с АЗС1;
  • квитанции об оплате стоянки, парковки и т. п.

И закончится эта эпопея составлением Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет 2 (далее — Отчет).

1Автомобильная заправочная станция

2Его форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г. № 841.

Сроки отчетности

Когда работник отправляется в командировку на авто, то бухгалтер может столкнуться с проблемой определения сроков отчетности за средства, выданные работнику под отчет.

Дело в том, что п. 2.11 Положения 637 установлены отдельные сроки, на которые выдаются наличные «на все прочие производственные (хозяйственные) нужды», — 2 рабочих дня. При этом отдельных сроков, на которые выдают аванс на командировку, данное Положение не устанавливает. В то же время абз. 3 п. 2.

11 Положения № 637 содержит норму, согласно которой, если подотчетному лицу одновременно выданы наличные как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.

Все бы ничего, но эта норма не дает четкого ответа на вопрос, в какие сроки в такой ситуации следует подать Отчет, ведь «профильные» нормы пп. 170.9.2 и 170.9.

3 НКУ привязывают предельные сроки отчетности и ко дню завершения командировки (если средства выданы на командировку), и ко дню «выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет».

Поскольку существует такая неоднозначность, сложились три подхода к решению этой проблемы:

  1. за средства, израсходованные в командировке на обслуживание авто, нужно отчитаться не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки;
  2. считать абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 разрешением отчитываться за «хозяйственные» подотчетные средства, израсходованные в командировке, в сроки, установленные для подачи Отчета по наличности, предназначенной непосредственно для расходов на командировку. Похоже, на такую схему намекают и налоговики (письмо МГУ ГФС-ЦООКП от 18.11.2015 г. № 25603/10/28-10-06-11);
  3. воспользоваться тем, что для обычных работодателей («не бюджетных») четкий состав командировочных расходов на нормативном уровне не установлен. В свою очередь, п. 170.9 НКУ среди командировочных расходов называет расходы «на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)». Считаем, что расходы на обслуживание автомобиля в командировке (ГСМ, парковка, техобслуживание) в понимании НКУ можно считать командировочными расходами. Следовательно, при решении вопроса о сроках подачи Отчета нужно ориентироваться исключительно на «командировочные» сроки. С учетом этого, в табл. 1 вам нужно ориентироваться только на первую строку.

Таблица 1. Подотчетные средства: сроки

Цель выдачи средствСрок
на которыйвыдаетсяналичностьподачи Отчета (в зависимости от формы выдачи средств)
наличностьбезналичная форма
расчет наличностью,снятой с БПКприм. 1расчет БПК
1. КомандировкаИзлишне израсходованные средства следует вернуть не позднее подачи ОтчетаДо окончания 5-го б. дн., следующего за днем, в котором работник завершает командировку(п.п. 170.9.2 НКУ)До окончания 3-го б. дн. после завершения командировки(п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)Н позднее 10-го б. дн. после окончания командировки. Может быт продлен до 20 б. дн. при наличии уважительных причинприм. 2(п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)
2. Хозяйственные нужды (выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет):
  • на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья (кроме еталлолома)
10 р. дн. прим. 3До окончания 5-го б. дн., следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет(п.п. 170.9.2 НКУ) прим. 4
2 р. дн. прим. 3
Примечание 1 Мы считаем, что этот срок касается только случая, когда командированный работник использовал корпоративную БПК, но фискалы распространяют этот срок и на случай расчетов с помощью личной банковской карточки работника (письмо ГПСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214).Примечание 2 До выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.Примечание 3 Со дня выдачи наличности, включая день получения средств под отчет.

Источник: https://epodatok.com.ua/ru/article/10574

Особенности командировки на личном транспорте

В служебную командировку на служебном автомобиле

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.