+7(499)495-49-41

Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе

Содержание

Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе

Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе

Мария Морозова
26 января 2006 г.

Положение о кадровой службе – документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи. Кто должен заниматься разработкой этого документа? Какие положения в него необходимо включать? Каков порядок его утверждения и введения в действие? Давайте ответим на эти вопросы.

Кто готовит документ

Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.

Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ. Юрисконсульт владеет необходимой правовой грамотностью.

Он проследит за тем, чтобы содержание локального акта отвечало требованиям действующего законодательства.

Делопроизводитель подскажет, как правильно оформить документ, как расположить на нем реквизиты, какие визы собрать до его утверждения.
Разделы Положения о кадровой службе

№ п/пНазвание разделаХарактеристика раздела
1Общие положения-Правовое положение кадровой службы в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации*, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется кадровая служба
2Основные задачи-Перечень направлений работы кадровой службы(например, ведение кадровой документации)
3Функции-Конкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов)
4Права-Перечень полномочий, которыми наделяется кадровая служба для нормального выполнения своих функций
5Ответственность-Определение ответственности руководителя кадровой службы: за что именно он отвечает
6Взаимоотношения. Служебные связиПорядок сотрудничества кадровой службы с другими-структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.)
7Порядок внесения изменений и дополненийПорядок внесения изменений и дополнений в Положение о кадровой службе

Из каких разделов состоит Положение

Приступая к разработке Положения о кадровой службе, вы должны помнить, что каждый работодатель по своему усмотрению решает, что включать в этот документ, а что оставить за рамками его рассмотрения, определяет его оптимальную структуру и объем. Какие разделы мы рекомендуем включить в Положение о кадровой службе и что именно в них указать, смотрите в таблице выше

.

Нужно ли согласовывать документ

На вопрос о том, следует ли согласовывать текст Положения о кадровой службе с кем-то из должностных лиц, ответим так. Это полностью зависит от решения руководителя организации. Если первое лицо посчитает необходимым, то документ должен быть представлен на одобрение руководителей других структурных подразделений.

Например, главного бухгалтера, начальника юридического отдела, начальника отдела труда и заработной платы. То есть на одобрение руководителей тех структур, с которыми кадровая служба взаимодействует особенно тесно. В этом случае на документе должна стоять виза согласования* должностных лиц. Причем виза юрисконсульта обычно ставится в самом конце списка.

Как утвердить документ и ввести его в действие

Положение о кадровой службе – это тот документ, который в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации. А потому на нем должен стоять гриф утверждения. И этого вполне достаточно.

Никаких дополнительных приказов для придания документу юридической силы издавать не нужно. Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие.

Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.

С Положением следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это нужно обязательно под расписку, при помощи оформления на документе визы ознакомления.

Как внести изменения

Как быть, если в действующее Положение необходимо внести изменения и дополнения? Действительно, такая необходимость в организации время от времени возникает.

Например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в департамент по работе с персоналом.

Или же для того, чтобы добавить кадровой службе новую функцию, допустим, подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников.

Скажем сразу, никакие исправления текста Положения в принципе невозможны. Зачеркнув слово или фразу и написав «Исправленному верить», вы только испортите документ.

Для того чтобы внести в Положение поправки, руководителю следует принять соответствующий приказ. Формулировка в приказе, допустим, может быть такой: «дополнить раздел «Функции» пунктом 5.

4, изложив его в следующей редакции: “Оформление и учет командировок”».

Мы рассказали о том, как правильно подготовить и утвердить в организации Положение о кадровой службе. В следующий раз поговорим о том, с какими еще внутренними документами приходится иметь дело кадровым работникам и по каким правилам такие документы оформляются.

Мария Морозова
НОУ “ИПП”

Источник: http://www.kadrotvet.ru/article/personal/1771/

Положение кадровой службы

Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе

Кадровик. ру», 2014, N 1 ПОЛОЖЕНИЕ О КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ Мы открываем новую рубрику, в которой будем рассказывать об основах кадрового делопроизводства. Начнем с вопросов, касающихся кадровой службы — ее создания, нормативного регулирования деятельности, структуры и состава.

В компаниях всевозможных организационно-правовых форм с разной численностью работников, как правило, создается такое структурное подразделение, как кадровая служба. Именоваться оно может отделом (управлением, департаментом, службой и пр.

) кадров или персонала либо иным образом, а особенность его в том, что это подразделение самостоятельное и подчиняется руководителю организации или одному из его заместителей (обычно заместителю руководителя по персоналу).

Положение о кадровой службе

Внимание Уставом и локальными нормативными актами предприятия. 1.7.4. Организационно-методическими, нормативно-техническими документами по вопросам организации кадровой работы и настоящим положением.
1.7.5. (другое — указать конкретно). 1.8.

Деятельность отделов, групп и иных самостоятельных участков в составе кадровой службы регулируется, помимо перечисленного в п. 1.7, соответствующими положениями, регламентами и инструкциями по осуществлению тех или иных составляющих кадровой работы. 1.9.

Работа сотрудников кадровой службы регламентируется соответствующими должностными инструкциями.
1.10.

Организационно-правовое, информационное, кадровое, финансовое и материально-техническое обеспечение кадровой службы осуществляется за счет ресурсов предприятия. 1.11.

Ваш основной документ, или принимаем положение о кадровой службе

Важно Своевременно и качественно, в полном соответствии с законодательством, нормативно-правовыми актами, локальными актами, организационно-распорядительными актами в области кадровой работы выполнять возложенные на нее задачи. 3.3.2.

Поддерживать условия, обеспечивающие требуемую эффективность кадровой работы.
3.3.3. Обеспечивать сохранность полученных сведений о сотрудниках от разглашения (утраты) в процессе обработки. 3.3.4.

Предоставлять органам управления (власти), сторонним организациям (предприятиям, учреждениям) информацию по вопросам, отнесенным к компетенции кадровой службы, в соответствии с действующими на предприятии правилами. 3.3.5.

Предоставлять руководству предприятия отчет о результатах кадровой работы не позднее числа месяца, следующего за отчетным. 3.3.6. Другое (указать конкретно). IV. Взаимодействие кадровой службы 4.1.

Кто готовит документ Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации.

Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.

Начальник отдела кадров лучше других знает проблемы и задачи, стоящие перед кадровой службой организации, и поэтому может определить, что именно следует включать в документ.

Юрисконсульт владеет необходимой правовой грамотностью.

Положение о кадровой службе предприятия (организации, учреждения)

Внешние связи, которые кадровая служба постоянно осуществляет наряду с внутренними (отделы социального обеспечения, службы занятости, миграционные службы, военкоматы и т. д.), тоже должны быть регламентированы в положении. Раздел «Организация работы» может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании.

Если деятельность специалистов кадровой службы имеет особенности (ненормированный рабочий день, командировки и пр.), это необходимо отразить. Можно также включить в раздел и порядок реорганизации службы в случаях изменения организационных условий и пр.

Положение действует до замены его новым. Оформляется оно на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем предприятия.

Положение о кадровом документообороте

Не нужно принимать и отдельного решения для введения документа в действие. Он вступает в силу сразу же после утверждения руководителем организации.

С Положением следует ознакомить всех сотрудников отдела кадров. Причем сделать это нужно обязательно под расписку, при помощи оформления на документе визы ознакомления.

Как внести изменения Как быть, если в действующее Положение необходимо внести изменения и дополнения? Действительно, такая необходимость в организации время от времени возникает. Например, для того, чтобы изменить само название кадровой службы: переименовать отдел кадров в департамент по работе с персоналом.

Или же для того, чтобы добавить кадровой службе новую функцию, допустим, подготовку условий для проведения конкурсного отбора сотрудников. Скажем сразу, никакие исправления текста Положения в принципе невозможны.

Билет 2. положение о кадровой службе: порядок составления и оформления

В интересах надлежащего осуществления своей деятельности кадровая служба организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, а в необходимых случаях — с органами власти (управления), сторонними организациями (предприятиями, учреждениями) в соответствии с установленным в компании порядком. V. Ответственность кадровой службы 5.1. Кадровая служба несет ответственность за: 5.1.1. Надлежащую реализацию возложенных на нее задач. 5.1.2. Соблюдение требований законодательства, нормативно-правовых актов, локальных актов, организационно-распорядительных актов в области кадровой работы. 5.1.3. Другое (указать конкретно). 5.1.4. Директор кадровой службы несет персональную ответственность за руководство повседневной деятельностью службы в объеме, предусмотренном заключенным с ним трудовым договором и должностной инструкцией.

Систематический анализ профессионального и возрастного состава кадров, выработка практических рекомендаций, анализ кадров по уровню образования. 2.4. Индивидуальное изучение профессиональных, деловых качеств работников организации.
2.5.

Организация системы учета кадров, их движения внутри организации, анализ их текучести. 2.6. Организация планирования и проведения аттестации кадров.

2.7.

Разработка мероприятий по повышению квалификации кадров. 2.8. Создание кадрового резерва и работа с ним. 2.9. Обобщение передового опыта работы с кадрами и его внедрение.

2.10.

Организация обучения руководителей структурных подразделений прогрессивным формам и методам подбора и расстановки кадров. 2.11. Участие в разработке и осуществлении мероприятий плана социально-экономического развития коллектива.

2.12. Осуществление выдачи справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. 2.13.

Положение кадровой службе предприятия

Для функционирования кадровой службы необходим организационно-распорядительный документ, закрепляющий ее статус, место в системе управления предприятием, а также порядок образования, права, обязанности и функции — положение о кадровой службе (подразделении).

Так как положение о структурном подразделении представляет собой документ, имеющий длительный срок действия, к его составлению необходимо подойти ответственно; подробная регламентация должна давать определенный простор деятельности, чтобы в дальнейшем не возникало надобности часто вносить в этот документ изменения (например, четко обозначить численность работников кадровой службы и наименования их должностей). Положение о кадровой службе (подразделении) должно содержать следующие разделы.

Положение о работе кадровой службы

OiЬT_МХВsм╚ ≈FЦ(╛

Источник: http://advokat-burilov.ru/polozhenie-kadrovoj-sluzhby/

Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе

В статье рассказывается, как составить Положение об отделе кадров. По ссылке в тексте можно скачать образец Положения об отделе кадров.

Как составить положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров – это внутренний организационно-распорядительный документ. Он устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность этого отдела. Закон не утверждает форму или содержание положения об отделе кадров. Поэтому вы вправе составить его в произвольной форме с учетом своей специфики.

В положение включите следующие разделы:

1. Общие положения. Укажите полное наименование отдела, а также дату, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует. Пропишите, какими законами и внутренними локальными актами руководствуется, кому он подчинен.

Затем укажите, кто возглавляет отдел. Например, начальник отдела кадров, а в его отсутствие – заместитель начальника отдела. Пропишите порядок назначения и освобождения от должности руководителя отдела.

2. Функции. Опишите виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач. Это может быть определение и разработка кадровой политики и стратегии, формирование штатного расписания организации и проч.

3. Права. Перечислите права, которыми будет обладать руководитель отдела кадров. Например, давать разъяснения и рекомендации по вопросам работы кадровой службы, вести переписку с госорганами и проч.

4. Ответственность. Укажите, что ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных задач и функций несет начальник. Можно установить степень ответственности других работников. Но обычно это прописывают в должностных инструкциях.

5. Взаимоотношения с другими подразделениями. Например, отдел кадров вправе получать из бухгалтерии справки о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию представляет табель учета рабочего времени и больничные листы для оплаты, а с юридическим отделом согласовывает приказы.

Положение не входит в ряд обязательных локальных актов, поэтому не нужно его согласовывать с профсоюзом.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Положение об отделе кадров и другие обязательные кадровые документы

Составьте перечень обязательных кадровых документов, определитесь с их формами

Их обычно запрашивают специалисты из госинспекции по труду, когда приходят с проверкой в компанию.

Перечень приводим в таблице 1 ниже.

Таблица 1. Перечень обязательных кадровых документов, которые должны вести специалисты отделов кадров

Наименование документа

Какую форму взять за основу (из утвержденных постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1)

Штатное расписание

Документ дает представление о структуре компании, должностях и окладах сотрудников, количестве штатных единиц, фонде оплаты труда. Утверждается каждый год 1 января

Форма Т-3

График отпусков

Указываются даты, когда уходят в отпуск сотрудники. Должен быть утвержден руководителем компании не позднее чем за две недели до нового года

Форма Т-7

Личные карточки

Дублируется информация, которую инспекторы по кадрам заносят в трудовые книжки (прием на работу, перевод на другую должность, увольнение). Знакомят работника под роспись

Формы Т-2 и Т-2ГС (МС)

Табель учета рабочего времени

Фиксирует отработанное и неотработанное рабочее время, служит основанием для расчета зарплаты. Табель сдают в бухгалтерию два раза в месяц

Формы Т-12, Т-13. В форме Т-12 есть графы для расчета заработной платы

Трудовые книжки

Сведения о должностях, занимаемых работником, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания, по которым прекращен трудовой договор. Все записи в трудовые книжки заносятся на основании приказов

Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. с изменениями и дополнениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г., 25 марта 2013 г.

Приказы по личному составу

Фиксируют:  – прием на работу;  – перевод на другую работу;  – предоставление отпуска; 
– направление в командировку; 

– поощрение; 

– прекращение (расторжение) трудового договора. Обязательно указываются основания для приказа

Формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а, Т-8, Т-8а

Трудовые договоры

Составляются в двух экземплярах, подписываются работодателем и работником. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя

Законодательством РФ не предусмотрена единая форма трудового договора для предприятий и организаций

Когда будете проверять работу отдела кадров, смотрите, во-первых, есть ли все необходимые документы, во-вторых, правильно ли они заполняются – заносят ли туда специалисты необходимые сведения, насколько точно это делают, нет ли расхождений с другими документами или противоречий законодательству.

Если какого-то документа из перечня обязательных нет, компанию оштрафуют. Например, за отсутствие личной карточки сотрудника Вы заплатите от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Иногда специалисты по кадровому делопроизводству забывают делать график отпусков.

Но это не факультативный документ, который можно составлять или не составлять. В статье 123 Трудового кодекса говорится, что график отпусков обязательно должен быть в компании. Поэтому ваша задача выяснить, все ли документы, которые запросят проверяющие из гострудинспекции, есть в отделе.

Если нет, потребуйте завести и будете увереннее себя чувствовать, когда в компанию придут проверяющие.

Справка

Инспекторы по труду во время проверки обязательно попросят еще и такие документы:

  1. Положение о хранении и защите персональных данных работников, Положение об отделе кадров,
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а также
  3. Инструкции по охране труда.

Дополнительные сведения о положении об отделе кадров администрации можно найти по ссылке.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211185-polojenie-ob-otdele-kadrov-17-m12

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.