+7(499)495-49-41

Восстанавливаем кадровый учет

Содержание

Восстановление кадрового учета пошаговая инструкция

Восстанавливаем кадровый учет

По результатам анализа кадрового делопроизводства в компании стало очевидно, что кадровый учет и документооборот нуждаются в восстановлении. В статье приводится опыт формирования системы кадрового учета и делопроизводства в рекрутинговой компании ООО «Сто регионов».

Эффективный персонал — главное конкурентное преимущество любой компании. Строительство, финансы, вопросы материально-технической базы и сбыт, безусловно, важны, но именно люди, грамотные профессионалы обеспечивают беспроблемную работу организации по всем направлениям. Как организовать отбор претендентов на вакансии предприятия, чтобы остановиться на действительно лучших?

Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК).

Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Кадровый учет с нуля пошагово

Итак, форма Т-3. Утверждается она для удобства, как правило, на календарный год.

Но, если компания зарегистрирована в середине года, то возможно составление штатного расписания по конец текущего или по конец следующего.

Если планы развития ЮЛ четко определены, то целесообразнее заполнить “штатку” сразу на перспективу. Тогда как для остальных эффективнее будет прописать в форме Т-3 только необходимые на первое время позиции.

Все же основная масса компаний — это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Если в связи с доверением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании такого приказа на Вас.

Бланки и образцы нужных Вам приказов можно взять в «Пакете Кадровика» в разделе «Образцы документов» или на нашем сайте в разделах «Кадровые приказы» или «Приказы по основной деятельности».

Читать еще –>  Срок эксплуатации панельного дома

В-3. Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст.

67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Некоторые кадровики сталкиваются с ситуацией, когда необходимо проводить восстановление кадрового делопроизводства с нуля. После того, как стало ясно, что в организации не хватает некоторых документов, необходимо выполнять все по четкому алгоритму. Какому – разберем в статье.

  • как провести восстановление кадрового делопроизводства с нуля;
  • как восстановить локальные нормативные акты;
  • что необходимо делать с трудовыми книжками сотрудников при восстановлении кадрового делопроизводства с нуля.

Восстановление кадрового учета 2018: пошаговая инструкция

Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чревато штрафами при проверке Гострудинспекции. Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

  • ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
  • заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
  • правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
  • заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Восстановление кадрового учета

В любом случае, предстоит проделать масштабный объем работ, который, волей-неволей, придется возложить на профессионалов. Сотрудники компании «АИВ» неоднократно показывали себя в деле, поэтому имеют положительную репутацию, которой бесконечно дорожат. Для нас нет различий между клиентами — помощь, которую оказывает наша организация, всегда имеет одинаковую степень качества.

Читать еще –>  Заявление на налоговый вычет на покупку квартиры в налоговую

Следующим шагом станет исправление выявленных ошибок. Комплекс работ будет включать создание, восстановление и исправление личных дел, приказов, локальных нормативных актов, трудовых договоров и пр. Количество материалов, нуждающихся в обработке, зависит от выявленных рисков.

Что включает в себя кадровое делопроизводство в ООО и для ИП

Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке.

Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант.

К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.

В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

После найма на работу директора определяется количество должностей (рабочих мест), необходимых для нормального функционирования предприятия, компании или организации. На основании полученных цифр и с учётом производственного цикла, а также других особенностей деятельности юридического лица разрабатывается штатное расписание.

Обычно это человек, получивший должность в качестве совместителя — главный бухгалтер либо секретарь руководителя. Но на больших предприятиях вопросы в этой сфере решаются целым кадровым отделом, так как требуется обработать большие объёмы документации, а затем следить за её правильным ведением.

Кадровое делопроизводство на предприятии

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками.

Если должность директора выборная, по конкурсу, то трудовой договор с ним заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они.

Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Источник: http://firstjurist.ru/rabochie-trudovye-otnosheniya/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya

Восстановление кадрового делопроизводства, учета, документации, Услуги юристов

Восстанавливаем кадровый учет

Кадровое делопроизводство (кадровый учет, кадровая документация) – неотъемлемая часть трудовых правоотношений. Это достаточно трудоемкая и узкоспециализированная область, которая требует особых навыков и знаний, большой усидчивости, точности, досконального изучения документации.

Зачастую, в организациях кадровое делопроизводство (кадровый учет) ведется со значительными нарушениями законодательства и, как следствие, при проведении плановых и внеплановых (по заявлениям работников) проверок контролирующими органами, такими как Рострудинспекция и Прокуратура, у организации возникают значительные проблемы и крупные штрафы, не говоря уже об административной “судимости” руководства. Поэтому надлежащее ведение кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), а в запущенных случаях – полное восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации), необходимо для нормального ее функционирования.

Зачем нужна услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации)?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета и документации) может понадобиться по следующим причинам:

– услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета)позволяет вам нашими силами сформировать полный пакет документов, который должен быть в организации согласно Трудовому Кодексу РФ;

– услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового документации) защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней и предъявляют претензии. Если все документы находщятся в идеальном порядке любые претензии будут с легкостью отбиты;

– услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) дает вам возможность оценить работу кадровой службы, выявить типичные ошибки  в ведении кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В какихситуациях услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) особеннонеобходима?

Услуга по восстановлению кадрового делопроизводства (кадровой документации) особенно необходимо в следующих ситуациях:

– бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними или уже предъявили такие претензии.

В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, чтобы все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции или Прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

– организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава».

В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации восстановление кадровой документации (кадрового учета) абсолютно необходимо;

– вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести восстановление кадрового делопроизводства (кадрового учета).

Как правило, восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета)предшествует полный или выборочный аудит кадровой документации.

Аудит кадровой документации проводится нами для того, чтобы определить общую степень состояния кадровой документации, понять сложность и объемы восстановления, сколько имеется неоформленных работников, за сколько лет назад проводить восстановление кадрового учета.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» помогут Вам восстановить кадровое делопроизводство (кадровый учет и документацию) организации в соответствии с законодательством Российской Федерации, приведут ее в единообразие, окажут услугу по восстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) в короткие сроки и с высоким качеством.

Наши специалисты разработают или адаптируют для вас профессиональные и максимально защищающие вас формы документов для дальнейшего использования в организации:

  • трудовой договор;
  • дополнительные соглашения (смена адреса, смена рабочего места, изменение функций, изменение заработной платы, изменение графика, смена должности и т.д.);
  • соглашения о расторжении;
  • договоры о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности;
  • должностные инструкции по всем видам работников;
  • локальные нормативные акты с учетом специфики вашей организации, включая Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о коммерческой тайне вместе с журналом выдачи документов, составляющих коммерческую тайну, Положение о работе с персональными данными работников, Положение об оплате труда и пр.;
  • все прочие кадровые документы.

При необходимости мы также проведем инструктаж, тренинги работников организации по ведению и заполнению кадровых документов, ведению кадрового учета, кадрового делопроизводства.

2. Восстановление кадрового делопроизводства, учета. Сроки оказания услуги

Сроки оказания услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) зависят от количества работников и количества лет, за которые необходимо провести восстановление.

При определении сроков можно руководствоваться следующим правилом – 10 человеко-лет документов полностью восстанавливаются за рабочий день.

3. Восстановление кадрового делопроизводства, учета. Порядок действий

1. Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заявку на оказание услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета).

2. Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации и объема услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета). Мы направляем вам коммерческое предложение.

3.

После согласования предложения на оказание услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета) мы начинаем работу, которая включает в себя  следующее:

3.

1        Выявление эталона (чем руководствоваться при оказании услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): рекомендуется руководствоваться записями в трудовых книжках, так как внесение в них  исправлений может повлечь дополнительные проблемы.

Например, согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г.

№225, при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

3.

2        Приведение всех документов в соответствие с эталоном в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): в зависимости от выбранного эталона, все документы приводятся в единообразие. Исправление неправильных и составление недостающих документов:

3.

2.1        Личные дела в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): доукомплектация документов, входящих в личные дела работников (Основные: копия паспорта, военного билета, пенсионного свидетельства, ИНН, документа об образовании. Дополнительные: согласно специфике Организации). Формирование титульного листа.

3.

2.2        Личные карточки в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета):  инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных карточек, заполнение незаполненных карточек.

3.

2.3Приказы по личному составу и по основной деятельности в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета):  исправление неправильных и составление недостающих.

3.

2.4        График отпусков в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Составление формы графика отпусков. Инструктаж работников Клиента по заполнению. Заполнение графика отпусков.

3.

2.5        Трудовые договоры в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): По результатам проверки дается рекомендация – оставить существующие формы, или внедрить новую форму. Разработка и внедрение новых форм трудовых договоров, дополнительных соглашений.

3.

2.6        Штатное расписание в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Инструктаж работников Клиента по ведению и заполнению. Заполнение штатного расписания.

3.

2.7        Табель учета рабочего времени в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Составление формы табеля учета рабочего времени. Инструктаж работников Клиента по заполнению. Заполнение табеля учета рабочего времени.

3.

2.8        Командировочные документы в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных командировочных документов.

3.

2.9        Трудовые книжки в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): Инструктаж работников Клиента по заполнению. Исправление неверно заполненных, заполнение незаполненных трудовых книжек.

3.

2.10    Локальные нормативные акты в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): составление ЛНА.  Разработка локальных НПА (положений, регламентов и инструкций), в том числе: Правила ВТР, Положение о материальной ответственности работников, Положение о персональных данных работника, Положение об оплате труда, Положение о коммерческой тайне, Положение о должностных инструкциях и т.д. Инструктаж работников Клиента по внедрению и утверждению.

3.

2.11    Должностные инструкции в рамках услуги повосстановлению кадрового делопроизводства (кадрового учета): внесение изменений; составление должностных инструкций по всем видам работников.

Источник: http://ukrat.ru/index.php?/vosstanovlenie-kadrovogo-deloproizvodstva-ucheta-uslugi-yuristov.html

Восстановление кадрового учета – пошаговая инструкция для кадровика

Восстанавливаем кадровый учет

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Ситуация с отсутствием кадрового учета или его ненадлежащим ведением на хозяйствующем субъекте в кадровой практике нередка.

Зачастую руководство не уделяет этому достаточно важному вопросу должного внимания, следствием чего является не только хаос в бумагах, но и определенные меры со стороны государства. Исправить и предотвратить это поможет восстановление кадрового учета.

С чего он начинается и на что обращать внимание в процессе, рассмотрено далее.

Восстановление кадрового делопроизводства – сущность понятия

Под восстановлением делопроизводства следует понимать приведение имеющейся кадровой документации в норму, обусловленную отечественными законодательными актами, а также разработка недостающих бумаг.

Целями подобных исправлений ситуации являются систематизация документооборота, касающегося штатных единиц, предотвращение спорных ситуаций с ними, а также минимизация негативных последствий проверок хозяйствующего субъекта.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Сотрудник, решивший восстановить кадровый документооборот, должен действовать по определенной схеме.

Первое, что он должен сделать, – ознакомиться с наличием таких документов, выдаваемых при регистрации субъекта, как:

  • Устав;
  • решение о назначении гендиректора;
  • свидетельство о присвоении ОГРН;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой;
  • банковские документы, подтверждающие открытие счетов;
  • извещение из ПФР и ФСС.

После изучения регистрационных бумаг проверяют наличие и комплектность кадровых. Согласно трудовому законодательству, они делится на:

  1. обязательные;
  2. рекомендуемые.

К первым относится:

Кроме того, обязательными, согласно Постановлению № 225 от 16.04.2003 г., являются также личные карточки подчиненных (ф. Т-2).

Ко второму типу документации (рекомендуемым) относят различные учетные журналы (например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации), положения (о выплате премий) а также должностные инструкции.

Отсутствие каких-либо документов, особенно обязательных, фиксируется в докладной записке либо акте приема-передачи дел.

Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на:

  • правильность утверждения бумаг;
  • наличие в них всех обязательных пунктов.

Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным.

Так, в Уставе содержится:

  • полное и краткое название хозяйствующего субъекта;
  • сведения о месте его нахождения;
  • информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота;
  • иные сведения.

Важно убедиться, что все внесенные в документ существенные корректировки (к примеру, о смене руководства) зарегистрированы в налоговой. Для этого следует запросить выписку из ЕГРЮЛ.

В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. 189 ТК.

В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее.

Полный перечень обязательных пунктов трудового договора (ТД) отражен в ст. 57 ТК РФ.

Проверка трудовых договоров всех штатных единиц – достаточно трудоемкая процедура, сократить которую (например, путем выборочного ознакомления) нельзя.

Параллельно с ТД подчиненного, проверяется:

  • приказ о его трудоустройстве (важно, чтобы информация в двух документах была одинаковой);
  • его должностная инструкция (на наличие обязательных глав, требований к текущей деятельности, знаний и функционала).

На практике нередки ситуации, когда должностные инструкции бездумно скачиваются из интернета и используются без редактуры с учетом специфики деятельности компании или предприятия. В таком случае привлечь к ответственности работников за невыполнение их пунктов невозможно.

В штатном расписании, часто требуемом налоговиками в ходе налоговых проверок, должны быть зафиксированы:

  • наименование отделов или подразделений, а также должностей;
  • объемы оплаты труда и поощрений.

Проверка приказов по основной деятельности, созданных по инициативе управленца с целью контроля ключевых рабочих процессов, заключается в контроле наличия:

  • виз ответственных лиц и подчиненных;
  • корректных формулировок целей приказов.

Изучение содержания трудовых книжек подразумевает проверку:

  • наличия записей о трудоустройстве подчиненных, их внутренних передвижениях, поощрениях и увольнениях;
  • соответствия записей законодательным требованиям и фактическому состоянию дел.

Также немаловажно при восстановлении учета кадров определить:

  • ответственных за разработку и хранение недостающих или некорректных документов лиц и тех, кто, в будущем, будут отвечать за восстановленный документооборот;
  • участников разработки и утверждения новых документов.

Следует также проверить оформление дополнительной работы (совмещения, расширения функционала, увеличения объёма работы) на наличие таких ошибок:

  • совмещение имеет место де-факто, но де-юре не отражено;
  • дополнительная работа вменена подчиненного без полученного от него согласия (возложена распоряжением управленца);
  • вместо совмещения оформлено совместительство.

На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:

  • полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
  • отсутствуют приказы на перевод;
  • в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Также следует проверить содержание документов по ОТ. Особенно внимательно следует ознакомиться с результатами спецоценки условий труда.

В заключение проверяется рабочее время коллектива, которое должно соответствовать законодательно определенному (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Для этого сопоставляются все устанавливающие и регулирующие его рабочие документы (в частности, табель учета ф. Т-12 и ф. Т-13, который, согласно ст. 91 ТК РФ, должен иметься на любом хозяйствующем субъекте).

Особое внимание уделяется проверке продолжительности рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ), ненормированного рабочего дня, привлечения к ночной и сверхурочной работе (ст. 96, ст. 99 ТК РФ).

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверки:

  • в документах не указан режим рабочего времени подчиненных;
  • документы противоречат друг другу либо отсутствуют.

Суммированный учет рабочего времени, если он ведется в компании, должен быть отражен в ПВТР (ст. 104 ТК РФ).

Третьим шагом сотрудника станет непосредственно восстановление учета, в ходе которого важно помнить следующее:

  • разработка локальных актов возлагается на управленца, а, в некоторых случаях, требует участия профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • ТД должны быть составлены в 2-х экземплярах (один из них, согласно ст. 67 ТК РФ, передается подчиненному) и распечатаны, но не на фирменном бланке, поскольку они представляют собой соглашение равных между собой сторон. В случае, если изменения ТД нигде не отражались, со штатными единицами заключаются допсоглашения, содержащие точную дату вступления в силу корректировок;
  • электронные распоряжения администрации должны быть распечатаны, подписаны руководством и работниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), а также иметь дату ознакомления подчиненных;
  • все имеющиеся электронные карточки ф. Т-2 должны быть распечатаны, недостающие — оформлены и продемонстрированы подчиненным, причем они должны расписаться о том, что ознакомлены с документом;
  • трудовые книжки подчиненных не должны находиться у них на руках. Они хранятся в отделе кадров (либо бухгалтерской службе, если его нет). Отсутствующие заменяются на дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • приказы об отпусках должны быть распечатаны. Они хранятся на протяжении трех лет и более ранние восстанавливать не нужно. Недостающие за последние три года восстановить надо, с учетом данных бухгалтерских записок-расчетов, заявлений на отпуск от подчиненных и т. д.;
  • приказы о трудоустройстве и увольнении подчиненных следует восстановить полностью. Если завизировать их нельзя, можно подшить в дело неподписанный документ с пометкой «восстановлено»;
  • табель учета рабочего времени должен храниться в печатном виде в отделе кадров;
  • график отпусков на текущий год должен быть распечатан. Восстанавливать их за предыдущие годы не нужно, поскольку срок их хранения – 12 месяцев. Документ за предыдущий календарный период хранится до завершения того периода, который следует за периодом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558).

Начинать восстановление кадровых документов легче всего с трудовых договоров, особенно по работающим и недавно уволенным подчиненным, которых можно пригласить для визирования исправленного или оформленного документа.

Использование в хозяйствующем субъекте вместо него job offer не регламентируется законом. Оформление ТД требуется в любом случае.

В теории, восстановление должно проходить с учетом временных отрезков, то есть дат принятия ТД либо его корректировок.

Но на практике это возможно не всегда (например, имеет место смена руководства и уволившийся управленец не может завизировать составленный документ).

В таком случае алгоритм действий следующий:

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Впрочем, хозяйствующий субъект может и не избежать наказания за несвоевременное оформление ТД (то есть позднее срока, упомянутого в ст. 67 ТК РФ, а именно 3 дней с даты официального трудоустройства), подразумевающего штраф до 50.000 руб. для юрлица или до 5000 руб. – для должностного (п. 5.27 КоАП РФ).

Если ТД имеется, но отсутствуют его изменения, которые, тем не менее, должны обязательно быть зафиксированы согласно ст. 72 ТК РФ, следует составить допсоглашения.

Если подчиненный работает в компании или на предприятии длительный период и сделать их все не представляется возможным ввиду смены административного органа, восстановление проводится с максимально удобного временного промежутка, после согласования всех нюансов с сотрудником и руководством.

При восстановлении трудовых книжек (корректировке записей в них или замене на дубликат) следует руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пример корректировки записи в трудовой

Запись в трудовой книжке Иванова О.О. о его трудоустройстве сделана некорректно. Дальнейшие записи оснований для ее аннулирования не содержат.

Для исправления ошибки делается следующая запись:

№/текущая дата/ Запись № ___ недействительна, «правильная формулировка и дата трудоустройства».

На совместителей книжки не ведутся.

Что касается восстановления личных карточке ф. Т-2, то, для начала, их следует распечатать (если они ведутся электронно) и предоставить сотрудникам для ознакомления под роспись. В имеющиеся карточки можно вручную вписать недостающие сведения, если имели место корректировки.

Восстановление штатного расписания проводится по периодам.

Его порядок зависит от хронологии утверждения приказов по подчиненным, поскольку внутренние перемещения или изменения выплаты трудового вознаграждения оказывают прямое влияние на структуру расписания.

К примеру, при переводе работника в другое подразделение проверяется утверждение в действующем на тот период документе его новой должности и оклада.

Законодательно разрешенные способы восстановления штатного расписания:

  • утверждение нового;
  • корректировка существующего путем издания руководителем соответствующего приказа.

При большом количестве вносимых в документ изменений лучше прибегнуть к первому варианту. В случае, если их несколько, актуален второй вариант.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что восстановление кадрового учета – весьма кропотливое дело, охватывающее многие аспекты деятельности хозяйствующего субъекта. Тем не менее, его следует осуществить, чтобы оградить себя от разбирательств с работниками и проверяющими органами. (17 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/vosstanovlenie-kadrovogo-ucheta-poshagovaya-instruktsiya.html

Советы для восстановления кадрового делопроизводства

Восстанавливаем кадровый учет

Восстановление кадрового делопроизводства – процесс небыстрый, трудоёмкий, требующий внимания, кропотливости и знания изменений в трудовом законодательстве.

Причины, по которым требуется восстановление документов:

  • в организации не велся кадровый учет;
  • нет кадрового работника, его функционал возложен на сотрудника, не имеющего представления о кадровой работе;
  • сотрудник отдела кадра не обладает соответствующими знаниями, опытом и квалификацией.

Если в отделе кадров компании работает 1 – 2 специалиста, которые не располагают необходимым количеством временем для восстановления кадрового документооборота, лучше, не теряя времени, обратиться к квалифицированной и опытной команде профессионалов.

Она организует проведение полного аудита в короткие сроки и качественно восстановит документы.

В первую очередь определите:

  • за какой период будут восстанавливаться документы;
  • какие документы должны быть в организации.

Трудовое Законодательство РФ предусматривает для организаций три типа документов: обязательного характера, рекомендательно – обязательного характера и рекомендуемого характера.

Разберем какие документы, к какому характеру относятся

Обязательные:

  • локально-нормативные акты (далее по тексту – ЛНА);
  • приказы по основной (производственной) деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • трудовые договоры (далее по тексту – ТД);
  • личные карточки Т-2;
  • график отпусков;
  • книг учета трудовых книжек и вкладышей в них.

Рекомендательно – обязательные:

Рекомендуемые:

  • журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним;
  • журнал учета приказов по личному составу / основной (производственной) деятельности;
  • должностные инструкции для каждой должности.

Как составить план работ

План работ позволит рассчитать сроки, этапы проведения работ, не упустить важные факторы. Условно его можно разделить на 3 части:

  1. Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых
  2. Работа с имеющимися кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса
  3. Работа с персоналом

Проверка и внесение изменений в имеющиеся локально-нормативные акты / подготовка и утверждение новых

При проверке учитывается:

  • все ли обязательные локально-нормативные акты есть в организации;
  • правильно ли они утверждены;
  • как они наполнены. Часто на практике мы встречаем ЛНА взятые из интернет-ресурсов и неоткорректированные под деятельность компании.

В ЛНА необходимо вносить действующую информацию и изменения, касающиеся Трудового Законодательства.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Обязательные ЛНА для Организаций:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
  • правила и инструкции по охране труда для работников;
  • положение о порядке хранения и использования персональных данных;
  • положение об оплате труда работников.

Необязательные ЛНА, но рекомендуемые:

  • положение о командировках;
  • положение о премировании;
  • положение о ненормированном рабочем дне.

Если организация относится к микропредприятию, можно не разрабатывать отдельные локально-нормативные акты. Но тогда условия и гарантии необходимо включить в типовой трудовой договор.

Если в организации есть обязательные ЛНА, их необходимо проверить на актуальность данных на соответствие изменений Трудового Законодательства и сравнить с трудовым договором, используемым в организации.

ВАЖНО: трудовой договор должен быть создан на базе ЛНА, расхождений быть не должно.

Работа с кадровыми документами и программой баз данных для автоматизации бизнеса

В первую очередь проверьте ТД на различия с локально-нормативными актами и на наличие:

  • пунктов, отражающих права и обязанности работодателя и работника;
  • перечня обязательных условий, утвержденных ТК РФ, для внесения в трудовой договор.

ПОМНИТЕ: Проверка трудовых договоров занимает большое количество времени, потому что нужно проверить трудовые договоры всех работников.
Нельзя провести аудит, сделав выборочную проверку работников.

На основании ТД работника, проверяется:

  • приказ на прием работника (в нем важно наличие обязательных условий и чтобы они не отличались от условий ТД);
  • должностная инструкция (наличие обязательных глав, соответствие должности, требований, знаний и функционала к текущей деятельности работника).

ИЗ ОПЫТА: при проверке, сотрудники Talent Pool часто видят на предприятиях должностные инструкции, скачанные из сети Интернет, не отредактированные и не подходящие к организации. В таком случае работодатель не сможет привлечь к дисциплинарной ответственности работника за невыполнение своих трудовых обязанностей..

Во вторую очередь, проверьте книгу учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, потому что в нее вносится информация о принятом работнике на основании приказа на прием:

  • внесен ли каждый принятый работник, номер и дата приказа о приеме работника на работу;
  • правильно ли записан номер трудовой книжки работника;
  • верно ли указаны должность и отдел работника.

ВАЖНО: книга учета трудовых книжек и вкладышей в них должна быть обязательно пронумерована, прошита и опломбирована. Книгу учета нужно заполнять внимательно, не допуская ошибок, в ней не допускаются перечеркивания и использование корректирующих средств. За неправильное оформление и за отсутствие книги учета, ГИТ может оштрафовать организацию:

Первичное нарушение

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – от 1 000 до 5 000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
  • для организации – от 50 000 до 70 000 руб.

В третью очередь проверяем оставшиеся приказы по личному составу.

К ним относятся приказы о:

  • переводе работника;
  • предоставлении отпуска;
  • направлении работника в командировку;
  • поощрении работника;
  • увольнении работника;
  • изменении персональных данных.

ПОМНИТЕ: все приказы, кроме приказа об изменения персональных данных, формируются в программах баз данных для автоматизации бизнеса. Поэтому проверьте реестры кадровых документов, заведенных в базе:

  • сформируйте список документов за необходимый период;
  • проверьте наличие оригиналов, наличие правильного заполнения и присутствие всех подписей документов из списка.

Для проверки приказов об изменении персональных данных, необходимо поднять:

  • личные карточки Т-2 (проверяется наличие персональной информации о работнике, информации о приеме, перемещении на другую работу, об отпуске, аттестации и об увольнении работника. Не допускаются перечеркивания, исправления и использование корректирующих средств. Работник должен быть ознакомлен под подпись с личной карточкой Т- 2);
  • заявления работников на изменение персональных данных;
  • соглашения на изменения условий ТД.

Просмотреть по данным документам у кого из работников произошли изменения персональных данных и проверить приказы.

На данном этапе проверки, также стоит уделить внимание изучению штатного расписания.

ИЗ ОПЫТА: Трудовое Законодательство не обязывает работодателя иметь в наличии штатное расписание, но во многих нормативных актах есть ссылки на него. ГИТ при проверке обязательно запросит Штатное расписание организации. Поэтому лучше позаботиться о его наличии.

И в заключении, для проверки остаются приказы по основной деятельности, созданные по инициативе работодателя с целью оперативного управления ключевыми рабочими процессами. Их наличие проверяется с помощью журнала учета приказов по основной (производственной) деятельности. Если журнал в организации не предусмотрен, проверка ведется по порядковым номерам.

При проверке приказов необходимо проверить:

  • наличие всех подписей (утверждений) ответственных лиц и работников;
  • правильность формулировок целей приказов, отсутствие расплывчатых формулировок.

ИЗ ОПЫТА: для понимания, что именно и по какому сотруднику нужно восстановить, рекомендуем использовать таблицу, отмечая при проверке, каких документов не хватает, и в какие документы необходимо внести изменения.

Работа с персоналом

На данном этапе проверки запрашиваются, при нехватке, необходимые персональные документы по работающему в данный момент составу. После того как вся работа проделана, работники подписывают восстановленные документы.

ИЗ ОПЫТА: процесс восстановления кадровых документов требует от работника:

  • глубоких знаний Трудового Законодательства;
  • мониторинга последних изменений;
  • умения применять законодательство на практике;
  • быстро анализировать большой объем информации;
  • достаточное количество свободного времени, которое потребуется для качественной и результативной работы.

Если нет времени или возможности для проведения проверки своими силами, проблема решаема: позвоните, привлеките профессиональных аудиторов Talent Pool. Кадровое делопроизводство вашей компании к нужному сроку будет в полном порядке.

Источник: http://talentpool.ru/informatsionnyy-razdel/sovety-dlya-vosstanovleniya-kadrovogo-deloproizvodstva/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.