+7(499)495-49-41

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Содержание

Кадровое делопроизводство с нуля

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Рубрики: Кадровое делопроизводство, Кадровый учет | 16 сентября 2014

Аудит кадрового делопроизводства – это комплекс мероприятий по проверке правильности оформления и ведения кадрового учета и иных документов в организации с точки зрения кадрового делопроизводства и в соответствии с нормами действующего законодательства.

На некоторых предприятиях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом, и поэтому легче построить кадровое делопроизводство с нуля, чем пытаться исправить то, что есть. Начало работы можно разделить на несколько этапов.

I этап. Поиск нужных законов и специальной литературы.

Имеющие кадровые документы надо проверить и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны составляться тоже в строгом соответствии, такими как:

–  Трудовой кодекс РФ Принят 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ.

–  Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября2003 г. №  69

–  Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16 апреля 2003г. утвержденные Постановлением Правительства РФ от16 апреля2003 г. №  225.

–   Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

–  Указания по заполнению форм первичной кадровой отчетности документации по учету труда и оплаты.

–  Перечни должностей и работ, с которыми допустимо заключение договоров о полной материальной индивидуальной и коллективной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 31 декабря2002 г. № 85

–  Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября2008 г. N 749

–  О коммерческой тайне.  Федеральный закон  РФ от 29 июля2004 г. № 98-ФЗ.

–  О персональных данных. Федеральный закон  РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

–  Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря2007 г. N 922

–   О применении судами РФ Трудового кодекса РФ. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта2004 г. №  2.

–  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа1998 г. N 37.

II этап. Определение, какие документы в организации есть, а каких нет.

Список документов, которые нужно иметь на предприятии:

Обязательные документы:

–  Учредительные документы

–  Трудовые договоры

–   Штатное расписание (форма Т-3)

–  Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

–   Правила внутреннего трудового распорядка

–  Документ о защите персональных данных работников (положение)

–  График отпусков (форма Т-7)

–  Личные карточки (форма Т-2)

–  Приказы.

Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.

–  Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

–   Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно – приказов, трудовых договоров.

–  Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

–   Трудовые книжки

–   Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

–   Коллективный договор (обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить).

–   Положение об оплате труда и премировании (обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании).

–   Должностные инструкции (обязательны, если все должностные обязанности работников не  отрегулированы в трудовых договорах).

–    Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (обязательно, если работодателем проводится аттестация работников).

–  График сменности (обязателен при наличии сменной работы).

–   Положение о коммерческой тайне (обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять).

–    Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда).

III этап Определение лиц, ответственных за документы

Предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы, каким образом отвечает на предприятии.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за  ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. На предприятии должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Перед разработкой документов, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в создании документов, согласовательных процедурах, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов.

Источник: http://onisblog.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya/

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2018

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Главные аспекты

Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением трудовых книжек и приказами об увольнении, принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

Что нужно знать

Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

В первую очередь это касается составления форм №Т2, а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

С какой целью осуществляется

Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

К таковым относятся в первую очередь:

Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией. Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

Действующие нормативы

Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

Про проводки по начислению зарплаты в бухгалтерском учете, читайте здесь.

Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

Данный НПД устанавливается Федеральным законом №197 от 30.12.01 г. Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

Источник: http://zakonosfera.ru/cat-num-12/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya-poshagovie-instruktsii-2018.php

Кадровое делопроизводство с нуля в 2019 году – пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Кадровое делопроизводство с нуля – Советы юриста – АНГАРД.РФ

Восстановление кадрового делопроизводства с нуля: пошаговая инструкция

Эта статья будет полезна не только опытным кадровым работникам, но и бухгалтерам, офис – менеджерам, которым из-за нехватки кадров, руководство поручило вести кадровый учет. Зачастую этой работой занимаются и начинающие коммерсанты, поэтому шаг за шагом, мы вместе постараемся привести в порядок Ваше кадровое делопроизводство.

Поскольку пошаговая инструкция очень большая по объему, как и сам процесс создания или восстановления кадрового учета, то мы рекомендуем добавить эту страницу в закладки, либо полностью ее скопировать на свой компьютер, чтобы при выполнении каждого шага, Вам не пришлось снова искать рекомендации к следующим действиям.

Также в этой статье Вы не только получите рекомендации, но и ссылки на образцы основных и популярных документов по кадровому учету.

Также напомним, что эта инструкция называется Кадровое делопроизводство с нуля, поэтому, если в Вашей организации уже какие-то шаги сделаны, то рекомендуем просто пропустить не нужный Вам абзац.

В основе настоящей статьи лежит многолетний опыт специалистов юридической фирмы «Ангард» по сопровождению бизнеса клиентов нашей фирмы. Нам тоже когда-то приходилось учиться, и мы это также делали с помощью интернета и специальных семинаров.

Поэтому если Вам покажется данное руководство полезным и полным, то поделитесь им с Вашими друзьями и коллегами. Поскольку нет ничего приятнее для автора, чем многочисленные ссылки и положительные комментарии на форумах и в социальных сетях.

Шаг 1. Литература. Законы. Программное обеспечение

Прежде, чем браться за кадровый учет, будет не лишним запастись некоторыми полезными книгами, если нет возможности приобрести их в книжном магазине, либо Вам удобнее пользоваться литературой, когда она храниться в электронном варианте, то Вы можете воспользоваться такими интернет-порталами как «Консультант +», либо «Гарант». Еще один плюс в использовании интернет-порталов это наличие АКТУАЛЬНЫХ нормативных актов.

Наличие специального программного обеспечения не является обязательным условием кадрового учета, поскольку необходимость ведения учета с помощью специальных программ, возникает только когда Ваш штат составляет более 10 человек. Самой популярной программой является «1С: Зарплата и кадры», у Вас никогда не возникнут проблемы с поиском людей, которые смогут помочь установить и настроить 1С именно под Ваши нужды.

Шаг 2. Изучаем учредительные документы организации

Кадровый учет стоит начинать именно с приема на работу директора. Для того, чтобы правильно оформить трудовые отношения, Вам необходимо изучить Устав организации.

В этом документе содержится порядок приема на должность директора, срок трудовых отношений, заработная плата, иногда Устав может содержать некоторые особенности, например, исполнительным органом фирмы назначают совет директоров, само понятие «совет» подразумевает, что в организации будут трудится несколько директоров. В Уставе, также может быть определен порядок формирования и утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составляем обязательные документы для работодателя

Есть список обязательных локальных документов и дополнительных (которые становятся обязательными в случае наступления каких-либо событий), итак к обязательным документам относятся (образцы всех обязательных документов Вы также сможете просмотреть в специальном разделе «Образцы документов для работодателя»):

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание организации;
  • график отпусков;
  • трудовые договоры;
  • документы по обработке персональных данных работников, письменное разрешение работника на обработку этих данных и передачу данных иным лицам, а также документы подтверждающие, что Вы разъяснили работникам их права и обязанности в области обработки персональных данных;
  • трудовые книжки;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее;
  • книга, в которой ведется приходно-расходный учет трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • табель учета рабочего времени;
  • личные карточки работников;
  • форма расчетного листка, утвержденная руководством организации;
  • расчетные ведомости, иные документы о начислении и выплате заработной платы, компенсаций, материальной помощи, отпускных, иных платежей.
  • приказы: все приказы о приеме, увольнении работников, о предоставлении им отпусков, повышения заработной платы, на самом деле перечень приказов очень велик, поэтому все перечислять не будем. Также в кадрах должны храниться и основания к этим приказам, например, работник был депримирован на основании приказа, приказ был вынесен на основании служебной проверки, так вот материалы этой проверки также хранятся в кадрах.

К дополнительным локальным актам относятся (образцы самых популярных дополнительных документов для работодателя Вы сможете просмотреть в специальном разделе «Образцы документов для работодателя»):

  • коллективный договор;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • положение об аттестации;
  • положение о коммерческой тайне;
  • должностные инструкции, если они не отражены в трудовом договоре. И иные локальные акты, необходимые организации для ведения деятельности, которые не отражены в списке обязательных.

Шаг 4. Оформление директора

Одним из первых решением собрания учредителей, является решение о назначении директора организации, поэтому и мы Вам рекомендуем начать кадровый учет с руководителя организации, так сказать, чтобы не нарушать хронологию и числовой порядок нумерации приказов.

(Кстати, наиболее распространенной ошибкой в кадровом учете, является именно нарушение порядка приказов, что сразу выдает то, что какие-то приказы были сделаны задним числом, а иногда и в нерабочий день, поэтому рекомендуем всегда оставлять пару номеров в запас, если они Вам не понадобятся, то Вы всегда сможете их использовать, например, для отзыва выданных ранее доверенностей). Итак, из второго шага нам стали известны особенности приема директора, из Устава организации нам стали известны условия труда, порядок и размер оплаты труда. Из решения учредителей нам стала известна дата, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей, соответственно дата приема на работу не должна отличаться от даты в решении. Составляем трудовой договор.

Шаг 5. Составление Правил внутреннего трудового распорядка, штатного расписания и прочих локальных актов

Если у Вас нет специального программного обеспечения, то составить эти документы Вам придется самим (воспользуйтесь нашими образцами, чтобы не терять время на составление «рыбной части» документа).

Сначала досконально обсудите содержание документов с руководством, проверьте соблюдены ли нормы действующего законодательства, после изготовления в конечном варианте документы утверждаются приказом руководителя.

Шаг 6. Типовой бланк трудового договора с работниками. И иные документы

На данном этапе у Вас уже будут сведения о должностях работников, заработной плате, Вы ее пропишите в штатном расписании, количество часов, которое работник будет обязан отработать в неделю (день, месяц).

Поэтому Вам останется лишь дополнить эти сведения должностными обязанностями работника (если они не будут отдельно прописаны в должностной инструкции), также включаем в него и другие условия, которые будут одновременно выгодны работодателю и в тоже время не нарушать действующее законодательство.

Начинаем подготовку остальных документов, договоры о материальной ответственности, табеля рабочего времени, также не лишним будет подготовить бланки приказов (о принятии, увольнении, предоставлении отпуска, проведения служебной проверки и др.) Большинство необходимых документов Вы найдете в специальном разделе «Образцы документов для работодателя»

Шаг 7. Вопрос о ведении трудовых книжек

Обращаем Ваше внимание на то, что пока кроме директора у нас никто не трудоустроен, то и обязанности по ведению трудовых книжек лежит на нем, поэтому нам необходимо сделать приказ о принятии руководителем ответственности за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

После принятия на работу кадрового сотрудника, эти обязанности можно будет переложить на него, также с изданием соответствующего приказа. Не забываем, что этот приказ должен быть в любом случае, поскольку директор – наш первый сотрудник и именно он когда-то принял на работу кадровика.

Шаг 8. Прием на работу сотрудников

Поскольку у Вас уже готов весь пакет документов, то с оформлением сотрудника на работу у Вас не должно возникнуть никаких проблем, или Вы можете ознакомиться с пошаговой инструкцией прием на основную работу.

Частые ошибки кадрового делопроизводства

Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/kadrovyj-uchet/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulja/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.