+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

КонсультантПлюс Краснодар – Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами
31.07.2017

Документооборот – понятие обширное, порой он скрывает в себе такие требования, о которых даже не догадываются самые опытные делопроизводители и специалисты по кадрам. Например, есть такая форма, как журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Скорее всего, большинство небольших организаций обходятся без этого документа, однако по требованиям Трудового кодекса нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами, а значит, нужно это как-то оформлять. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой журнал и как его правильно заполнять.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами статьи 68 Трудового кодекса РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить работников со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью.

Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства.

Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

– оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;

– ставить росписи непосредственно на ЛНА;

– завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе.

А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро.

Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы, для подписей (что неудобно), либо создают журнал ознакомления работников с ЛНА.

При этом в большой организации с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов.

Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в таком документе быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать:

– данные работника (ФИО);

– должность и отдел в организации;

– дату визирования (при необходимости — время);

– личную подпись каждого работника.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения.

Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами.

Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.

2010 N 558, в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения.

Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

– Положения о структурных подразделениях организации;

– Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.

Источник: http://ppt.ru

Источник: http://www.cons.ru/news/4028-dlya-chego-nuzhen-zhurnal-oznakomleniya-s-lokalnymi-normativnymi-aktami

Журнал ознакомления с локальными актами образец

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами

Уважаемые коллеги, предлагаем Вам для работы журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами .

Журнал выпущен в удобном формате (А 4, книжный). Обложка плотная долговечная (плотный глянцевый картон 300 г + ПВХ), бумага белая качественная 80 г.

Часть граф таблицы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами располагается на левой стороне разворота, часть – на правой. Разлиновка четкая. При этом строки совпадают. Ширина граф удобная.

660 строк для записей (Вы можете ознакомить с локальными нормативными актами 660 работников, при размашистом почерке – меньше).

Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Мы предлагаем журнал с традиционными для кадровой практики графами.

Ознакомление работника с локальными нормативными актами

Ведение кадрового делопроизводства начинается с предъявления лицом, поступающим на работу, предусмотренной в ст. 65 Трудового кодекса РФ личной документации гражданина:

  • паспорта или иного документа, удостоверяющего личность
  • трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
  • страхового свидетельства государственного пенсионного страхования
  • документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу
  • документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
  • При отсутствии трудовой книжки лицо, поступающее на работу, имеет право получить новую трудовую книжку, которую работодатель обязан выдать по письменному заявлению этого лица. В заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение или иная причина).

    Документирование процедуры фактического допущения к работе

    Нормы трудового законодательства требуют составления отдельных кадровых документов или выполнения некоторых процедур кадрового делопроизводства до подписания трудового договора.

    Например, ст. 22 Трудового кодекса РФ дает работодателю (за исклю- чением работодателей – физических лиц, не являющихся индивиду- альными предпринимателями) право принимать локальные норматив- ные акты и обязывает его знакомить работников с этими актами под подпись, а в ст.

    68 ТК РФ прямо указано, что при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работ- ника, коллективным договором до подписания трудового договора.

    Выполнить требование закона можно по-разному:

  • приложить к локальному нормативному акту листы ознакомления, на которых работники будут проставлять визы ознакомления, включающие в данном случае личную подпись работника (его собственную роспись), дату визирования (при необходимости – время) и расшифровку личной подписи работника (два инициала перед фамилией без скобок)
  • оформить специальный «журнал ознакомления» работников с локальными нормативными актами (в крупной организации с большим движением кадров может быть оформлено несколько журналов по видам документов)
  • составить перечень локальных нормативных актов, с которыми должен быть ознакомлен работник довести до сведения работника каждый документ оформить визы ознакомления под названиями локальных актов в дальнейшем приложить оформленный перечень к трудовому договору, заключенному с работником, указав (от руки) дату и номер договора.
  • В случае, когда поступающего на работу нужно ознакомить с локальным нормативным актом, имеющим отношение к небольшому кругу работников (например, с должностной инструкцией), целесообразнее всего поставить визу ознакомления непосредственно на самом документе, подтвердив также факт получения работником экземпляра документа.

    Согласно ч. 3 ст. 16 Трудового кодексаРФ работник может быть фактически допущен к работе без надлежащим образом оформленного трудового договора.

    Однако данная ситуация не исключает необходимости составления некоторых видов документов, т. к. фактическое допущение к работе возможно только с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

    Одним из таких документов может быть докладная записка руководителя структурного подразделения, адресованная руководителю организации, с просьбой о допуске работника к работе с последующим заключением трудового договора в установленном порядке.

    При фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора при необходимости может быть составлен еще один документ – соглашение об установлении работнику испытательного срока.

    Только при наличии такого соглашения, подписанного работодателем и работником до начала работы, условие об испытании может быть в дальнейшем включено в трудовой договор (ст. 70 ТК РФ).

    При подготовке такого соглашения следует придерживаться тех же правил оформления документов, которые применяются и при заключении трудовых договоров.

    Ряд правил, содержащихся в ст. 57 ТК РФ, необходимо учитывать при оформлении текстов трудовых договоров.

    Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй ст.

    57 ТК РФ, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. Недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

    Недостающие условия трудового договора определяются приложением к нему или отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

    Особое внимание следует уделить требованию ст. 67 ТК РФ, связанному с подтверждением факта получения работником экземпляра трудового договора. В соответствии со ст. 67 ТКР РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

    При этом нежелательны такие лексические обороты, как: «Свой экземпляр договора получил», «Мой экземпляр договора мне передан», «Второй экземпляр договора мной получен» и т. п. Приведенные примеры формулировок не только неудачны по употребляемой терминологии, но и имеют двусмысленное или неточное значение.

    Правильными можно считать формулировки: «Экземпляр трудового договора получен», «Трудовой договор мной получен».

    Журнал “Бухгалтерские вести”, Санкт-Петербург, №16, 2010 г.

    3. Ознакомление работника с нормативными документами

    Ознакомление работника с локальными нормативными актами и коллективным договором является обязательным этапом при приёме нового сотрудника на работу. Следует понимать, что ближайшим синонимом термина “приём на работу ” является термин “подписание трудового договора “.

    Перед приёмом на работу наниматель обязуется (Трудовым кодексом – в первую очередь) ознакомить будущего сотрудника с внутренним распорядком организации и прочими локальными документами и нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью работника. Также нанимаемое лицо должно быть ознакомлено и с коллективным договором.

    Законом не оговорена форма и порядок ознакомления работника с необходимыми сведениями, поэтому наниматель может выбирать способ ознакомления произвольно. Для ознакомления сотрудников с необходимой информацией наниматель может использовать один из следующих способов:

  • Приложить к каждому локальному нормативному акту и коллективному договору распечатанный лист ознакомления
  • Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами и коллективным договором
  • Составить перечень документов, с которыми был ознакомлен работник, довести до его сведения все документы по отдельности и получить его подпись с расшифровкой.
  • Оговариваются лишь два пункта требований: ознакомление работника должно происходить до подписания трудового договора, а также работник обязан поставить подпись с расшифровкой .

    свидетельствующую, что ознакомление его с правилами организации имело место быть.

    Обычно работнику для подписи предоставляются так называемые листы ознакомления с документами (их заменой может служить Журнал ознакомления ).

    Прием на работу. Как ознакомить работника с локальными актами

    Мы продолжаем говорить о том, как грамотно проводить процедуру приема работника на работу. Сегодня рассмотрим, как правильно знакомить будущих работников с локальными актами, и для чего это нужно.

    https://www.youtube.com/watch?v=l_OiKjMJsm8

    О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте в этой статье .  ‎Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите здесь .

    До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).

    Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:

  • ознакомление должно  производиться под роспись,
  • и до момента подписания трудового договора.
  •  Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:

    1.  Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления. на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:

  • личную подпись,
  • дату ознакомления,
  • расшифровку личной подписи.
  • Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:

    Ознакомление работников с локальными нормативными актами

    В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

    Реквизит “виза ознакомления” в ГОСТ Р 6.30-2003 не упомянут, составляется в свободной форме с учетом необходимости подтверждения того факта, что документ доведен до сведения работника. Виза ознакомления проставляется только на вступивших в силу документах.

    Виза ознакомления включает в себя подпись работника, ее расшифровку, дату ознакомления. Также виза ознакомления может включать фразу “с актом ознакомлен”, иные дополнительные реквизиты.

    Ознакомление работников с локальными нормативными актами может производиться различными способами. Виза ознакомления может проставляться на самом локальном нормативном акте или на специальном “листе ознакомления”. Могут также использоваться журналы ознакомления с локальными нормативными актами.

    В случае проставления визы ознакомления на локальном нормативном акте она размещается на лицевой стороне подлинника документа, ниже реквизита “подпись” и может выглядеть следующим образом:

    ┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

    │С Положением ознакомлен: подпись расшифровка подписи │

    │ 00.00.0000 │

    └───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

    Листы ознакомления оформляются, как правило, в табличной форме, прошнуровываются вместе с локальным нормативным актом и количество их не может быть увеличено при необходимости. В связи с этим для ознакомления большого числа работников с локальным нормативным актом можно также использовать журнал ознакомления, оформляемый отдельным документом (оформляется аналогично листам ознакомления):

    Источники:kadrovik-praktik.ru, hr-portal.ru, 1batalion.com, slob-expert.ru, jurist-universal.ru

    Источник: http://zayavlenievsud.ucoz.net/publ/akty_i_raschety/zhurnal_oznakomlenija_s_lokalnymi_aktami_obrazec/4-1-0-633

    Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами в СПб

    Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

    Журнал регистрации по охране труда является одним из обязательных документов для любого предприятия.

    Именно в нем осуществляются записи о проводимых инструктажах по ТБ, подготовка всех сотрудников, выдача допусков для проведения потенциально опасных работ.

    Порядок ведения документа строго регламентирован, ответственным за его хранение, ведение назначается сотрудник отделка ОТ, кадрового отдела или руководитель предприятия.

    Порядок ведения

    Журнал регистрации инструктажа по охране труда отражает вопросы, связанные с соблюдением ОТ и ТБ. Информация, которая вносится, включает в себя следующее:

    • порядок подготовки сотрудников, проведение вводного инструктажа;
    • проведение периодических обязательных инструктажей;
    • выдача допусков для работ различного типа, включая потенциально опасных;
    • данные сотрудников с их лично подписью;
    • данные ответственного лица с указанием его визы;
    • наименование компании, дата начала ведения и его окончания.

    В зависимости от предприятия и его деятельности, журнал регистрации инструкций по охране труда может быть только один или несколько. Чаще всего это документ для указания информации о вводном инструктаже, но также могут быть заведены отдельные регистрационные журналы для следующих категорий:

    • при прохождении процедуры трудоустройства, то есть вводные;
    • для подрядчиков, командированных сотрудников, наладчиков;
    • для экскурсантов и практикантов, которые находятся на территории предприятия временно.

    У нас Вы можете заказать печать любых регистрационных журналов, необходимых для ведения производственной деятельности на предприятии. Но для правильного ведения документации, необходимо соблюдать следующие требования:

    1. Все страницы необходимо пронумеровать, для чего рекомендуется использовать простой карандаш.
    2. Он прошнуровывается, концы шнура сзади завязываются прочным узлом. Шнур проклеивается при помощи прямоугольника белой бумаги, на котором ставится оттиск печати предприятия с указанием даты начала ведения журнала, ФИО ответственного лица.
    3. В качестве вкладыша можно использовать программу проведения инструктажа с указанием графика, списка инструкций, копий приказов о назначении ответственных лиц.

    Особенности заполнения

    Журнал регистрации инструкций по охране труда заполняется только уполномоченным лицом, ответственным за его проведение.

    В нем обязательно указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы, личная подпись такого лица подтверждает проведение инструкции в указанные сроки и в полном объеме.

    Подпись инструктируемого подтверждает, что он прослушал, ознакомлен со всеми требуемыми положениями.

    Во время инструктажа сотрудники оповещаются:

    • обо всех особенностях производственного процесса, существующих опасностях и сложностях, вредности производства;
    • обо всех последствиях, негативном влиянии, которое могут оказать подобные процессы;
    • праве на компенсации, выплаты, которые положены работникам.

    Кроме того, будущий работник или другое лицо, которое будет временно находиться на территории предприятия, должен быть ознакомлен со следующими положениями:

    • указание данных о производственных процессах;
    • положения ОТ, включая льготы, предоставляемые компенсации, контроль безопасности;
    • правила поведения, принятые к соблюдению на территории компании;
    • опасные факторы, характерные для процессов на конкретном участке;
    • требования к производственной санитарии;
    • используемые средства защиты;
    • правила поведения при несчастных случаях, их причины, условия по которым они случились.
    • порядок расследования, а также оформления несчастных случаев, внештатных ситуаций, профзаболеваний;
    • меры противопожарной, электротехнической безопасности;
    • первая помощь пострадавшим.

    О нас

    «Мастер-Бланк» предлагает купить журналы регистрации инструктажа по охране труда по лучшим ценам. У нас Вы найдете следующие преимущества:

    • выполнение заказов любого объема;
    • продукция изготавливается в соответствии с принятыми законодательными нормами;
    • во время печати используются экологически чистые материалы высокого качества;
    • все работы осуществляются на базе собственного производства;
    • заказчикам типографии предоставляются лучшие условия сотрудничества и самые привлекательные цены.

    Оставляйте заявку по нашим телефонам в Санкт-Петербурге 8 (911)101-29-30 или 8 (812) 903-76-78. Специалисты «Мастер-Бланк» помогут оформить заказ на печать, проконсультируют Вас по всем вопросам, касающимся выполнения заказа.

    Источник: http://master-blank.ru/zhurnaly/bukhgalterskiy-uchet-kadrovyy-uchet-deloproizvodstvo/zhurnal-ucheta-oznakomleniya-s-lokalnymi-normativnymi-aktami/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.